时间：2023-05-16 10:16:36
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案整理服务要求，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
档案服务工作的创新，首先，档案工作者，特别是档案工作的领导要更新观念，解放思想，实事求是，从实际出发，以科学的理论为指导，在发展中认识和把握事物，克服教条主义、经验主义的禁锢。对档案利用工作要具有创造性、预见性，要结合未来知识经济的特点，结合档案工作的实际，结合人们日益增长的物质文化需求，在总结经验、继承和发扬传统上下功夫，把档案工作引入市场经济，更新思想观念，以市场需求为导向，主动调研，加强与档案利用部门和民众的广泛联系，以民众需求为目的，加强民生档案的开发利用，创新服务的形式和载体，建立起优质高效的档案服务新机制，增强工作的预见性、针对性和时效性，满足档案利用者的多元化需求。
其次，作为档案的管理和服务者，要充分解放思想，在互联网普及的今天，应充分利用先进的管理服务技术和先进的服务理念，加强档案编研工作，开发、开放档案服务资源，思想上要敢于创新，特别是关系民生的档案资源，要做好超前服务，使得档案的利用能充分面向大众，及时为民众提供优质的服务。
二、档案服务在管理体制上的创新
“创新是事业发达的不竭动力”。首先，档案服务创新要在管理机制与管理体制上创新，这样才能促进档案管理水平与服务效率的提高。在创新思想的指导下，要加强档案工作人员职业道德教育，每个行业都有每个行业的职业道德，档案职业也不例外，应根据单位的实际，制定符合行业和单位实际的道德规范和实施细则，并对档案工作者统一进行培训，使得大家都能很好地遵守。对于各部门的职能，也要有相应的规则，并适应创新服务内容、服务方式、服务范围、服务职能的需要，使得各部门合理分工，各部门、各个工作者各负其职，加强联系，密切配合，共同做好档案工作。此外，还应制定一套奖惩制度，并严格执行，定期检查与评议执行情况，表彰先进，惩罚落后，做到充分发挥每一名档案服务人员的积极性和创造性，在单位内部形成人人都想争创一流工作业绩的良好氛围，用档案管理体制上的不断创新促进档案事业的不断发展进步。
三、档案创新服务要有超前意识
在当前新媒体时代背景下，档案的管理服务也要实现信息化、数字化，虽然电子文件、数字档案已经用了多年，如何确保电子文件、电子档案移交进馆并进行有效整理、保管与利用，已经不仅仅是计算机专业技术部门独自考虑的问题了。档案信息化、数字化、现代化建设正在逐步地渗透到档案管理的各个环节。因此，档案整理工作必须大胆创新。档案整理创新应体现在：既要传承弘扬仍然适用的传统的手工整理档案的方法，又要发展超越传统的档案整理思维模式与具体整理方法。切不可因创新而丢掉传统，应利用现代信息处理技术拓展档案整理思路与方法。
档案服务创新对档案整理工作提出了新的、具体的要求，这就为档案整理以及档案基础性工作全面提升提供了更加广阔的展才华与实施创新能力的舞台，为档案工作者开拓出更加广阔的外部创新环境与发展空间，并促使档案整理工作构想与方法做到结合实际的调整。可以说，档案服务创新在促进档案基础工作创新中具有不可替代的重要作用。
营造良好的创新氛围，使档案工作者能及时接触新鲜事物，了解档案工作的现状及发展趋势，增加新的知识，逐步形成一种开拓精神和超前意识，强化服务职能。在档案的服务创新方面，要站位高，考虑全，并对档案的来源等方面要深入调查研究，挖掘档案背后的故事，这样才能提高档案资源合理利用率，才能为档案的利用者提供全方位的服务。
四、网络环境下的档案创新服务
随着互联网的普及，许多单位内部建立了局域网，档案部门也制作了自己的网页，使档案管理服务系统联上企事业单位的网站，积极组织上网数据好信息，实现档案信息的网上检索，已成为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。这就要求档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库的建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。
今年是“*”规划的开局之年，如何开好局、起好步，使我市档案工作在新的起点上再上新台阶，为肇庆政治、经济、文化等各项事业的跨越发展更好的服务，确实需要再动员、再部署。所以，今天召开这个会议很重要、也是很必要的。刚才，黄伟同志对“*”时期我市档案工作做了简要回顾，对去年的工作做了总结，对今年的工作进行了部署，我完全同意，希望各级各部门认真抓好各项工作的落实。刚才，还表彰了档案工作先进单位，在此，我代表市委、市政府对获得档案工作先进称号的单位表示热烈祝贺，对过去付出辛勤劳动的广大档案工作者表示衷心的感谢和诚挚的问候！下面，我讲四点意见。
一、各级领导要努力提高对新时期档案工作的认识。
提起档案，一些人就会想到文书档案、人事档案。其实，这是极其狭义的、陈旧的理解。档案是人类活动方方面面的记忆和宝贵财富，不但有文书、人事档案，还有各行各业的档案，如企业有基建、设备、产品、科研、会计等档案；公安机关有户籍、刑侦等档案；纪委有案件档案；学校有学籍、教研档案；劳动保障也有各种专业档案……。由此，我们要充分把握档案及其工作的两大功能，来服务现实工作、服务社会。一是基础管理功能。也就是说每个单位必须将本单位的各种档案材料收集、整理、保存、利用，这是最基础的管理，这是一个单位有序、高效运作的基本前提，档案的原始凭证以及法律作用是其他东西无法替代的，这个基础管理功能、法律凭证作用正是市场经济不断深入发展对我们各项工作的必然要求，所以，加强档案工作也是当今社会讲管理、求效益以及转变经济增长方式的有效途径和必然选择。从这个意义讲，重不重视档案工作，是—个领导有没有管理意识和能力的表现。二是档案的文化、历史积淀功能，任何文化、历史都要通过档案这个载体来承传。任何一个单位、任何一座城市如果没有档案的建立和积累，历史就会变得一片空白，也就是只有“硬件”而没有“软件”、没有底蕴，更谈不上对文化、历史的承传和发扬。所以，重不重视档案工作，说到底是—个领导有没有文化的表现。加强档案管理工作，对于我市实施文化名市发展战略、促进文化名市建设有着重要的意义，也可以说是我市文化建设的一项根本性工作。
