时间：2023-03-01 16:23:50
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇电子档案管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
在公司的档案管理过程中，很多单位均已实现自动化办公。工作人员间档案信息输入到相应的计算机系统中，进而制作出电子文件，工作人员则可以通过各种程序来对所有的档案信息进行管理。电子档案管理使得档案管理工作人员的工作变得更加轻松，同时信息的查找也会更加快捷，故很有必要在公司中构建相应的信息管理网络。
一、公司档案管理中电子档案管理依然有所欠缺
1.电子档案安全问题电子档案是通过运用计算机信息技术来完成的，其能够收集、传输以及归档各种类型的档案信息。相比于纸质档案，电子档案的信息整理明显更加高效，且信息的查找也会容易很多。然而，在电子档案的实际运用过程中，不可避免会遭遇到安全方面的难题。电子档案在处理信息的过程中，可能会被他人通过各种方式盗取或者篡改档案信息，进而引发安全问题。2.档案管理人员素质仍有待提升在电子档案运用过后，其对公司档案管理人员的要求变得愈加严格，管理人员不仅需要拥有一定的政治思想水平，而且应该掌握好各种计算机知识以及相关技术，这样才能更好的运用好电子档案。然而，当前我国很多公司的档案管理工作人员由于自身的工作强度比较大，使得他们的精力无法集中起来，从而无法认真做好电子档案管理工作，同时，该岗位人员的流动比较频繁，这对于档案管理工作而言是极为不利的。3.电子档案管理不够规范在电子档案管理中，管理人员并不知道怎样保管好各种电子档案的物质载体，比如U盘等，使得这些工具并没有如纸质档案一样做好登记，放置明显比较随意。对于那些重要信息，由于没有落实相应的标准，使得电子档案备份管理工作极为混乱。
二、推进公司管理中的电子档案管理
1.制定电子档案管理制度通过对电子档案的特点分析，可以有针对性的对其进行高效管理。电子档案是通过网络信息来构成的，故不安稳。电子档案易受到诸多因素的威胁，故要想确保电子档案能够安全工作，则很有必要制定相应的档案管理制度，认真管理好电子档案，进而避免信息的遗失。加强对档案管理人员权限的管理，来确保电子档案信息的安全性。除此之外，还要加强对公司内部人员的监管，普及《档案法》等相关的法律法规条例，强化管理意识和安全保密意识，使得一切电子档案管理工作可以有法可依，井井有条的进行。2.促使档案管理人员专业水平持续提升档案管理人员的专业水平与电子档案管理状况是密不可分的。要想确保档案管理人员具有较高的专业水平，则需管控好人员的流动。由于电子档案管理所涉及的内容杂多，且专业性非常强，对于管理人员的经验有着较高的要求，故人员的流动不能过于频繁。再者，管理人员还需主动学习各方面的知识，确保自己能够做好电子档案管理工作。3.构建安全保障体系在电子档案运用中，安全保障体系的制定显得极为重要，其有助于提升电子档案管理的质量。公司电子档案安全保障体系的构建包括硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障。在硬件设施安全保障中，公司需要把握好服务器的运行状况，定期更新相应的档案日志，同时还应维护好机房的环境，及时更换那些无法正常运行的设备，定期展开监察。在网络安全保障方面，相关工作人员则需每隔一段时间就核验全部的档案信息文件，并制定相应的浏览权限，以此来避免该系统被病毒所侵入。同时要通过对防火墙技术的利用来合理内网与外网，并在内网与外网的连接方面制定严格的规则。
三、结束语
在公司发展中，档案管理工作是不容轻忽的，要想档案管理具备更高的效率，则公司需要运用电子档案来管理全体档案信息，然而电子档案依然存在着一些不足之处，公司仍需采取一系列措施来加以改进。
参考文献
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[2]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015，（24）：267-269.
[3]周海霞.电子档案管理中几个关键问题及解决对策[J].黑龙江科技信息，2016，（34）：53-54.
[4]李凌燕.档案管理信息化的现状、困境及出路[J].办公室业务，2016，（10）：23-25.
