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说的通俗一点,企业的内部管理,就是企业为了强化内部、提高自身的经济效益、防止企业内部出现欺诈等现象,所制定出来的制度。近年来,企业为了更有力的进行内部控制,则更加倾向于企业风险管理这一管理体系。在一定程度上,企业的风险管理中包含了企业内部管理制度,同时还对其进行了拓展。对企业风险管理的定义是:由公司的董事会,或者股东例会中将风险管理制度制定出来,然后由全公司的人员一起配合实施下去。企业在进行项目的分析时,就应该预测到任何项目都具有风险性,分析出可能存在的突况,估测风险程度,这样才能有备无患。这样看来,风险管理对企业而言是至关重要的,只有事先进行风险预测,才能有备无患,不会让企业陷入险境。企业的风险管理还包括了:风险的评估、预测、对风险的控制等多个方面。也是企业从不同的角度进行自我完善的过程,只有事先看到了风险,进行合理的分析,合理的判断,才能使企业在遇到突发状况的时候能够冷静的面对。因此,风险管理制度,应该贯彻落实到整个企业内部,从日常的项目活动中进行跟踪。只有真正的贯彻落实到每个部门、每个员工,在进行重大决策的时候,每个部门也会从不同的角度去考虑风险,这样所等到的风险评估的层面也就越多,对风险的分析也就越准确。从各个角度去看待,才能使问题更加的清晰化,不会造成在做风险评估的时候遗漏了某个重要的因素,造成公司的损失。
二、我国化工企业的内部现状
(一)企业内部管理松散在现在的民营企业中,有很大一部分的企业,都不够重视内部管理,忽略了内部管理在企业管理中的重要性。虽然很多的企业都有制定一些员工守则,还有一些专门的内部管理章程等,但是这些冠冕堂皇的章程,真正切实的去实施的却很少。在不少企业,还有一些什么日常规定,节假日规定,加班规定等各式各样的规定,其实这其中的很多规定,都不符合企业自身的实际情况,要么就是过于刻意了,要么就是根本实行不起来,这样的话那些规定就失去了存在的意义。这就导致了企业内部表面有规定,其实内部一盘散沙的局面。企业自身对内部管理的不够重视,也是造成这一现象的根本原因。很多企业认为,内部控制就是财务的控制,只要财务部门做好了,其他的就不是问题了,其实每个部门都应该参与其中。内部控制应从各个部门的角度出发,考虑到各个部门的实际情况,才能真正的建立出能够坚持实行的制度。(二)企业内部的管理制度不够完善就化工企业而言,可能大多数的化工企业都有制定内部管理制度,但是为什么企业的内部人员管理还是那么乱呢?原因很简单,随着经济的增长,民营企业的增多,国家也出台了相关的法律对企业进行控制,随着法律的不断完善,企业的内部制度却还一直沿用老一套的思路,当然也就跟不上经济发展的脚步。由于化工企业的内部制度不够完整,不够健全等多种问题,导致了内部制度在实行的过程中无法落实。所以,只有不断的进行内部管理制度的完善和调整,才能使企业内部更加规范化,保证企业在开展各种经营项目的时候,能够有计划的进行。(三)员工素质不高企业内部的员工素质不高,也给企业在管理方面造成不便。尤其是在一些化工企业中,化工的审计制度不够完善,审计人员的素质也不够高,不能很好的发挥审计人员的职责,不能有效的进行监督。
三、如何完善企业的内部控制管理
(一)明确企业内部管理的重要性企业应该重视内部管理,企业领导应该从旧的观念中脱离出来,接受新的法律政策,制定出新的内部管理制度,由企业高层人员带头实行,并下达到各个部门。对内部控制意识进行弘扬教育,让员工明白内部控制的重要性,使企业上下的全体员工都能参与到内部控制中。当然,企业也不能只局限于对内部控制制度的建立,更应该看待其是否能够很好的实行下去。只有真正的意识到了企业内部控制的重要性,从领导至员工都很好的实行内部控制制度,遵照制定出来的条例,才能促进企业内部的管理和发展。(二)增加防范意识,提高风险管理加强企业的风险管理,企业内部通过对风险的评估,能够在企业面临危机时给出相应的策略。所以,当企业在进行项目的时候,各个部门应该积极配合,对那些高风险的区域,应该多次检查,并作出详细的应对策略,以备当危机到来时能够有备无患。总之,企业的风险管理是企业内部管理的核心,应该全面贯彻落实到整个企业内部。在进行风险评估和风险预测的时候,各部门应该从自身出发,全面权衡所在部门对企业的影响,或者对企业当下进行的经济项目的影响。从员工个人或者是部门角度出发,给出实质性的建议,分析出其存在的风险性,保证企业能够如期的完成目标。为了能够完成企业预期的目标,企业应该重视风险控制,拟定好内部管理的综合框架,灵活的运用风险控制的方法来减少风险的存在。对企业当前进行的经济项目及运营作出风险评估,对内部进行严格管理,和定期检查,找出内部管理中的不足,及时的发现管理制度中的漏洞。并提出相应的完善方法,来保证企业能够按预期达到目标,同时又能对内部管理进行有效的提高。(三)提高员工素质,完善审计制度当企业有了完善的内部控制制度,就应该认真执行和贯彻,并且由审计部门进行监督。审计部门的主要职责就是监督企业内部人员的工作,督促企业员工遵守企业所制定的相关制度。所以,单单有了内部控制制度是不够的,还要提升企业审计部门人员的综合素质,只有审计人员对自己的工作负责,有效的进行监督和审核,才能真正发挥出审计部门的作用。企业内部还应该对审计部门制定出审计制度,审计人员必须履行审计制度,对企业内部员工进行监督,保证企业的正常运营。总之,企业要想有良好的内部控制体系也不是一两天就可以完成的,也不是单凭企业自身就可以完成的,还需要企业内部人员的积极配合。国家对企业内部的控制也是相当重视的,同时还出台了一系列经济政策进行宏观调控,给出了许多方向,和标准作为企业参照的目标。另外,企业自身还应加强内部学习,了解内部管理制度对企业的重要性,明确规定好企业的未来发展方向和动力,防范于未然,才能让企业更好的发展。