现在，社会的档案意识淡薄，缺乏认识，原因也是多方面的：各级党政机关考核领导的指标、机制缺乏科学性，只考核“热点、硬件、面上”的，对“冷的、软的、潜在的”不注意，甚至束之高阁；档案部门宣传不够；社会主义初级阶段人们重视物质和硬件、忽视软件意识浓厚；整个经济、社会管理处于粗放型管理阶段等等。所以对新时期档案及其工作要有前瞻性的认识，对其基础管理性、文化和历史的传承性、效益潜在和不可估量性、资源不可再生性；不可代替的凭证性；覆盖社会的广泛性；载体（纸质、磁盘、光盘等）的可变性；工作的繁杂性都要有一个新的认识，对档案工作要本着为现实服务、替未来着想、对历史负责的态度，要以科学发展观和前瞻性的思维去对待，而绝不能用老眼光、旧思维去处理目前各种档案事务，要增强做好档案工作的自觉性。
二、各级档案部门和档案工作者要创新工作，突出重点、做好服务。
档案工作要创新，首先是我们要树立创新的意识，其次要明确创新的重点：—是要管理创新，推动档案事业加快发展，必须坚持依法治档，深入贯彻实施《档案法》、《广东省档案管理规定》，推动档案工作向着法制化的轨道运行。二是创新工作要围绕服务大局拓展建档领域，档案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也没有这个人力、物力。所以，我们就要以敏锐的眼光去洞察经济、社会的新发展，去拓展新的建档领域。如近几年我市抓的重点工程建设项目档案，就很有成效。市委市政府提出跨越发展所采取的一个重大措施，就是以大力抓重点工程建设项目来拉动经济的发展，我们档案工作就是要及时拓展这一领域加强建档，把重点工程的可行性研究、报批、立项、设计、勘探、施工、监理、竣工验收等全过程的材料收集、整理、保管、提供利用，为建设项目顺利开展做好档案服务，这就是立足大局谋服务、围绕大局拓建档。三是创新工作要善于采用新技术。社会的发展、科技的进步使档案及其工作发生了革命性的变化。以前的档案都是以纸质为载体，而现在不但有纸质为载体的档案，还有磁盘、光盘、录音录像带等载体的档案。所以，创新工作就要善用新技术，跟上时代步伐，提高服务水平往往也同采用新技术、改善工作手段连在一起，如我们现在产生于各级机关事业单位的大量电子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用计算机、网络等先进设备、技术来收集、数据保管和传输提供服务。市档案局大型网站建成后，我市非性的“红头文件”，包括各县（市）区和省直单位的文件就可以全文上网，使我市广大干部群众足不出户、随时随地就可以通过计算机网络查询到所需的文件，这就大大提高了我们的工作效率和服务水平。四是创新工作要拓展档案馆服务功能。拓展档案馆服务首先要抓好档案资源建设，档案种类少、资源贫乏，服务功能就弱，就很难谈拓展服务。拓展档案馆的服务要大力抓好向公共型、开放型转变，要让更多的人走进档案馆，查资料、看文件、参观展览、查找凭证等等，要将档案馆建成档案信息中心、青少年爱国主义教育基地和文化休闲的场所。拓展档案馆服务要重点抓好网络化传输技术的应用，无论各单位向档案馆移交归档文件，还是档案馆向外提供查询服务，都要大力应用网络传输技术。拓展档案馆服务要加强档案的开发利用。档案的收集、整理、保管最终的目的都是为了利用，所以，各级各部门的档案工作，都要加强档案的开发利用，变废为宝、变历史资源为文化产品甚至文化商品，并结合推介、宣传肇庆开发图片档案办好展览等。
三、各级党委、政府和各部门要以科学发展观为指导，推进档案事业与经济等各项工作协调发展。
近几年来，我市档案工作总体来看是不错的，取得较大的成绩，广大档案工作者负出了艰辛的努力，但从“*”回顾的问题来看，还存在一些问题，主要是资金投入严重不足，一个县的档案事业，一年才二、三万元的经费，还不如一个家庭的装修费用，处于一种十分艰难的运作状态；信息化建设滞后，直属机关事业单位的档案信息化与办公自动化不同步，各县（市）区档案馆的信息化建设还没有起步；档案馆库落后，全市各级档案馆的面积都与省的要求有较大的差距，几个山区县都没有独立的符合标准的档案馆；专业人才不足等等。这些问题，都反映出档案事业的发展与我市经济、社会和各项事业的发展不够协调，应该引起各级党委、政府以及各单位领导的高度重视。一要加强领导。各单位都要明确分管的领导，各级分管档案工作的领导要自觉的把档案工作列入自己的工作议事日程，各级领导在抓好经济工作、热点工作的同时，要以科学发展观为指导，协调好档案工作。社会就象—台机器，无论是大部件还是小锣丝钉，也无论是看得见的大部件还是隐蔽的小零件，都会产生独特的不可替代的作用，只有各部件正常，机器才能协调、持续、快速运转。所以，希望各级领导要多了解档案工作，多听取档案工作汇报，多解决档案工作的实际困难，多关心档案干部的思想、政治、工作和生活。当然各级档案部门和档案工作者，要克服消极与畏难情绪和依赖思想，积极主动的多请示、多汇报，争取领导的了解和支持。二要增加投入。《档案法》明确规定档案事业要纳入社会发展的规划，各地各单位不但要把档案事业、工作纳入规划，而且档案事业发展的经费要有—定的保证，使之与其他事业发展相协调。具体来说，除了正常的办公经费之外，档案馆的事业经费每卷每年不能少于2元，这是一个最低的限度，也是谢副省长的要求，希望各分管领导做好这件工作的协调。三要配置好人力资源。各级各部门的领导，对档案部门，要加强计算机和档案专业人才的配置，以适应档案工作快速发展的需要。目前各县（市）区档案部门已出现严重的人才短缺，已直接影响了日常工作的开展，希望各分管领导以高度负责的精神协调好档案部门人员的配置。
四、加大力度，强化档案干部队伍建设。
今年是“*”规划的开局之年，如何开好局、起好步，使我市档案工作在新的起点上再上新台阶，为肇庆政治、经济、文化等各项事业的跨越发展更好的服务，确实需要再动员、再部署。所以，今天召开这个会议很重要、也是很必要的。刚才，*同志对“*”时期我市档案工作做了简要回顾，对去年的工作做了总结，对今年的工作进行了部署，我完全同意，希望各级各部门认真抓好各项工作的落实。刚才，还表彰了档案工作先进单位，在此，我代表市委、市政府对获得档案工作先进称号的单位表示热烈祝贺，对过去付出辛勤劳动的广大档案工作者表示衷心的感谢和诚挚的问候！下面，我讲四点意见。
一、各级领导要努力提高对新时期档案工作的认识。
