时间：2023-05-16 10:16:45
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案整理注意事项，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
关键词：档案管理；企业发展；优化创新；策略分析
当前，企业在市场竞争日益严峻的情况下，若想保证自身的长足发展与科学创新，注重完善企业档案管理工作十分必要。因此，注重企业发展中创新完善档案管理工作的重要性，在践行注意事项的基础上，打造管理新策略是当前企业发展需注意的重点，亦是本文研究探讨的课题。
1企业创新完善档案管理的必要性
为保证创新完善档案管理工作，率先了解企业创新完善档案管理工作的必要性十分重要。对此，站在企业发展的视为视角之上，以提升工作效率，确保工作开展进行讨论，明确档案管理工作创新完善的必要性包括以下两点：其一，档案管理工作创新完善可增加档案管理的科学性。企业不断发展的过程中，资料档案的留存至关重要，其是企业发展的证明，亦是企业规划设计发展之路的重要参考。因此，科学有效的管理与规划相应资料，妥善保管与留存重要文件至关重要。完善与优化档案管理工作，可确保档案管理科学留存文件，为企业未来发展需求而妥善报关文件。其二，有效提升档案文件的利用及处理率。档案管理工作不仅对档案的留存与保管起到了至关重要的作用，同时也可用于提升档案的利用率与处理率，以便协助企业工作效率提升，保证企业在发展中可尽快制定发展方案，以便促进企业的科学发展。总体来说，提升档案利用率与处理率，对推进企业发展有良好作用，对改善档案管理效率也有至关重要的作用，是档案管理发展优化的必然选择。
2企业创新完善档案管理的注意事项
认知企业创新完善档案管理的必要性基础上，若想开展科学的创新完善档案管理工作，应注意以下注意事项的科学践行：首先，优化档案管理意识。确保档案管理创新完善的基础是是扭转现阶段档案管理的思维意识，将传统的档案认知彻底抹杀，以全新的思维视角，定位档案管理价值，将其作为提供企业发展所需资料的关键部门，敦促其加大利用档案资料，科学管理档案资料，有效提升资料利用率，才能确保档案管理工作完善创新，真正符合企业发展的实际需求。其次，加大档案管理投入。确保档案管理意识的优化基础上，企业管理者在档案管理的投入中也不能吝啬，不仅是优秀人员的选拔，技术人员的聘用，在相应的数字硬件设备上也不能马虎，选择稳定且质量上乘的服务器系统，优质的硬盘及品牌主机，以便档案管理的数字管理环境稳定，档案的保存与调用科学。
3企业创新完善档案管理的科学方案
科学践行档案管理创新完善注意事项的基础上，拟定科学的创新完善档案管理方案，可从以下两方面进行考量：第一，借助数字技术思维完善管理档案。当前，随着数字科技的不断完善，许多原本需要人工处理的工作都可以借助数字技术完成，其不仅大大降低了人工成本，而且也使信息储备与调用变得十分科学。对此，现代企业发展要创新完善档案管理工作，应注重数字设备的应用。利用数字设备归类整理企业资料，确保企业资料按照关键词、日期、重要程度分类留存，并根据资料的重要程度分档管理，根据资料的执行到期时间设置定时通知，可大大提升档案管理效率，并保证档案内容的利用率。此外，根据关键词进行档案内容标注，有助于不同部门人员调阅相关档案内容，并以此为基础开展相应的进一步工作，对不同部门应用管理档案也能起到良好帮助。当然，以上所有的档案处理与调用方式都可以通过数字网络的无界性与交互性完成，档案管理人员可定期维护档案，其他普通员工也可利用网络传递契约、工作内容及设计资料等文件，共同丰盈并充实档案库，减少档案管理人员工作负担，提升档案管理效率。第二，立足于资料保密的档案安全维护。数字技术固然是档案管理的创新方法，但为保证档案资料的有效留存，创新完善档案管理工作在创新的基础上应注重对于档案管理工作的完善处理，即备份重要文件，维护档案管理系统安全，注意增建防火墙、定期查杀病毒，并维护档案管理系统安全。也就是说，档案管理虽然可借助数字技术加以优化，但为确保重要文件不会丢失，在数字网络储备资料的过程中，档案管理人员应定期备份重要文件，包括其他网盘备份与纸质文件备份，以便现有服务器受损时重要文件不会丢失。目前，在备份档案资料时，除硬盘备份外不能忽视的备份形式便是纸质文件备份，其是在数字设备无法起到作用的情况下能够继续保证重要资源留存的方法。因此，在进行纸质资源保存之时，要结合数字资源的整理方式，以关键字进行标识，并按照资料成立时间进行整理，并对到期时间进行科学标注，以便在数字资源无法调取之时，可通过传统方法来尽快获得资料信息。总体来说，保密及维护档案管理内容是在日常服务器维护与定期的病毒查杀的科学践行下，筛选上传文件内容，确保上传文件安全，科学有效的维护数字档案管理系统。在此基础上，注重备份方式的多样化，做到利用电子设备但不依赖电子设备，从而保证在关键时刻可更高效的利用资料信息，真正科学有效的提升档案管理应用率。综上所述，现代企业发展中完善创新档案管理工作的重要手段是利用数字技术来优化档案管理工作，但在此基础上，针对数字设备的定期维护及相关资料的科学备份也十分必要。目前，科学利用数字设备，但不依赖数字设备是现阶段企业档案管理创新完善的关键。因此，保证档案管理系统的科学构建，日常安全维护的有效开展，纸质资料的备份与管理，才能实现档案管理工作的科学完善，辅助现代企业长足发展。
参考文献
[1]韩晶.试论经济全球化背景下企业档案管理工作的改革和创新[J].中国行政管理,2016,05:86-88.
[2]胡庆华.新时期企业档案管理的创新性分析——基于当前企业档案管理工作中存在的问题[J].科技资讯,2015,32:151-152.
