时间：2023-03-23 15:09:41
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在高校的教育教学活动中，教学档案有着不可忽视的重要作用。高校只有在具备了大量的、可靠的教育教学材料，并继承已有的教学成果，借鉴前人优秀的教育经验和教育思想的情况下，才能够有节奏、有秩序、高效率地运行教育教学管理。当然，前人的研究成果和教育教学思想就是源自学校的教学档案。
因此，高校应当充分注重教学档案的重要作用，致力于将教学档案的管理工作渗透到教学管理活动当中，建立并完善教学档案的管理制度。同时，高校教学规划的制定与改进、教材的选取与运用、专业以及专业课程的开设等的依据也是源自教学档案，这些依据将对教学质量的高低和教学活动的成败造成直接影响。总之，高校教学档案是教学管理的重要资源，在教学管理中发挥着不可替代的重要作用和指导意义。
二、管理高校教学档案应该注意的问题
（一）更新高校教学档案的管理观念
在这个信息时代，档案管理信息化已经是不可避免的发展趋势，而要推进高校教学档案管理的信息化建设，首先就必须要从思想观念上进行重视。作为高校的档案管理人员，就必须要在更新自己的知识时，树立起良好的服务观念以及开发档案的新观念。高校的教学档案管理必须要树立起良好的服务意识，不能在停留在原来的思想上。为此，高校档案室必须要广大师生对知识以及信息的需求进行调查了解，并根据调查的情况加大相关教学知识、信息的收集、整理等工作力度，积极的为学校的发展贡献自己的力量。同时还必须让档案管理人员逐步的从传统的工作模式过渡到档案信息中心的工作模式上来，并在此过程中提高档案管理人员的现代化意识，促进高校教学档案事业的现代化发展。
（二）改进高校教学档案的收集工作
高校的综合档案室要对学校的档案工作进行定期的、整体的、系统的监督与指导。作为档案室的工作人员，需要迈出档案室，深入分析学校各教学部门的工作规律，了解他们工作的具体内容，合理把握文件材料归档的范围，并根据分析、了解的结果制定出相应的教学档案的收集计划，力争做到教学档案的收集工作有步骤、有计划、有实效。同时，档案室工作人员还需要对各立档部门的工作动态有一个及时、准确的了解，帮助解决他们的实际困难。另外，教学档案室的工作人员还可以精选出一些收集齐全，工作规范，立卷质量较高的部门，组织其它部门参观学习，互相借鉴，共同提高。
（三）建设高校教学档案管理工作的规范化、标准化、现代化
近年来，新的教育理念使各高校在办学方式、办学理念以及学科领域的建设等方面都呈现出了多元化的发展特色，这就使得高校的教学档案的种类越来越多，也越来越复杂。因此，在教学档案的产生、整理、收集、利用等运转过程中，应当以档案管理的标准与法规为依据，有效实施科学化的管理，使档案管理工作的每一个方面和每一个环节都能够达到规范化；同时，依据指标体系的要求，对于教学档案相关的支撑材料进行有针对性的、有目的的收集与整理，使其达到规范化、标准化的要求；另外，必须完善工作程序和管理制度，充分发挥教学档案在高校教育管理教学活动教学研究等各项工作中的作用，从而形成具有实用价值的、准确性和权威性较强的信息材料，进而实现高校教学档案管理工作的规范化、标准化和现代化。
（四）加强高校教学档案的信息化人才培养
档案人才是知识管理型人才。档案信息所具备的知识性与档案管理工作本身的专业性决定了档案管理人员所从事的工作是一种知识性的劳动。档案工作人员的素质会直接的影响到档案信息化建设。高校的档案管理信息化建设具有很强的技术性，这就要求档案管理人员重新审视自己的知识结构，认清自己是否具备运用各种先进的档案管理工具、高效并准确获取各种教学档案信息以及其他的相关的档案管理所需要的的能力。
如今，很多的教学档案管理工作人员都不具备这些综合能力，他们要么是能够运用各种先进的档案管理工具而缺乏档案管理能力，要么就是具备档案管理能力却不具备运用各种先进的档案管理工具的能力。为此，高校必须要为他们创造出一个好的学习环境，鼓励他们参加各种培训，努力的提高自己各方面的能力。同时还必须要注意引进新鲜血液，聘请那些具备良好的的综合素质能力的档案管理工作人才进高校从事教学档案管理工作。
