时间：2023-03-21 17:03:52
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【摘要】文章分析了当前药检档案管理工作存在的一些问题，并提出了一些对策，以求发挥档案信息资源的基础，以求更好地为药检工作服务。
【关键词】档案管理药检
药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力技术支撑的重要工作手段。当前应当重视药检档案的收集、整理和管理。
1药检档案的基本内涵
药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。
药检档案其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资、仪器档案等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。
2当前药检档案管理中存在的主要问题
2.1药检档案管理格局不明晰，管理机构不健全，管理职能不明确。工作中，药检档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属药检机构各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。
2.2档案管理制度不健全，检查督促考核落实不力。在药检所管理中，一般按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。
2.3药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。当前档案系统的内涵和外延发生了较大变化，药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，在实际工作中，各药检机构均根据自己的理解和实践实施管理，使许多应该纳入管理的药检档案没有纳入管理。
2.4未能将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检机构近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对药检档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，在一定程度上影响了药检业务技术的发展，和实验室资质的认定。
2.5档案管理水平不高，现代化管理手段应用能力较差。随着计算机及网络信息技术在药检机构管理中的广泛运用，药检机构管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于药构档案的收集、编研、开发和利用，加之档案管理工作人员素质参差不齐，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。
3适应形势的需要，进一步做好药检档案管理工作
新的形势和任务，要求药检机构调整管理思路、改进档案管理方法，进一步重视和加强药检档案管理工作。
3.1建立健全药检档案管理网络。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，明确专、兼职档案人员，使药检机构每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。
3.2加强药检档案制度建设。一是建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，完善档案工作程序，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理。二是坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。三是将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实、同考核，同时采取措施调动档案工作人员和专兼职文档人员的积极性，使他们能够主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。四是设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。
3.3注重信息化建设。现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段。为此，应以药监系统信息化建设、政务信息公开为核心，以实验室资质认定评审为契机，加大投入。大力增强药检档案管理工作的手段和能力。如创造条件购置必要的现代化设施、建立本单位的档案目录数据库、采办GD2000等适用的档案计算机管理软件及有关技术标准和资料，使档案管理能力不断增强，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化，使药检档案发挥最大效益。
