时间：2023-05-16 10:16:36
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案管理的分类方法，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
1信息挖掘技术
1.1数据挖掘技术概述
数据挖掘技术是一种基于统计学、人工智能等等技术基础上，能够自动分析原有数据，从而做出归纳整理，并对其潜在的模式进行挖掘的决策支持过程，简单来说就是从一系列复杂的数据中提取人们需要的潜在性信息。
1.2数据挖掘技术的方法
二十世纪末，计算机挖掘技术产生。其一般用到的方法有：（1）孤立点分析。孤立点分析法主要用于对于特殊信息的挖掘。（2）聚类分析。聚类分析方法是在指定的对象中，对其价值联系进行搜索。（3）分类分析。分类分析就是找出具有一定特点的数据，对需要解读的数据进行识别。（4）关联性分析。关联性分析方法是对指定数据中出现频繁的数据进行挖掘。（5）序列分析。与关联性分析法一样，由数据之间内在的联系得出潜在的关联。
1.3计算机挖掘技术的形式分析
计算机挖掘技术在使用过程中，收集到的数据不同，数据收集的方法也就不同。在对数据挖掘技术进行形式分析的时候，主要用到：分类形式、粗糙集形式、相关规则形式。
2计算机数据挖掘技术在档案信息管理
系统中的应用计算机挖掘技术，能够将隐藏的信息挖掘出来并进行总结和利用，运用到档案管理中来，在充分发挥挖掘技术作用的同时，极大的提高了档案数据的利用价值。数据挖掘技术在档案管理系统中，一般用到的方法为：
2.1收集法
该方法在对数据库中的数据进行分析的基础上，建立对已知数据详细描述的概念模型。然后将每个测试的样本与此模型进行比较，若有一个模型在测试中被认可，就可以以此模型对管理的对象分类。例如，档案管理员就某事向客户进行问卷调查并将答案输入到数据库中。在该数据库中，对客户的回答进行具体属性描述，当有新的回答内容输入的时候，系统会自动对该客户需求分类，在减轻管理员工作压力的同时，提高了档案管理的效率。
2.2保留法
该方法是防止老客户档案丢失并将客户留住的过程。对于任何一个企业来说，发展一个新的客户的成本要远远高于留住一个来客户的成本。在客户保留的过程中，对客户档案流失原因的分析至关重要，因此，采用挖掘技术对其进行分析是必要的。2.3分类法通过计算机挖掘技术对档案进行分类，按照不同的性质进行系统的划分，将所有相似或相通的档案进行整理，在人们需要的时候，能够快速的被提取出来，提高了检索的效率和分类的专业性。
3档案管理引入计算机挖掘技术的必要性
计算机挖掘技术的应用，对档案管理方式的不断完善有着极其重要的意义，其重要性主要体现在：
3.1对档案的保护更全面
一部分具有历史意义的档案，随着保存的时间不断增加，其年代感加强，意义和价值增大。相应的，利用的频率会随着利用的价值增加，也更容易被损坏从而导致档案信息寿命折损，此外，管理不当造成泄密，使档案失去了原本的利用价值，这种存在于档案管理和利用之间的矛盾，使得档案管理面临着巨大的难题。挖掘技术的运用，缓解了这种矛盾，在档案管理工作中具有重要的意义。
3.2提升档案管理的质量
在档案信息管理系统中引入计算机挖掘技术，使得档案信息管理打破了传统的模式，通过挖掘技术，对管理的模式有了极大的创新，工作人员以往繁重的工作压力得到释放，时间和精力更加丰富，在对档案管理的细节方面也就更加注意，同时也加快了对档案的数据信息进行处理的速度，提升档案管理的整体质量。
4结语
综上所述，计算机数据挖掘技术涉及的内容很广，对挖掘技术的运用，使得各行各业的发展水平得到了很大的提高，推动社会经济的发展，带动社会发展模式的创新。在档案管理中使用计算机挖掘技术，使得档案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同时，也需要档案信息管理人员在进行档案信息管理的时候，能合理利用计算机信息挖掘技术，在提高工作效率的同时，促进管理模式的不断创新，以适应时展的要求。
作者:莫德强 李晓辉 王林 单位:中国白城兵器试验中心
参考文献
关键词：档案 管理 措施
一、档案管理工作中存在的问题
（一）重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识存在一些误区。认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，档案管理人员只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些思想认识，不仅表明了一些人对档案工作缺乏了解，导致轻视档案工作，还阻碍了档案工作的健康发展、科学发展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于经费有限，大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是手工地将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
（三）硬件设施不全。各单位档案管理必备的硬件设施参差不齐，差异较大。个别单位没有专用档案室，档案材料在部门或个人保管。个别档案室存在狭窄、潮湿、“六防”设备不配套现象，档案材料霉变、虫蛀时有发生。有的档案室没有必备的切刀、统一的档案夹和装订设备，导致装卷不规范。
