时间：2023-03-02 15:03:10
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目前高校教师业务档案管理现状很不乐观，主要表现在：意识淡薄，缺乏开放性；管理混乱，缺乏共享性；更新不及时，缺乏时效性；管理手段落后，缺乏现代化。再结合笔者在高校的工作经验，发现高校教师业务档案管理方面存在的问题，同时对这些问题进行深入的思考，进而产生一个设想，就是研究开发高效、安全、简便的管理系统。笔者通过调查、研究分析，对、SQLServer2005数据库管理进行深入学习、研究，进一步研究、开发科学高校教师业务档案管理系统。
2相关内涵界定
所谓教师业务档案，通常情况下是指教师个人在教育、教学和科研等方面，形成的各种材料记录，这种材料记录往往具有保存价值，通过这些材料记录可以进一步反映教师的业务能力、学术水平和工作业绩等。教师业务档案一方面可以真实地反映教师的个人情况，另一方面可以展现学校的整体素质、师资队伍结构和办学水平等，为高职院校师资队伍建设、教育教学改革、职称评审、学校各项评估等工作提供了真实可靠的依据。
3系统功能需求分析
对于高校教师业务档案管理系统来说，其用户类型通常情况下主要包括普通的教师和系统管理员。其中，教师的功能表现为：编辑、查询和修改本人的信息，同时可以对本人的登录密码进行修改。对于系统管理员来说，其功能需求主要表现为：一方面具有教师的所有功能，另一方面能够查询、修改所有的用户数据，同时能够注册新用户，并且可以对用户进行删除操作等。对于教师业务档案管理系统来说，其基本功能主要包括：查询、输入和存储教师信息，并且教师可以添加、更新个人的信息，同时可以设定和修改密码；对于管理员来说，能够对数据库进行更新、删除、添加等操作。在设计方面，利用模块化方式对管理系统进行处理，将整个系统的各个功能划分为若干个模块，通过对模块进行开发和设计，完成系统的修改与更新，同时维护数据库，进而在一定程度上满足用户添加、删除、更新、查询和打印相关数据的需要。根据需求分析该系统设计了以下功能模块：教师个人信息、任课信息、科技项目信息、论文信息、著作信息、社会兼职信息、学术团体兼职信息、国内进修学习信息、出国（境）学习工作信息、专家信息、教师教学工作量、教师业务考评信息、教师实践经历和管理工作信息。
4系统总体设计思路
高校教师业务档案管理系统基于B/S体系结构，真正实现零客户端。采用浏览器/应用服务器/数据库服务器的分层体系结构开发设计该系统，无需安装相应的客户端，进而在一定程度上方便了用户的使用和管理。为了保证数据的安全性与交互性，系统采用SQLServer2005，对数据进行储存、检索和维护等管理。该系统具有良好的兼容性，同时能够容纳大量的专业知识，在安全性、准确性、运行速度等方面表现得尤为突出，在一定程度上为客户端提供快速、稳定的运行环境。前台的开发工具选择MicrosoftVisualStudio2005，该开发语言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，这一开发平台具有较强的战略性，Microsoft公司所有的编程语言的开发环境被框架统一起来，并且可以创建、配置和运行Web服务以及Windows平台，可以很好地连接SQLServer2005。它以构件化方式进行开发，统一了接口，并且访问简单、升级容易、易扩充等，在一定程度上迎合了当今IT技术的发展方向。在传统的客户/服务器结构的基础上研究开发出B/S (Browser/Server)模式的三层架构模式，这一模式具有严格的分层定义，首先对整个软件系统进行分解，将其分成相对简单的小分块，每一层只实现系统相应层的功能，相邻层对应的功能模块通过相互调用的方式完成层间的交互，由接口完成信息的传递。系统功能利用三层架构来实现，在一定程度上为系统提供一个可行性方案，对于程序设计人员来说，可以方便地将该方案转换为实现应用系统功能的B/S模式，这一计算方式由传统的C/S发展起来。对应于三层架构的多层结构，其含义是一样的，只是细节有所不同。三层分别是：表现层、业务逻辑层、数据访问层。三层之间的关系主要表现为：通过访问数据库操作层提供的接口，业务逻辑层可以对数据库操作层进行访问，对于同样的数据库操作层来说，访问数据库访问层则是通过访问数据库访问层提供的接口来实现，对于客户端来说，通过界面层对业务逻辑层进行访问。在三层架构之间派生类去实现接口，对派生类的方法和属性进行调用，并且三层之间可以相互调用。
5结束语
