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（一）档案馆危机管理是全面管理而非局部的管理
档案馆与外界环境或相关组织的任何不平衡或冲突都可能导致档案馆危机。档案在收集、整理、鉴定、保管、利用、展览等整个过程中，每个环节的疏忽或处理不当也都可能引发危机，制定危机预案以及处理危机时，应系统分析和统筹安排，不能“头痛医头脚痛医脚”。另外，危机管理是档案馆的重要管理职能，是一项系统的、有计划、有组织、决策非程序化的管理过程，有效的危机管理应该包括培养危机意识和危机管理能力、设置危机管理机构、制定相关的法律法规、完善档案馆管理制度、妥善安排危机管理的人、财、物等各个方面，只有全面地为危机预警和处理做好各种安排，才能真正做到未雨绸缪，防患于未然。
（二）档案馆的危机管理是全程管理而非某一阶段的管理
危机生命周期理论指出，危机从出现到结束过程有不同阶段，且不同阶段有不同特征。危机管理需要按阶段确定工作重点。档案馆应根据各种征兆来辨别危机，并着手处理。许多档案馆投入大量精力于危机后的救治及恢复工作，殊不知，有些损失本可以避免的。档案馆危机管理应是事前、事中、事后全程监控处理的连续链条，是一个系统工程，绝不等于危机后的救治，也不仅是危机前的预防。
（三）档案馆危机管理是全员管理而非某部门的管理
危机管理作为档案工作的重要内容，各级档案行政管理部门应将其纳入到所制定的法规、制度、方针、政策中。档案馆领导者是危机管理中主要的管理主体，领导者的危机意识、创新管理能力、专业技能以及对技术发展和外界环境变化的敏感性决定了档案馆危机管理的有效性。档案馆工作人员是档案业务工作的主要承担者，要对档案信息资源进行加工整合、组织、提供利用，因此需要熟练掌握相关信息技术、正确操作各种信息系统，时刻注意保护档案实体安全及档案信息资源的安全营造有益于危机管理的组织文化。除此以外，档案馆危机管理还涉及档案界研究人员、学术团体、学会、协会、社会公众以及相关部门工作人员（有关政府部门、电信管理部门、交通运输部门等），实现这些主体在分工基础上的通力合作是进行有效危机管理的基本策略。
二、改进我国档案馆危机管理的策略
（一）优化档案馆管理危机的管理
管理危机是由于档案馆管理水平落后，思想意识保守，管理体制不健全，责权利不明确，缺乏激励机制和竞争机制，缺乏可供借鉴的标准等原因而造成的危机，实现档案馆的可持续发展，必须在管理理念和管理方法上与时俱进，不断创新。首先，提升战略规划水平。战略规划是在全面了解档案馆所处环境及发展趋势的基础上，制定面向未来的使命、远景、目标、战略及其实施计划的思维过程与框架。提升战略规划水平，档案馆应主要从以下三点入手：一是准确定位，即根据本馆的组织结构、人员素质、服务能力、馆藏状况、研究与开发能力、设备与财务状况、档案馆外部环境特征等，制定其长期与短期发展目标。二是在战略规划中要突出数字资源管理开发与创新档案馆服务，以更好地满足用户需求。三是强化评估体系，监督战略规划的实施过程，以确保其战略目标的实现。其次，创新档案馆组织结构。传统的档案馆组织结构，是根据档案在档案馆的流动而进行的分工，因为部门与部门之间缺乏沟通而不免会存在重复劳动、责任推诿现象。在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，也明确提出“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”创新组织结构是在档案业务流程重组的基础上，对档案馆组织结构进行的改革，使档案馆成为一个紧凑、富有弹性的组织。最后，完善管理制度。“无规矩无以成方圆”，制度是档案馆管理不可缺少的工具，是档案馆工作顺利进行的重要保障。档案馆所面临的管理危机、档案实体及档案管理信息系统运行的安全危机、资源危机、服务危机等都需要通过制定、执行完善的制度而减免。
（二）优化档案馆资源危机的管理