城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料,是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等,是城乡建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档案工作条例》(国发[1980]302号第二十八条,大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构,特别是大中型城市必须建立城建档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇按照要求,也要建立城建档案馆或设立城建档案室,并配备专职档案管理人员。
2城建档案工作现状分析
目前,全国80%的县级建设行政主管部门设立了城建档案室(馆),大中城市普遍建立了城建档案馆,负责收集、保管和提供利用本地区形成的城建档案,相当一部分城建档案馆(室)被赋予“城建档案管理处(办公室)”职能,指导监督本地区城乡建设档案工作,形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。许多地方和部门以及建设单位,将建设项目档案工作作为工程建设的重要内容,纳入项目建设管理计划和工作程序、岗位责任制,逐步走上良性发展的轨道。各建设行政主管部门将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序,普遍推行“一书一证”制度(即工程开工前建设单位要与城建档案馆(室)签订《建设工程档案报送责任书》,工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《城建工程档案验收合格证》),工程档案接收率达90%以上。城建档案馆(室)档案数量快速增长,各馆配备了相应的硬件设备,如密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等,按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档管理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术规范整理档案,档案规范化、现代化、信息化程度大大提高,村镇建设档案工作开始起步,各地积极贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》,初见成效。
湖南省株洲市城建档案馆(城建档案管理处)2004年晋升为“国家一级城建档案馆”;县级城建档案馆(室)在各级领导的高度重视和支持下逐步发展壮大。醴陵市2006晋升为省一级城建档案馆,攸县设立专门的城建档案馆,株洲县、茶陵县、炎陵县等建设局设立了专门的档案室。无论是人员配置、库房建设都相应的增加和扩大,整个县(市)馆藏由原来的几千卷上升到3万余卷。
我国已进入全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会的新阶段,各地各部门正全面落实科学发展观,统筹城乡发展,开展社会主义新农村建设,推进城镇化进程,在这种形势下,城市建设事业将获得前所未有的发展,对城建档案工作提出了更高的要求。城建档案工作面临新挑战,出现了新的问题和不足:城建档案的服务效能有待提高;地下管线工程档案管理滞后;信息化、数字化建设步子不大,建设档案工作仍然停留在“收集保管型”,没有实现向“信息服务型”的根本转变。
3创新工作机制,积极为城市建设和经济发展服务
挑战意味着机遇,问题就是机会。我们必须抓住机遇,解放思想,与时俱进,创造性地开展工作,建立城建档案信息资源主动服务工作机制,把城建档案工作推向新境界,使之在社会主义和谐社会建设中取得突破性进展。立足构建社会主义和谐社会对城建档案工作的要求和当前形势,努力创新城建档案工作机制,积极为城市建设和经济发展服务,我认为应做好以下几点:
3.1抓好重大建设项目档案工作,加强对重要数据的收集,将城建档案馆(室)建设成为城市建设重要数据的备份中心。
积极实施重大建设项目档案工作全过程管理,即以项目法人为管理核心,以纳入合同为管理依据,以监理控制为重要手段,在档案行政管理部门、专业主管部门、城建档案部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下,实施事前介入、事中控制、事后稽查、验收把关的全过程控制的新的重大建设项目管理模式。国家对城市防灾抗灾,应对突发事件和反恐怖等工作十分重视,各城建档案馆(室)应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件,一是做好重要工程包括重要建设、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理;二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作,做好重点档案的备份和安全保管,建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制;三是加强对重要工程档案的研究分析,为制定应急预案和抢救方案提供及时准确的服务。
株洲市城建档案馆在抓好重大项目档案工作方面取得了一定的成效。通过加大业务指导工作力度,工作人员经常性地深入施工现场,跟踪服务,及时介入,多方协调,进行业务指导,确保了资料收集的完整性和及时性。2001年至2006年,全市共办理竣工验收备案项目1591项,重点工程210项左右,仅2005、2006年共收集重点工程档案约4000卷。6年来新增入库档案约38000卷,为全市城市建设发展做出了一定的贡献。