四、结束语
1.内部控制评价的内容范围不明确
内部控制审核指导注册会计师对内部控制对会计报表相关的有效性,如何进行专项审计和审计意见的发表。它将在内部控制的审查范围有限,对会计报表相关的内部控制,这是可取的会计和审计标准,因为在财务报表审计中,内部控制评价在一般的情况下是可以作为审计方法的凭证的,它的范围应界定会计报表相关,主要是取决于完善并且提高审计工作效率,从而来保证审计目标和审计质量;对内部控制的评价作为一种特殊验证,而不是整体的控制,这是非常不合适的。内部控制与会计报表的有关电力企业控制集成交织在一起,不仅难以区分每个内容之间的试验研究,很难独立意见。
2.电力企业内部控制的监督管理不完善
监事会的成员不得少于三人,由风潮的代表和职工代表的比例适当,虽然有规定,董事,经理及财务负责人不得兼任的股东,但没有规定,如果他们成为监事如何制裁。因此,在对人员或董事会的董事会成员兼任情况监事会出现许多成员公司,很难控制自己,导致监事会董事会、经理层在公司董事会提出许多成为建筑工地的亲戚,让一些受人尊敬的教友占重要的位置,但不履行职责;其他规则没有对监事会职工代表的比例,具体的限制,很容易对工人的权利和利益产生的反对。
3.缺乏对内部控制评价报告的具体规定
基于内部控制报告缺乏规定,对内部控制的责任管理仅仅是内部控制制度方面的完善,并没有保证内部控制制度运行。缺乏详细规定格式及财务报告的内容,也使内部控制系统的主要原因不能有效地运行,对于一般的上市公司,披露内部控制系统的电力企业建立在上市公告的要求,以及相关的要求,在年度报告中没有内部控制报告。
4.内部控制评价从业人员素质相对较低
经理忽略了从业人员的培训,目前,电力企业的管理人员往往忽视对从业人员的培训,突出表现在缺乏了解培训机构管理人员的安全培训的法律责任,系统安全培训管理不完善;新材料、新技术的安全生产发展方向,以及新教材缺乏技术差距,培训的针对性不强,主要原因是经济案件不断发生。员工考核机制不完善的内部,在员工的内部评价机制的电力企业是不完美的,工作态度相对滞后,电力企业和不相关的可行的员工考核管理机制,偶尔的业务考核流于形式,考核后,经常使用互评,风,设置有没有相应的奖惩制度。因此,对员工的评价不够重视。严重影响电力企业的工作效率,在电力企业的大发展的抑制作用。
二、完善电力企业内部控制评价的应对策略
1.完善电力企业内部控制制度
首先,应该完善电力企业内部控制评价的内容,对企业内部控制能力评价的内容及范围进行明确的规定和详细的安排,对内部控制审计指导建议进行主要的修改,内部审计范围将扩大,使内部控制审计报告具有一定说服力,可靠程度可以借判断电力企业方面的会计报告,发挥电力企业内部控制评价作用。在统一的电力企业内部控制制度评价,目前,电力企业内部控制其评价方面的研究是非常有必要的。
2.完善电力企业内部控制的监管
建立和完善董事会制度,董事会为纽带联系业主和经理,在电力企业的治理结构中起着关键的作用。董事的股东大会董事会接受委托的具体事务公司在管理方面来看,在交易过程中,公司业务执行起决定作用。总经理由公司董事会来决定,主要是负责经营管理等方面的工作。完善内部控制实现内部控制,发挥董事会决定作用。由于现在董事会存在题,改善内部控制环境是非常有必要的。所以,应积极加强董事会建设,提供一个核心的位置。关键是完善监事会制度,董事会的运行工作板可以依赖。目前,很多企业都意识到问题的严重性,根据其自身特点,完善其董事会制度规制不同程度,保证董事会的决策科学。
3.完善内部控制评价报告的具体规定
实施内部控制的重要性评价报告是电力企业的发展至关重要,电力企业是为了确保提前重要控制弱点的主要依据。可以从毕马威和其他公司的内部控制评价报告的实践中学习,在高级管理小组的内部结构形成的单位,检查和定期的步骤和电力企业内部控制的设计与实现方案的评价。电力企业可以对注册会计师协会聘请外部中介机构审计的年度报告的有效性,以及主要的控制缺陷的评价过程中发现了必要的改进,保证财务报告的电力企业的制备和报告的质量,以减少金融风险。具体规定明确内部控制评价报告,由于目前对电力企业的内部控制评价报告给当局没有具体的规定,称其响应的具体规定。
4.提高内部控制评价从业人员的自身素质
(一)内部控制意识淡薄
改革开放30多年来,我国经济的发展取得了巨大的成绩,也推动了酒店企业的蓬勃兴起,但是在我国很多的酒店企业中的管理者的管理意识并没有适应市场经济的发展而转变,甚至有的酒店管理者的意识还停留在计划经济时代,从而导致对酒店内部控制的认识存在滞后。酒店管理者总是希望有更多的消费者来消费,对酒店的会计信息数据以及相关的规章制度,往往没有足够的重视,认为对酒店的运营管理和利润的最大化并没有太大的影响,这可能是酒店的管理者在短期内根本看不到内部财务控制对酒店利润所产生的积极影响。如果酒店企业的管理者疏忽了内部财务控制,长期会降低酒店的管理效率,不利于酒店在未来的市场竞争。现今我国绝大部分的大型酒店都设置了会计财务岗位,财务人员一般都具有比较的专业的会计财务知识,但是缺乏对酒店运营的一些基本认识,关于酒店的内部财务控制理解的少之甚少。财务工作人员在会计核算中往往比较具有较大的随意性,也不太注重实务操作,甚至不按规章制度工作,造成业务上的混乱、权责不明,有可能致使逆向行为,会计失真的可能性增大,直接造成酒店的收入流失。
(二)内部控制执行力度薄弱