首先，优化馆藏资源建设。一方面，综合档案馆、高校档案馆、专门档案馆、城建档案馆等由于社会分工不同，在资源建设方面侧重点也应有所不同。档案馆应根据本馆定位建设馆藏，如综合档案馆作为社会记忆保存的主要场所，其资源体系也应是多维的，要能反映社会活动的方方面面。另一方面，应将数字档案资源与传统档案资源进行整合。大量档案以电子邮件、音（视）频等电子形式生成、传输、利用，这些记录作为人类社会生活的产物，在构建社会记忆中起着不可替代的作用。可喜的是，数字档案资源的建设在上海、青岛等地的档案馆已经取得了较大的进展。其次，完善档案组织存储效果。组织是使档案资源程序化的过程，是其可用的前提。档案组织是为了更好地揭示和利用档案及其价值，然而，大多数档案组织是专业性有余而可用性不足。笔者在访问国内大多数档案信息网站时发现，各档案馆能够从多个角度组织档案信息，进而提供多个检索途径，如分类号、档号、关键词、责任者、发文时间等，但这些组织方式无不是从档案工作的角度出发，很少用户能真正了解这些术语的含义，更别说利用这些途径检索档案了。因此完善档案信息组织效果，应以用户需求为中心，从完善馆藏分类体系、优化档案著录效果、优化电子文件元数据标准、采用XML等资源描述方法等方面入手。
（三）优化档案实体及档案管理信息系统运行安全危机的管理
档案实体及档案管理信息系统运行的安全是档案馆赖以存在的前提。近年来，由于天灾人祸等突发事件致使库房及档案实体遭遇灭顶之灾的事件已不罕见。病毒、黑客、不正当操作等对档案管理信息系统造成的损失有时也是致命的。应对这些危机，档案馆需从以下几个方面入手：首先，加强档案馆基础设施的安全建设。档案馆建筑设计及分区布局必须严格按照《档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）》以及相关标准进行，在日常管理工作中要根据实际情况配备相适应的防火、防盗、除尘、加湿、空气净化等设备设施，做好日常的防护工作，确保各种形式的档案在保管、利用等过程中的安全。其次，确保档案管理信息系统运行的安全。信息系统环境下，档案著录、档案检索、原件的批量扫描与批量挂接、鉴定销毁等业务活动中有一大部分是通过管理信息系统来实现的。在可以预见的将来，档案工作对信息系统的依赖性还会增强。因此，应注意以下三点：第一，保证机房的安全。在《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）中，根据机房所承载服务的重要性将其分为A、B、C、D四个等级，并对各级机房制定明确的设计规范。档案馆应为本馆机房选择合适级别并严格执行设计规范。除此之外，还应从机房选址、机房抗震防洪、防雷电、电磁屏蔽、通风、供电、防火、排水以及安全保卫系统等方面确保机房的安全。第二，保证计算机服务器、网络交换设备、存储设备、通信设施等硬件的安全。除了要采用质量合格的产品外，还必须要做好日常的监测、维护工作，以及时将问题解决在萌芽状态。第三，保证软件系统的安全，可以从定时升级、杀毒、合理划分使用权限、制定并执行严格的管理制度、用户培训等方面入手，防止各种有意或无意行为对管理系统造成的损害。
（四）优化档案馆服务危机的管理
为了避免在网络时代惨遭淘汰，档案馆必须转变服务观念，提升服务能力、创新服务方式。首先，提高服务意识和服务能力。档案在支持决策及业务运营方面价值日益凸显，这就要求档案馆工作人员不仅要具备较高的思想道德修养、条理化、精细化的品格、较高的沟通能力和业务水平，还应该有较强的服务意识，多维的知识结构、较强的专业素养及沟通能力，主动将档案信息及信息产品推送出去，实现档案多元的价值。在天津、浙江等省市实施的《天津市档案工作人员持证上岗实施办法》、《浙江省档案管理岗位资格证书管理办法》等规定，就有利于提高档案实践工作者的专业素质及理论素养。其次，利用信息技术创新服务方式。数字环境下，用户需求个性化越来越强，但档案馆的个性化信息服务还有待进一步完善。若能将日前较流行的微博、微信以及一些即时交流的方式整合到档案馆服务体系中，必将大大拉近档案馆与用户的距离。另外，档案馆应承担起社会教育的职能，目前档案馆大多是通过成立爱国主义教育基地、举办展览、讲座等方式实现的，这些方式的受益人群有限。而在美国、加拿大等国家，档案信息网站是履行其教育职能的重要阵地，如在NARA网站中，有“数字化教室”这一板块，并根据用户类型（如教师、学生、科研人员、军人等）提供不同的内容，这对我国档案馆服务领域的拓展是非常有借鉴意义的。
三、总结
人事档案的功能是由服务对象、内容构成、管理方法等各种因素决定的，人事档案可以全面真实地反映出记录对象的基本信息，包括：基本数据、专业特长、工作经历、业绩水平、政治信息等。传统的人事档案管理是封闭的、单一的，不能够很好地实现以上的人事档案功能。市场经济运行客观上要求建立完善的人事档案管理制度，实现人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作记录，这样才能够为企事业单位选聘人才提供准确而可靠的信息。对人事档案管理制度进行改革，需要调整人事档案管理重心，改变传统管理中重数量轻质量、重外延轻内涵、重自身发展轻社会效益的管理倾向，传统人事管理模式基本属于静态保管型的管理，见物不见人，无法建立起与社会协调发展的人事档案管理模式，始终处于一种自我封闭的、盲目的管理状态之中。人事管理制度改革必须牢固树立科学发展的指导理念，从社会需求的角度出发，以为人服务为中心，突破传统服务理念、技术手段、管理体制的制约，将死档案变为活信息，从而促进市场经济的全面协调发展。