关键词：重大活动档案档案保护理论研究实施办法
近年来，北京举办了众多大型活动，从而形成了大量的珍贵档案。为了将这批档案完整齐全地接收进馆，从活动的筹办到召开，全程派专业人员参与了档案的收集和整理工作，并在活动结束后将这批档案安全接收进馆。考虑到这批档案历史意义的重要性，特为此建立了专用库房。我们保护人员针对专用库房的建造及档案保管保护中可能出现的系列问题，到相关单位进行实地考察并与专家交流意见。结合实际，提出了一套重大活动档案的有效保护方案。
一、理论研究方案
（一）档案库房管理标准问题
在接收的重大活动档案中，纸质档案有30多万卷，实物档案有1万多件。咨询了国家档案局科研所，他们多年来从事纸质档案的保护研究，认为纸张应该算是比较脆弱的物质，档案库房管理应该多从对纸质档案的保护方面制定标准。所以在制定档案库房管理标准时，采取倾向于纸张的保管要求。而对于其他载体档案，我们调研了首都博物馆文物保护修复中心，认为可以在制定档案库房管理标准时把文物保护的相关标准作为参考。
（二）实物档案整理问题
过去我馆在接收保管实物档案时，由于实物档案数量较少，通常只给一个目录号。但随着重大活动的开展，产生了实物档案数量不断增加，因此国家局科研所的专家们建议，重大活动档案应按不同档案实物载体进行分类整理保管。将这批实物档案分为纸张、纺织品、木制竹制品、贝壳类、陶瓷、玻璃、塑料类和金属制品类等九大类。
（三）实物档案消毒问题
由于纸张、纺织品、木制竹制品和贝壳制品等实物，在保管时主要是防霉防虫。因此重大活动档案入库前不必全部消毒，只着重对纸质和纺织类进行消毒。纸张可用低温冷冻法消毒，纺织物应采用环氧乙烷熏蒸消毒。另外，由于库房内保管有金属类档案实物，应注意不用臭氧等强氧化性气体进行消毒。
（四）档案库房装具问题
陶瓷、玻璃、塑料类属于易碎的实物档案，纺织品类实物档案易长虫，金属制品类实物档案易氧化生锈。因此建议在档案库房内除应设计移动的档案密集架外，还应定做一些固定的档案柜架。另外还应在档案密集架内设置隔板，这样可以使每列密集架内的空间相对独立，有利于档案的保护。
（五）实物档案装具问题
据国家科研所专家介绍，实物档案装具主要分为纸质类和塑料类，建议使用PVC、有机玻璃等材质制作装具。尤其是衣物类的丝织品，使用这种材质的装具既能达到PH值中性的要求，又能保证良好的密闭性，不易生虫长霉。对于陶瓷、玻璃、塑料类实物档案，建议在定制装具时，要有软衬里并加保护套，避免不慎损坏实物。
（六）实物档案装具指标问题
在档案装具制作过程中，建议提高装具的密闭性，便于在装具内放置除氧剂、干燥剂、防虫霉剂等。制作纸质、锦盒类装具时，应注意少用乳胶，最好只用纸板或用环保胶。
（七）实物档案鉴定问题
由于不同的档案装具，它的制作成本也不相同。为了突出重点，更好地保管实物档案，建议对实物档案的珍贵程度进行鉴定。对于比较珍贵的实物档案，应该用价格比较高、保管性能比较好的档案装具。
二、具体实施方案
第一步，把接收来的重大活动档案进行了分类、整理、编目；第二步，对专用库（空库）地面及墙脚喷洒高效氟氯氰菊酯以杀虫，几天后又换用臭氧灭菌，以确保档案库房无虫、无霉；第三步，对纸质档案分批进行冷冻消毒，然后将档案放进专用库永久保存。
（一）专用库房的具体要求
一是对装具的要求。为了更好地永久保存重大活动档案，需要在档案入库前采取一系列保护措施处理这些档案，并在保管中因地制宜地对其进行特殊保护。重大活动档案非常珍贵，为了长期保存这些档案，参照DA/T 24-2000《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》中规定，无酸档案装具中使用的纸张和纸板的PH值应在7.5至8.5之间。据此，联系厂家定制了用无酸材料制作的档案装具。为确保档案装具无酸，采用纸水抽提液PH值测定法对多批样品进行检验，确实符合标准后才将档案装盒存放。
二是对专用库房温湿度的要求。根据档案保护技术的相关标准并结合实际情况，我馆纸质库房的温湿度范围要求控制在18-22℃，相对湿度控制在45-55%之间，昼夜温度波动幅度应小于2℃，湿度波动幅度应小于5%。并通过中央空调系统24小时运行监测库房温湿度状况。
三是对重大活动档案的利用要求。档案在提供利用过程中，最易损坏或丢失。鉴于重大活动档案的重要性，我馆在档案对外利用方面，原则上不提供原件，只提供复制件。
（二）实物档案的保护措施
接收的重大活动档案除了大量的纸质档案外，还有大量的实物档案。根据档案载体的不同，将其划分为九大类，并对实物档案入库前的处理和在档案库房中的保管提出保护措施。
第一类毛、棉、丝和尼龙纺织品。对被汗渍、尘土污染的旧服装，用75%的医用酒精喷洒后在阴凉处阴干，以杀灭服装上的霉菌；所有未启封的清洁纺织品和经过酒精消毒的旧服装，放入低温冷冻库中消毒，杀灭害虫。保管中的注意事项：旧服装宜放在定制的防尘罩中隔尘，其他纺织品可放在密闭的硬盒中保管，以降低因尘土吸潮而增加纺织品的湿度从而滋生霉菌的风险；此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同；宜与纸质档案分开存放。
第二类纸制品。用低温冷冻的方法消毒，杀灭害虫。保管中的注意事项：此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同。
第三类金属制品。建议使用麂皮擦除金属制品表面的浮尘，以防止灰尘中的颗粒划伤金属物体表面以及灰尘中的酸性物质氧化金属物体。保管中的注意事项：每件档案宜单独存放在密闭的硬质装具中，在装具内放置活化硅胶并定期更换，以保持档案单独保管的小环境的干燥；此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同。