三、高校教学档案信息资源开发利用的途径
（一）对高校教学档案信息资源的结构进行丰富、改善
要使得档案信息资源开发利用工作能够顺利有效的开展，就必须要要加强档案的接收和征集工作，并尽可能的扩大档案的接收范围和征集门类，使得档案数量更加充足、内容更加丰富、结构更加的合理。从档案室来说，需要对原有的管理体制进行改善，对单位的档案进行集中统一的管理。对于档案馆来说则需要坚持馆藏教学档案的数量与质量并重的原则，在合理扩大接收范围的同时，还需要对所接收的教学档案的质量进行甄别、控制。
需要对档案补充机制进行完善，要广泛地开展档案征集的工作，必须要想方设法地对散存在社会和个人中的档案资料进行收集。同时还需要对馆藏结构中文书档案占主体的单一局面进行改变，并加强与各个专业档案馆、图书馆、博物馆等之间的联系，以此来促进教学档案资源的共享。
（二）积极拓宽高校教学档案信息资源开发利用的范围
高校的教学档案管理人员应当树立起竞争的观念、积极服务的理念、市场理念以及协同合作的观念等先进的观念和理念，并以此为基础，做好三方面的工作：一是要切实关注学校以及广大师生对教学档案信息的实际需求，是档案资源能够得到充分的共享；二是要打破教学档案信息资源开发利用的常规范围，利用各种方式有效扩大档案室在学校中的影响力；三是注重开发档案室的新的社会功能，以扩大和提升教学档案信息的开发利用工作对学校发展的积极影响。
（三）加强各种先进信息技术的应用
高校的档案馆(室)应该积极的根据自身的馆藏特色建立起档案信息数据库。数据库不仅仅是档案信息存储系统，它同时还是对已经数字化的档案信息进行深一层的加工与组合后所形成的专题性的、高层次的档案信息的科学分类组合。通过建立起相应的数据库后，可以大大的提高查询速度，进而方便用户，同时提高档案信息的管理水平。
在21世纪，将各种资源与信息进行数字化已经成为了现代化建设的主要核心。档案管理现代化，就必须要是实现档案资源的数字化，只有这样才能够让高校的教学档案管理工作与时俱进。要实现档案资源的数字化就必须要建立起相应的规范与标准，同时还需建立起相应的信息平台，只有这样才能够促进档案信息资源的共享与利用，推进高校教学档案管理的现代化进程。
（四）加强建设高校教学档案的现代网络化
随着不断推进的档案信息化建设进程，教学档案有了新的形式，传统意义上的纸质档案逐渐减少，而以光盘、磁盘为载体的现代化教学档案在整个教学档案材料中所占有的比例越来越大。不管是在内容上，还是在管理的手段、方法上，以往的教学档案管理都无法满足现在的需求。在教育走向现代化的今天，为适应信息时代管理的特点和需要，不仅要实现档案资源的数字化，还要加大档案信息化建设的经费投入，开发或购买教学档案管理系统专用软件，建立教学档案管理信息化服务网络。在教学档案的管理上，充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询等服务，充分挖掘信息资源自身的综合性、积累性等优势，使我们所得到的相关信息重新达到优化组合的目的，发挥出更大的利用效益。
教学档案管理是学校管理及发展的重要资料，它包含文字、图表、视屏等各种资料，是学校教学管理的最真实、可靠的资料，教学档案的完整性、准确性对学校有重要的意义，教学档案的科学、规范化管理能有效地推动中职学校的建设和发展。
1．教学档案管理的工作内容
中职学校的教学档案管理主要是管理教学活动中的资料，包括教学类、管理类及综合类三种档案。第一，教学类档案，主要包括教师教学课程的设计、规划、实施方案及实施的情况；教师教学的课程标准、课程安排、教学任务、教学进度、教学培训等；教师课件的设计、教学案例、教学模型；学生使用的教材管理、教师编辑教材的使用情况、考试试卷的来源、试卷的分析总结等。第二，管理类档案，主要有对教师教学情况的考察、教学评估材料的收集、教师教学档案的整理、学生课程表的安排、教师课程资料的准备、教师教学质量的检查，教学师资力量的建设、教师进修材料的准备、学生学籍的管理等。第三，综合类档案，主要有相关教育部门对学校下达的教学任务、教学文件、教学计划、教学质量的考察、学校管理制度及学校的课程设置等。