关键词：纸质档案；电子档案；管理
现代科学技术水平得以提升，计算机技术与网络通信技术应用到各个领域。在传统方式下，档案管理工作面对较大压力，无法与现代技术实现有效融合。电子档案在使用与记录方式下，都能发挥较大意义，从而实现了纸质档案与电子档案的融合发展。因为档案中记载着变迁情况，具有原始性特征，也能形成不同的价值形态，纸质档案与电子档案存在较大共性，所以，在对其管理期间，实现两者的融合性，无论在信息整理、归档、收集等工作中，都需要促进其长期保存，基于现代化科学技术，维护其安全性，这样不仅保证了现代方法与现代技术的充分利用，也使档案管理工作更规范。
1电子档案与纸质档案
纸质档案具有较高的留念价值，将其保存后，当一些有意义的事物产生后，会对其有效利用，纸质档案也是人们比较熟悉的一种保存方式。一般情况下，纸质档案主要将纸张作为信息记录的一种形式。在事业单位中，使用的纸质档案都为公文图纸等，包括账目、工作记录等。但是，纸质档案不容易保存，容易被破坏，也无法实现良好的保密工作。所以，企业或者事业单位的领导、管理人员需要认识到纸质档案的重要性，以认真的态度对其处理。对于电子档案来说，本身具备一定的保存价值，是基于计算机软件、硬件以及数据库进行保存的，与人们生活存在密切关系[1]。纸质档案与电子档案的使用都存在一定特征。纸质档案需要保存的时间比较长，容易识别，在储存期间，存在一定的直观特点，是电子档案中不具备。但是，与纸质档案不同的，电子档案能够改变纸质档案中存在的缺陷，不仅能实现自由转换，还能对各个信息介质进行识别，对信息储存具备较高的容纳性，载体也更多样，能够促进信息资源的共享性发展。
2电子档案与纸质档案发挥的优势
在企业与事业单位中，对档案进行处理期间，要促进原始数据完整性。促进原始内容的完整性，保证其价值的充分发挥。当档案数据产生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于纸质档案与电子档案的对比分析，电子档案比较容易更改，但纸质档案更方便阅读。而且，纸质档案中的数据信息也更稳定。当单位、企业内领导签字、审核后，对其无法更改，其存在的真实性也比较强，具备一定的法律特征[2]。
3纸质档案管理与电子档案管理的融合策略
3.1档案管理模式
在新时期发展趋势下，档案管理技术还比较低下，纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中，实现了较大的便捷性和高效性，应用过程中，是各个媒体的集成化发展，具备全面性与直观性特点，与纸质档案相比，促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障，就要将纸质进行开发与备份保存。电子方式的实现是一个不断发展的过程，在该阶段，实现纸质档案与电子档案的融合，能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下，纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用，该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份，还能实现纸质档案的数字化发展，使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制，主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存，它们随着业务流程的改变而改变。该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案，工作人员对重复文件进行办理，促进了管理形式的全面化发展[3]。
3.2档案管理流程
在新时期不断进步与发展下，电子商务、电子政务得以有效开展，各个企业与事业单位在内部也建立了相关办公网络系统，促进了纸质档案与电子档案的结合使用，达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出，使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期，档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是，是档案整体周期中存在的管理活动过程，其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下，基层档案都是从外部、自身内部引来的，其中，纸质档案比较多。所以，在对其管理期间，电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中，需要实现电子档案与纸质档案的统一管理，在执行工作中，不仅在归档工作中更统一，在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致[4]。
3.3工作人员的能力
在新时期发展趋势下，为了实现档案管理工作的有效实施，还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间，需要基于纸质档案管理工作进行思考，保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同，其中，最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点，所以，其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升，他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识，还要学会计算机的应用，这样才能保证档案管理效率的提升[5]。
3.4管理制度与标准
在新时期发展趋势下，为了应用新型档案载体，实现与计算机技术的智能化管理，在对档案处理工作中，要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系，所以，要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期，促进业务管理各个方面更标准十分重要。如：建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准，促进新型档案信息载体格式的转化标准，保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度以及法律制定等，其中，在电子档案的归档工作、整理工作以及储存工作等各个环节充分利用。但是，由于电子档案自身存在一定缺陷，导致电子档案的真实性存在较大限制，所以，需要建立相关的法律法规，确定出电子档案的法律地位。
结束语
电子档案成为当今发展的主要趋势，其含有的丰富内容能够为工作提供信息基础。对电子档案进行开发利用，实现长期的保存工作，需要在技术、使用方法以及标准等方面进行改变，还需要提高管理人员的综合素质，这样才能实现电子档案与纸质档案的充分融合。
参考文献
[1]纪晓群,江媛媛,柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界,2013(29):15-16.
[2]吴雨珊.电子档案与纸质档案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.
[3]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案,2012(7):38-39.
[4]朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报(医学版),2012,14(2):278-279.