提起档案，一些人就会想到文书档案、人事档案。其实，这是极其狭义的、陈旧的理解。档案是人类活动方方面面的记忆和宝贵财富，不但有文书、人事档案，还有各行各业的档案，如企业有基建、设备、产品、科研、会计等档案；公安机关有户籍、刑侦等档案；纪委有案件档案；学校有学籍、教研档案；劳动保障也有各种专业档案……。由此，我们要充分把握档案及其工作的两大功能，来服务现实工作、服务社会。一是基础管理功能。也就是说每个单位必须将本单位的各种档案材料收集、整理、保存、利用，这是最基础的管理，这是一个单位有序、高效运作的基本前提，档案的原始凭证以及法律作用是其他东西无法替代的，这个基础管理功能、法律凭证作用正是市场经济不断深入发展对我们各项工作的必然要求，所以，加强档案工作也是当今社会讲管理、求效益以及转变经济增长方式的有效途径和必然选择。从这个意义讲，重不重视档案工作，是—个领导有没有管理意识和能力的表现。二是档案的文化、历史积淀功能，任何文化、历史都要通过档案这个载体来承传。任何一个单位、任何一座城市如果没有档案的建立和积累，历史就会变得一片空白，也就是只有“硬件”而没有“软件”、没有底蕴，更谈不上对文化、历史的承传和发扬。所以，重不重视档案工作，说到底是—个领导有没有文化的表现。加强档案管理工作，对于我市实施文化名市发展战略、促进文化名市建设有着重要的意义，也可以说是我市文化建设的一项根本性工作。
现在，社会的档案意识淡薄，缺乏认识，原因也是多方面的：各级党政机关考核领导的指标、机制缺乏科学性，只考核“热点、硬件、面上”的，对“冷的、软的、潜在的”不注意，甚至束之高阁；档案部门宣传不够；社会主义初级阶段人们重视物质和硬件、忽视软件意识浓厚；整个经济、社会管理处于粗放型管理阶段等等。所以对新时期档案及其工作要有前瞻性的认识，对其基础管理性、文化和历史的传承性、效益潜在和不可估量性、资源不可再生性；不可代替的凭证性；覆盖社会的广泛性；载体（纸质、磁盘、光盘等）的可变性；工作的繁杂性都要有一个新的认识，对档案工作要本着为现实服务、替未来着想、对历史负责的态度，要以科学发展观和前瞻性的思维去对待，而绝不能用老眼光、旧思维去处理目前各种档案事务，要增强做好档案工作的自觉性。
二、各级档案部门和档案工作者要创新工作，突出重点、做好服务。
档案工作要创新，首先是我们要树立创新的意识，其次要明确创新的重点：—是要管理创新，推动档案事业加快发展，必须坚持依法治档，深入贯彻实施《档案法》、《广东省档案管理规定》，推动档案工作向着法制化的轨道运行。二是创新工作要围绕服务大局拓展建档领域，档案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也没有这个人力、物力。所以，我们就要以敏锐的眼光去洞察经济、社会的新发展，去拓展新的建档领域。如近几年我市抓的重点工程建设项目档案，就很有成效。市委市政府提出跨越发展所采取的一个重大措施，就是以大力抓重点工程建设项目来拉动经济的发展，我们档案工作就是要及时拓展这一领域加强建档，把重点工程的可行性研究、报批、立项、设计、勘探、施工、监理、竣工验收等全过程的材料收集、整理、保管、提供利用，为建设项目顺利开展做好档案服务，这就是立足大局谋服务、围绕大局拓建档。三是创新工作要善于采用新技术。社会的发展、科技的进步使档案及其工作发生了革命性的变化。以前的档案都是以纸质为载体，而现在不但有纸质为载体的档案，还有磁盘、光盘、录音录像带等载体的档案。所以，创新工作就要善用新技术，跟上时代步伐，提高服务水平往往也同采用新技术、改善工作手段连在一起，如我们现在产生于各级机关事业单位的大量电子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用计算机、网络等先进设备、技术来收集、数据保管和传输提供服务。市档案局大型网站建成后，我市非性的“红头文件”，包括各县（市）区和省直单位的文件就可以全文上网，使我市广大干部群众足不出户、随时随地就可以通过计算机网络查询到所需的文件，这就大大提高了我们的工作效率和服务水平。四是创新工作要拓展档案馆服务功能。拓展档案馆服务首先要抓好档案资源建设，档案种类少、资源贫乏，服务功能就弱，就很难谈拓展服务。拓展档案馆的服务要大力抓好向公共型、开放型转变，要让更多的人走进档案馆，查资料、看文件、参观展览、查找凭证等等，要将档案馆建成档案信息中心、青少年爱国主义教育基地和文化休闲的场所。拓展档案馆服务要重点抓好网络化传输技术的应用，无论各单位向档案馆移交归档文件，还是档案馆向外提供查询服务，都要大力应用网络传输技术。拓展档案馆服务要加强档案的开发利用。档案的收集、整理、保管最终的目的都是为了利用，所以，各级各部门的档案工作，都要加强档案的开发利用，变废为宝、变历史资源为文化产品甚至文化商品，并结合推介、宣传肇庆开发图片档案办好展览等。
三、各级党委、政府和各部门要以科学发展观为指导，推进档案事业与经济等各项工作协调发展。
近几年来，我市档案工作总体来看是不错的，取得较大的成绩，广大档案工作者负出了艰辛的努力，但从“*”回顾的问题来看，还存在一些问题，主要是资金投入严重不足，一个县的档案事业，一年才二、三万元的经费，还不如一个家庭的装修费用，处于一种十分艰难的运作状态；信息化建设滞后，直属机关事业单位的档案信息化与办公自动化不同步，各县（市）区档案馆的信息化建设还没有起步；档案馆库落后，全市各级档案馆的面积都与省的要求有较大的差距，几个山区县都没有独立的符合标准的档案馆；专业人才不足等等。这些问题，都反映出档案事业的发展与我市经济、社会和各项事业的发展不够协调，应该引起各级党委、政府以及各单位领导的高度重视。一要加强领导。各单位都要明确分管的领导，各级分管档案工作的领导要自觉的把档案工作列入自己的工作议事日程，各级领导在抓好经济工作、热点工作的同时，要以科学发展观为指导，协调好档案工作。社会就象—台机器，无论是大部件还是小锣丝钉，也无论是看得见的大部件还是隐蔽的小零件，都会产生独特的不可替代的作用，只有各部件正常，机器才能协调、持续、快速运转。所以，希望各级领导要多了解档案工作，多听取档案工作汇报，多解决档案工作的实际困难，多关心档案干部的思想、政治、工作和生活。当然各级档案部门和档案工作者，要克服消极与畏难情绪和依赖思想，积极主动的多请示、多汇报，争取领导的了解和支持。二要增加投入。《档案法》明确规定档案事业要纳入社会发展的规划，各地各单位不但要把档案事业、工作纳入规划，而且档案事业发展的经费要有—定的保证，使之与其他事业发展相协调。具体来说，除了正常的办公经费之外，档案馆的事业经费每卷每年不能少于2元，这是一个最低的限度，也是谢副省长的要求，希望各分管领导做好这件工作的协调。三要配置好人力资源。各级各部门的领导，对档案部门，要加强计算机和档案专业人才的配置，以适应档案工作快速发展的需要。目前各县（市）区档案部门已出现严重的人才短缺，已直接影响了日常工作的开展，希望各分管领导以高度负责的精神协调好档案部门人员的配置。