2．教学档案管理的特点
教学档案管理工作是中职学校教学的重要后勤保障，对中职学校教学有重要的作用，教学档案的特点有：（1）中职学校的教学档案专业性高，在中职学校教学中，学校会设置不同的专业，有不同的学科，由于各专业培养的人才不同，各专业的教学计划、教学课程安排、学生使用的教材及教师的课程资料也不相同，各专业的教学档案也不相同，因此，中职学校的教学档案有很高的专业性。（2）中职学校的教学档案来源比较广泛，在中职学校教学过程中，相关教育部门对学校教学文件的下达、学校本身的实验室、科研室、教学管理部门、学生服务部门、后勤部等许多部门都会给档案管理提供丰富的资料，因此，中职学校的教学档案管理有广阔的资料来源。（3）中职学校的教学档案形式具有多样性，中职学校的教学存在多样性，因此，中职学校的教学档案资料也存在着多样性。中职学校的教学档案有文字、图表、电子稿、视屏光盘等多种形式，学校教学档案资料的多样性，也能真实、准确地反映出教学的多样性。
二教学档案管理工作的重要性
1．教学档案是学校形象的代表中职学校的教学档案来源于学校的发展、改革等过程，真实地记录了学校在教学、管理、运行等方面的发展情况，是学校形象的代表。通过学校的教学档案，可以明确地了解中职学校的发展、中职学校教学工作的情况；也能帮助学校总结教学经验，准确地定位中职学校的价值。同时，科学的教学档案能有效地提高中职学校的形象，有利于提高学校的招生工作和学生的就业。
2．教学档案管理能提高学校的教学质量中职学校的教学档案记录着许多成功的教学案例和教学经验，教学档案的合理运用能给教师教学指明方向，督促教师在学习成功经验的同时，不断地创新教学模式，有效地提高学校的教学质量。
三教学档案管理存在的问题
1．中职学校档案管理工作缺乏有力的监督部门
目前，在我国的中职学校教学档案管理中，缺乏专门的中职教学学校档案管理监督部门。中职学校的档案管理一般都是受相关的档案行政管理部门和教育行政部门直接管理。由于教育部门比较重视学校的教学工作，对学校的教学档案管理工作检查不严格，忽视了教学档案对中职学校的重要性。
2．教学档案收集资料不全
由于中职学校的部分教学档案管理人员不是专业性人员，档案管理工作人员不重视档案资料的收集，在收集资料时经常丢三落四，不能有效地收集到完整的资料。有些档案管理人员对资料进行整理时，不注重资料的分类管理，将资料随便地放在一起，极大地降低了教育档案资料的完整性，造成了教学档案的不完整。
3．中职学校档案管理工作没有强力的制度保证
目前，在我国的学校档案管理法中，没有专门的中职学校档案管理制度，中职学校的教学档案管理使用的是高职学校的档案管理方式，虽然中职学校的专业设置、教学安排、学生就业等方面与高职学校相似，但中职学校在教学目标、教学管理、教学模式等方面同高职学校有很大的差别，中职学校采用高职学校的档案管理方式，有时根本不符合中职学校的实际情况，导致教学档案不能真实地反映出中职学校的实际情况。
四加强教学档案管理的措施
1．加强中职学校的教学档案管理监督
中职学校要加大对教学档案管理的监督工作，确保中职学校的教学档案管理工作能有序地进行，同时中职学校要建议相关部门，将学校的教学档案管理工作，看作学校工作的重要部分，列入日常工作检查中，对学校的教学档案管理工作进行严格的监督，奖励档案管理工作优秀的管理人员，批评违反档案管理制度的管理人员，保证档案管理工作的规范性。
2．增强中职学校教学档案资料收集力度
中职学校要注意教学档案设备的更新，档案管理工作人员进行档案资料收集时，要注意资料的健全度，以及档案资料的细节收集，积极地参加学校组织的档案资料收集培训，不断地提高自身收集档案资料的专业能力。同时，中职学校要将先进的技术有效地运用在教学档案管理中，要严格注意教学档案资料的保密工作，做好档案室的防火、防盗工作，档案室的防火设备要齐全，档案管理人员要做好教学档案备份工作，确保档案室能有序正常地运行。