二、当前档案管理改革中存在的问题及其原因分析
第一，人事档案材料的诚信度不高。近年来，企事业单位加快了产权制度和人事制度的改革，流动人员大幅度增加，结果导致配套管理措施跟不上，人事档案材料造假时有发生，诚信度大大降低，这已经成为当前人事档案管理制度无法发挥作用的最大阻碍性因素。档案材料的领会就是诚实信用，这也是档案存在的基本价值，所以真实性是人事档案赖以生存的前提，也是它得以发挥作用的基础，是认识档案的生命。
第二，当前人事档案存在内容质量不高的问题。优秀的人事档案应该全面、真实地记录着人各方面的发展，应该是人最具说服力的正面材料，但是事实证明，当前的人事档案管理部门没有及时更新和补充人事材料，材料内容空话、套话较多，多为“过去式”的材料，信息量严重不足，从材料中根本无法判断出人的个性特征，无法满足用人单位的需求，大大降低了人事档案的价值。
第三，当前人事档案管理方法落后，管理手段陈旧。信息技术的发展改变了人类生活和工作的方式，而人事档案管理部门仍然处于手工填写、记录人事信息的阶段，缺乏基本的管理设备和手段。传统人事档案管理水平有限，究其原因，可以归结为以下几点：其一，缺乏对人事档案管理的认识，重视程度不高。传统观念中认为，人事档案是“神秘”的，记录的是个人思想和隐私等内容，人事档案的作用是供组织上考察了解个人所用的，所以档案材料多是关于个人整治、历史、家庭、社会关系等内容的记载，而忽视了个人德能勤绩的归档，所以无法全面真实地反映出一个人的性格与成长经历。另有一些管理人员不重视人事档案，真假材料不去鉴别，导致材料的真实性受到影响。其二，部分人事档案管理人员的业务素质不高，没有经过专门的业务训练，档案管理意识薄弱，没有足够的能力和精力把人事档案工作做好。加上一些领导不重视人事档案管理，也是造成档案管理问题的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事档案管理
（1）明确用人单位建档和管档机制。企事业单位应该将人事档案管理当做人力资源管理的重要任务来抓，牢固树立以人为本的管理理念，建立适合市场经济发展的新型人事档案管理制度。建立和完善人事档案管理是所有企事业单位人才管理的一项基本义务和职责，转变管理机制，实现“谁建谁管、建档权、管理权、使用权协调统一”，从而促进人事档案信息的有效运用，从而为国家人才培养提供可靠地人才信息保障。
（2）加强管理，保证人事档案材料的真实性。人事档案材料来不得半点需求，所以必须加强材料内容的真实性。人事档案管理人员工作中必须严把三关。一是把好材料入口关，对材料进行验明正身，有疑问的材料进行调查核实，从源头上切断问题文件入口。二是管理工作人员要把好验证关，鉴别后的归档材料一定有理有据，严肃认真地进行材料鉴定，检查材料是否准确，手续是否清楚，重点信息是否完整，确定无误后方可入档。三是严把人事档案转递关。对调动人员的人事档案进行严格审核和装订，由专门的单位进行取送，要求档案公章完整，个人不能私自带出人事档案。
（一）电子档案管理与传统档案管理的共性
电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理，但这并不排斥两者在基本原理上的共通性，总的来说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案的存在与传统档案不可分离，传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，对电子档案管理来说，同样需要保障信息的可靠与真实，此时，传统档案资料就是其真实性的重要保证；三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大，建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性，同时，如果想要查看实体的传统档案，还可以直接通过电子档案的记录将其调出，进而实现直接获取。
（二）电子档案与传统档案管理上的差异
1.管理方式不同