关键词：档案管理;物资企业;应用;改进
1档案的价值
档案是企业在生产经营中直接形成的历史记录。档案在内容上是原始记录，是信息和知识的源头，一旦形成一般不能随意修改。档案不仅内容纷繁，而且种类多样，如文书档案、财务档案、人事档案、业务档案等。档案的价值是档案在利用过程中产生的实际效益。
1.1历史文化价值
档案的价值是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。档案作为一种特殊的文献，是人类活动的产物，具有特殊的价值，其凭证价值是任何资料都无法替代的。档案的珍贵在于原始性、真实性和多样性。
1.2经济价值
对于人事档案和业务档案来说，人事档案记录着一个人的学习经历、工作经历、职务职称以及个人的基本信息。这些材料已经成为很多商家关注的目标，往往拥有的信息越多，商家谋利的概率也就越高。业务档案被视为企业重要的无形资产，是企业知识产权档案的组成部分，具有极高的市场价值。
1.3情报价值
传统的档案信息主要发挥参考价值和凭证价值。如今，越来越多的人已经意识到档案材料作为一种知识资源所具有的情报价值。企业档案是企业知识的重要组成部分，其完整的记录了企业的宏观和微观发展情况，具有无可比拟的资源优势，也是情报信息的重要来源。
2档案管理在物资企业经营中的作用
物资企业的档案是在各项生产、经济活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理是物资企业管理的一部分，是保存企业历史真实面貌的一项重要工作。
2.1参考作用
档案是物资企业发展的重要凭据，是企业发展的原始记录。对重大项目的实施方案、计划、策略、业务的评审材料等进行保管，可为后续物资管理型企业的发展提供参考。
2.2凭证作用
由于财务的原始记录即原始凭证，是记载各单位经济活动的最初的书面材料。通过一定的单、表、卡片、台账等形式反映企业生产经营活动，是企业会计核算中最原始、最基本、使用最多、数量最庞大的凭证材料，是进行经济核算的重要依据。财务档案有很强的凭证依据性，不仅是经济决策的重要依据，还对保护国家财产、执行国家财经纪律起到监督作用。
2.3可追溯作用
当物资企业与其他企业发生纠纷、诉讼时，档案可发挥证据作用，提供了与争议企业进行谈判及可追溯的依据。
3档案管理存在问题
3.1重视不够
长期以来，部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、一收一放的事务性工作，不是主要工作，不能创造经济效益。对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，无法适应企业追求精细管理的需要。
3.2标准化程度较低
对档案工作标准化重要性认识不足，档案部门所执行的标准与国家标准有所偏差。一些基层档案管理人员认为档案工作标准化只是推荐实行而不是强制执行，其价值和意义不大，所以没有严格执行。在档案的处理、保存和管理等细节上，仅是执行标准化管理的一部分规定，管理过程粗放。
3.3队伍建设方面
随着企业管理信息化水平不断提高，为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。由于企业将发展重点放在经营上，对档案工作重视支持不够，导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展需求。
3.4电子归档实施效果不佳
信息技术在各领域的广泛应用实现了社会的快速化、智能化建设。目前许多企业的归档已将纸质档案改为电子档案，更有利于保存、分类和整理。但是，由于信息技术在档案应用上不够普及，档案人员思想认知不清，操作技术不熟，导致由纸质档案到电子档案的转变承接不够全面，制约了档案硬件的更新换代。
4改进档案管理的措施
4.1做好档案宣传，强化服务意识，提高服务水平
利用多种形式宣传档案的历史文化价值、经济价值、情报价值，提高对档案工作重要性的认识，取得各方面的高度重视和支持。档案人员要树立服务观念，增强服务意识，明确服务方向，端正服务态度，提高服务质量。服务质量高低是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是档案工作者义不容辞的责任。
4.2加强档案标准化建设
要保证档案工作标准化质量，加强对档案标准化实施的培训和监督。培训和监督可以由档案行政管理部门组织，更新档案标准化的相关知识，及时纠正标准化实施过程中偏离标准的做法，促进标准化活动正常有序的开展。