酒店是一个综合服务型的企业,一般涉及到的业务种类繁多,以及每个消费者的消费需求有着很大的差异,其本身所具有的复杂特性,就要财务部门的工作人员提升工作效率,增强其执行程度,财务核算做到细致化、规范化、科学化。而在我国酒店的实际管理活动中,财务人员对酒店的财务工作的理解性有着很大的不同,工作标准也不尽相同,那么职责分工就有可能很模糊,岗位设置不搭配,往往会使得内部财务控制执行力并没有得到很强的落实,这样就会在酒店内部控制管理中,有可能会发生、弄虚作假,造成酒店资产的不安全性和财务会计信心失真。有的酒店内部财务控制岗位并没有遵循相关的制度设计安排,形同虚设,内部控制人员的素质也很低下,以及缺乏相关的奖惩机制,这些都会促使酒店的内部控制执行力度产生薄弱。
(三)内部控制体系不完善
酒店企业的内部财务控制最主要的目标就是确保酒店的资产完整,以及利润最大化的实现。作为酒店的管理者和财务工作人员对其内部控制体系认识的缺乏,使得内部财务控制体系不完善、不健全。比如,有一些酒店的财务人员并不是遵循相关的会计章程,就随意地登记固定资产,不完善的相关资产保管明细账和资产管理卡片,这样就会对酒店资产安全性造成了很大的影响。而我国酒店企业的日常收入主要是通过单据控制的方法,倘若单据凭证的设计不够合理或者任何一个环节出现错误,整个收入的内部控制就会出现偏差容易造成跑单、走单、漏单的不良行为的发生,有可能出现工作人员之间的相互勾结,共同舞弊,给酒店的收入造成了很大的负面影响,这种内部控制体系就变为如同虚设,走过场。另外,在我国酒店企业的日常经营中,有一部分的管理者和财务工作人员往往会忽视内部稽核制度,诸如对酒店日常所发生的经济业务收支活动是否按现有的规章制度来实施,并且缺乏相关的第三方监督;各个计划指标与环节是否具有相互的连接程度;对酒店的财务报告缺失相关的审核,以及不能很好地表达其他部门员工的诉求与建议;对酒店的固定资产和流动资产的变动情况比较隐蔽,操作性不透明等,这些由于忽视了内部稽核制度而容易导致的财务操作上的不规范,使得进一步将加深财务信息失真,以及遇到的不确定风险加大。
(四)内部控制硬件设施滞后
由于酒店行业本身所具有的特殊性,经营范围涉及较广,结账方式和客户群体也都是截然不同的,以及管理流程相对复杂性,这就需要在客观上要求酒店能够及时地更新其硬件设施。但是我国大部分酒店很少关注酒店的硬件设施,也不会在这方面花费足够的资金支持,总是更多关注酒店在一定会期内所获得的利润大小。比如有一些酒店的收银系统仍旧滞后,甚至有的还是人工结账,或者是缺乏相应的控制软件系统,无法适应酒店复杂的经济活动,就会间接地致使采购的原材料产品的结算都具有一到两个人完成,易形成滴、跑、漏、走等行为的发生。
二、酒店企业内部控制强化对策
(一)重视内部控制的认识
在酒店的经营活动中,酒店的管理者和财务工作人员已经逐渐认识到其内部财务控制的重要性,但是在实际管理中,管理者仍然不太重视内部财务控制,强调酒店要开展多项经济业务活动,努力地追求酒店利润最大化,没有协调好内部控制与其发展管理的关系。所以酒店管理者要在未来的市场中处于核心的竞争地位,站稳脚跟,就需要加强对酒店内部控制的重视,提高其意识,是保护酒店资产的完整性、安全性,提升财务会计信息的真实性,减少失真性发生的可能,间接地维护酒店股东的合法权益,同时还能规范酒店的经营管理流程。一方面,酒店的管理者和财务工作人员要及时转变和更新发展观念,与我国市场经济的调结构政策相适应,对其内部财务控制要有充分的认识,不断加强学习内部控制的知识,让自身的知识水平不断提高与深化。在工作实践中,正确处理好经济效益与内部控制的关系,使得内部控制机制成为提升酒店经济效益的有力助推器。另一方面,酒店的管理者不仅在提高自身的内部控制意识,还要引导酒店其他部门员工的内控意识,并在酒店内积极宣扬和提倡内部控制文化,创造良好的内部控制环境,让全体员工保护内部控制会计信息。
(二)落实内部控制的执行力要求
当酒店的管理者和其他部门的工作人员对其内部控制的意识有了足够的重视,接下来就是要落实内部控制的执行力。在实际工作中,提升酒店内部控制的执行力度,这就需要酒店各个职能部门的协调配合,其中最为关键的就是酒店内部考核制度。作为酒店的管理者需要对员工的考核制度纳入到内部控制的执行标准中,对及时改进在执行中国所遇到的会计财务问题有着指导性作用。例如,核查酒店每天的业务收入;营业收入是否按照规范的操作以及如实上缴到财务部门;对原始凭证单据的审核且更改业务项目需要遵守管理者的签字制度等。另外,酒店的管理者对那些在实际工作中执行力度很强的个人或者部门要给予一定的表扬或者是奖励,并且在酒店内部大力的宣传,成为其他员工的正面教材和学习榜样,并起到示范的作用。对于那些执行不力的或者随意的个人或相关部门要给予通报批评,加大惩罚力度,做到奖惩分明,把其内部财务控制的执行要求彻底落实好,来提升其内部控制的执行力。
(三)加强内部控制体系建设
第一,酒店企业餐饮收入是主要的收入来源,收入控制环节关键是要明确其收入。无论是酒店的记账联、入厨联等单据凭证,需要统一交给财务部门的工作人员审核,检查两联之间的业务项目是否一致,以及对消费者的收费情况,对于出现偏差等不合理的情况,应该要明确其责任,并且及时加以改正,这样可以防止贪污舞弊等现象的发生。第二,酒店的管理者和财务工作人员需要建立采购成本费控制制度,对每一项的采购原材料、辅料、烹饪分量等等都需要进行登记备案。财务工作人员对这些成本核算,控制采购成本,做到尽量节省采购资金。财务人员在确保采购产品的质量前提下,还需要定期地对采购原材料进行市场价格咨询、预测、货比三家,降低采购人员和原材料供货商相互勾结以及瞒报价格的现象发生。第三,在我国现阶段的酒店管理中,需要引入全面的内部预算控制制度,可以使酒店的经营效益采用资金的形式控制,把整个目标分配到各个部门或者个人的小目标,这样能够约束到微观主体的作用,以及有助于实现总体的经济效益。例如,当酒店的收入水平变化时,预算控制可以根据收入水平的变化做出适当的调整,具有相当的灵活性和伸缩性。如果其他部门的人员在工作中遇到的困难,可以及时向财务部门进行反映,由财务部门将进行执行,来得到有效的解决;同时定期将财务实际数据与预测数据进行相比较,找出其中的差距,分析其原因,做到心中有数,使得财务预算得到很好的控制。第四,对酒店的内部监督应该包括日常监督和专项监督,二者应该有效地结合起来,对酒店的各项收入和成本支出的全过程都要有监督机制的存在,贯穿到酒店的整个经营活动中,形成监督和评价报告,对发现内部控制系统所存在的问题,做到及时地修改,有助于酒店的长远发展。