电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。
2.保管方式不同
电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。
3.归档方式不同
电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优点
1.电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展
电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入，还使树木砍伐状况得以改善，有利于森林资源的保护。同时，纸质文件使用数量的降低，还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。
2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率
档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
（二）电子档案管理的弊端
1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机
如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
2.企事业单位在进行电子档案管理
由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
3.电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险
例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高
国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结束语
1.1档案是企业文化建设的基础和依据，并服务于企业文化建设。
档案记录着企业的成长，是企业发展的历史长卷，记述和反映了企业文化建设的历史，包含着企业发展过程中做形成的价值观念、经营哲学和拼搏奋进的精神取向，而这些都是企业的文化建设的前提和依据。企业档案的有效管理为企业文化建设提供了大量的历史文献和各种有效资料和素材，可为新时期企业文化建设提供借鉴和依据，同时营造了浓厚的文化氛围并树立了了企业良好的形象。而企业文化也是以档案为依托，企业文化以档案形式为表现，档案多年的文化沉淀形成了企业文化，可以说，企业文化的建设离开企业档案管理是无法完成的，二者相辅相成，相互促进。
1.2企业文化的发展也影响着企业档案收集整理和鉴定工作。
企业文化作为整个企业的精神和灵魂所在，体现了企业的个性特征和独特魅力，是企业管理活动的重要组成部分，指导着企业发展的方向。企业档案是企业文化的组成部分，其存在价值在于满足企业的发展需要。随着企业的不断发展，企业文化也会随之不断地完善，企业文化所体现出的价值取向的改变和发展也影响着档案管理工作，也就是说企业文化若发生变化，企业员工受到企业文化的影响，在收集和整理企业档案过程中，对企业档案在收集管理和主观鉴定，也会随之发生相应变化。
1.3二者对企业的发展有着相同之处。
企业档案管理和企业的文化建设都共同服务于企业管理工作，是企业管理工作的组成部分，他们共同致力于引导企业员工形成积极的价值取向，共同影响着企业的决策方向，对企业的发展有着推动作用。
2档案管理对企业文化的作用和功能
2.1档案管理工作促进了企业文化发展，企业档案在企业的文化建设中体现了重要的价值和作用。
首先，企业档案记录了企业发展的成长史，是企业发展历程的载体。它以文字、图片、影响资料等呈现着企业成长的点滴，是企业可持续发展的重要资源和精神财富。其次，企业档案突出了企业文化与众不同的特色，使企业文化个性的塑造更具针对性。每个企业的发展，都有着自身与众不同的发展过程，档案沉淀着不同企业的不同的文化精髓，继承者本企业的优良传统，因此，各企业文化形成也各具特色，可以说企业的个性设计和形象塑造都离不开企业的档案工作。最后，企业档案为企业员工的文化教育培训工作提供教材。档案，取其精华去其糟粕，包含大量的历史知识，是企业宝贵的精神财富，企业档案最真实的记录了企业在发展过程中的相关资料，如企业财务、材料工艺、经营状况、文化建设等等重要内容，为企业对员工培训和教育提供了必要的教材资料。也提高了员工的综合素质，调动了员工的积极性，增加员工对企业的热爱。