4.3建立健全档案工作规章制度
完善的制度是进行高效管理的手段，任何一项工作的顺利开展，都需要相关的制度做保障。档案部门应建立健全档案的归档制度、保管制度、保密制度、查阅制度及利用制度，并纳入岗位责任中监督考核。
4.4加强档案队伍建设
提高档案管理专业性，增强档案人员的的责任感与使命感，不断提升专业能力，培养高度的职业敏感性，及时做好档案归档工作。企业应重视对档案管理人员的选拔，定期对其进行专业培训，保证持证上岗，建设一支具有较高专业水平和职业素养的档案管理队伍。
4.5加快档案的信息化建设
关键词：养老保险社保业务档案管理
1维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
（一）高校档案真切的还原了学生在校时期的成长历程及行为表现
高校档案管理的确立不仅包括了入学之初的学籍信息、在学校学习期间的德育素质的积累及其文化科学水平的提升，同时也记载了在学生成长的关键时期其心智与思想逐渐完善的整个历程。这是一份没有经过任何修饰的成长记实录，是一份宝贵的信息档案。通过对其进行完整的数据及文件记录，企业用人单位可以很好的了解学生在学校期间的行为表现，从真正意义上体会其思想的全面性，并依此为依据，考察其是否符合岗位的基本需求。
（二）高校档案管理有着其本身存在的权威性，具有较强的参考价值
高校档案管理的保密性及其实行的档案转接制度，大大减少了档案信息被篡改的可能。即使需要档案资料信息的修改或者将其开封也需要相关部门出具各种证明来证明其合理性，而这些都会有相应的较为详细的记录。因此，高校档案有着其特有的权威性与不可质疑性，具有较强参考价值的同时也被用人单位视为学生在学校表现的唯一可靠凭证。
（三）高校档案管理的存在为企业招聘与学生的择业提供了双向的机会
我国教育模式与就业机制的转变使得原有的就业体系逐渐被新时期供求关系失衡下的双向选择取代。一方面，企业在人才招聘时得到学生的唯一也是第一手资料就是高校毕业档案，如果档案记载中学生表现良好，符合岗位需求，那么面试机会随之而来，反之，一旦文件档案记载内容与用人单位需求有着一定的冲突，那么也就意味着这个工作机会也就失去了。因此，作为用人方与应聘者之间的单一媒介，高校档案在很大程度上成为了决定学生就业成功与否的关键。
二、我国高校档案管理在企业人才队伍组建中存在的主要弊端
（一）学生档案保存与调动缺乏相对明确的管理规章制度
一方面，为了提高高校就业率，一些学校针对学生在校表现进行了档案“修正”，更改原有不良行为记录的同时也将许多与学生就业有关的证书等放入档案内，导致档案在高校保存期间已经缺乏了原有的准确性。另一方面，高校毕业生档案的存档内容大都涉及其入学的材料、在学期间所得奖励，有无记过处分、党员身份证明等，这些资料的添加有着一定的客观存在性，但从这种角度来看往往不能很好的了解到学生在校期间的种种表现。我国现阶段的档案管理工作仅仅对学生长大那一时刻取得的成就进行了封档保存，而完全忽视了在其成长过程中心路历程的艰辛，从而导致高校档案在学生就业中产生了相对较差的可参照性。
（二）高校档案在转接管理中存在严重的混乱现象
高校学生毕业后面临着繁重的档案转接问题。第一，毕业生在找到工作后就需要将档案转到企业内部，然而由于缺乏相对明确的档案意识，档案转接时没有准确的企业地址或者档案已经转到企业但找不到相关部门接收。第二，毕业生频繁的更换工作，档案投递地址一栏如果随意变动必然导致档案的丢失。第三，一些外地学生在校期间已将户口转至学校所在地，然而毕业后却将档案转回原籍，户口与档案所在地出现了分歧，如果不及时做好处理，很可能使其档案逐渐发展成为不明档案，这些都为档案管理工作的转接增添了不必要的混乱因素。
三、企业人才队伍组建对高校档案管理的基本要求
（一）创建完善的高校档案管理体系
一方面，针对学生的档案管理明确制度，将档案记录的范围扩展到学生在校成长经历等范围，以便用人单位进行参考。另一方面，针对一些学校修改后的“伪档案”，相关政府部门要做到实时的监督，使其透明化，尽量保证档案在校管理期间的科学准确性。
（二）加大对社会档案转接部门的资金及政府支持
高校学生毕业期间是档案转接的高峰期，也是以档案为媒介建立校企联合制度的关键时期。因此，政府要在此时给予相关档案转接部门适当的资金及政策支持，以确保档案转接的准时与顺畅。此外，相关档案部门有必要成立专门的督查小组，针对转接出去的档案进行有效的核对。一旦发生档案地址骤然改变或者其他纰漏就可以做到及时的更正，从而在很大程度上保障了毕业生的利益，同时也确保了企业人才队伍组建中人才选拔的可靠实施。