(四)提升内部控制的软硬件自动化设施
(一)机械制造企业缺乏内部控制的意识
目前,机械制造企业没有意识到内部控制对企业的重要性,即使有的企业对内部控制采取了一定的措施,还成立了很多与内部控制有关的机构,同时也在不断的完善企业内部控制的管理制度,但企业内部的工作人员并没有在思想上对内部控制形成高度的重视,内部控制没有渗透到机械制造企业的所有工作人员的思想意识中去,这就使得企业对于内部控制的管理不能落实到实际的工作中去,企业制定的制度都只是一种形式,内部控制建设让位于业务发展。除此此外,在机械制造企业的内部控制管理之中,有很多的企业的管理结构并不十分完善,工作人员的职业素质也都偏低,这些都给机械制造企业在加强内部控制管理上造成了很大的阻碍,也就是说侧重有形资产的管理控制,忽视对人员素质、信息等无形资源的控制。
(二)机械制造企业的管理者不重视控制风险,不能落实风险应对的措施
一般的机械制造企业并没有把控制风险放在日常的管理工作中,没有把对风险的控制看做一项基本的职能工作来看待,这就使得企业的风险识别能力很低,企业不能很好的预防风险,也没有备用的风险保险方案,一旦企业风险发生,整个企业轻者承担经济损失,重者可能面临业务的全面瘫痪。所以说,企业这种对风险意识不重视的心态是必须要改正的,不能把有效的规避风险和进行风险控制放在企业扩大了经营业绩以后,风险是随时够可能发生的,对于风险的防范必须贯穿于企业的整个发展过程。
(三)机械制造企业在内部的信息沟通方面存在很多的问题
机械制造企业对于信息化管理一般都是指管理企业中的财务信息,企业内部没有建立健全的信息管理系统,这就使得企业中的各部门之间沟通经常出现问题,有的部门甚至互相敌对,跟别说沟通了,这就降低了各个部门工作效率,有时候甚至给企业带来经济损失,对企业的长远发展十分不利。
(四)机械制造企业内部组织机构不合理
首先,机械制造企业内部的组织架构不合理,岗位责任不明确,一旦企业的某个环节出现问题,找不到针对这件事情的责任人,企业员工互相推脱责任;各个部门之间经常因为责任问题出现各种冲突,企业的管理者屡屡充当部门冲突时的的裁判员和调节者。其次,企业各个部门之间缺乏相互的监督制约,企业组织机构的协调机能得不到发挥,只是靠某个有特殊地位的人或权威来协调,其协调的力度再大,也很难每件事都管理到位。再次,机械制造企业各岗位人员配备不足,一些互不相容的岗位让一个人来做,这就给一些不法分子提供了机会,企业监管部门也根本无从查起。
(五)机械制造企业的内部控制中审计和监督的职能性不强
企业进行内部的审计和监督主要是为了保证内部控制管理工作能够合理、合法的进行,对内部控制进行审计与监督也有利于对内控管理的有效性进行评价,从另一个方面讲,这种监督也能在一定程度上防范企业内部控制中出现一些不合规的现象。但是,目前很多的企业并没有让审计与监督的职能得到充分的发挥,企业虽然对于审计与监督的职能设定了专门的人员,但是这些人员在执行内部控制的审计和监督职能时,只是在做表面功夫,他们在思想里根本就没有意识到自身工作对于企业发展的重要性,另一方面,这些审计和监督人员受企业管理者的直接领导,因此他们不敢监管企业管理层,这就让企业的内部控制制度形同虚设,根本就发挥不出其自身作用。
二、不断的完善机械制造企业中对于内部控制的管理
(一)优化机械制造企业的内控环境
企业想要加强对内部控制的管理,很好的保证企业能够顺利的执行内部控制管理工作,就必须要不断的优化内部控制的环境,只有这样,才能给企业内部控制工作的有效实施提供基础性的环境。第一步,机械制造企业要从优化企业管理文化入手,加强对内部控制的宣传,让企业里的每个员工都有内部控制管理的意识,达到全民参与的程度,这样才能推动内部控制管理的全方位的实施和有效的完成。第二步,企业必须要加强对人力资源进行管理,对职工进行专业化的培训,提升企业工作人员的职业素质,为内部控制工作提供专业的合格人才。第三步,机械制造企业要结合自身的实际情况,优化企业组织结构,提高企业内部控制的成效以及经营效率。第四步,企业要全面整合企业内部的管理制度,特别是要按照内部控制的流程标准来设置管理制度系统。
(二)机械制造企业要建立健全风险的预警体系
机械制造企业要树立正确的风险意识,对企业风险建立有效的风险管理体系。企业的大多数风险是暴露在业务流程中的,通过业务流程梳理与改造可以解决,这时的风险管理解决方案则落实到内部控制上。正确的识别风险、评估风险,然后分析风险发生的具体原因,做出正确的风险报告,企业通过风险报告制订并执行有效的风险应对措施,把风险给企业带来的损失降到最低。企业制定有针对性的内控制度,梳理企业中比较重要的业务流程,明确各个流程中的关键控制点,然后根据这些控制点来制定内控措施。
(三)建立有效的信息沟通体系
有效的信息沟通能够让机械制造企业在经营的过程中及时的掌握企业的经营状况与外界的环境变化情况,能够有效的避免企业因为内部与外部的信息不对称给企业带来的影响,它对企业的内部控制制度能够快速实施也是十分有利的,同时它还能够提高企业的控制效率。想要建立一个健全完善的内部信息沟通体系,企业必须要全方位的构建沟通渠道,不仅是上级和下级进行沟通,还要有相同级别的人员之间的沟通,还要有最高级领导与最底层员工的沟通,各个部门与外界供应商和销售商的沟通。只有这样,企业才能够及时的掌握企业的各个方面的最新信息,才能快速的针对具体问题,做出有效的解决发案。