四、加大力度，强化档案干部队伍建设。
关键词：
农业院校 科研档案 管理工作
科研档案是农业院校档案的重要构成部分，是学校科研活动的真实记载，是保护学校知识产权的重要依据，因此，搞好科研档案工作对农业院校来说有着极其重要的意义。
1 农业院校科研档案工作的现状
1.1 立卷单位多而分散
根据档案材料形成单位立卷的原则，一所学校，每年都有上百个课题结题，也就有上百个立卷单位。要对这众多的课题组进行具体的档案业务指导，这对于面向全校、统管门类众多而只有少数人员编制的学校档案部门来说，其有效指导难免会顾此失彼，从而影响课题的及时归档和立卷的质量。
1.2 课题组成员的临时性与档案工作的专业技术性产生矛盾
档案工作是一项专业技术性工作，即使是一个专业档案员，也需要经过专业基础的学习，再加上一定的工作实践经验积累，才能逐步熟练。由于课题组是随科研任务的需要而组合的单元组织，其成员的临时性和流动性使其难以熟练掌握立卷的原则、方法和技能，加上科研人员大多数是双肩挑的，工作繁忙，确实很难有时间按档案工作的要求做专门的资料收集。保管，整理、加工等归档立卷工作，从而影响了课题立卷的质量和落实。
1.3 科研档案形成的渠道多
一项科研任务从选题申报，评议审批、组织实施到验收鉴定，涉及到项目主管部门，学校管理部门以及课题组三个系统，其档案原始材料产生于这三个系统，归档时需要人为地将它们有机组合在一起，否则就有可能造成档案被分离而欠准确、完整和系统。这也增加了科研档案工作操作上的困难，例如从立题到实施过程中，课题组处于被管理的位置，项目和成果报批、评审的材料不可能到达他们的手中，因而课题组就无法按基层单位立卷的要求独立完成科研档案的全部立卷任务。
1.4 科研档案材料形成的周期长，集合材料需要跨年度进行
一项科研任务往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范围广、参与的人员多，档案内容复杂，极易产生分割和疏漏现象。由于学校档案管理部门不直接参与科研管理工作，不掌握全校科研活动的状况，因此难以做到及时督促归档或清楚地知道是否该归档的都已全部归档了。由于不了解科研的全过程，对各个案卷的内在有机联系也就不大了解，不易发现遗漏、分割或重复的现象。如课题的研究材料和成果材料，可能会因时间的差别而被分割为两个档案。
1.5 科研档案材料的定级具有滞后性
就单项研究课题而言，其预研期和立项后的前期、后期各阶段重要程度可能发生变化，也就是在不同阶段，其级别可能发生变化。例如，某个课题在启动时可能是校级自选，随着进展，可能升级为省部级项目以至国家级项目，其形成的档案材料的重要程度和级别也随着发生了变化。但从档案材料的系统性，完整性来说，这个课题各阶段的档案材料是不可分割的，这就为确定进馆档案的级别内容和数量造成困难。特别是不掌握科研的动态变化过程，就难以做好立卷工作。
1.6 科研档案归档工作尚未建立统一的约束机制
虽然《高等学校档案工作规范》中规定凡申报成果奖必须要有档案部门出具的归档证明方可受理。但由于目前档案工作的领导体制上还存在缺陷，我国有些科研主管部门还未统一制定这一规定，致使有些项目可以不经过归档审查便被授予奖励。此外，申报奖励的毕竟只是少数，许多已结题而不报奖或暂缓报奖的项目更没有归档的约束，从而有可能造成大量档案材料长期游离在外，甚至流失。
2 加强学校科研档案管理的办法
为解决科研档案管理中存在的问题，笔者认为应从以下方面进行思考
2.1 坚持依法治档，强化规范管理，实行集中统一管理
《高等学校档案工作规范》明确规定：“科研档案必须集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。”学校要根据有关法律法规及结合本校的实际，制定相应管理制度和措施，规范科研档案归档的质量、数量，时间要求等细则，明确相应的奖惩措施，做到有法可依、有章可循，确保科研项目档案的完整性和科技含量。具体措施有在科研项目课题立项之初，项目课题组应指定专人全程负责科研材料和管理，档案部门应对科研材料的收集，积累。整理进行专业指导：科研项目完成后，由项目负责人将平时积累的科研文件材料整理归档，在上报成果、申报奖励时，由学校档案部门加盖档案验收专用章，同时审查归档材料是否齐全完整，归档材料不完整的不予验收、鉴定、申报奖励；项目获奖后，获奖材料也应归档，学校对达到规定级别的获奖项目进行表彰奖励时。必须由学校档案部门出具归档材料合格证明，否则，学校不予奖励。
在日常管理中，要坚持“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即科研档案工作必须纳入科研管理制度，纳入科研工作计划、纳入科研人员的工作职责范围。同时做到“四同步”，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步，验收，鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。此外，档案部门不能“守株待兔”，消极等待科研档案的自动归档，应主动深入到各科研课题组，协助、指导做好科研文件材料的形成、积累、整理和归档工作，使科研文件材料从形成之日起便进入有序的控制状态，并将这种有序控制贯穿于整个科研活动。
2.2 加强宣传力度，增强科研人员的档案意识
采取多渠道与多种形式广泛学习、宣传，贯彻《档案法》和《高等学校科学技术研究类档案工作规范》，进一步提高学校各级领导，科研管理部门，档案管理部门、科研人员对科研档案重要性的认识，使广大科研人员了解、熟知档案法规，增强科研人员的档案意识，使他们认识到在科研活动中，材料的形成、积累、整理，归档是科研活动必不可少的环节，是科研人员不可推卸的职责。