3．完善中职学校教学档案管理制度
中职学校要完善学校的教学档案管理制度，结合高等学校的档案管理制度，根据实际情况，建立符合自身发展的档案管理制度，用严格的制度保证档案管理工作的有效进行。同时，中职学校要加大档案管理的监督力度，严格检查档案管理人员的工作，发现问题要及时纠正，对档案进行规范化管理，确保中职学校的教学档案管理的严肃性。
4．加强档案宣传工作
教学档案管理在学校发展中有极其重要的作用，中职学校要充分地认识到教学档案的特殊价值，教学档案是一个成功的学校最宝贵的财富。因此，中职学校要加大对档案管理工作的宣传力度，让每一位教师都能用谨慎、严肃的心态面对教学档案，增强学校教师及其他职工的档案意识，让学校更多的教师了解档案、重视档案，营造一个关心档案、支持档案工作的良好环境。
五总结
【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。
【论文关键词】教学档案规范化管理
高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.
(一)成人教育学籍档案管理受重视度低
成人教育作为高校的附属，在档案管理上受重视程度低，学校领导并未对成人教育的学籍档案管理安排专人管理，而是和全日制学生档案一起交由教务处管理，但教务处在档案管理的重心都放在了全日制学生上，忽略了成人教育档案管理，这就导致了毕业时学生档案信息的缺失和不全面，同时信息化的档案整理手段并未普及到成人教育中，基本是由手工完成的，此种情况对成人教育的档案管理是有不利影响的。
(二)成人教育学籍档案完整性不足
入学通知书、考生信息表、学生登记表、成绩单、学籍卡、毕业实习考核鉴定表和毕业生登记表，这些是成人教育档案的组成部分。在档案管理中，这些内容缺一不可，这是学生档案有效性的保障。但是在目前各高校成人教育档案管理中，档案缺失的现象严重，其中档案缺失严重的为入学通知书与档案照片，入学通知书是学生入学的有效凭证，但在学生注册后，大多档案管理人员并未对其进行回收与归档;成人高考报名时需要考生信息表，但由于档案中缺失照片，在考生信息表里不会显示照片信息，这就降低了学生学籍档案的可信度，对学生进入社会参与岗位竞争产生不利影响。
(三)成人教育学籍档案管理模式落后
现在信息化应用到了各行各业，各高校也开始采用信息化管理，以往的成人教育学籍档案管理模式不适于信息化的发展，随着教育改革的步伐，成人教育相对于以前也有了很大的进步，此时对档案管理有了新的要求。档案管理方式的改变迫在眉睫。信息化的档案管理是成人教育学籍档案质量和完整性的保障，可以有效提升学籍档案的利用价值。以往档案被他人拆档、泄密的现象发生就是管理模式落后造成的，这都是亟待解决的问题。
二、加强成人教育学籍档案管理工作的有效措施
(一)提高档案重视度，建立管理体系
提高学校领导与档案工作人员对成人教育学籍档案的重视度是加强档案管理工作的前提。需要安排专业的档案管理人才对档案进行管理，管理人员上岗前需对其进行培训，要求完全掌握档案管理的重要性，并定期对管理人员开展培训工作。跟随教育改革和社会的发展，不断地更新学籍档案管理工作内容与方式，通过系统的管理让档案管理工作得以有序地进行。档案管理还需要学生自身参与，在以往的档案管理中，学生都处于被动的状态，没有掌握自己档案的完整度，在填写资料时也没有保持谨慎的态度，这对其未来的发展是有一定影响的。所以新的档案管理模式下，需要先提升学生对自己档案的重视度，其次引导他们正确、谨慎地填写档案相关表格。
(二)强化学籍档案管理意识与管理水平
学籍档案是学生参加工作的基本资料，是学生的综合能力与素质的体现，同时是用人单位录取人才的依据，这就要求档案管理人员在完全掌握《档案法》的前提下开展档案的管理工作。在档案管理部门普及相关法规，树立员工档案意识，使其从根本上认识到档案的重要性。在档案管理过程中遇到的问题需要及时地解决，有效地提高档案的管理水平，并利用档案的有效管理来推进成人教育的开展以及普及。档案管理需要在完善的管理体系下进行，这是提高管理水平的前提。