（三）在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈
第一，企业对招聘人员进行职位表现的直接反馈，学校或者相关部门应将其填充到档案中，以便于以后用人单位的查阅。第二，高校也可以针对反馈信息对学生的培养方案进行适当的调整，真正实现高校与企业人才的无缝对接。第三，各大高校学生也可以根据学校已得到的反馈信息，总结其自身的缺点，重新确立就业目标。从某种角度爱看，这也是高校档案管理制度为企业人才的选拔做出的成功战略变革。
四、总结
【摘要】随着我国会计电算化事业的不断发展,会计业务执行主体发生了变化,使得会计档案的管理工作也发生了变化,手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此,必须加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。
【关键词】财务档案电算化档案管理信息化
所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。
一、会计电算化特点
1、数据处理方式发生了变化
在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。
2、数据记录方式和保存介质发生了变化
手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。
二、会计电算化会计档案的特点
众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点。
第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。
正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
三、电算化会计档案工作的内容
1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据
档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。
2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率
档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。
3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案
财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。
四、如何做好电算化会计档案工作
电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。
1、加强企业财务档案管理的基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
2、做好电算化会计档案的收集
所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
3、做好电算化会计档案的管理与保存
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。
此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。
4、做好电算化会计档案的整理和利用
电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。
5、提高财务档案管理人员的信息化素质
财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。
五、电算化会计档案应注意的问题
1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份
根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。
2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患