有的科研人员认为自己的科研成果、材料应归自己所有，这是错误的。《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，明确科研人员在科研档案方面的法定权利与义务，设法消除他们利用档案不便的后顾之忧，从而调动其积极性，使其从思想上重视科研档案工作，并在日常的管理中自觉积累科研档案资料，推动学校科研档案管理工作的发展。
2.3 加大开发利用力度，提高对科研档案价值的认识
做好科研项目档案工作，不仅是国家“依法治档”的要求，也是学校科研工作发展的内在需要，同时也是科研人员纵深研究的需要。学校科研档案工作的生命力在于为学校教学，科研事业的发展服务。切实做好科研档案的开发利用，创造良好的效益，以此取信于广大师生员工，争取各方面的支持，将科研档案工作化难为易。为此，应做到打破“只藏不用、重藏轻用”的老观念，树立“藏用并举、藏以致用、以用带藏、以用促藏”的新观念，热情为利用者服务，主动提供方便积极开发利用科研档案，充分发挥其为教学、科研服务的功能，在查阅和开发利用过程中，应依法办事，保护集体或个人的知识产权不受侵害；积极开展编研工作，有目的，有计划地提炼加工科研档案信息。及时为利用者提供服务。
关键词：学校档案；规范管理；提升服务
学校档案是学校教育教学管理的重要组成部分， 它通过对学校各项日常工作中形成的第一手资料，去粗取精、分析归纳、分类编目、整理归档而形成，在学校教学、科研和各项管理工作中有重要价值。
一、学校档案管理存在的主要问题
由于档案工作效益的滞后性，使档案的查考利用价值表现得还不那么明显，档案工作往往被人们所忽视。在实际工作中，一些学校对档案工作缺乏长远的发展规划，档案工作的机构设置、人员编制、业务培训，设备添置、经费开支等基础性工作摆不上学校发展规划。学校抓档案工作也只是开开会，发发文件，领导原则地讲上几句重要性。多数学校还把档案工作视为软任务，认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工作的内容、性质和任务，更不了解按照一定的原则、方法管理和研究档案，充分开发和利用档案资源。且档案管理人员大多数是兼职，立卷归档不按时，拖拉现象较为普遍，档案工作长期处于难推动、难管理的被动局面。
二、档案管理的途径和措施
（一）做好档案收集。档案的收集是档案管理工作的前提和基础。要对日常的教育教学活动中形成的资料进行搜集、整理、分类、归档，在合理把握档案材料归档的范围的基础上制定相应的档案管理计划，力争做到对档案的搜集有计划性和实效性，使档案材料反映出学校工作的全过程。在归档的过程中，应按活动的各个阶段来搜集材料，使得相关材料准确有序、合理连贯、清晰全面。
（二）健全工作机制。要加强对档案工作的领导，从组织上保证档案工作的顺利开展，形成各职能部门齐抓共管的局面。研究解决档案管理工作中所涉及的人财物问题，改善档案管理条件和工作环境，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。定期开展档案知识培训，增强学校员工的档案意识，加强档案人员自身业务建设。
（三）完善标准规范。档案业务要规范，档案标准就要建立健全和真正实施，两者相辅相成、互相促进。要建设统一的档案管理平台和档案数据库，实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用全过程的科学管理，以档案信息资料的共享来方便使用者。
（四）提升人员素质。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，要注重档案工作人员的学习培训，提升专业知识和相关学科知识，着力提高获取、鉴定、评估、加工、提炼、交流、传播、调查和营销档案信息的能力。
三、提升档案工作的服务职能
档案信息来源于学校的各项工作，又服务于学校的各项工作。服务是档案工作的生命，离开了服务，档案工作将失去存在的意义和发展的后劲。
（一）树立服务意识。要树立“工作就是服务”的观念，从档案工作实际出发，更新服务观念，围绕学校的中心工作和实际需求，主动、及时地提供有效服务，做到学校各项工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里。要牢固树立建档为学校教育教学服务的宗旨，自觉把档案看成学校管理的重要组成部分，通过学校档案的建立、规范和应用，更好地促进学校工作的发展。
（二）提升服务质量。建立健全职责明确、过程控制、预防为主、持续改进的档案管理模式，综合考虑档案管理业务密切相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素，明确档案管理过程的控制要求，建立预防和处理不符合要求的档案管理业务的工作机制，一定程度上解决传统的档案管理中可能存在的管理不严、管理随意性较大等问题。
（三）创新服务手段。信息载体的有效利用是信息时代背景下档案服务的必要手段和步骤，要把信息化建设作为档案管理工作的发展方向。一是提高查询使用的科学化，对电子档案进行归档、整理，构建管理信息库和目录查询系统，方便档案查询。二是对重要纸质档案，通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息，逐步实现档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，提高档案的利用率。
（四）拓展服务领域。对档案资料进行重新开发、组合、整理，如利用档案资料编写校史和建立校史陈列室，组织新生参观，向新生展示校风、校貌及学校教育事业发展的轨迹，让师生了解，激发其爱国爱校热情；不定期围绕学校德育工作的内容和要求，组合选题，开拓德育教育新途径，丰富校园文化内容；还可以将教工中的各类先进人物和事迹的材料，以橱窗、校史室、报刊以及不同形式的报告会、研讨会等进行宣传、表扬，形成积极向上的良好氛围。
档案记录历史，影响未来，而连接二者逻辑关系的必要条件是档案得到有效利用。学校档案工作要始终围绕学校中心工作，转变观念，拓宽视野，从规范管理入手，不断提高服务能力，才能激发更大的生机和活力。
参考文献：
[1] 周明圣主编.教育系统质量管理体系 [M].北京：中国计划出版社，2003：24.