第四类木质、藤编、草编品；第五类玉石、水晶、珍珠、贝壳制品；第六类陶瓷、玻璃制品；第七类塑料、塑胶制品；第八类皮革制品；第九类混合材质品。这六类实物档案载体的理化性质较为稳定，属于比较耐久的档案载体，因此入库前只需清洁其表面的灰尘，防止灰尘中的颗粒对档案表面的磨损。保管中的注意事项：玉石、水晶、陶瓷和玻璃制品易于破损，在保管中应特别防止碰撞，宜单独保存在有衬垫的硬质装具中；这些档案保管的温湿度条件与纸质档案相同。
此外，对重大活动档案中出现的几种特殊实物档案也提出了相应的保管建议。第一种是磁性贴、磁性相框，应装密封袋保存，并将其存放在防磁库中，以便长期保持其磁性；第二种是荧光笔、油画棒，其性能较稳定，可与第九类混合材质品共同存放。内置香料的毛绒玩具可与第一类纺织品一同消毒和存放。第三种是旗帜，部分长有霉斑，建议将其清洗去斑，并用环氧乙烷消毒，装袋保存。第四种是不适宜档案库房中长期保存的实物。建议将实物摄像或拍照，加以文字说明以存档，并将实物处理掉。但考虑到重大活动档案的珍贵性，若想长期保存，也可以采用RP特制的薄膜袋，将这些实物装入袋内抽真空后保存。
总之，由于重大活动档案种类繁多、载体各异，保管需求复杂，所以必须全面细致地考虑不同档案的保护条件，才能将档案保管好，也才能为重大活动档案的长期保存和利用提供技术保证。
参考文献：
[1]国家档案局科研所《档案保护技术实用手册》
【关键词】在建项目 竣工文件 编制 整理
竣工文件是公路工程交工的重要组成部分，它的编制贯穿于整个项目建设过程，跨越的时间长，涉及的范围广，工作量比较大。我们需要在日常的工作中找准收集重点，认真对待记录编辑，专人归档，妥善保管。在工程交工时，就能拿出一套完整的文件交付建设单位，更好的体现企业形象。
1 公路工程竣工文件的特性
1.1 公路工程竣工文件主要特性
原始性：工程竣工时应收集一套完整能反映施工原始情况的竣工文件，所有签署意见及签名必须齐全并为手写，字迹清晰易辨。
完整性：收集的资料要全面，记录内容要真实、完整，抽查频率要达到规定要求，数据能够反映质量指标，能显示现场真实情况。
真实性：现场施工与原始记录应同步进行，不写回忆录，坚决不允许伪造。
准确性：原始记录数据应真实准确，工程竣工图纸全面，签字完全，图物相互符合。
规范性：所用表格合理，填写规范，记录齐全，数据计算方法符合规范；自检意见、监理意见能明确表达出工程质量能否满足相关要求。
系统性：公路工程施工一般工期较长，每道工序，每个工艺，每个环节所形成的记录资料都要及时收集。资料管理人员要按照竣工文件编制办法及项目资料收集归档制度，及时收集相关资料，并分类整理归档。
1.2 公路工程竣工文件主要包含内容
竣工图表、工程管理文件、施工质量控制文件、施工安全及文明施工文件、进度控制文件、计量支付文件、合同管理文件、 施工原始记录。
2 施工质量控制文件的收集整理归档
2.1 资料填写注意事项
质检资料是反映工程施工过程质量控制的主要依据，也是项目质量等级评定及交工验收的重要组成部分。在资料填写过程中要按照业主下发的《竣工文件编制办法》，对应的工序、工艺用业主规定的表格填写。填写要真实、规范，内容完整，字迹清晰工整，不允许涂改，签字要齐全。抽检频率、各项质量指标要满足设计及规范要求。
项目部档案管理员应与工地试验室积极沟通收集试验检测资料，并将对应的试验检测资料及时与工序资料进行整合，避免施工与试验各自为政，施工时间出现偏差的问题。各工序施工完毕后应进行质量评定，及时填写工序质量评定表，评定逐级执行。
2.2 文件编排注意事项
档案管理人员应做到熟悉竣工资料编制办法中的相关规定，熟悉图纸，掌握各类表格的填写方法，掌握现场施工时间，及时督促现场技术员填写质检资料表格。在施工过程中，对照单位、分部、分项工程的划分，根据工程进度及时收集工序资料、变更资料、影像资料等，并按照工程划分情况对收集的资料进行编号管理。
2.3 档案管理注意事项
资料归档要按照工程的划分情况，分类别整理。资料归档需建立资料台帐，每盒资料必须做到标签明显，盒内目录清单一目了然。工程资料的收集、整理、立卷和形成要与项目施工同步进行，以免各类文件遗失。对于每年形成的自然资料，必须根据年度分类法和内容分类法相结合的原则进行归档。
3 影像档案的收集与整理
公路工程影像档案是指：在项目施工全过程中产生的具有一定价值的照片、录音、录像、光盘等。
3.1 影像档案的分类
一般分为综合类、工程类和施工类。综合类是指施工过程中发生的重大活动产生的影像资料。如会议、检查、工程验收等；工程类是指项目从开始到结束各个节点产生的有代表性的影像资料。如施工原地貌、成品构造物等；施工类是指能真实全面反映施工过程中各项指标控制情况的影像资料。如隐蔽工程施工过程、重点难点工程施工过程、关键部位及关键工序施工过程等。
3.2 拍摄质量要求
项目部应配备电子拍摄产品，交由现场技术员拍摄影像资料；影像应主题鲜明、影像清晰、画面完整；要多角度、全方位保证反映被拍摄部位的质量状况。
3.3 影像档案的管理要求
将影像档案按类别、时间顺序排列，分别装在档案专用相册里进行分类收集保存。施工类影像档案要按照分项、分部、单位工程逐级按时间顺序编号保存。录像碟片要分类标识，干燥防磁保存。影像资料整理要配文字说明主要内容如下：
事由：填写影像资料反映的内容，具体情况。施工类照片，要写清楚实际桩号及具体部位；时间：填写照片的拍摄时间；地点：填写照片的实际地点；人物：填写照片上主要人物的姓名、身份；注明影像文件编号。
4 施工日志记录要点