3.2加强地下管线工程档案的收集管理,将城建档案馆(室)建设成为本地区地下管线工程档案信息中心。
地下管线是城市的生命线。2005年建设部136号令颁布了《城市地下管线工程档案管理办法》。各级建设部门要建立配套政策措施,纳入行政审批环节,把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等,纳入规划管理、施工管理、备案管理相关环节,建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制,保证各类地下管线档案信息及时移交,借助计算机、网络技术等现代化管理手段,建立城市地下管线信息管理系统,为城市建设提供高效优质服务。
2004年,长沙市城建档案馆通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,通过行政执法和地下管线工程档案业务指导以及检查督促,推动了地下管线工程档案工作全面发展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃气、通信、电力等专业管线工程档案都做到了业务指导到位、档案编制规范、收集工作有力、报送移交及时;2005年至2008年共接收各类管线工程档案4000多卷;并根据城市隧道工程、轻轨工程的发展,适时跟进,出台了一系列规范文件,主动提供优质服务。特别是在地下管线档案信息中心建设方面,长沙馆自2006年以来,通过市财政投入3370多万元,完成了“长沙市地下管线信息化工程(一期)”,实现了地下管线信息的动态管理,把长沙市城建档案馆打造成了城市规划、建设和管理以及长沙市经济社会数字化发展的基础工作平台,充分展示了城建档案工作在城市建设和经济发展的作用。
3.3推进城建档案工作信息化,实现由“收集保管型”向“信息服务型”的转变。
当前我国信息化建设正在进行战略转型,即从信息技术阶段转向信息资源阶段,从基础设施建设阶段转向深入应用阶段,从数量建设阶段转向质量建设阶段,从粗放配置阶段转向集约经营阶段。档案是国家的基础性原生性信息资源,档案部门是信息资源大户,档案工作从本质上来说就是信息化工作,面对国家信息工作战略转型,档案工作特别是档案信息化工作必须转变工作思路,把重点转移到加快档案信息化资源建设,发挥档案信息资源的重要作用上来。
当前多数城市采用计算机管理系统对城建档案进行管理,不少城市开设了局域网,有的开始建设数字化城建档案馆,但各地发展极不均衡,距离社会主义和谐社会对“信息化服务”的要求甚远。各城建档案部门一定要认清形势,居安思危,积极应对,国家档案局、国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作。试点确定了6个方面主题和16个试点单位,其中沈阳市房地产档案馆与另外两家单位联合承担“档案信息资源社会化服务”的试点任务,要求对利用信息化手段、采取不同运行机制、运用多种形式对档案信息资源进行深度开发、提供社会化服务等方面工作进行探索实践、总结归纳。各城建档案部门应主动融入对接全国档案信息化工作,努力把城建档案馆(室)建设成为本地区建设信息资料中心。“十五”期间,株洲市城建档案馆先后投资60余万元,用于声像设备和计算机信息化建设。安装了局域网,开发了“城建档案信息系统”,建立了株洲市城建档案信息网站,逐步实现了城建档案收集、管理、利用、统计的现代化,结束了手工操作和人工查阅的历史。建馆以来,共接待查阅利用者36980人(次)、查阅档案35019卷,复制资料50000余份,为城市建设、重点工程建设提供了大量的基础资料,也为全市各行各业及人民群众改扩工程、解决纠纷、补办手续、史志修编、新闻宣传等提供了大量服务,创造了可观的经济效益和社会效益。
3.4抓好村镇建设档案工作,为社会主义新农村建设服务。
总理在今年的《政府工作报告》中提出,要切实把国家基础实施建设和社会事业发展的重点转向农村,大力加强农村基础设施建设,加快农村水利、道路、电网、通信、安全饮水、沼气等设施建设,集中力量用两到三年时间基本完成全国大中型和重点小型病险水库改造。各地建设规划部门必须加强与档案、民政、农业等部门的合作,将村镇建设工程档案管理纳入三农工作、村镇建档工作,进一步纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序,保证村镇建设档案的收集、保管和开发利用。
对株洲市各县(市)村镇建设档案工作来说,一是要进一步建立健全工作机构,提高工作人员素质。特别是在镇一级,一定要指定专人负责,目前镇域规划建设发展很快,建设档案工作要跟上新农村建设步伐,不能留下空白。二是要进一步加大投入,提高硬件配置,落实工作场地和档案保管库房,配备必要的工作设备设施,改善技术工作条件。三是要进一步争取领导重视,努力用好地方政策,以有为争有位,不断打开工作局面。四是要进一步营造城建档案工作一盘棋的工作氛围,加强市、区县(市)、镇建设档案工作联动,建立信息员队伍和工作网络,开展业务培训,加强横向交流,增强建设档案工作为社会主义新农村建设服务的整体实力和成效。
做好城建档案工作,服务和谐社会,是我们每个档案人应尽的职责。认认真真工作,踏踏实实做人,敢于创新,城建档案事业正如这五月石榴花一样,将会绽放出艳丽夺目之彩!
参考文献:
[1]求真实务,开拓创新,全面抓好中小城市建设档案工作——建设部办公室主任李秉仁在全国中小城市建设档案工作座谈会上的讲话.2006-11.