[2] 王莉.谈学校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003，16（4）.
[3] 代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.
一、强化“民生档案”管理的现实意义
档案工作理应服务于社会发展的需要，这既是档案工作的“安身立命”之本，也是社会发展的必然要求。然而，档案工作服务社会发展需要，绝非仅靠“满腔热情”即可以完全做到，而是必须在严格遵循档案工作基本规律的同时，寻求档案工作与社会发展需要的结合点。只有这样，才能使档案工作始终在健康的轨道上获得发展与完善。正因如此，关注民生、保障民生、改善民生，有针对性地履行档案管理职能、开展社会服务成为档案部门当前的重要工作内容。
开展档案信息服务是档案部门所肩负的社会使命。关注民生、保障民生、改善民生、建设和谐社会，同样离不开档案信息服务实践的支撑。因此，参与社会建设、关注改善民生、强化“民生档案”管理、深化档案信息服务，对于更好地发挥档案部门的自身优势、投身和谐社会建设实践具有特殊意义。
（一）强化“民生档案”管理
参与社会建设、关注改善民生的档案需求，开展惠及全民的档案信息服务是档案部门的基本职能。档案部门肩负着为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务的多重职能，具有得天独厚的档案信息服务优势。而档案信息服务的基本要求在于保证服务公共性、普惠性与社会公平。同时，档案信息服务具有量多面广、针对性强的特点，是构建和谐社会、促进社会发展、改善民生问题等不可或缺的内容与手段。因此，要适应社会建设的需要，必须改变以往过分强调政治性与保密性，忽视社会公众利用需求的思维定式与行为方式。树立以人为本、贴近社会公众的服务理念，积极参与社会建设、关注改善民生问题、强化“民生档案”管理，通过网络化、信息化和数字化平台，开展以集成化、个性化、便捷化为主要特征的档案信息服务，逐步形成具有公共性、普惠性与社会公平特点的档案信息服务体系。
（二）强化“民生档案”管理
参与社会建设、关注改善民生的档案利用需求，建立完善的档案信息服务体系是档案部门的工作目标。档案部门必须围绕构建和谐社会、关注改善民生的需要，加大人力、物力的投入，改进档案管理与档案信息服务机制、完善档案信息服务设施、健全档案信息服务体系，尽快地了解社会各方面、尤其是关于改善民生方面的档案利用需求、促进建立档案信息服务窗口建设，调动社会各方面的积极性，充分利用一切有效方式，面向社会公众开展更加集中规范、系统完善、权威有效的档案信息服务，发挥档案部门对社会协调发展的积极作用，实现档案部门的工作目标。
（三）强化“民生档案”管理
参与社会建设、关注改善民生的档案利用需求，深化档案信息服务能力建设是档案部门的现实任务。要以提高档案信息服务效益和质量为中心，适应社会公众、尤其是关于改善民生方面的档案信息需求，不断丰富档案信息资源，拓宽档案资源的收集渠道，夯实档案部门参与社会建设、关注改善民生、强化“民生档案”管理的工作基础。不仅要注意优化以管理公共事务为职能的国家机关宏观层面的国家档案资源，更要关注与社会公众生活息息相关的微观层面的社会档案资源。通过富集与整合相关档案资源，完善档案信息服务决策机制、创新档案信息服务方式，力求以最低廉的“成本”，向社会公众提供更多优质高效、方便快捷的档案信息服务，真正投身于关注民生、保障民生、改善民生、建设和谐社会的伟大实践之中。
二、“民生档案”管理的内容实质
当前，在相当一部分档案部门及其工作人员中，对于关注改善民生、强化“民生档案”管理的实际举措存在着模糊认识，甚至主张将“民生档案”作为专门档案的属类去认识与管理，极易造成对“民生档案”管理实践工作的混乱。究其原因，主要在于对“民生档案”内涵与“民生档案”管（下转第50页）（上接第47页）理实质存在着认识偏差。档案部门在关注改善民生，强化“民生档案”管理，参与和谐社会建设的实践中，分析研究“民生档案”的内涵、进而准确把握“民生档案”管理的实质，对于统一认识、探求档案工作与社会发展需要的结合点、更好地开展“民生档案”管理实践具有重要作用。
“民生档案”既是一个非实体表述性的概念，也是一个整体集合的概念。这是由社会实践中“民生问题”本身的特点与档案管理的特殊要求两方面的因素所决定的。从社会发展实践中的“民生问题”本身分析：所谓“民生问题”，顾名思义就是民众的生计与生活，即社会民众物质生活与精神生活的生存状态问题。具体而言，民生涉及普通百姓的劳动就业、社会保障、收入分配、基础教育、医疗卫生、居住条件、食品安全、社会治安、资源环境等多方面的内容。因此，关注改善民生，至少需要从民众对生产、生活资料的占有程度；民众精神追求的满足程度与民众生产、生活环境的舒适程度等三个维度着眼开展工作。由此可见，“民生问题”既是一个关系到公民生存质量与人们之间关系和谐的社会问题；也是一个关系到国家政局稳定，体现政府体制设计、制度安排，且与政府职能、政府行为密切相关的政治问题。同时，由于人们对于幸福美满生活的追求是无止境的，随着经济的发展与社会的进步，原有的“民生问题”解决了，新的“民生问题”又会出现。导致不同时期、不同发展状态下人们会有不同的民生追求，使“民生问题”成为一种始终呈现动态发展特征的渐进过程。“民生问题”所具有的这种复杂性、广域性、动态性、长期性等特点，使其“如影随形”般地与整个社会生活同生共存，几乎涵盖了社会发展的所有领域。因而，难以通过档案管理实践从“专业”领域角度对社会的全部“民生问题”进行“专门”的记录与再现。
岗位职责1：物业客服管家岗位职责1、负责业主办理入住的各项准备工作，及入住流程办理和后续的服务工作;