1 电子档案管理与传统档案管理的区别
电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：
1.1 在时间上
电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。
1.2 在方式上
二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。
1.3 在存储方面
电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。
1.4 在管理的方法方面
电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。
1.5 在查询使用方面
电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。
2 电子档案管理的优点和缺点
2.1 电子档案管理的优点
用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。
采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。
2.2 电子档案管理的缺点
使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：
1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律保护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。
2.计算机等电子信息技术的不安全性也给电子档案管理带来了不安全性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象则不利于档案的保存。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术手段进行保存，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。
3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保存或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保存。
4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储备以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。
3 可采取的措施
（1）根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的计划安排，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。
（2）由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。
（3）保管时应注意环境条件，电子档案的保存需要适度的环境，保存档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的安全。
（4）健全电子档案查询使用的相关制度，设立实名制，并进行权限限制，确保使用者通过身份进行实名登陆，以确保档案的安全。
关键词：电子档案；档案管理；研究
档案以保存、提供利用为主要责任，面对收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等任务。当前数字化高度发展的情况下，各行各业都面临管理上的巨大挑战，档案行业也不例外。随着我国信息化建设的快速发展和推进，新型电子档案产生并逐步完善，有取代传统纸质档案的趋势，无论是个人档案或者集体档案，档案承担着记载信息、传承信息以及提供保存、检索供社会利用的责任，落实好档案管理工作十分重要，而在信息社会中如何把握机遇迎接挑战，是档案管理工作者面对的重要课题。
1 电子档案的定义
电子档案是随着信息化社会的出现和发展应运而生的新生档案类型，关于它的定义尚未形成绝对的统一，本文选取了几个比较有代表性的定义来阐释电子档案的含义：
学者张雪香在论文《高校电子档案管理》一文中指出，要避免简单的将电子档案等同于电子文件，她认为电子档案比较确切的定义，是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中，于数字设备及环境中直接形成以数码形式记录到磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的有档案价值的文件”。即电子档案是借助计算机系统生成、利用和保存的档案文件。
学者孙笑一则通过特征来阐释电子档案的定义，他提到电子档案具有实体的虚拟化，手段的数字化、网络化、多媒体化，时效性强、周期短，具有交互性和个性化，加工标准化、信息海量化和检索的智能化等特征。
孙丽茹则采用了国家档案局在《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）中的定义，即电子档案是指在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
综上，本文认为电子档案对应的是我们通常说的纸质档案，指可以通过计算机磁盘等载体进行存储的电子文件的集合。
2 电子档案管理现状
档案管理电子化进程必然是个长期持续的过程，当不可否认这也是必然趋势，电子档案较之于传统纸质档案优势明显，但在转型过程中也会出现一些必须要面对的问题，本章从电子档案的优势劣势和电子档案管理目前可能存在的问题2方面谈谈我国电子档案管理现状。