会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。
3、电算会计档案必要有专人管理
会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。
4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护
网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。
关键词：养老保险社保业务档案管理
一、维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的**，今年已经46岁。1980年11月，**成为市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月**参加了当地的养老保险。1998年**离开去了新疆打工。2009年，**从新疆特地赶回到市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？**的心里忐忑不安。来到社保所，档案员根据**的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载**详细缴费情况的职工养老保险卡。**一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。市社保所依据**的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
二、社会保险业务规范化管理
在市，类似**的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
三、社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。:
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
1 医疗档案及其数字化管理的内容
医疗档案是病人到医院就诊时，对医务工作人员给出的医疗文书、检验报告、影像资料、处方等进行整理和归档得到的材料，材料内不仅应清楚的记录病人基本信息，如：姓名、性别、年龄、家庭住址和联系方式等；而且还应清楚记录病人每次就诊时的诊断、所用药物、经治医生的资历等。信息化管理指把以上信息转化为电子信息并在统一的软件系统内进行登记、分类和归档。这种信息能够在一个平台内共享，使得病人在不同医院就诊时都能够显示患者的诊疗经过，为医生的诊断和治疗提供便利，同时也为病人节省大量的支出。同时，信息化管理还需要专业的计算机工作人员对软件系统和平台进行维护，从而保障其正常、安全、有效地运行。
2 传统医疗档案的管理存在一系列问题
2.1 工作人员缺乏专业素质
一些医疗档案管理的工作人员不具备医学背景，在实际的档案管理的过程中，很多管理人员不能成功进行档案的合理分类归档，使得难以发挥档案管理实际作用；同时档案管理人员工作态度不认真对待档案随意分类，误导医生及患者使得档案管理缺乏严谨。很多医务工作者在给病人的诊断中记录含糊，省略书写，使档案管理人员对患者疾病不能正确识别及分类，严重阻碍着医疗事业的健康发展。系统后台维护人员及业务水平不够使得系统经常发生各种故障，降低系统的使用效率，同时一些恶意木马病毒等的攻击不能有效防范也导致系统瘫痪，档案信息泄露等，从而造成严重的影响。
2.2 医疗档案无法共享
目前，我国各级医疗机构相继建立了信息化医疗服务业务，如：一卡通、电子病历、网络挂号等，但这些信息化建设各自为政，患者的医疗档案保存在不同诊疗医院中，无法共享，相互封闭；由于患者不可能总在同一家医院就诊，所以到了别家医院，往往还需要重新登记，再检查一遍，甚至在同一家医院的不同科室也要重复检查，造成了医疗资源以及资金的极大浪费。尽管有的经济发达地区构建了区域性信息化服务平台，但缺少统一的标准和管理，没有真正发挥作用，反而造成更大浪费。
2.3 医疗档案不完整
患者在不同医院就诊时，其诊疗经历就出现了间断，医疗记录不完整。医生只有在了解和掌握病人的病史情况下，才能在诊疗过程中做出正确的诊断，采取正确的治疗措施，更好地为病人服务。很多医院还未开展电子病历，仍旧采用纸质病历或医疗文书，这就导致许多病人信息不能被上传至档案管理系统，而把纸质载体变为电子档需要繁琐的过程，无疑造成许多病人信息不完善。这就需要医疗档案信息具有连续性、完整性。