2、负责物业管理区域内环境卫生，园林绿化及返修施工的监管工作，发现问题及时跟进相关人员处理;
3、负责每日对公共区域进行巡视，并做好日常记录，发现各种不安全隐患及需要维修的设施设备及时通报相关部门进行处理;
4、负责业主委托代办服务的咨询及服务工作，及时反馈相关信息;
5、负责收集客户、业主信息，建立前期客户档案
岗位职责2：物业客服管家岗位职责1、熟悉项目部各项管理制度、收费标准及用户情况;
2、定期整理客户资料;
3、协助客户服务部主管制定项目部清洁设备使用方法及操作规程;
4、负责办理业主入住手续，装修审查;
5、负责装修档案、业主档案、项目部文书档案的管理;
6、负责项目部公共钥匙的管理工作;
7、负责准时向客户派发各种费用的交费通知单;
8、追收管理费及其它费用的工作;
9、接待处理业主投诉、记录，向执行部门反应，并进行反馈、上报;
10、负责对投诉的处理结果进行回访，并做好回访记录统计总结;
11、协助处理突发事件，并负责处理善后工作;
12、制订一般之文书通告表格等工作;
13、负责项目部的文件收发及传达等日常工作，妥善保管物业项目部的文件;
14、按上级领导的要求及时与业主沟通，反馈有关信息;
15、负责项目部文件的拟定和整理归档工作;
16、负责办理各类对客代办业务;
17、完成上级领导交办的其它工作;
岗位职责3：物业客服管家岗位职责1、熟悉物业公司各项管理制度、收费标准及其它部门的工作职能、工作范围。
2、熟悉园区环境及各种配套设施的公共设施的位置，各楼宇的外观结构、单元户数、入住率等楼宇的综合情况。
3、与住户保持良好的关系，定期开展回访工作，向住户解释说明物业公司的有关管理工作细则、管理公约、住户手册等，能灵活正确运用国家有关的法令法规和公司的有关规定，巧妙的处理好每件事情，维护公司的利益和声誉。
4、负责区域内物业管理各项工作的巡查，督查园区内各岗位工作质量，善于发现工作中存在的问题或安全隐患，跟进、处理有关违章整改事宜，认真做好巡查记录，及时将巡查发现的问题以《工作联系单》报相关部门处理。
5、全面负责收楼及收楼后的遗留工程以及日常维修工程的跟进完成，受理业主在保修期内的房屋维保修事项，及时联系或发函施工单位处理。
6、定期检查空置单元，发现需整改事项及时联系施工单位处理。
7、受理前台传达的工作信息，接受住户提出的投诉或服务要求，及时到现场实地了解，经有效分析后转交相关职能部门跟进处理。
8、负责起草对住户发出的温馨提示、通知、通告等文件，督促各部门通告按序张告及归档，包括文本格式、定期拆撕等。
9、负责跟进《保安日报表》中反映的事项，制定当天工作维修单，及时监督相关部门的维修和验收情况。每月整理《保安日报表》和公共维修单并存档。
10、全面负责各区车位管理工作。更新各区车位表及变更资料、催缴车位费，分析车位租赁管理问题，制定管理方案。现场了解各区车位租赁情况，跟踪喷牌、擦牌等工作情况，处理有关漏费、欠费、逃费等问题;定期更新各区车位表，如半年度或一年度更换一次车位表，视车位表的使用情况而定。
11、负责协助保安部、工程部处理突发事件，并及时上报管理中心主任。
12、协助组织、开展社区文化活动和宣传工作
13、执行上级所指派的其他工作。
岗位职责4：物业客服管家岗位职责1)负责业主办理入住的各项准备工作，及入住流程办理和后续的服务工作;
2)负责物业管理区域内环境卫生，园林绿化及返修施工的监管工作，发现问题及时跟进相关人员处理;
3)负责每日对公共区域进行巡视，并做好日常记录，发现各种不安全隐患及需要维修的设施设备及时通报相关部门进行处理;
4)负责业主委托代办服务的咨询及服务工作，及时反馈相关信息;
5)负责收集客户、业主信息，建立前期客户档案。
6)根进所服务区域的楼宇维保修工作，对每日工作进行跟进、记录、拍照，并反馈相关部门及业主。
7)对区域内的保洁服务进行业务的组织、指导和管理工作;
8)熟悉了解项目所有的服务设施及服务项目，对项目运行管理做到心中有数。
关键词 新升格本科院校 教学管理 档案管理 服务意识
中图分类号：G47 文献标识码：A
The Change of the New Upgraded Universities Teaching Secretarial Work
Abstract The level， efficiency and quality of the teaching management Influenced by the teaching secretary's work ability directly. New Upgraded Universities required the teaching management more and more stringently， and the change of students' quality requires teaching secretarial service to change from prior focus on daily teaching management， file management to the service and communication， which freed teaching secretary from the nanny work to play the role in the communication and serve the people， that is pay more attention to the quality training， the management and practice.