二、档案管理工作中的基本方法
提高档案管理的水平，必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，必须按照要求进行工作，保证档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节工作顺利进行。
1、全面普查案卷。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为综合性档案室由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，剔除这些无用的文件，才能避免今后出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷能够避免某种相连的文件组合在一起。在重组案卷的过程中，应对无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷进行重新加工、填写，保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且可以提高档案的利用效率。
3、规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。各档案室应从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位的著录细则，提高基础工作水平。
4、统一分类编号。为了确保检索的完整性，在分类过程中，要根据《中国档案分类法》进行分类，做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
5、规范检索题名。在填写检索题名过程中，要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
三、档案管理工作中的主要措施
档案管理是学校工作的重要组成部分，它真实地记载着每一个时期的学校发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。
一是指定专人管理。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。一方面学校要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作，另一方面要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量，
二是配备先进设备。 先进的设备是提高学校档案管理水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备。应该配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。学校要根据国家法律法规和有关档案管理的文件规定，结合实际情况，制定出严谨的规范的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，使档案管理工作做到依法管理、按章办事、精细操作、妥善保管。
四是创新管理机制。创新档案管理机制是新形势下档案管理工作的现要求。我们要从服务的社会性、管理的复杂性出发，建立健全档案管理的责任风险体制、目标管理体制、竞争机制、激励机制，促使档案工作人员从事务型向专业型转变。要强化档案管理部门的业务指导、监督、检查等宏观管理职能，加强后续监管，促进档案工作的制度化、科学化、规范化。要形成科学分析和创新研究的工作态势，为档案工作的发展提供坚实的保障。
四是进行科学分类。科学分类就是按照档案部门的要求，根据学校的实际情况，按部门、内容等，分成党群类：包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。业务类：包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。人事类：包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。通过科学分类，便于档案查找利用
五是实施电子归档。档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校在案管理中，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。
1加强档案管理人员的专业素质
由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。
2办公室文书档案的管理
文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。
3办公室业务档案的管理
业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。
4加强信息化管理
随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。
5人力资源和社会保障管理
档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。
二结束语