(四)优化机械制造企业的内部组织结构
机械制造企业在设置企业内部的组织结构时,一定要结合自身的实际情况,制定明确的岗位责任,企业中的任何环节出现问题,直接责任到人,企业制度都规定好了的处理方案,有责任的部门就算想推脱责任也都无话可说,这样也不会造成各个部门之间的冲突。与此同时,机械制造企业还要加强对各个部门之间的监督机制的建设,让企业各个部门之间互相督促,不能仅仅依靠某个有特殊地位的人或权威来协调。企业在设置岗位时,要注意那些互不相容的岗位必须由不同的人负责,不能为了节省开支,精简人员,把那些互不相容的岗位由同一个人负责,这不但造成了企业的组织结构不科学,也很有可能给企业造成经济损失。
(五)强化对企业内部控制的监督管理
1.二者目标相同
内部控制需要企业各级部门及全体员工的共同努力,它是企业实现控制目标的全过程,是企业为了保证自身生产经营与管理活动的合法性,资产运作的安全性,财务报表及其相关信息的真实性与完整性而采取的合理有效的措施,从而促进企业的进一步发展。传统的企业管理是委托机构进行管理,长此以往,就会暴露出很多问题,内部控制制度的实施是顺应企业发展需求的。内部控制在企业内部建立了相对健全的监管体系,可以实现对人工作行为的有效监督,使人能在考虑企业未来发展的基础上开展自己的工作,为企业实现利润最大化作出贡献。可以说,预算目标是将战略目标进行细分,规划成为阶段性目标,分期完成。应用全面预算,做到了企业投资者、经理与员工三者权责分明,在领导的带领下,带领全体员工积极主动参与到实现企业战略发展的任务中来。可见,全面预算管理与企业内部控制具有共同的目标,共同促进企业的战略发展。
2.二者相互作用
近年来,企业内部控制取得了较快的发展,对全面预算管理中的权责分配产生了很重要的影响。在全面预算管理发展初期,完全依靠经营者制定企业的生产经营计划形势。随着现代化企业内部控制的发展,它逐步发展成为一套完整的管理系统,能够实现全面控制。它体现了企业内部领导者与员工之间权责、利益等的优化配置。实现全面预算的科学化管理,有助于建立完善的内部控制系统,提高企业控制水平。全面预算能否顺利是企业内部环境好坏的直观体现。会计人员在编制预算时,要综合考虑风险评估,在执行预算活动中要加强内部监督,做好企业内部信息的流通工作。因此,全面预算管理与企业内部控制相互作用,相辅相成,共同促进企业的发展。
3.二者相互协同
全面预算管理与企业内部控制在企业经营管理活动中,共同利用企业的资源,为提高企业经济效益做贡献。全面预算管理与企业内部控制两种管理方法,都要求企业上下员工都能够积极参与进来,为了企业的战略目标贡献自己的一份力。由于二者控制目标相同,全面预算编制与内部控制相关的活动就可以通过共同的协调与规划,利用最少的人力和物力,实现最终的目标,有利于企业利用较低的经营管理成本,实现更大的经济效益。综合运用二者的协同效应,可以使工作人员提前预知风险,并及时采取措施进行补救,真正做到防患于未然,为企业谋得长足发展,实现可持续发展。
二、全面预算管理下的企业内部管理控制
全面预算管理是将有利于企业发展的一系列生产经营活动进行量化,并对这些活动进行全程监督与控制,是有效评价并控制企业经营活动效果的管理办法,能够激励员工探索更优的活动方案。全面预算管理是企业内部控制活动内容中非常重要的一项,为内控活动具体化,并明确其目标。全面预算管理与企业内部控制都是以企业利润最大化为目标而开展的活动,并已经取得了一定的成效。在企业内部实施内部控制,要实现企业的战略目标,并为了达到此目标建立一系列的制度与具体活动。一般情况下,企业需要根据自身业务及发展情况建立健全的内部控制体系,通过合理监督、控制,提高企业内部业务活动的规范化程度。在日趋激烈的市场经济环境下,现代化企业必须要加强企业内部控制,这就要通过全面实施预算管理手段来实现,在对企业经营活动管理进行考评时,要以预算目标为标准,通过全面预算,不断调整活动方案,促使企业经营活动的顺利实施,早日实现战略总目标。在内部控制中应用全面预算管理,能够实现对企业整体业绩的客观真实的评价。在员工工资标准的制定上,可以与其日常工作表现及绩效挂钩,全面提升员工的创造性与工作积极性,进而提升企业的整体业绩,提升内部控制。
三、全面预算管理在企业内部控制中的重要作用
在内部控制中应用预算管理,可以有效强化企业内部控制。全面预算管理在企业内部控制中的应用发挥了十分重要的作用:它能促进内部控制的有效实施,反过来说,其管理水平又收到内部控制水平的影响,二者相互影响,相互制约。因此,我们必须正确认识二者的关系,全面进行预算管理,充分发挥其在内部控制中的重要作用,共同促进企业的发展。
1.利于内部控制制度的实施
现代企业在进行内部控制管理时,首先,要以企业整体发展目标为出发点,即在进行预算管理编制与贯彻落实时,要紧紧围绕企业长期发展目标,一切为了企业未来的发展,在落实此项管理办法的过程中,要不断优化资源配置,利用现有的资源实现更好的效果,健全考评制度,为企业改进方案提供参考。其次,对此管理制度的制定与执行,必须要建立在企业治理结构基础上,建立具体的预算标准,调动各业务部门工作人员的工作积极性,并将此项管理活动贯穿在企业整个生产经营活动中,提高对管理活动相关人员的监督,提高企业运营活动的规范化程度,全面落实内部控制制度。
2.帮助企业规避风险