(三)将信息化技术运用于成人教育学籍档案管理中
成人教育的学生覆盖面广，由此形成了学籍档案种类多、资料数量庞大的特点，信息化技术随着教育改革的发展已经在高校中得到广泛的应用，因此在成人教育学籍档案管理中使用信息技术管理是发展的需要，且信息化技术可以提升学籍档案管理工作的效率。档案管理系统的使用，对学生的学籍档案的完整性起到了保障作用，学校或者用人单位查询学生档案时可以直接通过信息系统来进行，这不仅节省了时间也提高了效率。
(四)加强档案管理，保障学籍档案的真实性
真实性是档案的基本性质，学生学籍档案最终要交由用人单位保管，这就提升了用人单位对档案的重视度。因此教师在对学生做评价时需要保证真实性，杜绝空话、虚话，这对学生的发展是毫无作用的。档案要求对学生各方面的能力进行真实的评价，因此要档案管理部门对档案的填写进行有效监督，防止学生自己填写档案的鉴定栏，严格地保障学籍档案的真实性。
三、结束语
管理人员要树立档案意识，根据国家制定的《档案法》明确档案工作的重要性，提升对国家事业建设的基础影响。学校要制定完善的档案管理工作制度，充分利用信息资源提升档案管理工作效率。学校档案工作要以《档案法》、《档案实施办法》、《普通高等学校档案实体分类法》为发展指导，提升对档案资料的收集工作。强化工作人员的档案意识，针对重要科研成果、论文的特点进行分类管理。管理人员要自觉进行档案整理工作。对档案信息资源进行充分的收集工作，实现学校档案工作科学化发展，档案是学校重要的信息资源，是对学校进行的文字记录。大量的档案资料能够在整体上反映学校的发展状况。在学校档案工作中实现资料的收集工作，并加以管理，这样才能够充分的对档案资料进行利用。因此在学校档案管理工作中要强化收集工作，提升管理水平，结合学校的发展实际情况对档案资源进行利用。这是档案工作发展的重要趋势。所以，档案管理人员要关注学校的发展情况，及时做好档案收集工作，明确学校各部门之间的关系，充分的了解工作的开展情况，在日常管理中积极有效的开展档案处理工作，制定详细的计划指导档案工作的开展，针对新型档案管理手段要创新思维方式，转变工作方式。
二、提升对档案的利用注重信息资源的反馈
在学校档案中存在大量的信息资源能够集中反映学校的发展情况。在学校档案管理工作中要充分的体现档案的价值，实现对师生的服务效果，档案在教学工作开展过程中能够充分的体现服务性质，发挥自身的重要性将是档案充分开发利用的重点。因此学校管理部门应该积极主动的进行档案收集工作，提升档案的质量。采取认真负责的态度完善档案管理工作。在创新方法上，学校档案管理改变传统的工作方法，提升档案管理的透明度，对档案内容进行定期开放，完善检索方式利用现代科学技术提升档案信息化处理系统方法的创新。这是现代化管理理念在学校档案工作发展创新应用的表现。学校档案管理工作人员要通过多元化的方式对档案进行收集、整理，实现对信息资源的建档处理，档案的价值最终体现在充分的应用上，这也是档案存在的必要性。档案不能够仅仅满足于数量的增加上，同时还要充分的体现在解决问题的功能性上，问题的充分解决是衡量档案价值高低的决定因素。档案工作重点内容的明确将是提升档案利用的重要措施。只有强化对信息资源的反馈，才能够根据档案的需求进行详细的研究工作。发挥档案信息资源的优势，能够充分的体现信息需求过程，不断强化档案利用情况。在档案工作发展规律影响下实现档案工作标准化管理，这是学校档案工作的重要发展趋势。档案管理人员要重视对档案规律形成的分析，对涉及到的工作文件进行汇总处理，在客观规律的影响下，保证自身工作的独特性质，利用学校档案工作特点在实际工作中形成系统性规范发展，针对档案内容的性质，进行收集、整理、保管工作。避免出现学校档案工作整体性被破坏的特点。计算机技术在学校档案工作中的应用能够为人们进行信息资源搜索提供重要的便利条件，现代化档案管理工作的实现将进一步提升档案管理工作的影响。国家制定了中华人民共和国标准化法》、《档案工作标准体系》都是学校档案工作发展的重要依据，也是实现档案工作标准化发展的重要指导。学校档案管理工作要根据工作要求制定专业化标准，完善程序流程，对管理工作中的参数进行维护。档案主管部门要积极应对档案工作的标准化发展，对学校档案管理工作进行有效的研究，制定统一的科学化标准，在工作过程中实现各方面积极有效的沟通，实现科学管理现代化发展。