[关键词]知识经济；企业；档案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.098
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-02
国家经济的稳健发展、社会的持续进步，均离不开企业的规范化、有序化发展，而企业档案管理工作是企业经营管理的关键，有效的档案管理，能够提高企业的经济水平。但是，现如今企业在管理档案过程中还存在一些问题，制约了企业的发展。因此，本文分析知识经济时代的企业档案管理具有一定的现实意义。
1 知识经济特征
首先，知识具有必要性，它在企业运行管理中占有重要地位，尤其是在生产力和生产关系两方面。其次，知识具有丰富性、全球性以及先进性。在社会经济发展落后时期，知识具有间接性和匮乏性，随着信息科技的不断发展以及互联网的逐渐普及，知识逐渐打破了空间和时间的限制，在网络平台中，知识逐渐融合在一起，它的应用价值被充分实现。在社会发展的传统阶段，知识形式单一，主要以书本、报刊以及文稿等形式呈现，现如今，知识形式越来越多样化，它能以文字、电子、图形、语音、光碟以及图像等形式呈现。再次，知识具有网络性。知识的处理方式、处理手段以及知识传播方式等均能实现网络化，以往知识传播主要通过广播或者电视等单一设备，而随着网络信息技术的社会化、家庭化和工作化，人们身边随时发生着各种知识传播的现象。然后，知识具有管理性。企业经济效益的提高，离不开知识的有效运用，因此，知识运用的过程即知识管理的过程。最后，知识产权化。企业利用知识产权化的特点，能够实现创新型知识的保护，利用知识可以促进企业效益化发展。
2 企业在档案管理中常见的问题
2.1 传统管理问题
传统企业档案管理的重点主要投放在档案收集、整理、分类保存等方面，它的管理对象主要有事件、书报、记载、人事、物品存档、过程以及文件等；管理手段主要为纸质记录、分类存储于档案管理室。传统阶段的档案管理受限于技术手段，以“资料收集”“保存”“管理”“借阅”等工作为管理重点。在此期间，人们高度重视档案资料的完整性，借阅人数较少。传统档案管理在历史记载方面发挥着重要作用，后人可以此为依据满足工作需要。传统管理的具体问题表现为：工作内容较复杂，且耗时。在发展规模较大的企业中，由于企业档案资源较多、涉及内容较广，对这类档案资源进行收集、整理时，需要专业人员进行督促、监督以及编辑整理，而随着企业发展规模的扩大，档案管理的难度也会随之增加。此外，档案管理还需要较大的保存空间，一定程度上提高了档案管理成本。
2.2 信息时代管理问题
2.2.1 分类方法传统
企业针对档案开展管理工作时，经常沿用传统的分类方法，且分类创新方法较少，分类管理规则形式化，这与企业的实际工作相脱离，当员工对档案进行目标搜索时，由于搜索难度较大，目标档案搜索经常以失败告终，即使搜索成功，也会花费大量精力。而往往搜索档案的人员并不是档案管理者，在未掌握分类方法的基础上进行档案查找，会大大增加查找难度，会使档案搜集者失去查找信心。
2.2.2 网络化优势较弱
虽然现今处于网络信息时代，但大多数企业的档案管理者经常弱化网络化优势，当人们搜集档案、获取档案信息时，网络便捷化优势未能充分彰显，而管理者主要发挥了人工优势。
2.2.3 管理耗时、耗力
管理耗时、耗力与传统档案管理具有相同性，企业档案管理者对信息的获取能力、计算机操作能力、档案分类整理能力等较弱，在档案管理工作中会浪费大量的人力、物力资源。
2.2.4 资料分类模糊
社会是动态发展的，知识类档案是要与时俱进进行分类的，且并不是所有的分类都是一成不变的，某些知识经实践检验后，会再次优化、完善，这时就要及时进行修正、保存，然而部分企业在管理档案时存在分类模糊、不及时的问题。
3 档案管理与知识资源管理间的关系
知识资源管理，指的是企业利用特定方式，管理知识从产生、发展、传递到实践应用的过程，这不仅能丰富员工的知识量、开阔知识视野，还能提高员工的工作水平，优化企业的工作质量，增加企业经济效益。企业经济效益以企业知识为主要来源，因此，提高对知识管理的重视程度是十分必要的，管理者在具备知识的同时，还要提高相应的管理能力，只有这样，才能促进管理工作高效进行，才能充分展现企业的文化理念，提高企业在市场中的竞争实力。
3.1 企业管理核心正向知识资源管理转变
企业知识具有两种类型，第一种是显性知识，第二种是隐性知识。其中，第一种是指已经保存下来，具有可观、可读、可听等特点的知识；第二种是指未被保存，仅在脑海中、数据中以及行为中表现的知识。知识资源主要倾向于显性知识，因此，企业档案管理也就是对显性知识的管理。需要注意的是，由于隐性知识为显性知识提供来源，因此，知识资源管理是企业知识管理的重点和核心。由于知识资源是支撑企业发展的重要保障，且它作为企业发展的经营成果，具有较高的资产价值，因此，管理知识资源即是管理知识资产。
3.2 尊重资源管理的基本规律
知识管理规律指的是，促进企业知识动态变化的规律。知识管理具有明显的特征，一是员工是知识的产生者。二是知识在企业环境中具有共享性。三是知识规范化后，能够得到员工的全面认可和支持。四是知识应用于实际工作，是知识资源目标化的充分体现。五是知识创新，即对企业集体全面创新，它能改工作模式以及工作方法，促进企业进入新的发展阶段。
3.3 现档案知识管理到知识资源管理的过渡