2.4 医疗档案保管、查阅难度大
传统的医疗档案以纸质为主，手工操作，过程繁琐，时效差，效率低。各医疗部门和档案信息管理论文人员之间缺乏沟通联系。目前，绝大多数医院的各类医疗档案除住院病历由病案室统一保管外，其余如：X线胶片、病理切片、影像图文等分属各个科室管理并保存。在一个医院内形成多部门管理医疗档案的格局。因此，在需要查阅时费时费力，流程繁琐，还易导致档案损毁甚至丢失。
3 推进医疗档案数字化的措施
3.1 提高工作人员的专业技能及职业素质
对于档案管理人员，应加强他们的医学基本知识培训，增加对疾病病种的了解及分类，同时还应加强计算机操作和常规软件的培训，使得他们业务更加熟练，定期考核工作量并实行奖惩制度使他们工作更规范更认真。对于医务工作人员，应提高医学水平正确诊断疾病，端正态度认真书写医疗文书，提高计算机水平正确输入医疗档案信息至医疗系统。后台维护人员应加强计算机及系统故障的各种培训及演练，保障系统能正常安全有效地运行。作为医疗档案管理的排头兵，档案管理人员、医务工作者和后台维护人员发挥着重要角色，能够改善医疗档案管理效果等，应提高他们的专业技能和职业素质。
3.2 培养医疗信息化人才
医疗卫生体制改革的逐渐深入使得医疗档案内容更加丰富，档案信息载体更加多样，档案管理手段更加先进。这些都导致了对医疗档案管理人员的要求更高。现代化管理需要的是既熟悉档案业务、又掌握医学知识和计算机知识的复合型人才。此外，医疗档案管理人员还应具备较高的政治素质和职业道德水准，要有敬业精神、创新意识、保密意识和严谨的工作作风。
3.3 加大医疗档案数字化管理的宣传力度
档案管理人员要在传统的医疗档案保管方法的基础上，接受数字化管理方案，并了解其作用在于更好的为医院医疗等各项工作服务。在此之后，医疗档案管理人员则需积极宣传医疗档案数字化在医学工作中的重要作用，包括介绍这种管理方法的价值，提高公众的认知度，让广大医务人员了解到医疗档案数字化建设的意义重大。
3.4 切实开展医疗档案数字化管理
政府机构和医疗部门应投入资金建立信息化网络建设，使各级医疗部门具备数字化管理的硬件条件。优化管理系统使其更方便于操作和管理，从而方便医务工作者使用，提高工作效率。在各大医学院校开设相关专业培育优质人才，开展科教兴医战略，促进整个医疗事业的进步。定期开展培训和讲座，提高工作人员的业务能力。制定相关规章制度，定期开展审核，确保医疗档案的质量。
3.5 建设安全稳定的医疗档案共享服务平台
建立和完善患者病史及诊疗史的信息化管理系统，使各家医疗机构能共享患者的诊疗信息。对于之前的纸质病案，应通过技术手段生成电子版本上传至系统内。建立个人信息档案，统一编码，从而实现医疗档案信息资源共享。此外，医疗信息档案都具有非常高的保密性，要根据保密级别进行分类和使用，同时还要区分特例，不能以偏概全。因此，为更深一层的提高医疗档案信息管理的安全性与保密性，应不断更新计算机等设备并改善其使用环境，加强网络的防火墙建设，防止病毒与木马入侵。
3.6 完善医疗档案数字化管理的相关法律法规
医疗档案数字化不仅需要有医疗信息化人才、医疗机构的大力宣传与支持，更需要有完整的法律法规来为其保驾护航。然而，我国目前关于档案数字化的法律法规和配套政策依旧不完整，比较落后，仅有《中华人民共和国档案法》以及《中华人民共和国保守国家秘密法》等几部法律文件。因此，政府部门应积极建立健全相关法律法规制度，来完善医疗档案数字化建设过程中可能产生的一些问题，从而使医疗档案数字化管理更加规范化、合理化、制度化和合法化。
4 结语
信息化时代下的医疗档案数字化管理是未来发展的趋势，医疗档案数字化建设需要充分的人力、财力、技术、设备等的配套支持。虽然我国医疗档案数字化建设已有多年的经验，但我国医疗档案数字化建设尚处于起步阶段，医疗信息化人才少，宣传力度不够大，信息平台不够完整，相关档案的法律制度研究尚未深入开展，制约了医疗档案的信息化建设[1，2]。立足医疗档案数字化建设的发展现状，解决这些问题，对于推进医疗档案数字化建设、实现医疗资源共享和提高医疗资源利用率具有重要意义[3，4]。同时规范医疗档案在处理医疗纠纷中也发挥着重要的作用。信息的整合便于医务人员和科研工作者进行科学研究，评判某一疾病的发展及预后，总结经验采取更好的治疗方法，从而促进医疗进步。通过对现存问题的分析和给出的解决策略，希望能够为改进医疗档案的数字化管理提供帮助。
参考文献
[1] 刘亚静.网络信息化背景下医疗档案信息共享存在的问题及对策探讨[J].河北医学，2014（5）：878-880.