工程开工时，施工日志以项目技术负责人记录为主。自项目分工确定后，全体技术人员和管理人员必须针对各自负责的工作内容逐日完整记录施工过程，直至工程完工。
施工日志应对施工进程和现场变化做出全面详细的记录。主要内容包括：日期、气候、工程部位、施工过程；每项工程施工的起讫时间、施工中的特殊情况记录（如停水、停电、停工）；现场解决出现问题的记录；进行各类交底、变更施工方法和隐蔽工程验收的记录；有关领导或部门对工程所作的指导意见、建议及决定；以及施工数据记录等（如配合比、材料数量等）。施工日志必须书写整齐、妥善保管。
施工日志作为施工过程的原始记录，要按照相关要求详实填写，并经相关人员核准签认。作为相应工程质量控制的重要依据。
5 需要注意的问题
5.1 版本要求
提供一份完整的原件。
关键词：老年大学示范校档案管理
档案是指在社会实践中，由组织或个人所形成的有价值的、真实的、记录完整的、形式多样化的历史性信息资源。其最基本的内涵就是真实再现历史。学校档案管理是学校发展的重要宝库，档案管理的科学规范性、标准合理性可以有效提高学校的工作效率，完善学校的教学改革，促进学校的整体发展进步。老年大学的档案管理工作也是帮助学校实现规范性管理的重要衡量标准。做好档案管理工作，可以使领导决策更具科学性，学校教学更鲜明具体，具有一定的现实意义和将长久的深渊价值。因此，对老年大学的档案管理进行探讨研究很有必要。
一、正确认识老年大学档案管理
在对老年大学档案的管理工作中，首先我们要对档案工作有个明确的认识，档案工作与启迪决策、留档存史、有效进行管理休戚相关，是科学管理老年大学的重要方面之一。大学档案是随着大学创办的过程而产生的，不仅记录了个人的大学成长经历，也是对学校的教学活动、人动以及社会活动的真实再现，能保证真实性。大学档案是对历史活动的记录，在作为有效凭证的同时，还保存有各种录音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，这些重要文件的留档具有一定的凭证作用，且可靠真实。而且，契约、合同的本身就是做凭证使用，大学档案让其作用更加突出。档案，是学校从中总结教学规律，整理经验教训，为学校当前和未来更好的发展提供经验教训，促进学校实现更好的发展。由此可见，在学校工作中，档案管理是其重要的工作内容，需要得到一定的关注，因此要重视档案室的软硬件设备建设，要求档案记录管理员遵循实事求是的工作原则，对学校档案做好整理和保管工作，履行好自己的工作职责，让历史以最真实的样子展现给大家和后人。要培养档案管理者和学校教职工的档案意识，充分发挥档案在大学建设中的积极作用。
二、大学档案管理的注意事项
（一）资料收集积累要常态化
老年大学档案文件归档的创办，第一步骤要求有完善的资料收集系统。针对资料收集要进行一定时间的积累。针对学校教学的资料进行完整的资料整理。针对老年大学中的课程教学，教学视频，课件。在教学实践中的活动资料，进行按计划的归纳整理与总结。对活动中较小的细节与未来得及整理的在事后进行归纳总结。争取做到老年大学中的大小事务都要有明确记录。并且保证资料的完整性与安全性。老年大学的资料主要要遵循下列四个方面进行收集与整理。一是主要针对办学设施、办学内容进行统计整理，学校资产，设备数量，师资力量，资产总额。学校面向方向等。二是针对校内的管理措施进行系统统计，班级，课程，人员，校院领导，岗位职责等进行统计。针对各种文档与文件，进行安全的归纳与整理。对日常的学校简报等进行梳理记录，针对学校财务支出要进行专人专管，针对学生档案，教学课堂的教学视频进行录制整理。对校园文化的保护，教师资料的整理。学校特色课程的归纳等三是针对办学成果进行整理。针对各类事件进行总结，展示，获奖奖品，获奖感言等。针对课外学习的部分要认真收集整理，针对发生的突出表现，如好人好事，见义勇为等，进行详细记录。针对师资力量的展示。基层办学等项目进行归纳总结。四是针对示范指导的，校外拓展的事迹要进行跟踪记录。如宣传学校政策，办理教学观摩会。
（二）资料分类归档要标准化
档案分类管理可以为后续的档案管理工作提供很大的方便，具体的分类有：文字档案、图表档案、照片影像档案、电子档案等基本的分类。档案进行归档前，要对所收集的各项资料进行基本的价值判定，这个鉴定有利于档案的保存质量，对于今后工作中的档案查询等有着积极作用。档案的价值鉴定能够决定每一份档案文件的去留，从立案文书到后期管理，始终灌输在整个的档案管理的过程当中。档案工作管理人员，应当有着自觉、明确的档案管理意识，加强专业鉴赏能力，提高专业技能，掌握鉴定方法，更好地保证档案的质量。在进行档案分档管理的过程中，一定要有明确的工作目标，有计划、有层次、有主次顺序的开展档案整理工作。在学年末，要将前期的档案材料，严格按照国家或当地老年大学协会的“评估细则”和“指标要求”进行分类归档、装订、保存，建立有价值的档案管理资源库，从而更好的实现档案管理的价值和积极意义。
（三）资料编目管理要规范化
老年大学的档案要规范化，整理的便捷化，要让档案方便查阅。便捷调出其中的卷宗。要对整理的档案分期或不分期进行审查，对整理的档案进行编号整理，对不同类型的文件进行归类，针对上级下发的重要文件等，进行一定的特殊存放。对整理好的卷宗进行标示，如，讲档案表皮进行档案整理。针对卷内目录进行明确标示，做出内容相符的卷内目录。针对不同内容的文章进行装订。标明明确的日期，文件的大致内容等，对印刷进行一定格式的排版。对查阅人有一定的友好性。在档案管理上也要进行一定的安全责任制度，针对档案存放要做到专人专管，对档案室进行系统的，科学的存放布置。存放地点要注意防水，防潮，防盗，防虫等多项保护措施。对于有条件的，进行一定的电子排挡，进行电子目录存放。更加便于查阅者进行翻阅查找。