档案资源属于显性知识，且该知识资源已经经过标准化处理。因此，强化、管理档案知识这一知识资源时，理应从知识资源管理的角度入手，以实现档案知识管理到知识资源管理的过渡。
3.4 现实需要
知识资源管理后，企业档案知识会利用知识资源管理规律进行管理，从而能够有效避免信息时代档案管理中存在的问题。首先，企业内部员工积极参与，形成规范的知识资源优化处理，将过去管理者一人管理转变为人人管理。其次，知识资源参与实际分类工作和应用工作，这能有效解决以往分类模糊以及应用不及时等问题。最后，应用了正确、规范的知识管理方法开展档案知识管理工作，从而减少了错误方式的应用。
3.5 实施性较强
档案知识是经过规范化处理的知识资源，它能实现知识的应用和创新，同时，这与档案知识管理规律相符，因此，具有一定的发展生命力。
3.6 为企业提供价值
传统档案管理的最大价值在于历史记载性，信息时代档案管理的最大价值在于历史数据数字化。企业档案管理的实质是实现企业经济效益最大化，提高企业发展的利润空间。传统的档案管理受技术条件以及陈旧管理思想的束缚较严重，在一定程度上制约了企业档案管理实质的发挥，不利于企业经济效益的及时实现。
4 结 语
在知识经济时代，企业档案管理顺应社会发展要求实现知识资源管理，有利于促进企业优化经营管理结构，有利于提高企业的经济效益、增强员工参与档案管理的责任感。知识资源管理是企业档案管理的必然趋势，它不仅能增强企业竞争力，还能促进企业持续、健康发展，同时，还能加快我国建设和谐社会的进程。
主要参考文献
[1]张晓娟，马瑜，左田原，等.知识经济时代的企业档案管理――一种知识资产观[J].档案学通讯，2012（4）.
[2]刘昕.试论知识经济时代的企业档案管理[J].中国新技术新产品，2011（6）.
[3]邰曦.知识经济时代企业档案管理的转变[J].现代经济信息，2016（22）.
[关键词]建设单位；工程档案管理；相关分析
中图分类号：TV743 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0208-02
档案管理指的是收集与统计原始档案中的实体以及档案信息，对其提供有效管理以及各项服务的总称，而随着社会经济体制以及政治体质的不断改革，我国的高新科技建设发展也越来越快，建设单位当中的传统档案管理也就由此出现了重大的挑战。本文将对建设单位工程档案管理进行研究，分别从：档案管理必要性研究、建设单位工程档案管理现状分析、促进建设单位工程档案管理的有效措施，三个部分进行阐述。
一. 档案管理必要性研究
档案管理工作对建设单位发展具有重要意义，档案记载着建设单位各类信息，这些信息有的相当重要，关系着公司机密。一般工资做重大决策之时都会参考相关档案，档案能够为建设单位发展提供关键性的信息。如果一不小心泄露或者丢失了档案，便会给公司带来不可估量的损失，有的公司还可能因此负上法律责任。因此，做好档案管理工作对建设单位本身的发展非常重要。做好档案管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对公司的人才管理也起着不可替代的作用[1]。其次，积极进行档案管理创新对公司发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对档案的管理工作提出了越来越高的要求，对档案管理工作进行创新可以促进建设单位整体竞争力的上升，把企业的发展推向一个更高的平台。另外，档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决档案管理滞后问题，促进建设单位的有效发展。
二. 建设单位工程档案管理现状分析
（一） 档案管理体制缺乏完善
建设单位档案管理的体制并不完善。档案管理工作是一个复杂的过程，包括很多环节，主要包括档案的分类存档、档案的收藏、档案的使用等工作。档案的分类非常重要，这关系到档案使用时的便捷性问题[2]。档案的收藏也很重要，信息化时代已经到来，档案除了收藏在档案室外，还需要电脑存档，以防丢失。现有档案管理出现了一个非常奇怪的问题，很多企业非常重视档案的收藏，却很少将档案拿出来利用，这是档案管理非常忌讳的一个问题。
（二） 档案管理方法明显落后
部分建设单位档案管理方法有明显滞后性，跟不上时代的发展。部分企业档案管理还采用以前传统的档案室管理，没有将信息化引入到档案管理工作中去。信息化时代的到来决定了档案管理向信息化发展的必然性，一些企业不顺应时代的发展趋势，一定会逐渐失去市场竞争力，被时代淘汰。
（三） 档案管理缺乏重视
企业不重视档案管理，没有针对档案的管理工作的好坏制定管理制度。有的企业没有把档案的管理摆在一个重要的位置，人为档案的管理只是一项微不足道的工作，这种思维是非常不科学的[3]。还有的企业安排了工作人员进行档案管理，但并没有制定科学合理的工作奖惩制度，一旦档案工作出现了漏洞，公司不知道应该向谁追究责任。此外，档案管理工作做得好，公司也没有相应的奖励制度，严重打击了管理人员工作积极性。
（四） 档案管理人员素质水平低下
档案管理人员素质低下。很多企业管理人员的素质没有达到档案管理的基本要求，例如有些管理人员分类不明确，有些管理人员不懂在电脑上进行管理，还有些管理人员没有保密意识，随便将公司的网站分享给外人，造成信息丢失。因此档案的管理人员是档案管理工作的关键部分，如果管理人员的素质迟迟得不到提升，对整个公司的发展都会造成不良影响。
三. 促进建设单位工程档案管理的有效措施