关键词：民营 企业 档案
1.民营企业档案管理的意义
随着经济结构的调整，我国民营经济出现了迅猛发展的良好势头。民营企业发展较快，经济总量提升，已成为我国经济发展的一支新生力军，在国民经济发展中发挥着越来越大的作用。
非公有制经济是社会主义市场经济的重要组成部分。民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程，记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用。如果不加强民营企业档案管理，一是不利于企业档案的齐全完整，无章可循，无约无束机制，形成的材料处理分散，无序状态，不能完整地记述和反映企业发展的历史面貌。二是不利于企业档案材料安全。民营企业主与员工之间虽订有劳动合同关系，但员工流动的随意性较大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的监督管理机制，一旦出现人员“跳槽”，轻则使企业的管理发生断层，工作无法延续，增大管理成本。重则会导致企业的独有知识产权流失，造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。三是不利于企业的做大做强与创新发展。企业档案材料的分散，无序保存，少数人占有企业重要的档案信息资源，一旦发生利益冲突，持有者可能会以占有核心材料的条件，要挟企业主，造成企业管理的被动，尤其是入世后，市场竞争的日趋白热化，没有资料，信息数据的科学管理，就会在瞬息万变的市场经济中失去商机，严重阻碍企业的持续发展，为此，加强档案资料管理对于规范民营企业行为、维护企业利益、规避市场经营风险具有十分重要的意义。
2.民营企业档案管理工作现状
2.1从档案管理体制上看：大部分民营企业将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，成立了档案工作领导组织，明确了领导分管，设有档案工作人员，各部门也有专（兼）职档案人员。但还有些民营企业没有开展档案工作，即使开展了档案工作，管理人员多为兼职，没有参加档案行政管理部门组织的专业培训，缺乏基本的档案专业知识，也没有做到持证上岗。
2.2从档案管理模式上看：有部分民营企业档案集中统一管理，绝大多数还有分散管理的形式。具体表现为办公室、生产、设计和营销等业务部门的档案资料各自保管。企业领导档案意识淡薄，认为档案工作只是简单的收集、整理、装订，并不能创造社会价值，不需规范的管理模式。
2.3从档案工作制度上看：部分民营企业建有单独的档案管理制度，企业在相关管理制度中涉及档案资料管理的内容，普遍存在着档案规章制度不健全的情况，多数只有档案员责任制一项，还不能坚持严格考核。
2.4从档案内容种类上看：科技档案构成了民营企业档案的主体，也存在特殊载体的档案。民营企业是自主经营，将形成的材料，尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少数”人手中，实行“封闭”管理。档案管理处于分散、无序状态，各项档案业务建设薄弱，收、管、用三个环节存在一些待解决的问题。
2.5从档案基础设施上看：有的民营企业建有档案室，并且配有档案柜等档案装具和装订机、复印机、灭火器、空调等必要设备。但多数企业没有专用的档案库房和必要的设备。
3.民营企业档案现代化管理的必备条件
3.1确定民营企业档案的管理模式原则
不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长，关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则：首先，档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言，中小型民营企业可以实行单极管理，大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦（集团）公司属混合型大型民营企业集团总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理，对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理，全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”,明确规定档案所有权归总公司，日常则 尤其代管。其次，档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性，至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业，这种企业可实行档案信息化管理。最后，档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动系统或内部局域网的企业，大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理；而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。
3.2配备档案管理人才，制定科学的归档范围和管理制度
目前，民营企业大多重经营、轻管理，一味追求眼前的利益，对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作，缺乏必要的规章制度，档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作、为了培养档案管理人才，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用，包括电子文件归档，计算机管理和检索，以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究，重新审查、整理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应新形势发展的需要。
3.3全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平
首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流，但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理，也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理，该管理模式有利于企业档案工作的全面建设，充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外，作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理，对网上传递的电子文件实行逻辑归档，相应纸质文件适应另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行，有利于推动档案现代化管理。
参考文献：
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