2.2企业档案与企业文化具有相同的功能
他们工作服务于企业管理工作，是文化与经济结合的产物，共同组成企业的精神文明建设，企业档案对企业文化具有以下功能：a.导向功能，档案工作收集之际便取其精华，择取积极价值观资料，将职工引导到企业的发展目标上来，因此企业档案对企业文化具有导向功能。b.约束功能，企业档案是企业文化的一部分，是企业的一种无形的文化力量，企业档案的收集影响着企业文化的建设，并影响着企业的价值观、行为准则、道德规范等，企业档案和企业文化共同约束着员工和公司的行为。c.融合功能，档案管理的收集工作，会将符合公司价值观的信息搜集起来，使之融合，共同体现企业文化，同时融合职工的思想、行为，使之达成共性。d.凝聚功能，档案工作推进企业文化，得到员工认同并凝聚人心，团结员工，使员工有归属感，从而使员工团结一心，共同为企业发展而奋斗。e.辐射功能，企业档案使企业形成不同的企业文化，对外则代表不同的形象，并使其对外部有一种辐射力，既树立了自我形象，又对整个文化建设产生了极大的影响。
3如何有效发挥企业档案管理在文化建设中的作用
1.文书工作与档案工作衔接不好
文书工作与档案工作既联系又有各自的分工，两者互相配合，才能形成一个完整的管理体系，而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。
2.档案员的素质不高，需加强培训
一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，素质有一定的差距，与档案工作的要求相差很大，很少参加继续教育培训，档案知识陈旧，急需提高档案管理水平。随着计算机网络技术的普及，利用计算机进行文书档案管理是时展的趋势。加强档案员技能培训，规范化、标准化档案管理工作势在必行。各部门配合不够，制约了档案管理工作，档案工作需要从各部门收集文件资料，一些部门着眼于单位工作不愿意把文件资料交给档案员保管。档案员因为得职能部门的配合，难以做好档案工作，导致重要的文件资料散失。
3.各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高
从单位的各部门收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但在工作的过程中却困难重重，有些部门不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，只为了自己工作的方便迟迟不肯去交，而那些有着较强责任心和严谨工作态度的档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常感动心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。
二、提高文书档案管理水平的措施
1.加强领导重视
单位领导重视文书档案管理工作是做好文书档案工作的前提，文书档案管理人员积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向领导者宣传档案工作的法律法规，提高单位领导对档案管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书档案管理工作纳入单位工作重点，从而大量投入档案管理的设备，实现文书档案管理的现代化，使得文书档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，充分发挥档案资料的作用。信息技术的发展普及，对档案管理提出了更高层次的要求，文书档案管理人员只有不断的学习新知识，开展新业务，坚持终身学习的理念，积极主动的学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，具有技术型、管理型和复合型的素质，为档案工作提供更加方便快捷的服务。
2.规范衔接文书工作和档案工作
文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高档案的质量必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准，例如，严谨使用红墨水、圆珠笔、铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导者的讲话、外出开会的记录等帐外资料，及时收集处理，确保文件材料的完整。