（一） 充分应用激励机制
公司应该对档案管理工作引起重视，意识到档案对公司发展的重要作用。另外，针对档案的管理工作，公司应该建立科学责任制，这一点非常重要。科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性，而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性[5]。一个公司如果没有科学合理的奖惩制度，那么整个公司的管理工作都会乱套。另外，科学合理的奖惩制度可一维护公司的基本利益，一旦公司的档案管理出现问题，公司可以依据制度将责任追究到部门或者个人，不会出现不知道找谁追究责任的现象。而且，这种做法也可以对员工起到威慑作用，让员工对自己的工作更加的重视，促进公司更快更好地发展。此外，企业在选择档案的管理人员之时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。公司在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括管理工作的内容、管理工作的方法、管理工作出现漏洞应该才去的应急措施，只有提高管理人员的专业素质，管理工作才有可能做得更好。在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作做到安心与专注，以此使工作的严谨度显著提升；不仅如此，还要为档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式进行培训，培训内容中包括关于档案管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其它学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让档案管理工作人员全面提高自身综合素质[8]。
（二） 摆脱档案人员的不稳定性、流动性
为确保档案人员稳定性，企业应对现有档案管理体制进行完善，促进档案管理的优化升级。首先在档案管理的分类方面，相关工作人员一定要对档案进行精确的分类，不能粗糙将档案只分为几大基本类型，相关工作人员在分类时应该在对档案进行基本分类之后，在在大类下面分出小类[4]。不管档案使用电脑存档分类还是收藏在企业专用的档案室，这个问题都非常重要。其次，在档案管理的收藏方面，企业一定要注意档案室的环境，谨防潮湿，并且，企业一定要将档案输入电脑进行加密存档，一旦发生意外，档案还有备份的可以调出来。最后，企业一定要注重档案使用，档案只收藏不使用的话，对公司来说就是一堆废纸。实际上，档案的使用价值是非常大的，当公司遇到难以解决的问题时，档案上的信息可以给公司提供很多参考意见，促进公司的顺利发展。
（三） 以绩效管理促档案管理
绩效考核是现代企业管理模式的主要方式，我司采用限期定指标考核。没有规矩，不成方圆，公司领导要制定出科学合理的绩效管理制度，对员工工作绩效评价系统进行完善，将定量考核与员工工作能力及表现充分结合起来，用数据说话，使绩效评估工作更具透明化、公正化，绩效管理者应对绩效考核体系进行审视，加强与员工的深入沟通交流，保证反馈时效性，管理者还应该广泛听取员工意见，并及时做出调整，同时针对不同部门选择不同的考核工具，制定出科学的考核方案，对员工工作进行有效反馈。绩效管理的一项重要原则是量化，档案记录了人员状况、设备仪器、监测数据、原始记录等各种数据资料，比如各种文件、报表、设备仪器的说明书、监测数据等，做了真实有序的保存，是绩效管理过程中需要的重要依据，是绩效管理有效运行的证据，为绩效管理提供了重要的资料信息和有关文件。因此，档案是绩效管理工作的基础，对绩效管理体系运行产生重要影响。
档案信息化管理必须注重以下问题：第一，构建安全的计算机网络外在系统。档案的计算机网络设备一定要保证安全性。另外，网络信息系统的中心机房选址非常重要，要对多方面的环境进行仔细的推敲，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方[6]。第二，防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重地威胁，因此，企业的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。防火墙可以检查网络传输的数据的安全性，监控计算机网络系统的运行状态。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，从而确保整个网络系统的安全稳定运行。第三，对计算机网络系统及时进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。
四. 结束语
档案管理对于我国建设单位的发展至关重要，随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法跟上时代的发展，档案管理人员必须及时转变档案管理理念，采取行之有效的措施予以解决，促进我国建设单位档案管理工作效率的不断提高。
参考文献
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[5] 陈燕.关于建设项目工程档案管理的思考[J].办公室业务，2013，03（56）：28-29.