三、结束语
1.很多高校在进行档案管理时没有更新思想观念
高校的档案信息管理是高校实现信息的时效性的基本途径，所以，高校在进行档案信息管理时，要不断地充实档案信息的内容，要用创新的观念。但是，有些高校档案信息管理人员没有充分地认识到档案信息管理的重要性和必要性，档案信息管理人员的思想比较落后，没有跟上档案信息管理的步伐，只是用传统的方法来管理档案信息，缺乏创新意识。有些高校档案信息管理人员没有高度认识到档案信息管理的意义所在，他们认为档案信息的管理是无关紧要的事情，对学校的影响不大。有些高校虽然已经开发了档案管理的软件，但是软件管理人员的管理能力差。
2.高校教学档案信息管理人员的管理方法还需改善
有些高校的资金有限，在教学档案的信息化管理方面存在一定的滞后性，导致了我国的高校档案管理工作用人工进行操作的情况比较多见，信息化的管理手段没能运用到高校教学档案的管理中去，降低了教学档案的管理效率。还有一些高校虽然信息化管理设备齐全，但是信息化的设备形同虚设，没有很好地应用到教学档案的管理工作中去。与此同时，有些高校的档案管理已经建立了大大小小的信息化数据库，但是，却是各自为政的局面。
二、高校教学档案信息化管理的措施
1.高校教学档案管理信息化建设的核心功能和模块
整个教学档案管理系统要以核心功能模块为主，要成立一个数据整合中心，实现对学生教学档案信息的收集和整理，将数据存储在计算机的数据库中，数据库中的数据要包含学生详细的个人信息，同时还包括学生的档案和各种有效的资料。
2.要建设学生教学档案管理信息平台
教学档案信息不仅仅要呈现在学校网站的主页上，同时，也要在教学档案管理信息化平台上呈现出来，要确保信息的时效性，并将信息公开化，便于管理。对所有的学生进行统一化管理，将管理的权利交予学院的领导，并将平台上的信息进行定期的检查和整合。
3.要完善教学档案服务系统的建设
每一年，当新生报到时，学校都要对宿舍进行整体的安排，运用信息化系统可以实现住宿费的自动化管理，确保学生都办理了校园一卡通。可以将学生办理学生证和注册卡的信息进行准确的记录，防止有任何遗漏。对高校的教学档案服务进行评价可以采用信息化平台，学生可以在课下运用信息化管理系统自行选课，选择自己喜欢的课程，对教学档案管理的效果进行有效评价。
三、总结
一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点
在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。
二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理
传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。
因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。
三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点
档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。
学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。
参考文献：
[1]张含卓，欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报，2011，13（3）：427-428.