近几年全市乃至全国开展的档案目标管理考核工作，对于机关档案工作的规范化管理就是一种很有效的方法。但是档案目标管理市级标准是针对全市档案工作水平较好的单位而制定的，有些硬件要求较
高，对于某些办公条件紧张，没有房间做为档案专用库房，档案数量较少的单位，升级就是短期内可望而不可及的事情。这些单位也往往成为档案部门触及不到的地方。针对这种情况，就需要有一个比
较有效的方法来对所属行政区域内所有单位的档案工作进行监督指导。
当社会的档案意识还达不到应有的程度时，就必须通过一定的手段强化人们的档案意识，使之成为机关工作人员及公民的自觉行动。经过多年档案工作的实践，我认为档案工作检查可以说是档案行政管
理部门依法行政的一种有效手段和方法。因为档案检查标准和条件可以根据本地区档案工作的实际制定，适用于每个单位档案工作状况。档案检查可以触及到所属区域内各个行政企事业单位，又强调档
案的基础业务建设和档案的开发利用，有利于档案行政管理部门对各行政企事业单位的监督指导。这样做档案工作不仅可以引起各级领导的重视，将其纳入机关的议事日程，而且档案也在各项工作中发
挥了重要作用，可以收到较好的效果。丰台区档案局从一九八六年开始，就坚持对全区各行政企事业单位的档案工作进行检查评比和合格验收，即年初将档案工作的诸多要求制定出检查标准和条件，每
年六月底之后对照标准对各单位逐条逐项检查，检查前加强监督指导，检查时严格要求，检查后有问题的单位认真整改，检查结果向全区通报，档案工作在全区引起了各级领导的重视，档案工作管理水
平相应得到提高。经过十几年的不断修改和改善，现在检查标准已经接近北京市二级标准，并纳入了一部分市一级标准的内容，侧重档案基础业务建设和开发利用。
档案工作检查在档案行政管理部门依法行政的诸多方法和手段中，有明显的作用，归纳起来主要有以下几个方面：
一、可以引起各级领导对档案工作的重视。
现阶段，有些机关的档案意识相对薄弱，仅凭档案部门的工作人员去做工作，还不能引起一些机关和部门领导的重视，而做为地区档案行政管理部门，代替政府履行行政管理职能，由档案局组织检查验
收，必定会引起各级领导的重视，随之会安排一定的人力、物力去从事档案工作，必然也会取得一定的效果。
二、有利于档案的综合管理，推动档案基础业务水平提高。
档案目标管理工作有力地推动了档案工作水平的提高，但是在档案目标管理工作中难免出现盲目追求升级单位数量，不顾升级质量等问题，从而达不到实际意义上的综合管理，某些单位档案工作中仍有
死角。而档案工作检查对文书、专门、科技、声像、实物档案的立卷归档情况一并检查，绝不留死角，改变了以往档案室只保存文书档案而不管其它档案的状况。由于每年检查，不会形成积存文件，不
搞突击，也保证了档案案卷质量。机关的会议档案、专业档案、基建档案、设备档案、照片档案、录音录像档案以及实物档案得到了综合管理或集中统一管理。档案的门类增加了改变了室藏结构，提高
了档案的综合管理程度。而且检查有利于发现立卷归档案卷中的质量问题，便于及时纠正，对于提高档案基础业务水平十分有益，也保证了档案馆档案来源的质量。同时也可以避免因盲目追求升级数量
而忽视或影响档案案卷质量的问题。
三、变消极等待指导为主动请求监督指导。
在社会档案意识仍相对薄弱的现在，一些单位对档案工作还不能得到应有的重视，档案人员兼职较多，哪个部门的工作抓得紧，就给哪个部门干，档案部门不主动有些单位就从来也不与档案局联系，甚
至立卷归档工作也不能按时完成。进行档案检查无疑会使这种状态得到改变。丰台区档案局在进行了十年档案检查之后，现在各立档单位不仅档案意识提高了，而且主动请区档案局进行监督指导，发现
问题请档案局帮助解决，一改以往消极等待的状况，档案工作出现了一种新的局面。
四、标准适合，使行政区域内各单位档案工作平衡发展。
近年来，全国大部分省、市进行档案目标管理考核，有力地推动了档案工作水平的提高。但是，档案目标管理是在各单位自愿申请的基础上进行的，一些单位只满足于完成每年的立卷归档工作，或受某
些硬件及其它一些客观条件的影响，根本就不申请升级，这样就有可能成为档案部门触及不到的死角单位，使一个地区各单位之间档案工作发展不平衡。进行档案检查则不同，所属区域内各单位都要参