实施预算管理,是企业管理者通过一定的市场调研,并综合企业的实际发展情况制定未来一定时间内的预算计划。这样,可以做出有效预测,并制定一系列活动有效规避财务、采购等方面的风险。这一管理手段,在确保企业自身目标得以实现的前提下,还能实现对企业现有资源与企业所处的经济环境之间的关系进行协调。总之,全面预算管理是企业内部控制的一种重要手段,通过量化,具体化,切实帮助企业规避风险。
3.企业业绩实现量化
进行全面管理时,要由专业人员综合考虑各方面原因制定评价标准,这就是实现了将企业在一定时间内的业绩以货币的形式进行量化,并且较为具体,管理者可以对这一业绩进行分析,作为绩效考核的参考,这是一种全新的评价方法。管理者可以通过这一具体的评价标准,建立相应的激励与约束机制,为员工制定适当的业务底线,督促他们用尽一切办法,集思广益,提高业绩;并制定一定的制度对员工的日常业务活动进行规范,使员工能够自觉遵守企业的规章制度,这样就在很大程度上提升了企业内部控制的有效性。
4.促使企业实现战略目标
企业内部控制管理有效性的最高境界即通过有效的管理手段实现企业长足的发展目标。全面预算管理就是从战略角度出发,有效协调企业内部控制,它是一种行之有效的管理手段。全面预算管理为企业内部控制的各个环节搭建了沟通的平台,将内控相关部门的权、责、利进行细分,规划,精细化到每一位工作人员身上,使每一项任务都有人来负责,每一位员工都能明确自身的工作职责及所享有的权利,提高了内部控制活动运行的高效性。同时,有助于管理者及时发现企业运营管理各个环节中可能存在的矛盾与风险,在全面预算管理的指引下,积极采取合理的措施进行协调,促进企业早日实现战略目标。
1.1企业会计资料管理不规范
企业在会计电算化环境下,应该坚持每天对会计资料和财务数据进行双重备份,并且执行分人分处保管,对重要的账目应该及时打印并且按照相关规定保管,只有这样,才能避免财务数据和会计资料的丢失。但目前,在实际的工作中,很多企业并没有按照相关规定对会计资料进行及时保存,没有将相关的措施落实到实际工作中,一旦电脑被盗或者出现故障,会计资料将会全部丢失,造成数据资料无法正常恢复,给企业的财务工作造成严重的损失。
1.2企业电算化内部控制系统存在安全隐患
计算机系统技术是企业会计电算化及其内部控制系统的基础和前提,但随着计算机信息技术和网络技术的高速发展,各种网络病毒频繁出现,这些病毒的入侵会修改企业电子数据,并且不会留下任何审计线索,给电算化内部控制系统的安全带来了极大的挑战和威胁。目前,企业在系统稳定、数据保密和会计信息传输等问题上存在安全隐患,在很大程度上阻碍了企业对会计电算化内部控制工作的顺利开展。
1.3企业缺乏对电算化内部审计的监督
目前,对于我国大多数企业而言,会计电算化系统缺乏合理有效的内部审计监督制度也是存在的主要问题之一。企业内部审计人员缺乏对电算化内部控制的了解,对会计电算化的风险和特点不够熟悉,不懂得如何对电算化进行正确有效的审计,导致企业会计电算化系统无法得到有效合理的内部审计监督。
1.4企业相关人员素质有待提高
会计人员的素质在内部控制工作中起着关键的作用。对于会计人员来讲,他们既需要熟悉计算机的相关操作,又要精通基本财务知识、信息系统管理和计算机硬件维修。但目前,我国这种人才还比较匮乏,会计人员整体素质不高。内部控制的制度是企业管理的重要组成部分,所以,企业管理者的素质水平同对于企业的内部控制工作同样有着极为关键的作用,但很多企业领导层并没有意识到实施会计电算化的重要性,阻碍了会计电算化工作的发展。
2加强企业会计电算化内部控制工作的措施
2.1加强会计电算化系统的安全控制
系统控制主要包括安全控制、环境保护和接触控制3个部分,安全控制的目的是避免因外部环境因素所导致系统运行错误的不安全隐患,保证计算机系统安全正常运行;环境保护的目的是减少由于外界因素而引起的计算机故障;而接触控制可以保证企业资源的正确性,防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源。随着计算机网络技术的不断发展,加强网络安全控制成为企业十分重要的工作,企业应该针对自身状况,建立严密的防火墙,设置相应的网络安全指标,包括身份识别、访问控制和数据保密等,并开发相应的技术来保证电算化系统的安全性。
2.2加强企业相关人员的职能及权限的控制
企业应制定相应的管理和组织控制制度,加强自身的组织控制,明确职责分工。对于企业职责分工来讲,首先,必须将用户部门与电算化部门的职责分离开来,其中,用户部门所指产生原始数据的人员或部门,职责分工的目的是保持不相容职能(如执行、业务授权、记录和保管)的分离和电算化部门内部的职责分离,企业通过内部职责分工来解决不相容职能集中化不足的问题。
2.3加强企业的内部审计工作
内部审计是企业强化内部会计监督的制度,也是企业自我发展、自我监控和自我完善的手段。在网络化和会计电算时代,企业内部审计工作将由于“人机”这种特殊的表现形态而变得更加重要。其具体内容主要包括三个方面。第一,应该对企业计算机内数与纸质数据的一致性进行检查,对错误的账表进行相应的调整和更正;第二,应该监督和检查数据保存方式是否安全,防止他人恶意篡改历史数据;第三,应定期对会计资料进行审计,正确执行相关法律法规,确保电算化下会计处理的正确性,保证凭证附件的完整性和合法性。
2.4提高企业相关人员的业务素质
一、ERP系统与内部控制概念解析
内部控制是被审计单位为了合理保证财务报告的可靠性、经营的效率和效果一级对法律法规的遵守,由管理层和其他人员设计和执行的政策和程序。
ERP系统引入内部控制是内部控制的革新,ERP的引入给内部控制带来了新的方法,改变了内部控制的方式,其集中性的数据处理使内部控制程序化,扩大了内部会计控制的范围,改变了内部控制的内部与外部环境,改变了内部会计控制的重点,使内部控制的重点不只是在人员之间的互相牵制上。它还改变了信息与沟通的模式,电子化、程序化的信息传递取代了以信息存储技术,物理性可视的手工信息传递,为管理者、员工和顾客等提供了更为方便的交流平台。