[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：100-103.
[3]王玉武.网络环境下高校教学档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2011，（5）：52.
[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.
[5]谭玲玲，邹妙玲，谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2009，11（3）：190-192.
文书档案管理教学方法改革技能《文书与档案管理》课程作为文秘专业的核心课程之一，教学目的是培养学生处理文书、管理档案的能力。市场对文秘人才的技能要求越来越高，《文书与档案》课程教学方法改革势在必行。
一、《文书与档案管理》教学方法改革的必要性
随着社会发展、学校扩招，大批毕业生涌向市场。市场上出现了“就业难、招工难”的现象，为何？因为企业缺的是技能人才，而应届毕业生实践技能水平低。随着计算机技术的普及以及新型办公设备的出现、公文和档案电子化，传统模式的办公室文书、档案工作方法得到改进。这些对技工学校文秘专业学生处理文书、管理档案的技能提出了新要求。
另外，技工学校的学生学习基础相对薄弱，自我控制能力较弱，缺乏学习兴趣。只有通过改变教学方法，提高学生学习兴趣，培养他们的动手能力，提高专业技能。
二、《文书与档案管理》教学中存在的问题
1.教学方法单一
以往该课程教学以理论讲授为主，教学方法老套，上课枯燥，严重制约了学生的学习积极性和创新性。
2.教学中理论脱离实践
教学中，主要讲授知识点，甚至有些实践内容都改为口头传授。比如，讲授关于电脑处理公文、档案等知识时，学生基本上接触不到电脑、档案办公环境、文书处理的办公设备等。学生的动手能力得不到锻炼，只能纸上谈兵。
3.教材落后
我国公文处理、档案管理在逐步优化，不断发展。传统的教材没有与时俱进，知识陈旧。比如，计算机辅助管理在档案管理中的地位日益突显。教材中阐述这方面的内容比重太少，不足以让学生深入了解该知识点。又如教材理论知识多，内容很少涉及到实践环节、工作情景模拟等，不能为学生提供工作环境所要求的知识。
三、《文书与档案管理》课程教学改革方法
《文书与档案管理》课程要改变以往教学中的弊端，除了采用传统的讲授方式之外，可采取以下教学方式：
1.案例分析法
案例分析法是以学生为中心、对现实问题进行交互式探讨的过程，改变了过去教师“满堂灌”、学生被动学习的局面。在案例分析教学的过程中，可灵活使用讲授法、讨论法和角色互换法等进行教学，以取得更好的教学效果。
比如，讲解档案库房管理要求时，要求学生分析一个新建档案馆内照明条件的案例，大家讨论、分析这个档案馆设计是否有问题，运用所学知识发表见解，教师总结，得出此档案馆设计违背了防光原则。又如播放北京卫视《档案》栏目中的纪录片《溥仪新生记》，片中有证明清朝末代皇帝溥仪如何改造成功的档案资料。要求学生讨论分析纪录片中出现了何种类型的档案，以及分析档案利用的途径和重要性问题。这些方法能让学生巩固所学知识，提高实践运用能力，培养分析能力、判断能力、解决问题的能力。
2.课堂专题讨论法
课堂专题讨论是针对教学重点和难点内容开设的参与式教学环节，能以学生为中心，让学生多参与课堂，培养他们独立思考、解决问题的能力以及创新性思维。