加检查，接受档案行政管理部门的监督指导，必须完成检查要求的各项内容，而且检查验收标准也可以纳入档案管理体系、制度建设、基础业务建设、档案信息开发利用等内容，同样可以达到目标管理
考核的主要要求，即使档案保管条件相对较差的单位，也可以保证档案软件建设水平，从而保证一个地区档案工作能够平衡发展。坚持档案检查，还会使各单位由被动应付检查变为主动自觉地开展档案
工作，而且对于防止升级单位档案工作滑坡也是一种有效的手段。
五、促进档案开发利用工作。
档案检查不仅促进了档案基础业务水平的提高，为档案的开发利用工作提供了坚实的基础，而且档案检查时对各单位的档案开发利用工作可以提出各种要求，有利于各单位利用工作水平的提高。丰台区
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和
签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
1对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
3对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
近几年全市乃至全国开展的档案目标管理考核工作，对于机关档案工作的规范化管理就是一种很有效的方法。但是档案目标管理市级标准是针对全市档案工作水平较好的单位而制定的，有些硬件要求较
高，对于某些办公条件紧张，没有房间做为档案专用库房，档案数量较少的单位，升级就是短期内可望而不可及的事情。这些单位也往往成为档案部门触及不到的地方。针对这种情况，就需要有一个比
较有效的方法来对所属行政区域内所有单位的档案工作进行监督指导。
当社会的档案意识还达不到应有的程度时，就必须通过一定的手段强化人们的档案意识，使之成为机关工作人员及公民的自觉行动。经过多年档案工作的实践，我认为档案工作检查可以说是档案行政管
理部门依法行政的一种有效手段和方法。因为档案检查标准和条件可以根据本地区档案工作的实际制定，适用于每个单位档案工作状况。档案检查可以触及到所属区域内各个行政企事业单位，又强调档
案的基础业务建设和档案的开发利用，有利于档案行政管理部门对各行政企事业单位的监督指导。这样做档案工作不仅可以引起各级领导的重视，将其纳入机关的议事日程，而且档案也在各项工作中发
挥了重要作用，可以收到较好的效果。丰台区档案局从一九八六年开始，就坚持对全区各行政企事业单位的档案工作进行检查评比和合格验收，即年初将档案工作的诸多要求制定出检查标准和条件，每
年六月底之后对照标准对各单位逐条逐项检查，检查前加强监督指导，检查时严格要求，检查后有问题的单位认真整改，检查结果向全区通报，档案工作在全区引起了各级领导的重视，档案工作管理水
平相应得到提高。经过十几年的不断修改和改善，现在检查标准已经接近北京市二级标准，并纳入了一部分市一级标准的内容，侧重档案基础业务建设和开发利用。����旜????X閷
档案工作检查在档案行政管理部门依法行政的诸多方法和手段中，有明显的作用，归纳起来主要有以下几个方面：
一、可以引起各级领导对档案工作的重视。
现阶段，有些机关的档案意识相对薄弱，仅凭档案部门的工作人员去做工作，还不能引起一些机关和部门领导的重视，而做为地区档案行政管理部门，代替政府履行行政管理职能，由档案局组织检查验
收，必定会引起各级领导的重视，随之会安排一定的人力、物力去从事档案工作，必然也会取得一定的效果。
二、有利于档案的综合管理，推动档案基础业务水平提高。
档案目标管理工作有力地推动了档案工作水平的提高，但是在档案目标管理工作中难免出现盲目追求升级单位数量，不顾升级质量等问题，从而达不到实际意义上的综合管理，某些单位档案工作中仍有
死角。而档案工作检查对文书、专门、科技、声像、实物档案的立卷归档情况一并检查，绝不留死角，改变了以往档案室只保存文书档案而不管其它档案的状况。由于每年检查，不会形成积存文件，不
搞突击，也保证了档案案卷质量。机关的会议档案、专业档案、基建档案、设备档案、照片档案、录音录像档案以及实物档案得到了综合管理或集中统一管理。档案的门类增加了改变了室藏结构，提高