2.1 电子档案管理优势
电子档案相比于传统的纸质档案管理优势主要体现在：1）降低人力成本，减轻人力负荷。电子档案的载体是数字载体，信息采集和上传也可以通过计算机软硬件完成；2）更利于保存和检索利用。纸质档案的保存对空间及空间条件要求很高，电子档案更容易保存，利用计算机系统也更容易检索利用；3）管理方式更加灵活。电子档案信息修改更加方便，为有序、数字化现代化管理提供了条件。
与此同时，不可否认电子档案在带来诸多方便，使得档案管理效率提高，但也存在一些不容忽视的短板。比如档案文件的真实性和数据保存的安全性问题。电子档案容易修改增删，真实性的保障有赖互联网技术的提高；电子档案数据安全问题也不容小觑，互联网的数据有可能遭遇病毒、黑客袭击等，电子档案存储在终端也面临这样的隐患。
2.2 电子档案管理存在的问题
电子档案既有优势又有劣势，但档案管理电子化是不可逆转的必然趋势，在这种大形势下，要明确电子档案管理发展方向，有必要先对目前电子档案管理存在的问题作一了解。
2.2.1对档案管理重视程度不够，意识淡薄
档案管理属于我们所说的冷门专业，岗位也属于偏边缘的岗位，目前我国很多有关部门对于档案管理这一工作并不重视，甚至认为可有可无，不需要花费精力在这一项工作上，使得档案管理工作人员也抱着随意的态度对待工作，这是一个不良循环，而电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，意识问题和管理理念是根本对问题。
2.2.2综合型专业人才匮乏
档案工作者对档案管理的专业性自不必说，但既懂档案管理知识也懂信息技术，的综合性专业人才匮乏，给电子档案管理工作高效进行带来了挑战。
2.2.3相关法律法规不完善
互联网知识产权问题还处于起步阶段，电子档案管理法律法规尚未形成体系，有关电子档案管理的专门规则条例极少，统一适用性对法律较少。
3 电子档案管理发展方向
当今社会，社会经济发展高速，时展日新月异，知识经济逐渐兴起；大数据时代带来了海量的数据资源，革新了各行各业的常规模式，现代化技术手段强势来袭。利用现代化技术进行档案管理的意义不言而喻，而随着新技术的逐步渗透，人员管理、档案管理侧重点等都必须同步协调发展，本章将从3个方面谈一谈我国电子档案管理的发展方向。
3.1 管理理念和管理意识向着现代化、电子化方向发展
随着技术的不断发展和信息社会的高速运转，电子档案管理也将朝着现代化的方向发展。变革的开始首先是理念的变革，正确认识当前档案管理大环境，电子档案管理的必要性和优劣势，树立良好的管理理念，积极了解形势、环境的变化，促进电子档案管理向着现代化方向发展。
3.2 电子档案管人才向着专业化趋势发展
电子档案管理人员愈加专业化。档案管理工作处于不断的发展中以适应新形势需要，人员专业化很重要。电子档案管理不仅涉及到档案管理的专业化知识，对从业人员计算机知识、互联网技术应用、相关法律条文等方面的能力素质也有很高的要求。电子档案管理起步至今，到逐渐发展，慢慢取代传统纸质档案还有很长的路要走，其中管理人才向着专业化发展是不可忽略的重要方向。
3.3 多机构、跨部门合作，共同创造安全可靠的互联网大环境
良好的互联网大环境对提高电子档案管理安全性很有帮助，这就需要多部门通力合作，构建完善的档案应用机制，构建完善的电子档案管理计算机信息系统，充分考虑到潜在的一些安全性问题，采取相应的措施。如正规杀毒，防范黑客攻击；归档规范化，管理程序化；完善相应的法律法规，借助法律机构职能作用确保电子档案的安全性。
4 总结
综上所述，档案管理工作不是简单的体力劳动，需要专业的理论知识指导和与时俱进的现代化技术手段辅佐，不断发展创新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子档案正是科学技术快速发展的产物，对管理及保护工作提出更高的要求，需要进一步建立健全完善的电子档案管理体系和安全保护机制，做好档案管理工作从传统向电子化进程的转变，做好电子档案的维护工作，加强相关专业从业人员的技能培训，不断提高电子档案管理水平，保障电子档案信息的安全。
参考文献
[1]张雪香.大高校电子档案管理研究[J]. 湖北师范学院学报（哲学社会科学版）2016，36（1）：81-83.
[2]周茂玉.浅谈电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2015，（247）：103，138.
[3]孙笑一.浅析电子档案的主要特征及管理保护策略.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016.
[4]孙丽茹.试析如何做好电子档案管理.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016.
关键词：电子档案；电子档案管理
随着计算机技术及信息技术应用的普及和深入，电子文件已成为档案的主要信息来源，电子档案的管理工作已成为档案工作的重要课题。
1电子档案的概念及产生
电子档案是指单位或个人在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的、经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。近些年，无纸化办公和办公自动化得到广泛的应用，在提高办公效率和降低办公成本的同时，产生了大量的电子文件，这些电子文件通过归档形成了电子档案，声像材料的形成采用电子化手段也丰富了电子档案的内容。同时，随着我国档案数字化工作的不断推进，大量纸质档案经过数字化处理得到的数字化成果也成了电子档案的又一个重要来源。它越来越多地替代纸质档案，其优越性是显而易见的，同时档案真实性的特质也存在缺陷，需研究与克服。
2电子档案的优点
2．1存储密度高