[6] 李妹琴.建设工程档案管理[J].上海建设科技，2013，02（28）：72-74.
一、加强并创新档案管理意识
不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。
首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。
二、建立健全人事档案管理机制
人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息―整理信息―分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。
首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。
三、创新人事档案管理方法
1 环保档案的内容以及档案管理的重要性
1.1 环保档案的内容
环保档案是指各级环境保护行政主管部门及其直属单位，在环境保护工作中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、音像、图片、电子文档等不同形式和载体的历史记录[1]。
1.2 环保档案管理的重要性
环保档案管理是指在环境保护工作开展时，对环境保护工作过程形成的文件资料进行收集、加工整理、立卷归档和检索利用的一系列工作。环保档案管理的对象是环境保护文件资料，是环境保护工作的信息载体。配备专业的人员对环保档案进行科学的管理，对于环境保护工作具有重要的意义。具体体现在下列方面：一方面，对环保档案进行科学管理，可以为环保工作的顺利开展创造良好的条件。在环境保护工作过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以环保档案的形式进行管理和保存，是有价值的环保信息资源，是环境保护工作者进行环境保护目标控制的客?^依据。另一方面，对环保档案进行科学管理，可以提高环境保护工作效率。环保档案进行科学、系统的整理归类，形成环保档案库。当工作需要时，可以有针对性地及时提供完整资料，迅速解决工作中的问题。
2 环保档案管理中存在的问题
2.1 档案管理工作不充分
目前，环保单位由于人员配备不足、场地受限、资金分配差异、管理制度不完善的影响，导致各环保单位档案工作的发展极不平衡，进而使得档案资料分散，信息不全。
2.2 档案管理人员的素质偏低
配备专业的人员对环保档案进行科学的管理，对于环境保护工作具有重要的意义。但是，在环保部门档案管理人员中，尤其在基层环保部门，却缺乏专业的档案管理人才，尤其是档案人员往往身兼数职。当前信息化时代，专业的档案人员不仅要精通传统的档案管理业务，还必须掌握自动化网络技术，使用计算机管理环保档案，这给进一步做好档案管理工作带来了新的挑战[2]。
2.3 环保档案管理系统有待完善
环保档案具有信息来源太多、信息量巨大、信息累成复杂等特点，信息管理难度大，因而对信息进行制度化、规范化十分重要，然而，目前并没有统一健全的环保档案管理制度，使的档案管理工作无论在管理方法还是在档案文件的分类、编码、处理流程、归档等方面都缺乏依据。另外，由于靠层层上报汇总，缺乏管理，造成资料分散、信息不全，不能及时转化为决策依据，大大降低了档案的利用效率。
3 完善环保档案管理工作的主要对策
3.1 提高环保档案现代化管理的认识
首先，分管档案工作的主要领导要有足够的认识，要为实现环保档案现代化管理创造条件，投入一定经费，配备档案现代化管理所需设备。其次，要提高档案工作人员的思想认识，克服传统保守的习惯，破除应用现代化管理的畏难情绪，要有实现环保档案工作现代化的思路，加强相应的业务学习，对传统档案管理进行革新和完善。
3.2 建立现代化的环保档案管理制度
档案工作标准化，是新形势下档案工作进展的必定走势和档案工作现代化的客观要求，它的制定和实施，必将给档案工作带来长足的进展和巨大的变革，因此，要加速标准规范的制定，积极组织贯彻实施。国家环境保护总局制定颁发的《中国环境保护档案分类规范》、《中国档案分类法、环境保护档案分类表》为加强我国环境保护档案工作、科学地管理环境保护档案、统一环境保护档案分类检索、实现环境保护档案的分类检索系统的标准化、规范化、现代化管理打下了坚实的基础。《中国档案分类法、环境保护档案分类表》其分为九大类，作为统一的微机信息管理分类标识，符合环境管理职能和环保档案的特点[2]。运用《环保档案分类表》（简称）分类类目标识，我们必须熟悉并了解环保档案分类表分类类目标识所规定的内容和适用范围，做到信息分类符合环境管理职能，保持各种信息的有机联系，便于微机信息管理。