了档案的综合管理程度。而且检查有利于发现立卷归档案卷中的质量问题，便于及时纠正，对于提高档案基础业务水平十分有益，也保证了档案馆档案来源的质量。同时也可以避免因盲目追求升级数量
而忽视或影响档案案卷质量的问题。
三、变消极等待指导为主动请求监督指导。
在社会档案意识仍相对薄弱的现在，一些单位对档案工作还不能得到应有的重视，档案人员兼职较多，哪个部门的工作抓得紧，就给哪个部门干，档案部门不主动有些单位就从来也不与档案局联系，甚
至立卷归档工作也不能按时完成。进行档案检查无疑会使这种状态得到改变。丰台区档案局在进行了十年档案检查之后，现在各立档单位不仅档案意识提高了，而且主动请区档案局进行监督指导，发现
问题请档案局帮助解决，一改以往消极等待的状况，档案工作出现了一种新的局面。
四、标准适合，使行政区域内各单位档案工作平衡发展。
近年来，全国大部分省、市进行档案目标管理考核，有力地推动了档案工作水平的提高。但是，档案目标管理是在各单位自愿申请的基础上进行的，一些单位只满足于完成每年的立卷归档工作，或受某
些硬件及其它一些客观条件的影响，根本就不申请升级，这样就有可能成为档案部门触及不到的死角单位，使一个地区各单位之间档案工作发展不平衡。进行档案检查则不同，所属区域内各单位都要参
加检查，接受档案行政管理部门的监督指导，必须完成检查要求的各项内容，而且检查验收标准也可以纳入档案管理体系、制度建设、基础业务建设、档案信息开发利用等内容，同样可以达到目标管理
考核的主要要求，即使档案保管条件相对较差的单位，也可以保证档案软件建设水平，从而保证一个地区档案工作能够平衡发展。坚持档案检查，还会使各单位由被动应付检查变为主动自觉地开展档案
工作，而且对于防止升级单位档案工作滑坡也是一种有效的手段。
五、促进档案开发利用工作。
档案检查不仅促进了档案基础业务水平的提高，为档案的开发利用工作提供了坚实的基础，而且档案检查时对各单位的档案开发利用工作可以提出各种要求，有利于各单位利用工作水平的提高。丰台区
关键词：档案管理；问题；对策
档案管理工作主要是以行政机关产生之文书经归档后之管理和应用为范围，以档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的为主要活动的工作。档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好档案，用好档案，对资源开发起着重要作用。在一个单位中，档案管理无疑是单位有序、协调、高效运行的有效保证。
一、什么是档案管理工作？
档案管理工作就是利用科学的原则与方法管理档案。档案管理工作主要包括：档案的征集、整理、保管、鉴定、编目与检索、编辑与研究、统计与利用的服务。具体解释为以下几点：
1、收集档案工作
为了解决档案的分散和档案的集中利用之间的矛盾就形成了档案管理中的收集工作。
2、整理档案工作
为了解决档案的零乱和管理、利用的系统化之间的矛盾，就形成了档案的整理工作。
3、鉴定档案工作
为了使有保存价值的档案得到优先的保管，并能发挥出更大的作用，以满足需求，就形成了档案的鉴定工作。
4、保管档案工作
根据社会利用的需要，为了解决档案自然寿命的有限性和社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工作。
5、编目检索档案工作
为了解决档案排放的单向性排列和社会多样需求之间的矛盾，以及提高档案的查找，就形成了档案的编目与检索工作。
为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案的编辑与研究工作。
7、统计档案工作
对档案及档案管理的状态进行数量分析研究，这就形成了档案的统计工作。
8、利用档案工作
对档案进行法人一系列的管理活动，目的就是为了发挥档案的作用。通过各种方式，向用户提供相应的档案材料，这就形成了档案的提供利用工作。
尽管档案管理工作是一项机密性、政策性、专业性较强的工作，但是很多管理部门没有充分的认识到该项工作的重要性。从目前来看在很多单位档案管理工作还存在着很多的不足。
二、目前档案管理工作中存在的问题