二、ERP系统下企业内部控制的风险
首先,ERP系统的实施本身就存在着很大的不确定性,总会存在着一些不可预见的影响因素凸显出来,影响ERP系统在企业中的实施,由此而带来的风险是一个方面,同时,企业内部控制本来就存在着一些固有风险和不确定风险。这些风险主要表现在以下几个方面:
1.系统设备的控制风险
设备是ERP系统运行的基础,因此如何保证设备的安全是系统风险防范的基础。设备安全面临的风险主要是各种自然灾害和人员的偷窃行为。如果一个企业没有对设备安全风险进行分析,并置备必要的预防系统,在事故突然发生时就不能迅速做出反应,防止设备受到损害。
2.管理部门内的控制风险
职责分离是企业内部控制的基础控制手段,其主要目标是预防因内部人员的舞弊行为而使企业遭受损失。在ERP系统环境下,如果一个企业没有对相关职位进行职责分离或者没有严格分离,这些职位的责任人就都有可能随便查看系统甚至修改系统,盗取系统数据,这对企业会造成很大的损失。
3.信息传递的控制风险
信息传递即企业ERP系统与网上采购系统以及财务会计系统等进行沟通。由工作人员将通过网上竞标得到的供应商信息录入到ERP系统中进行物料采购的管理。各财务数据信息也由工作人员导入ERP系统中,由系统进行处理,形成可识别文件类型。这些都要在保证输入正确的基础上进行。在这一过程中,风险存在各个方面,如在输入的过程中,可能产生输入数据的错误,有时一个数据的错误就会导致整个系统的数据无法对上,再次录入或者检查又会浪费很多时间,大大降低工作效率。各个系统的连接,也可能出现问题,导致ERP系统的运用出现一系列差错,等等。
三、ERP系统下企业内部控制风险的防范
1.加强安全意识,完善安全管理
企业应设立与安全相关部门,已设置安全部门的应强调安全部门的重要作用,完善安全部门的职能,明确其工作重点与目标,加强安全防范。
2.严格部门内部系统管理人员职责分离
在ERP系统环境下,可能发生舞弊行为的职位应该分由不同的人员负责,避免一人负责几个相关职务的工作。严格系统管理人员的职责分离,明确纪律,对工作人员进行这方面的教育,保证ERP系统的运行有一个安全正规的内部环境。
3.加强员工的信息安全意识,进行信息安全控制的再教育
企业ERP系统和内控系统的安全管理离不开人的作用,企业应该从上至下建立起信息安全的观念,管理层应根据系统的需要和特点制定一套具体的信息安全指导方针,并向企业各部门。同时,对员工进行信息安全的再教育,培养员工的信息安全意识,使员工在进行业务处理时能够依据企业的信息安全方针进行信息安全控制和风险防范,并使其成为员工的一项自觉的行为。
4.加强监督
任何事情不仅要有一套实施的体系,还必须有相应的监督体系。缺少了监督,就会日渐成风。这里所说的监督,不是只对系统操作人员和管理人员等进行的监督,也包括管理层人员和系统操作人员,还包括其他员工。系统操作人员是最直接与系统接触的,在系统环境下,他们负责处理日常各种业务,舞弊的可能性最大,在企业中,对他们进行直接监督的是上级管理人员,但这是不够的,各管理层人员和其他员工都有监督的权利和义务。对管理层人员来说,由于职权的关系,他们大多时候可以直接进入系统,所受约束比较小,舞弊和与系统操作人员共同舞弊的可能性也是很大的,因此管理人员也是应该接受人们监督的。员工,不仅系统操作部门的员工,也包括其他各部门员工,既有监督他人的权利,也要受其他人的监督。
关键词:预算;内部控制;预算控制;预算目标
面对入世之后激烈的国际竞争,如何加强中小企业的管理,实现与国外跨国中小企业相抗衡,成为一个亟待解决的问题。中小企业的特征及其复杂的经营模式表明中小企业管理的核心问题是将下属二级经营单位及其内部各个层级和各位员工联合起来,围绕着中小企业的总体目标而运行。而实施全面预算控制则是实现中小企业资源整合的有效途径。中小企业的预算控制应是围绕整体战略目标运作的,缺乏战略导向的预算是短期预算,不利于中小企业持续经营能力的培育。特别是随着环境的变化,中小企业经营面临着较大的风险与不确定性,这就要求中小企业必须进行战略规划,明确发展方向,适时调整组织结构,提高组织的效率,同时把战略贯彻到预算中去。
一、当前中小企业实施预算控制的问题
(一)混淆预算目标与企业目标的关系
这是预算控制中的一种危险倾向,即常说的目标置换。在这种情况下,各职能部门主管只是热衷于使本部门的活动严格按预算的规定进行,但却忘记了首要的职责是要千方百计地去实现企业的目标。目标的置换通常由两个方面的原因引起的:第一,没有恰当地掌握预算控制目的。第二,为职能部门设立的预算标准没有很好地体现企业目标的要求,与企业的总目标方法没有更直接的、更明确的联系,或者是企业环境变化产生了预算目标与企业总目标的脱离。
(二)业务预算和财务预算不协调,导致业务与财务脱节
首先,在企业里,财会部门作为预算控制的具体执行部门,需要懂得业务经营的内容和流程,但该企业业务种类繁多,企业管理部门又不进行具体的业务操作,使得财会部门在汇编综合预算时无法与业务部门良好沟通。其次,由于没有专人负责与专业性很强的各专业子公司进行预算的沟通和协调,只是空洞的要求业务部门配合财会部门的预算控制工作,必然造成二者脱节的问题。
(三)在面对企业环境的多变性问题时缺乏应变能力
由于我国企业特别是国有企业长期受计划经济的影响,对市场变化的反映能力比西方企业还略为逊色,而企业内研究市场的部门与参与市场竞争的部门又常常脱节,造成预算控制中对市场反应不够敏锐的问题。此外,由于我国企业在进行预算控制中多采用年度预算,没有采用滚动预算,使得预算控制机制较为僵化。
(四)预算过繁过细缺乏操作空间