3.3 加强环保档案现代化管理人才队伍建设
现在社会上普遍缺乏复合型的现代管理人才，档案工作更如此，尤其是缺乏既懂微机技术又有档案专业知识的复合型人才，例如有的单位虽配备了微机等现代化设备，由于缺少专业人员，结果微机仅起到条目输入、统计等简单功能，极个别的还使其常年闲置，不能充分地发挥其在档案工作标准化、现代化中应有的全部功能，因人才缺乏而直接影响了档案工作现代化的开展，所以环保档案要实现现代化档案管理就要求档案人员必须掌握现代化管理技能，否则环保档案的现代化管理就能难以实现，这是前提条件。实现环保档案管理现代化，对档案工作人员提出了更高更严的要求，要求档案工作人员相应地调整自身的知识结构，提高自身素质，至少要做好 3 个方面的工作：一是掌握专业基础知识，要求对环保科技知识和科技档案管理知识的掌握，没有坚实的专业知识，环保科技文献编撰难以开展；二是掌握相近和相关学科的知识，这是由当代科学技术高度综合趋向统一和现代学科的相互渗透、交叉、分化的现实决定的；三是掌握计算机、微缩、复印、网络等先进技术和设备的工作原理并能进行熟练的操作。
3.4 加强环保档案现代化管理物质基础建设
一是加大基础设施建设。现代化设备的购置是实现现代化管理的物质基础，在环保科技档案工作现代化建设中，需不断加大档案部门的基础设施建设。二是选择比较好的科技档案管理系统，提高使用效率。全国己开发了几十种类型、各个层次的科技档案管理实用系统软件，由于开发历史相对较短，缺乏统一管理，在设计方面有着诸多不足。如设计标准不统一、不规范及设计语言不相同，造成软件开发出来之后兼容性差，难以实现各档案馆（室）之间的信息和资源共享；科技档案计算机管理软件低水平重复开发，并带有浓重的地方色彩，造成人、财、物的大量浪费，没有一家能形成规模打开市场，行销各地。因此，选择使用相对较先进，适合自身使用的软件至为关键。
运用计算机以及相关的网络通信等高新技术是档案信息现代化管理的重要标志,建立能够进行相关的存储处理,检索复制包含图文以及音像等内容档案文献信息,能够将档案保护与档案信息处理融合为一体的信息网络系统是现在档案管理的重要内容。同时,为达到将档案信息方便快捷地转化为可利用的社会资源的目的,各级档案管理单位都在投入大量资金精力更新相关的设备,尤其在针对档案管理升级工作中,各级档案管理单位都配置了计算机等现代化办公设施,这些现代化办公设施的引入,在档案现代化管理工作中发挥了日益重要的作用。档案管理工作者应根据自己从事管理工作的实际情况,为档案信息管理现代化的实现创造条件。
1 确立档案管理标准化意识
现代档案管理,应确立以现代化为主要发展方向的中心思想,应确立以标准化为主要前提的意识:档案管理以现代化为主要发展方向,就是要建立现代档案信息网络,这是以现代计算机技术应用为基础,实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确,就必须确立各项业务工作的标准化基础,应着力避免内容混乱,系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现,这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施,才能使服务工作的质量满足相关要求,减少相关资源的投入,以达到最佳效益。因此,确立档案管理工作的标准化意识,是实现档案管理工作现代化的必要条件。具体来说,应做到以下几点:
(1)对于不同专业不同内容的档案,应先按大类进行分别存档,在这些不同门类的档案中,还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档,实行标准化规范化的档案管理;(2)对于不同形式的的文字以及音像材料,应实行按形式、时间来具体分类,针对不同的保管期限进行立卷归档;(3)应根据自身参与管理的实际工作内容,制定符合实际档案管理工作特点,便于利用现代化设备进行操作的标准。
2 培养档案管理现代化人才