三、结语
在老年大学中，各项管理工作虽然琐碎却十分重要，特别是老年档案管理，在学校工作中占据着十分重要的地位。想要进一步提高老年大学的工作效率和管理成效，需要全校师生共同树立档案管理意识，重视档案管理工作，不断完善各项管理制度，并将现代信息化技术融入档案管理中，借助现代科技更好的实现档案管理，使其呈现更好的发展。总而言之，档案管理作为老年大学不可或缺的重要组成部分，只有不断的改进管理制度，提高管理人员的专业性和积极性，不断加强更新档案管理的方式，才能更好的提高档案的管理水平，更好的服务于老年大学发展。
参考文献：
摘 要 数字档案室是新时代的产物，它是集加工、储存、管理的一种对数字处理的新型技术。随着信息时代的到来，人们对计算机的利用程度越来越高，而数字档案室更是运用了这项技术。管委会数字档案室的建设是一项复杂、细致的工程，它在建设的过程中要运用计算机技术、网络交换技术等现代高科技的技术。通过这新科技的运用能实现数字档案室对信息的查询和信息共享的目的。如今管委会的档案工作存在着一些问题，建立数字档案室势在必行。
关键词 管委会 数字档案室 建设
我国现在管委会数字档案信息技术没有全面实行，就导致部门管委会的数字处理水平较低，所以在全国推行计算机等新型技术迫在眉睫，只有管委会全面施行了新型的技术才能使数据收集的工作水平提升，为管委会数字档案建设打下坚实的基础。本文将对管委会数字档案室建设的实际过程进行探讨，希望能对管委会建立数字档案室提供一些建设性的意见与建议。
一、配备基础设施
建立管委会数字档案室的第一步就是将各项基础设施配备齐全，使在建设的过程中不因为缺少设施而耽误工作。设施的齐全是建设数字档案室成功的第一步，首先要运行大量数字储存技术，数字档案室的各项设施都要正确的操作。其次数字档案室的每台电脑都要连接互联网，并设置防火墙，防止病毒入侵导致系统瘫痪。最后要配备数据库服务器和对数据进行处理的软件，来使整个系统正常运行。
二、管委会建立数字档案室的流程
（一）建立档案目录
数字档案目录的建立能为日后查找数据提供便捷的方法，所以目录的建立是有可行性的。将数字档案分成两大类：其一是案卷级，其二是文件级目录。将这些目录整理储存完成之后，组成一个完整的目录数据库。
（二）建立档案全文数据库
将管委会数字目录数据库建成之后，就来到了对全文的建设。主要工作就是将这些全文档案整理储存，并将常用的档案包括纸质档案、照片档案等，进行数字化的储存。
（三）对数字档案合理的运用
要对已经建立完成的档案进行安全保管，建科学的储存体系。在管委会全面实施数字化之后，将全部的档案信息都整理到管委会的服务器中，档案管理员要设置本单位的局域网，只有本单位服务器的工作人员才能进行查阅资料，这就很好的加强了档案的保密性。
（四）电子文档的归纳整理
管委会数字档案室的建设，最重要的作用就是使单位的内部文件保存完好，形成一个科学的管理体系。首先在文件初步形成的时候，就建立完整的储存体系和管理制度，不使档案的积压过多，造成日后工作的不便和档案的安全性疏漏。在电子文档中首先是将工作中形成电子文件归纳储存在档案管理系统，其次是单位接收的电子文件，也要进行归纳整理，使这两方面的文件都能安全合理的储存在管委会的数字档案室内。
三、管委会建设数字档案室的注意事项
（一）制定业务技术标准
在管委会数字档案室的建设中，要全面按照国家的有关规定进行。在建立过程中需要用到的技术也要符合国家的技术规范，从而形成一个完全符合国家标准的数字档案室。在数据库中的结构和格式都要符合国家标准，在业务技术标准制定之后，在按照要求去对文件进行分类、储存等工作。
（二）对数字化加工时要注意细节
只有在工作中做好细节的处理，才能保证一项工作能有质量的完成。在档案室建立这个尤其注重细节的工作上更是如此。例如在对档案室数字扫描这项工作过程中，要充分的注意文件的清晰程度和还原效果，不能应付了事。在对一些需要清晰度高的重要文件，要把握好扫描的时间，调整好分辨率参数，这些数字化加工的过程充分的体现了细节的重要性。只有在对数字化加工时充分的注意细节，才能将这项工作很好的完成。
（三）全程做好数字化加工的监控
在数字化加工的过程中，做好全程的监控能使工作高质量的完成，所以全程监控是非常有必要的。首先是在进行档案整理之前，做好检查工作，档案的原件必须的完整的，不能残缺不全，对一些磨损较大的档案原件，要进行修复。其次是对数字化完成的档案进行质量检查，主要检查范围是字迹清晰不模糊，图片档案清晰完整，还原度高。最后是将目录档案和已经数字化完成的档案图像进行比对，检查是否有不对应的情况出现。如果在全程监控中发现错误，就要立即修改，使整个档案室数字化建设更好的完成。
（四）对数字档案要做好备份
档案进行数字化之后，不能仅仅存放在计算机中，因为计算机难免会出现故障，要建立科学的储存体系，做好备份，不使档案流失的情况出现。备案的范围主要是：目录数据库、各类已完成的数字档案等。备份档案的目的就是增加档案的安全性，双份的保存才能使档案永久的储存。
四、结语
综上所述，管委会数字档案室的建设是一项复杂的工程，这项工作的完成需要管委会的成员辛勤无私的付出。因为数字档案室工作的特殊性，所以在工作中一定要认识到细节的重要性，这样才能使管委会数字档案室的质量上升。本文所提出的流程及注意事项希望对管委会的数字档案室建设提供一丝微小的帮助。
参考文献：
[1] 杨智勇，何宏甲.基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究[J].档案学通讯，2012（06）.