3.办公自动化管理文书档案
档案人员的专业素质和工作能力需要提高，信息技术的发展对档案工作人员提出了更高的要求，档案人员要坚持素质教育、终生学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习信息技术和现代管理知识，掌握计算机、网络技术，朝着管理型、技术型的复合型人才努力，加大档案管理投入，从硬件建设上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案管理人员的业务技能，不断增加现代化设施投入，档案人员熟练运用现代化办公设备，提高管理水平，“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制，随时代的变化，档案人员素质需要不断提高，建立档案人员的学习激励机制。加大档案区域间、部门间的合作力度，扩大交际面，交流成功的经验和现代通讯高科技手段，发展创新思维。
4.加强部门合作，做好收集工作
档案管理人员要主动的了解业务部门的工作，经常性走动，获得及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，提供有价值的证据。做好文书的基础工作，调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在活动中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不同时期的重点，服务单位大局，开展文书档案工作。
5.完善管理机制
办理公文按照规章制度，尽可能的细化档案管理的程序和规定，简洁明了，可操作性强，文书档案管理人员，要严格执行公文规定，严格审核、签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是否完善，在公文正式印刷之前，审查文件格式是否规范，在印刷以后再一次的复核，然后发送给工作人员，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要的填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。
三、总结
【关键词】土地整理；档案管理；建议
我国土地档案管理工作暂行规定中指出，土地档案管理包括：地籍管理档案、土地利用规划档案、建设用地档案、土地监督检查档案、土地科技管理档案和土地管理教育档案等。土地整理档案是土地科技档案的一种，整理内容是对成片土地上的道路、水源、农居建设及耕地坡度改造等，工作内容主要有选址、测量、科研论证、规划设计、审查批复、资金预算、招标、施工、监管、竣工验收等多个环节，所涉领域涵盖工程建设、田间道路、农田水利、护林绿化、土地复垦等。在土地资源分配利用、流转、收益过程中发挥着重要作用。因此，转变传统观念，创新服务机制，研究档案管理工作规律，是实现土地整理档案资料在现代社会经济发展中发挥重要作用的技术保障。
一、提高土地整理档案管理的重要性
土地整理档案详细记录了采取工程、生物等措施，对田、水、路、林、村等实行综合整治等关于土地总体规划或专项规划的过程，通过土地整理措施的实施，增加了有效耕地面积，提高了耕地质量，调整了土地资源利用结构，改善了农业生产和生态环境，改善了农民生活条件。在土地资源分配利用、流转、收益过程中发挥着重要作用。因此研究和探讨如何规范、提高土地整理档案管理工作有利于最大限度发挥土地整理档案在现代社会经济发展过程中的重要作用，有利于提升土地整理档案的利用效率。
二、土地整理档案管理的策略探究
（一）提高档案管理认识，是土地整理档案管理的基础。1.加强学习，增强意识。要认真学习《档案法》《档案法实施办法》，充分认识到档案管理的重要性，从主观上树立工作责任感和严肃认真做好工作的思想意识，按工作优先，服务至上的原则，最大限度地发挥管理人员的主观能动性，更积极主动的投身于档案管理工作中。2.增强宣传，提高认识。加强对档案管理和保护档案资料的宣传，提高全体干部职工对档案管理重要性的认识；充分认识档案资源的价值，从主观上对档案管理有个全新的了解和认识，积极主动配合做好档案法制建设，使档案工作开展做到有法可依。3.争取领导支持是工作顺利开展的有力保障。向领导宣传土地整理档案管理工作取得的成绩，让领导层充分认识档案工作的地位和作用，积极争取领导的重视和支持；从机制上加强档案管理，重视人员、硬件、资金等投入，确保人力、物力和资源的合理配备。