1、对档案管理的工作不够重视
长久以来，很大一部分人甚至是一些领导干部认为档案管理工作就是看好档案，不丢失，不泄密。认为档案工作既不是单位的主要工作，还不能给单位创造经济效益，仅仅就是简单的档案保管工作。以上这些轻视档案工作的思想表明了目前还有很多人对档案工作缺乏了解，并且忽视档案工作重要作用。
2、档案管理水平不高、力量薄弱、手段落后
在很多单位中，从事档案管理工作的人员大部分都没有经过专业的档案管理知识的培训，对档案的管档要求、重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务都不是很了解，收集档案的意识淡薄。特别是在很多单位中，档案管理人员都是兼职人员，投入在档案管理工作的精力不足，所谓的档案管理工作就是将材料放入档案盒中，没有及时的整理归档，严重影响了单位的档案管理水平。
3、档案管理的硬件环境设施不齐全
现在，很多单位档案管理的硬件环境设施不够齐全，对档案管理必须要的条件没有解决落实，比如没有专用的档案室、档案室狭窄、潮湿，档案材料产生霉变、虫蛀，影响了档案的美观整洁及保存，甚至有的管档单位连必备的切刀很统一的档案夹等都无法配备齐全。
三、如何解决档案管理工作的现状？
1、提高档案管理人员的素质
档案管理工作的从事人员首先需要的是具有高水平的档案管理专业知识人员，并且要作风正派，有责任心。要不间断的对档案管理人员进行教育和培养，充分发挥他们的工作积极性和创造性。单位要经常专门针对档案管理人员进行专业水平培训。让档案管理人员真正能掌握科学管理档案的原则和方法，提高档案质量和工作效率。使档案工作更科学实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
2、健全档案管理制度。
要想建立完善的档案工作就必须遵照以下制度：
（1）档案管理的规章制度要体现合理性、科学性。要结合单位的实际建立档案管理规章制度，并能适应单位档案管理的需求。
（2）简明实用。制度必须是可操作的、简便易行、方便实用、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的作用。
（3）坚持制度约束双向性。既能约束领导又可以约束职工。因为领导将影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。
（4）坚持制度执行严肃性。档案管理部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行中，要做到有功必赏、有过必罚。
3、改进与完善档案管理功能。
在现代，应对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原来有的重要部分应予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位的需求，从而更好地为单位服务。
4、采用信息化管理手段。
信息化管理是当今社会发展的一大走向，这也对档案管理工作提出了新的要求，那就是尽可能地利用新手段提高档案工作的效率和水平，实现档案信息化管理。可以利用现代信息技术进行档案信息资源的采集、管理和提供服务。同时，还要注意系统输出的档案信息经过与外部环境作用后，输出的效果回复到档案信息化系统中，由此进行档案管理中的各项工作内容和规章制度进行再次调整。很多单位计算机已经进入了档案管理工作中，因此，实现档案管理工作的计算机化理势在必行。
综上所述，档案作为一种信息资源，是一种无形的资产，在各方面正积极地发挥应有的作用，规范化和科学化的档案管理，是一项重要的基础性的工作。在新的历史条件下档案管理工作必将紧紧联系着时代的发展要求，从观念上更新采取有效措施，积极探索现代档案管理工作的模式，促进社会主义的和谐建设。■
参考文献
1、李多，市场经济下的信用档案及其管理利用，安徽大学，2008年
2、吴宝康，档案学研究中的一些想法，档案学通讯，2006
3、何振，敢向路在何方与我国档案学的危机与契机，北京档案，2008
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