【关键词】电子档案 整理 保护
【中图分类号】G27【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0308-01
1、前言
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。现在电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。[1]我们的电子文件现阶段存在着快速的信息爆炸增长的问题，所以我们需要迫切的去对信息资源进行管理，只有整理好了科研、教学、生产以及基建等才能顺利的进行，电子档案的价值也能得到长期的利用，所以我们要认识到电子档案整理和保护的重要性，并对它们进行更加深入的研究。
2、电子档案的整理
2.1 文书电子档案整理
对于一般的文书类的电子档案的整理，我们首先要规范电子文书，然后对收集到的电子文书进行集中组盘，接着我们要用统一的规范的数据库结构来对电子文书进行整理、命题，最好整理建立一个系统的文件目录，这样可以更好的查找。对于那些纸质的要进行电子整理的。我们首先要把文件扫描并上传至网络，然后在网上进行文件的传递、批办以及督办。在文档整理完成以后，相关的部门还应该根据文件具体的重要性来指定文件的保管和保密，再进入档案部门，审查，最后放到电子档案的数据库。[2]
2.2 人事档案电子归档
对于那些人事档案的电子材料，我们拿到以后最先要做的就是对干部的信息进行数据库建立，要加上丰富的文字以及多媒体信息。文字的信息主要指的是干部的综合信息，这样全面的收录可以为以后大范围的应用提供基础支持。多媒体由于具有视频、图像的管理难、容量大、调用慢等特点，所以管理起来比较困难。我们如果只使用简单的文字，无法很好的满足现在日益增多的数据量管理、调用更新等要求。所以，分布式多媒体数据库的有必要引进来增强多媒体数据应用。
2.3 科技电子文件归档
作为科技类的电子文档其实有很多种，这些科技类的电子文档大体分为设备、基建、声像、科研等。科技电子文件的存档主要是根据管理要求扫描基建档案的信息，在扫描完成以后按卷、图、序等方式相连接，方便终端用户检索。[3]对于那些设备档案材料。由于很多的商家现在提供的很多技术、设备以及图纸都慢慢的转向了电子化，所以我们在进行设备材料的文件整理存档的时候除了一般的文档整理步骤，还需要详细的附上设备对工作平台、环境等的要求和设备的注意事项。
3、电子档案的管理保护
3.1 电子档案的保护
电子档案的保存，大多数还是脱机保存的，在以前的一段时间，人们使用软盘来存储数据，后来随着技术的发展，光盘慢慢的替代了软盘。作为新时期的载体存贮介质，光盘可以更加的对抗干扰，并且他们的结构非常的稳定，可以保存更长的时间。光盘刻录设备几乎是每一个档案管理部门都必不可少的设备，这样可以很方便的把电子文档转移到光盘上去。但是由于一些特殊的原因，还有一部分软盘仍然在行驶这他们的职能，我们在进行电子档案保护的时候要特别的注意软盘以及光盘的保护。
3.2 软磁盘的保护
首先，规格要统一，最好使用3.5的高保密软盘，另外，软盘的质量也非常的重要，这直接关系这数据的安全和电子档案的保存时间。软盘的保管条件要做到规范统一，不允许把磁盘放在有强的磁场、震动、有腐蚀气体、有灰尘的地方。环境的湿度最好控制在百分之五十左右，温度最好控制在20度左右。另外各部门还要加强病毒检测，确保电子文件保存的磁盘没有病毒。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。最后如果条件允许，我们应该把软磁盘载体换成光盘，这样才能存放的更加的长久。
3.3 光盘的保护
3.3.1 排放、使用要规范
我们在存放光盘的时候要把光盘放在盒子里然后直立放置，不让光盘堆叠，防止翘曲，在光盘使用的过程，我们也要尽量的避免划痕、摩擦。
3.3.2 温度、湿度良好
如果光盘放置的温度过高或者太潮湿，光盘就很容易氧化、变形甚至片基霉变。所以我们要把光盘放在l 4—2 4℃，湿度4 0%一6 5%的环境里面。
3.3.3 做好避光工作
由于光盘的保护层是塑料的，所以会受到紫外光的伤害，如果阳光直射光盘就会提前老化。所以，我们要注意光盘的避光。做好是定期复制，一般来说磁盘是2年，光盘是5年，这些年过后最好转储，转储后使用原载体编号继续保存。
4、总结
虽然纸质的档案内容比较原始真实，有着很好的凭证性，耐于保存，但是新兴的电子档案，结合丰富多彩的多媒体，就可以图文并茂，建立一个生动的形象。电子档案的储存介质作为多媒体光盘能够极大地缩小档案的存储空间，也有着很好的存储扩展能力，可以更好的保存、管理档案，并促进档案信息载体向大容量、高密度、电子化方向发展，从而使档案信息资源共享成为可能，信息传输迅速、广泛，便于查询与管理，方便快捷，电子档案有着非常光明的前景。
电子档案的整理和保护随着科技的发展会越来越普遍，对于整理和保护的技术要求也会越来越高，所以，我们应该深入的研究，认真的对待，最好电子档案的整理和保护，为以后的电子档案发展做好铺垫。除了做好对电子档案整理和保护的基本认识和注意事项，我们还要做好相关法规的完善，建立健全合理、科学、严密的制度，只有这样才能更好的规范和维护电子档案的安全。
参考文献
[1] 李仕宝.电子文件归档与电子档案管理初探[J].农业科技管理，2009（05）：41～43
幼儿成长档案是近几年来各个幼儿园都在做而且都很重视的一项活动，它不仅能记录幼儿成长的精彩瞬间，而且通过对幼儿相关资料及各种作品的有意收集，还可以帮助我们了解幼儿的兴趣、态度和成长、进步。它既可以让孩子在长大后回味自己的成长过程，又可以为教师和家长对幼儿的正确评价积累重要的资料。但是在使用纸质幼儿成长档案的过程中，我们也发现了一些问题：
1.模式化记录，缺乏个性展示