（二）提高档案工作人员的素质是土地整理档案管理的前提。档案管理是非常复杂、烦琐的工作，是业务性很强的专业性工作，因此要加强档案工作者职业道德建设，培养档案工作人员爱岗敬业的精神；工作中严格遵守职业道德规范，尊重档案资料的真实性；培养埋头苦干，无私奉献的道德情操；培养严谨、细致、认真地做好档案收集、归档及保管工作的态度，树立扎实干，服务优，守纪律，创一流的坚定信念。不断提高管理人员的综合素质。
（三）做好档案分类处理是土地整理档案管理的重点。土地整理档案所要保存的内容是具有价值的文字材料、图纸、图表以及声像等文件资料。在管理中要依照选址、测量、科研论证、规划设计、审查批复、资金预算、招标、施工、监管、竣工验收等不同阶段进行细致分类，认真归档。要认真负责的对归档项目进行审查，文件材料要收集齐全，单项工程要有项目负责人审定。分类是土地整理档案管理中的初级工作，分类要细致，归档要认真，才能充分发挥档案资料在后期土地规划、利用环节的重要作用，是土地资源长期发展的历史依据。
（四）将档案资料数字化管理是土地整理档案管理发展的必然需求。1.开展管理人员技术培训是实现数字化管理的技术保障。随着网络技术的大力发展和信息技术的逐渐深入，不仅大大提高了工作人员的工作效率，而且提高了档案资料的完整性和持久性，在引进先进的土地档案管理信息系统后，要邀请业内专家对管理人员进行相关技术培训，转变管理理念，提高熟练操作软件的技能，定期考察管理人员的技术基础和工作能力，是实现数字化管理的技术保障。2.档案资料数字化管理是社会经济飞速发展的必然需求。当前正处于推进“四城同创、提升耕地质量、打造美丽乡村、建设生态宜居涪陵”建设的重要时期，土地征用与土地流转、农村建设用地复垦等工作大量涌显，档案查询、调卷和出具证明等工作繁多，管理人员的纸质业务堆积如山，为满足群众对档案资料的查阅和利用需求，充分发挥档案资料的利用价值，实现档案资料的安全管理和便捷查阅，需要做好网上备份、分类，建立数字化管理体系，因此，土地整理档案数字化管理是现代化建设的必然需求。
三、结语
总之，土地整理档案管理要能适应经济社会的发展，在社会经济建设中发挥较大效用，最大限度的发挥国土档案的使用价值，为土地的开发利用提供最真实的依据。
【参考文献】
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1.1档案管理不严格基层农机安全监理机构不少没有配置专门的档案管理人员，很多都是由微机操作人员代为执行。加上在岗人员频繁换岗，导致责任分配不均、交接手续不完备，进而对档案缺乏有效的监管，造成档案管理混乱的问题。而且，不少监理人员档案监管意识薄弱，责任心不强，工作得过且过，很少按照规章制度办事，导致档案监管流于形式。
1.2监管人员素质低就目前农机档案管理情况而言，很多基层农机安全监理机构不健全、物质装备不齐全、设备维修不到位，档案管理仍停留在人工工作阶段。而且档案管理人员素质低下，队伍稳定性差。而在农机安全监理系统中，具备档案专业技术职称的少之又少。很多监管人员没有参加过正规培训，有的甚至身兼数职，直接影响档案管理工作的规范化、准确性。
2农机档案规范化管理的建议
2.1认识农机监理档案管理工作的重要性农机监理档案客观反映了农机监理机构执法规律，对今后农机监理工作开展具有重要的指导价值。由此，从这个角度来讲，农机监理档案具有重要的社会价值，是农机监理机构的宝贵财富。在今后的工作实践中，必须把农机监理档案管理放在应有的位置，各级各部门提高认识，重视农机监理档案管理工作的开展。
2.2农机档案管理实现信息化、现代化随着计算机网络媒体的迅猛发展，农机档案管理系统日趋信息化、现代化。今后，建立电子档案将是今后农机档案管理的必然趋势。所以，要实现具有农机监理特色的办公自动化管理与必要的人工管理的有效结合；要积极参与当地档案行政管理部门组织开展的档案工作达标升级活动，促进农机监理业务档案的优化管理。
2.3充分调动档案管理人员的工作积极性结合地方工作开展实际情况，通过制定《农机方案管理办法》、《农机档案保密制度》等等规章制度，加强档案管理的规范化，明确工作责任，建立业务档案规范管理的长效机制。要实行专人管理，严禁档案人员工作时间空岗、串岗，确保有人调档必有人接待。要对档案人员进行工作细化分工，制作《档案工作人员职责分工表》，明确各自职责，定期考核，奖罚分明，.促进档案管理人员树立竞争意识、危机意识，充分调动档案管理人员的积极性、创造性。