科技以人为本,时代的振兴和社会的进步,包括各行业的发展,人才的作用是十分重要的,但是现阶段中,我国的档案管理工作的相关人员培养仍处于比较薄弱的环节。大多数档案工作人员缺乏必要的计算机管理知识,仅能利用现有软件程序进行简单的重复操作,一旦遇到系统调整,需求变化管理体系或对系统进行改进就束手无策。因此,如何做好新时期档案管理工作人才,各级档案管理单位必须面对的紧迫而现实的问题。随着现代科技技术在现代档案管理中的应用的不断加深,尤其是计算机技术是实现档案信息管理现代化的必要条件,也就要求具有现代档案管理工作人员必须具有相当的专业知识,能根据档案管理工作的自身需要,对相应的软件程序能作出改有效的完善。这就要求从事档案管理工作的人员加强相关的计算机知识培训。要培养档案管理现代化人才,要做到以下几点:(1)应根据自身发展需要,对相关的管理人员进行有针对性、实用性的专业培训,通过培训使档案管理人员充分理解相关软件的作用;(2)应根据自身档案管理工作的实际特点,要采用合理的用人制度,选择有工作能力,有实干精神的人员从事档案管理工作;(3)要培养新时期档案管理工作人才,不仅要确保他们具有相关政治理论水平、业务水平,还培养其开拓进取的意识,掌握相关的计算机理论知识水平和操作技能,实现档案管理工作现代化。
3 强化档案管理现代化意识
总的来说,实现档案信息现代化管理的重要内容,相关的档案管理的工作人员应做到以下几点:(1)尽快学习掌握现代化设备的操作,学习建立档案信息网络,拓宽服务领域,提高服务质量,增强档案管理工作的内容;(2)敢于大胆实践,利用现有条件,探索出符合实际要求的档案信息现代化管理的途径;(3)应加强相关知识的学习,完善自身现代化科学技术体系,提高业务的科学管理水平;(4)转变传统的观念,不断强化档案信息现代化管理意识,改变只提供上门查阅的被动服务方式;(5)及时总结探索档案管理工作的特点和规律,找出快捷有效地为各项档案管理工作和为社会服务的新途径。
4 制定档案管理一体化体系
由于历史原因,过去很长一段时间内,档案管理体制基本上处于封闭状态,所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验,集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点,保护档案文件之间联系,便于查找利用等方面有一定的优势,但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求,相比于不断完善的现代化检索技术,这种固有的方法和要求就过于繁杂,应以现代化的方法进行取代,其主要内容就是以计算机系统来完成这方面的工作。而且,由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理,导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案,不能及时投入开发利用。现代档案管理体系,就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系,依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理,制定统一的规范和标准,利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此,只有制定档案管理一体化体系,才能有效地提高档案利用时效,利用发展迅速的现代化技术,提高立卷方法改革的可行性。同时,运用计算机检索档案文件,既可以做到只要准确的确定检索条件,就能够快速的查到所需文件;又能达到查阅时不需要调动原件,不需要进入库房的效果。要制定档案管理一体化体系,就要做到以下几点:(1)利用计算机加工已形成的各种文献,建立档案信息数据库,通过网络系统传输到有需求的用户,实现档案管理部门由管理型向服务型的转便;(2)利用现有的办公条件,发展档案管理的对象,将单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展;(3)档案管理部门在收集纸质文件的同时,也应加强对电子文件的收集,实现多种形式的档案共管,将工作重点逐渐由文件管理转移到整体信息的储存和开发上。
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