Key words new upgraded universities； teaching management； archives management； service consciousness； change
教学秘书工作在教学管理中应该合理安排每个环节的教学工作，要科学的提高管理效能，能在管理环节的过程中摸索出一套适合现在管理理念和管理方法，这就要求管理人员具有强烈的学习意识，竞争意识，责任意识，服务意识，以及质量意识和法律意识。
1 日常教学管理工作
随着升本后学生素质的提高和老师要求的提高，教学秘书的日常工作变得日益复杂。以排课为例：课程表是否合理和是否科学将直接关系到学校教学秩序的稳定和教学质量的提高。排课要考虑到教师、上课时间、上课地点及学生的接受能力等等要素之间的协调。新环境要求教学秘书在教学任务的安排中要参与到教研室研讨中去，严格按照教学计划执行。在决定教学任务下达给某位老师是要起到协调的作用，把老师上课中遇到的问题上传给各教研室主任，便于在排课过程中的合理考虑，以避免造成各种资源的浪费。在学生接受能力上遇到的问题时也要及时收集整理并在排课过程中反应给教研室和各位老师，以便在以后的教学工作中能够改进。
在期末考试工作中，升本前，教学秘书只管安排考试时间地点通知学生考试，通知教师监考，避免各种冲突，保证考试在正常进行就可以了。但是现在在考试的安排过程中就要考虑到学生考试压力的问题，要一天之内考试的科目不能超过两门，以便有足够的时间给学生复习；考场要采用标准考场的排列方法，保证学生隔位隔排，合班考试放在阶梯教室考试的人数不能超过六十人，保证考试成绩的真实性。在试卷的提交、审核和送印环节严格执行教师负责，教研室主任审核制度，教学秘书在这一环节要负责审核试卷的排版和分数等问题。在监考教师的安排过程中要考虑到教师应该参与到自己所任课程的监考，以保证在试卷出现印刷问题或者学生对试题有疑问时，第一时间得到解决。
2 日常教学文件的整理归档
一个二级学院的教学档案是学院教学管理和教学研究工作的历史记录，它保证了将来的教学科研工作的有历可循和有证可查。较之升本前，教学秘书的档案管理汇编的工作更加的要求细致规范，要严格按照规定的目录整理材料，采用统一的文件分类标准，严格区分档案种类。日常管理类的包括有关的教学规章制度的文件、教学工作文件、授课计划、授课任务书、校历；教研室文件包括各类教研室的工作总结、座谈会记录、教研室活动记录，教学情况调查表、教师考核情况等；学生的档案包括：学籍类的基本材料，学生的基本情况登记表、学籍卡、成绩登记表、试卷、实习材料、毕业论文等等。在收集整理归档的过程中由于材料来源的分散，涉及面的广泛，形式的多样，这就要求教学秘书要改变传统的收集模式，适应新形式下的各种类型的档案材料采用数字信息化的方式，用纸质稿电子稿并存的方式。对材料的保存年限要加以严格的区分，按时对材料进行清理。保证材料的真实可靠，为教学秩序的正常运行提供可以依据和查询的文件保障。
3 教学质量的日常监控
在原有的校级督导组的基础上成立二级学院督导组，教学秘书不在只是材料的提供者和会议的记录者的角色，逐渐地参与到督导过程中去，跟随督导组成员听课并评价教学效果，定期组织公开课，随机抽查或集中检查上课过程中要求教师携带的教学文件包括教案、备课笔记、点名课本是否携带齐全，学生作业是否布置和批改。了解教材的使用情况，保证教学质量，教学秩序的正常运行。
学期中教学秘书要跟随督导组成员一起进行期中教学检查，参与到各教研室教师与学生的座谈会中去，听取学生对教师个人和教师教育方法的意见和建议；教师对学生上课要求和课后拓展要求。并及时地整理出一份总结报告给督导组组长和学院领导，以便更快，更好地把学生和老师的意见落到实处。使之后的教学工作更加地符合教师和学生的要求，增加老师和学生的满意度，促进教与学的和谐发展。
在学期末，学生评教结束后，教学秘书还要参与到学评教分数的评分计算环节，负责计算学生评教，参与督导组对教师的评教，核算分数，对个教师一年工作基于一个公平合理的评教。
4 服务意识的转变
教学秘书的工作实质就是服务于人，升本前，教学秘书被戏称为教师和学生的“保姆”。就是意指教学秘书要考虑到教师和学生的方方面面，解决他们的任何问题，以保障教学秩序的正常进行。但是升本后，随着学生素质的提高，对教师的教学方法和教学秘书的服务方法提出了更高的要求。
新环境下，要求教学秘书从三方面服务于人，从院系工作上要求秘书要服务于领导，当好领导在教学决策中的参谋和助手的作用，协助领导作出正确的教学决策；
在对教师的服务上，应该秉承一切围绕以教学为中心的这一点，为教师提供优质的服务，解决他们的合理要求，以教师为本，体现人本关怀。
对学生的服务上要求教学秘书广泛接触学生，了解学生在学习上遇到的各种困难收集整理学生遇到的困难整合反馈给领导和任课教师。还要求变被动为主动，教会学生学会看培养计划和教学计划，了解学籍学分的管理知识。与其告诉学生应该怎么做，还不如告诉他们应该做什么。
新升格本科院校，由于环境、学生素质、教学要求等的提升，教学秘书的工作要求也愈加严谨。教学秘书要考虑到方方面面，端正服务态度，参与到教学质量的监控过程中，收集整理好材料以便归档备查。在做好分内工作的同时，也要加强自身素质的培养。注意工作方法，真诚沟通。
参考文献
[1] 刘燕华.论新形势下对高校教学秘书素质的要求和队伍建设.赤峰学院学报（自然科学版），2012.6.
[2] 李静.浅谈研究生教学秘书之教学管理.价值工程，2012.7.
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