我们都知道，纸质档案是根据设计好的档案模板统一印刷出来的，教师则是根据统一的模板要求，分别用文字或照片的形式进行记录，不能进行个性特长的展示，也没有适当的空间去记录，教师自由调整的空间较小。
2.多静态照片、文字，无动态影像、声音
纸质成长档案为静态的成长记录，无动态成长记录，而从幼儿的年龄特点出发，他们的成长多是在一个个活动中完成的，因此动态成长记录能更好地展示幼儿的成长过程，而这在纸质成长档案中却是无法实现的。
3.照片展示不够，无法满足家长需求
纸质档案分为大、中、小、托四个学期，每个学期占用10～15页。而记录幼儿成长的照片最多不过也就能使用7张，要用7张照片去记录幼儿半年的成长，显然不能满足家长想更多了解幼儿的急切需求。
4.不宜完整保存幼儿园的成长经历
一般幼儿园的成长档案都是涵盖4年的，有时因为家长或幼儿的原因，成长档案经常用到小班、中班甚至大班就给弄丢了，很多家长都会花钱再买一本，可是忽略了孩子成长经历的遗憾是无法弥补的。
正因为纸质档案存在着这样、那样的问题，才更加激发了我们有效调整幼儿成长档案模式的愿望。
图1 电子相册制作培训
二、幼儿电子成长档案的现状分析
我们在思考了纸质档案的问题后，开始了解幼儿成长档案的发展现状。通过网络调查发现，目前在南方许多幼儿园为幼儿建立了电子成长档案，由专门的网络公司负责，每个幼儿每学期收费30～50元。北京市一些走在前沿的幼儿园也开始纷纷尝试建立幼儿电子档案，但目前尚无专业的网络公司为幼儿制作电子成长档案，幼儿园多以电子版的文件夹形式为每个幼儿建立初级的电子成长档案，其中包括个人简介、快乐学习、快乐生活、快乐游戏、幼儿作品、童言无忌、教师寄语等内容。
三、建立幼儿电子成长档案的构想
近两年，我们参加了北京市名师工作室，通过在北京市西城区棉花胡同幼儿园的学习，带领我园对此感兴趣的青年教师，为在园幼儿建立电子成长档案，尝试总结出不同年龄班幼儿电子成长档案的内容与规范。
四、开发幼儿电子成长档案的尝试
1.成立电子成长档案研发小组
我园领导高度重视此项工作，每班选派了一名对此感兴趣的教师参加每周一次的培训。
针对电子档案常用的视频编辑和图片编辑需要，主要进行了“会声会影”和“美图秀秀”的培训，通过练习让教师能够熟练掌握这两个软件。
3.规范幼儿电子成长档案制作流程
（1）规范资料收集
①封面
幼儿生活照+简介，注明昌平区机关幼儿园、制作时间。
②活动中的幼儿
a.专用教室活动：美术教室，电脑教室，玩具图书馆，感统教室；
b.班级日常活动：区域活动，主题活动及亲子、助教、走进社区活动；
c.户外体育活动：功能区活动，特色体育课活动。
③我的新本领
a.小班；b.中班；c.大班。
④我的作品
美术作品（线描、色彩、手工）；区域作品（拼插、建筑）。
⑤视频分享
区域、生日、园所特色活动等。
⑥健康的我
体检内容、体检时间。
⑦爸爸妈妈眼中的我
⑧教师寄语
（2）整理视频、图片
对所有视频和图片进行编辑加工，准备适合的歌曲、音乐。
（3）制作电子档案
按照版块内容，将视频和图片编辑在一起，配好音乐，完成编辑。
图2 用相机记录下的幼儿在活动中的表现
五、实行幼儿电子成长档案后的效果分析（见表1）
表1
六、幼儿电子成长档案的制作要求和注意事项
1.幼儿电子成长档案制作要求
（1）对视频的要求
①有代表性、典型性、价值性；②时间1～3分钟；③录像品质高、不晃。
（2）对图片的要求
①照片清晰、分辨率高，拍照不晃；②适当编辑，不遮挡主要内容；③选择幼儿情绪愉悦、专注的图片；④照片内容要全面；⑤照片数量20～50张。
（3）对文字的要求
①重要文字要突出；②文字位置要适宜，依据图片内容进行判定；③文字大小要适宜，不遮挡图片；④滚动文字速度要适宜，给出阅读时间；⑤文字不宜太多。
（4）对版块的要求
①整个电子成长档案，版块风格要统一；②版块背景选择要清新、简洁。
2. 制作幼儿电子成长档案注意事项
（1）幼儿照片要及时记录、及时分类，即相机随手带、照片随时拍、整理随时做。
（2）培训要以点带面，不能全面培训。
（3）班级内合理分工，避免突击。
（4）每个班要突出该年龄班幼儿的学习和年龄特点。
[关键词]档案管理；工作方法；注意事项
中图分类号：TE55 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）04-0345-01
引言
现阶段的档案管理工作特点有着注重管理，轻视工作服务性质的发挥，在任务开展过程中，更是缺乏管理方式的创新研究，工作质量达不到预期的目标。这些管理问题的存在需要我们管理者进一步对工作方法进行探讨，在保障档案管理期间安全性的同时，也要使档案真正发挥使用作用。
1.档案管理工作方法探讨
1.1 更新管理人员的素质
针对档案管理人员水平较低的问题，可以培训，定期对在岗人员专业技能进行考核，没能通过考试需要继续学习。在档案管理工作岗位中，还要形成流动性，使工作人员明白档案管理的重要意义，并在岗位中不断学习先进的管理知识，人员基本素质得到保障后，科学管理体系也能得到全面落实，传统管理模式中存在的问题，都能够得到解决。部分单位的档案管理工作是由临退休员工来完成的，可以通过公开招聘来选择人才，使真正有能力完成任务的人员得到录用，在工作岗位中会不断探讨高效方法，提升任务完成质量。档案管理人员的观念需要随时代更新，意识到档案管理的重要地位，单位可以对管理人员进行思想教育，提高他们的工作积极性。另外，管理人员的专业素质非常重要。单位在选择档案的管理人员时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。单位在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化培训。培训内容主要包括档案管理工作内容、管理方法、管理工作出现漏洞应采取的应急措施等，只有提高管理人员的专业素质，档案管理工作才有可能做得更好。