《文书与档案管理》教学中，首先，教师要选择好难度适中、值得讨论的选题；选题要考虑技工学校学生的知识积累，能让学生结合理论联系实际展开讨论，避免讨论冷场。比如采用“比较纸质档案、新型载体档案保管，并举例说明各自的优缺点”的选题。这两种档案的很多原始资料是学生经常在生活中接触的，如文件、照片、录像带等，学生容易理解。
其次，是课堂分小组讨论，一般以5人左右为宜。技校的学生自我控制能力有待加强，学习主动性不够高。人数过多，个别学生滥竽充数或者干私事。人数过少，达不到集思广益的效果。在讨论会上，每个学生都有机会畅所欲言，甚至那些平时不爱发言的学生在比较轻松的课堂气氛中也能加入小组讨论中来。在学生讨论期间，教师要巡堂指导，起到监督、指导作用。
讨论结束，每组派代表发言，促进各组交流意见，扩大他们的思考角度，保证讨论效果。最后，教师小结。
3.讲练相结合
《文书与档案管理》课程知识是技工学校文秘专业学生必考证――秘书资格证的重要内容。教师要结合考证内容，布置适合学生做的练习，让学生多思考，巩固所学知识，为文秘专业学生考证打下良好的基础。同时，教师可从学生做练习中掌握学生的学习情况，改进教学方法。
4.专题讲座法
文秘专业教师的知识面、实践能力有限，需要请一些企事业单位的档案管理人员不定期地做有关文书与档案管理的专题讲座。通过讲解他们的工作体会，学生能更多地了解工作实际情况，从而借鉴他们宝贵的经验，在今后的学习、工作中少走弯路。
5.实践教学法
实践教学法，即安排一定课时组织学生在校内档案室、办公室或校外实习基地从事具体的文书处理、档案管理环节，将理论知识直接运用于实践工作，培养动手操作能力，增加工作体验感。实习期间，学校还可聘请档案专家讲课、现场指导，进一步提高学生技能。
6.情境模拟教学法
教学中可加大实训比重，进行角色扮演、情景模拟等形式的情景模拟教学。比如，设定一个收文、发文的工作情景，学生扮演各种角色，模拟收发文的工作流程，完成情景中所要求的文书写作内容。学生能深刻理解收发文的流程以及文书的写作格式，培养他们的团队合作能力。教师还可将学生的情景模拟录成视频文件，播放给学生看，学生找出情景模拟中出现的问题，教师及时指正，达到最终教学效果。
又如，教师指导学生模拟进行档案纸质分类，拟写案卷标题，编制立卷类目、档号、目录、备考表等。教师还可提供部分新型载体文件，让学生上机房模拟管理电子文件、对新型载体文件归档。这培养学生熟练应用现代信息技术、从事文件与档案管理和各类信息处理的能力。
7.参观调查法
教学中，教师不定期组织学生参观档案管理部门，比如档案馆、档案室、办公室等。让他们实地了解档案部门的工作现状以及不同种类档案管理方法等。要求学生结合所学专业知识，撰写调查报告。参观调研能培养学生的职业素养和调查研究能力，让他们深刻理解档案管理实际情况。
除了以上七种教学方式之外，还可以通过更新教学内容、改变考核方式等来改变《文书与档案管理》课程传统的教学模式。该课教师可与校外文书档案实训基地共同制定教学大纲、授课计划、实训计划和方案，编写适合技校学生学习且与时俱进的校本教材。考核方式上，将实训成绩、测验成绩、课堂提问、课后作业、调研报告、课堂练习、期末闭卷考试相结合，促进学生技能操作能力的提高，以适应社会对文秘人才的要求。
参考文献：
[1]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[J].职业教育研究，2007，（7）.
[2]沈蕾，孙爱萍.《文书学》课程改革的思考与实践[J].档案学通讯，2009，（3）.
[3]孙玉梅.课堂讨论的形式与操作[J].雁北师范学院学报，2001，（2）.
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