2.4农机档案管理微机、人工录入相结合档案管理所有数据必须要录入微机，作为今后管理的重要参考数据，对于安全监理工作的转籍、变更、补证、报废、增驾、查询、注销等等，都有着重要的参考价值。由此，在数据录入的同时，必须要本着准确、规范的原则进行，确保各录入项目准确、清晰地存档与微机内，便于今后查阅使用。考虑到整个数据录入过程，需要人工完成，出现错误信息是难免的。为了尽量减少各种问题的出现，确保档案录入的准确性和真实性，建议微机记载与人工存档并存，确保档案监理工作得到进一步规范。
⑴营销档案管理缺乏比较统一的标准：营销档案资料涉及面很广，具有信息量大、业务分类多、流程多而复杂、涉及部门多等特点。但资料在整理、收集和归档等过程中缺乏统一的标准，从而易出现档案资料流失严重、资料收集随意性大、查找不方便、整理方法不规范等情况，影响营销档案管理工作的效率和质量。⑵营销档案管理机制不够健全：营销档案管理缺乏比较健全的管理制度，这使得各部门缺乏有效的制度约束，导致档案收集难、收集不齐全、数据不准确等情况频发，大大降低了档案的真实性、准确性和可利用性。例如，由于缺乏有效的监督考核机制和相关的岗位责任制，营销档案收集和归档过程中普遍存在不规范、不及时等现象，部分管理人员存在专业技术知识不高、责任心不足等情况。⑶对营销档案管理工作不够重视：虽然供电企业均建立了运行营销档案信息化管理的系统，并开展了信息化的档案管理建设工作，但对营销档案管理工作的有效性缺乏足够的重视[2]。表现为未建立比较完备的机制，管理理念跟不上形势，不注重提升管理人员的综合素质等。
2.加强电力营销档案管理工作的建议
2.1建立统一的营销档案管理标准
为保证营销档案管理工作的顺利开展，建立统一的营销档案管理标准至关重要。在“大营销”体系下，以往的营销档案管理流程和管理方式有所改变，例如，以往档案资料均分别归档于相应的部门，而现在这些资料均需要集中到一个部门进行统一保存，以提高档案资料管理的统一性。与此同时，这也对档案库的容量提出了更高的要求，且加大了储存的风险性（档案的唯一性，一旦丢失则可能无处可寻）。因此，应制定统一的营销档案管理标准，这对确保档案资料的安全性，提高资源的利用效率有十分重要的意义。营销档案管理人员应时刻秉承高度的责任心，把好档案资料的质量关，对于档案记录填写不规范、不完整等不合格的资料不予接受。同时，在收集营销档案资料时要进行全程进度跟踪，保证档案资料按时按质完成。另外，充分利用营销档案管理信息系统做好档案的归档工作。为防止因业务变更导致类别变化的现象，可设定档案分类标准，并制定统一的编号准则[3]。例如，在排架方面，可按照低压和高压客户进行档案分类，并按时间顺序进行排架保管。对于迁址、新增客户增容、更名过户、移表等业务资料，应及时在原档案中进行补充，而并非替换原文件资料。
2.2健全营销档案管理的制度
健全营销档案管理的制度，能使营销档案管理工作有标准可依、有章可循、有制度可约束，从而促使档案管理工作更加规范化。尤其应制定切实可行的档案管理考核机制和管理责任制，做到分工明确、责任到人，从而提高管理人员的责任意识。同时，为提高档案的安全性，应建立并健全档案安全管理制度，一方面加强库房的安全防护措施，如配备防潮、防火、防盗、防有害生物等设施，对于一些特殊载体的档案(如影像资料)，尤其要进行重点保护。而对于涉及商业秘密和知识产权的档案资料，为保证档案的安全和完整性，应健全档案保密机制和严格的查借阅管理机制。要求档案管理人员以及使用人员严格遵守有关规定，做好档案的保密、保管工作。另外，健全档案销毁机制，明确规定对于已经销户的低压客户3年内不能销毁档案，而对于已销户的高压客户则在5年内不能销毁[4]，当销户用户档案保存日期到期则应在有关人员的监督下进行销毁。
2.3提高营销档案管理工作的意识
供电企业应认清形势，重新审视营销档案管理工作，提高营销档案管理工作的认识。当前，人们对营销档案管理工作提出了更高的标准和要求，企业应紧跟时代的步伐，更新思想观念，意识到营销档案的重要性，并重视营销档案管理工作。为此，应将营销档案管理工作纳入企业营销工作的重点范围，并安排专人负责抓档案管理工作。供电企业其他中层部门也应予以积极的配合。为提高档案管理人员的综合素质，尤其是责任心和业务技术知识，应重视人员的培训工作。通过培训，使工作人员提高新技术、新设备的应用能力，同时，加深法律、风险防范等方面的意识，全面提高营销档案管理工作的效率和质量。
3.结语
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