1.2 利用法律手段
单位的档案中，很多是员工的个人档案，一旦丢失或者泄漏将会造成严重后果。因此档案管理需要得到基层工作人员的重视，必要时可以采取法律措施对违规操作人员进行处罚，确保工作流程的严谨性，避免类似问题再次发生。机密文件的保护措施中，要将相关法律法规落实，并带领基层工作人员学习，这样才能够提升工作任务的完成质量，避免违法违规问题发生。档案管理工作涉及到企业的商业机密，也涉及到员工的私人信息，对于公司与员工来说都非常重要，因此，当事人一定要懂得利用法律手段来维权。只有将法律手段运用到档案管理中来才能提高档案管理的严密性，档案一旦泄露，企业就要根据法律的规定对相关人员追究法律责任，维护档案的所有权，这样一来，相关人员对档案管理的责任意识也就建立起来了。
1.3 将档案管理与信息化接轨
传统档案管理方法中，虽然工作人员已经拥有足够的经验，但所用技术落后，先进管理方法并不能体现在其中。想要提升档案管理效率与安全性，需要在工作阶段引入信息化技术，借助计算机设备高效完成任务，将纸质档案通过扫描录入保存在计算机系统中，使用期间可以直接搜索，这样能够节省大量档案查找的时间，同时也更安全可靠。通过对档案的备份处理，如果计算机系统受到病毒攻击，档案也不会完全丢失，以此来提升档案的安全性。信息化技术需要工作人员掌握基础的计算机操作技能，在日常办公中也会接触到计算机设备，为信息化管理理念落实提供了可行性。现在是信息化时代，档案的管理工作必须与信息化接轨，档案管理工作与信息化接轨的方式一般是对档案进行信息化管理，档案管理的信息化可以极大提高档案管理的效率，也可以提高档案使用的灵活性。档案管理的信息化进程需要大量的计算机设备以及专业的技术人才，单位档案管理的信息化建设需要投入很多资金，要注意的问题也非常多，相关人员应该引起高度重视。
1.4 建立完善的档案管理制度
针对现有制度中存在的漏洞与弊端进行修改完善，并保障制度的落实程度，领导干部更要加强与基层工作人员之间的交流沟通，明确管理制度落实中遇到的阻碍问题。这样在对制度进行优化时，落实层度才能够得到保障，为单位运营提供稳定的制度保障，档案也能在其中发挥积极有效的作用。
1.5 奖励科学合理的奖惩制度
对于档案管理人员的内部控制，也要形成奖罚体系。对违规操作现象能够起到制约作用，在岗位中表现突出的员工也能够得到奖励，为其他员工树立工作榜样，在工作任务开展期间，制度落实也能因此得到保障，促进档案管理效率不断提升，基层员工工作积极性也得到了保障。在奖惩制度中，要保障落实期间的公平性，这样才能促进工作人员办公积极性不断提升，工作任务完成质量也会有明显的进步。
1.6 编制分类大纲，充实内容
档案资料来源非常广泛，面宽、量多是最为突出特点，在收集整理过程中，为了能够提高整理有效性，可以编制分类大纲。具体来说，第一，公文。公文是行政服务中心日常处理的档案之一，主要有指导性资料和单位材料文件，在实践工作中，我们将上级资料整理到一起，然后整理平级部门的资料，按照文件的重要程度逐一进行整理，不仅能够避免档案的遗漏，且在此过程中能够对于方针、政策的落实进行检查。第二，针对有必要保存的重要资料，如服务中心各个部门的活动影像资料及照片等。第三，多种参考资料，通常来说，主要包括先进事迹、内部编印等资料，确保各项资料都能够在各个不同的类别当中。
1.7 分类存放处理，确保准确
在具体工作中，我们应结合分类大纲准备资料盒，并在封面处进行明确的标记，如协议合同、行政收文等。资料盒当中有收文簿和发文簿，并对此做好等级及编号处理。档案管理人员是该项工作的核心，应充分掌握文件的等级及编号标准，且要在日常工作中养成认真登记、合理存放的好习惯，由上级至下级都形成有序的工作格局。最后档案管理人员要对资料的收集、整理进行指导，发挥自身积累的理论知识及实践经验，在编制好的大纲下对档案资料进行定期整理，及时转移或者销毁不必要的档案资料，从而确保该项工作有条不紊的开展。
2.档案管理工作注意事项分析
档案管理在引入信息化管理技术时，要考虑工作人员的适应能力，可以对在岗员工进行培训，熟练操作计算机设备，这样才能使信息化技术真正发挥功能。网络信息系统的中心机房选址非常重要，工作人员要对多方面的环境进行仔细勘察，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方。防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重的威胁，因此，单位的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，确保整个网络系统的安全稳定运行。对计算机网络系统定期进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。
在保存纸质档案时要注意以下三个问题：
（1）相关工作人员一定要对档案进行精确分类，在分类时应该先对档案进行基本分类，再进行细化分类，不管档案使用电脑存档还是收藏在单位专用的档案室。（2）在档案管理的收藏方面，单位一定要注意档案室的环境，谨防潮湿。（3）单位一定要注重档案的使用，充分发挥档案的作用。
3.结语
随着我国经济体制的不断改革与社会的不断发展，我们必须对档案管理手段进行全面改革，及时转变档案管理理念与技术，将先进的信息技术融入其中，提高管理工作的效率，建立相对完善的档案管理体制，做好相关的统筹安排，提升风险防范意识，开展相关培训活动加强对档案管理人员素质水平的培养，为我国档案管理工作的改革奠定基础。
参考文献
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