由于预算对极细微的支出也作了琐碎的规定,致使各职能部门缺乏应有的自由,这无可避免地会影响到企业运营的效率。所以,预算并不是越细越好。究竟预算应细微到什么程度,必须联系到授权的程度进行认真酌定。预算控制中存在的另一种危险倾向是因循守旧,以历史的情况作为评判现在和未来的依据。
(五)没有选择适当的预算控制组织形式导致部门目标不统一
在企业内部利润中心、成本中心和投资中心之间没有明确的内部价格转移体系,没有完善合理的考评体系,致使发生内部交易的各中心发生矛盾,尤其是纵向一体化组织形式的企业,可能由于内部交易价格难以确定而失去外部业务机会。在这样的环境下,各责任中心为完成预算任务,都在为控制成本、费用和提高本中心的利润而努力,使得内部市场机制难以发挥作用。预算控制的目的是要实现企业预算控制目标,达到企业价值最大化,如果由于内部交易和相关考核不理想的原因而失去业务机会,受损失的是企业整体。
二、加强中小企业内部预算控制的建议
(一)明确预算控制目标与企业目标的关系,提高战略管理水平
中小企业应组织内外研究力量,对企业未来的发展进行前瞻性的研究,确立企业长期发展方向。企业管理层据此提出年度运作计划,并使预算组织部门明确预算目标,从而彻底解决企业的战略、运作计划和预算目标长期处于割裂的现状。同时,还应根据行业特点及发展阶段,确定企业单一的预算目标,从而找准预算方向。企业将制定、执行预算同公司的战略结合起来,有助于调整公司策略,得到有关机遇和挑战的反馈,最终提高公司战略管理的水平。
(二)业务部门与财会部建立沟通让业务部门紧密结合起来,提高预算控制的权威性
首先,在企业里,财会部门作为预算控制的具体执行部门,需要懂得业务经营的内容和流程,企业管理部门要进行具体的业务操作,使得财会部门在汇编综合预算时与业务部门进行良好沟通。其次,派专人负责与专业性很强的各专业子公司进行预算的沟通和协调,而且要求业务部门配合财会部门的预算控制工作,让两者紧密结合起来。再次,使用现代管理工具如ERP系统,让业务部门和财务部门的数据统一起来。企业还应该根据自身所处的行业和公司自身的经营情况,设置系统的公司预算控制系统。中小企业应该建立层次分明的预算组织体系,预算的编制和调整工作不能全部落在财会部门,各职能部门都需要真正参与到预算的编制、控制等体系中来,使预算控制具有权威性和前瞻性,更好地发挥财务预算的控制作用。
(三)灵活选择适合本企业的战略导向预算控制模式,提高企业的应变能力
我国企业在进行预算控制时,需要根据企业目标,企业所处的市场地位及主要产品所处的生命周期阶段,确定企业预算目标体系,选择适合本企业的预算控制模式。与企业预算目标相关的预算控制模式主要有:以销售为起点的预算控制模式,以成本为起点的预算控制模式,以利润为起点的预算控制模式,以投资为起点的预算控制模式,以现金为起点的预算控制模式。由于企业在市场中所处地位的不同,主要产品生命周期地位的不同,管理人员经营理念的不同,不同的企业有不同的企业目标,进而决定了企业预算控制目标也不尽相同,不同的预算控制目标需要有不同的预算控制模式与之相配套。企业在进行预算控制时,需要评价企业自身情况,选择适当的预算控制模式。以销售为起点的预算控制模式适用于以企业价值最大化为目标的企业、成长期的企业和成长期的市场;以利润为起点的预算模式适用于以利润最大化为目标的企业或企业集团的利润中心;以成本为起点的预算控制模式适用于销售比较稳定的传统企业,大型企业集团的成本中心;以资本投入为起点的预算控制模式适用于初创期的企业,大型企业集团的投资中心和迅速成长的市场;以现金为起点的预算控制模式适用于资金比较紧张,财务比较困难的企业和衰退的市场。
(四)选择繁简适当的预算控制制度,充分发挥职工的主观能动性
企业在实施预算控制时,要充分考虑到员工可能对预算做出的反应,充分发挥出职工的主观能动性。企业在实施预算控制中,需要根据企业文化、企业发展阶段、企业管理水平、传统习惯、个人行为影响等因素,选择采用参与型预算控制或指令型预算控制。实行预算控制的企业需要结合自身的特点选用适当的预算控制方式。凡是对于企业战略和目标实现具有影响作用的部门或个人,应该赋予其相应的权力,并承担相应的责任,在相关部门充分参与制定并符合企业整体战略发展的前提下要实行严格预算控制。当然这一过程还要允许适度的、并经各部门协调统一后的预算弹性和预算灵活性。
(五)选择适合本企业的预算控制组织形式,统一各部门目标
根据企业规模、业务特点、管理体制等因素,企业可以采取不同的预算组织结构,大型、业务门类众多的企业,多数设立预算控制委员会,负责企业预算控制工作;小型、业务门类简单的企业未必需要专门设置预算控制委员会,而由企业各部门经理组成的办公会议替代。预算编制工作通常由企业的财务部门负责。企业在施行预算控制时,需要考虑企业的实际情况选择预算组织形式,而不是一味追求理论上先进,在预算组织形式的确定中,最适合的就是最好的。
现代中小企业经营的多元化、组织结构的多层次化,使得对中小企业的管理控制难度加大。如何协调中小企业内部资源,实现规模经济、协同效应是摆在所有者、管理者面前的一个重大问题。本文提出的现代中小企业预算控制模式,应用基于战略的分析方法,实施中小企业的长效预算控制模式,将在一定程度上解决预算控制遇到的问题。预算控制作为目标管理的范畴,自始至终就是服务于中小企业的目标,也就是中小企业将来发展所要达到的一种状态,使中小企业在未来更加自由的市场经济体制中拥有更强大的竞争力。
参考文献:
1、赵巧纯.浅谈预算管理所需要完善的几个问题[J].冶金财会,2002(7).
2、廖贵明.浅谈如何做好企业的预算管理工作[J].经济师,2002(12).
3、孙咏梅.预算控制——强化内部会计控制的有效途径[J].科技情报开发与经济,2004(12).