传统的纸质档案，占用很多的柜架及库房面积。而电子档案的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘，这些介质的存储密度很高，小小的一张光盘就可以存储成千上万件电子档案。相当于纸质档案占用的若干套柜架。随着科学技术的发展，电子档案存储介质的存储密度还将继续增大，这样大大节约了存储的空间，可以更加充分地节省利用有限的空间资源。
2．2大大提高了档案利用的效率
在传统的档案查阅模式下，找一份文件需要查看目录，根据目录提供的线索要素，查找有关文件，由于目录制作的水平及查找人员的业务熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小时，有时甚至查不到。由于电子档案是以电子文档、音像图片等计算机文件的形式保存在存储介质中。因此，通过计算机的检索方式可以在数秒钟十分准确而快捷地完成对档案信息的检索，查找到所需文件与类似文件。同时随着计算机网络的迅猛发展，用户可以通过档案管理系统在线检索查阅利用档案，从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会。
3电子档案的特性及存在的问题
3．1设备依赖性
电子档案是存储在各类存储载体上的数据代码。电子档案的生成、检索、查阅的过程就是对电子文件进行编码解码操作，这个操作过程需要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件，相应的软硬件平台，否则不可能实现。就设备更新方面来看，就会使电子档案的长久保管利用带来很大困难，现在计算机技术发展日新月异，更新换代对于计算机硬件来说几年就会更新换代，而光盘等存储载体可以保存几十年。若干年后就有可很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取的设备。同时光盘也不如纸质材料，随着时间的推移会自然消磁，会丢失所存档案材料。所以，重要的电子档案需打印成纸质来保存。
3．2电子档案信息与载体的相分离性
纸质档案的墨迹、图形、符号是紧紧依附在纸张上的，内容与载体不可分离。而且是孤本，独一无二，虽然有的纸质档案可以复印，但很好辨别其原件与复印件。而电子档案的内容与载体是分离的，一台计算机上形成的电子档案可复制到另一台计算机上，而且能够在不同计算机上传递，能够突破地点时间限制。这样，一方面电子档案可广泛复制传递方便了利用，另一方面很难识别其真伪与原件，很难保密，很难维护作者、责任者的产权。对档案的原始性、真实性、完整性和有效性造成威胁。
3．3电子档案的易更改性
纸质档案一般不易更改，若更改其痕迹容易识别看出破绽。而电子档案人们可以随意对其进行删改、增补、拼接、压缩、还原等操作，这些更改不会留有痕迹。而电子档案由于电子文件本质上是通过编码的数字序列，并且对电子文件进行的修改可以做到轻而易举，因此，如何判断电子文件是否被篡改已成为电子档案鉴定工作的一个难题。也给档案管理与利用造成困难。
3．4电子档案的多媒体集成性
由于电子计算机多媒体技术的应用，文字、图形、声像等多种媒体信息均可随意组合、拆装搭配构成电子档案的内容，使得其信息量和结构要比纸质档案复杂得多。甚至会造成同一份电子档案的信息存在不同的载体上，这给电子档案保管带来很多问题。
4如何做好电子档案管理工作
4．1建立并严格执行完善的档案管理制度
为了安全高效地对电子档案进行管理，首先要建立一套安全可信的权限管理机制，并且要求所有档案管理人员严格执行，确保档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、更新和删除等所有操作，都必须由具有相应操作权限的人员进行，严禁不具备相应操作权限的人员对电子档案进行操作。同时在日常工作中，档案管理人员严格执行电子档案管理办法，实行电子文件管理和电子档案管理相统一，制定科学合理的电子文件归档制度。
4．2严格控制电子档案的修改复制
由于电子档案易更改和易复制的特性，所以在电子档案的管理工作中，应严格控制电子档案的修改及复制操作，防止电子档案被篡改、信息丢失、失泄密等情况的发生。在实际工作中，可以将电子文档设置为只读、或对电子文档进行加密，也可以将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等，以确保电子档案的真实性、完整性和有效性。
4．3加强电子档案的安全管理
①对办公自动化系统及电子档案管理系统与互联网进行物理隔离，严禁计算机接入互联网，避免由于计算机病毒、黑客攻击等情况的发生；②对使用者的权限进行严格审核，对使用权限进行系统认证鉴权，注册登记，保证操作动作回溯可查，责任到人；③要定期对电子档案进行备份操作，确保电子档案的数据安全。
4．4加强对档案管理人员的业务学习和继续教育工作
随着档案数字化工作的逐步展开，档案工作的对象已经从传统纸质档案逐渐向电子档案转变，这就要求档案工作者不仅要具有较高的档案业务水平，同时还应熟练地掌握计算机技术。为了更好地将新思想新技术运用到电子档案管理工作中，加强档案管理人员的业务学习和继续教育工作势在必行。
4．5不断研究探索电子档案管理的新方法、新措施
在电子档案管理实践工作中，要不断研究总结，遵循电子文件和电子档案产生发展的规律，勇于创新，不断完善电子档案管理的各项规章制度。同时要重视电子档案管理经验的学习交流，吸取和借鉴其他单位企业先进的制度及方法。
［参考文献］
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［3］邱晓威．电子文件与电子档案的管理问题与对策［J］．中国档案，1999，（3）：32～34．
【关键词】企业；电子档案管理；问题；改进措施
1引言
在互联网技术及数字化技术的影响下，我国企业逐渐朝着自动化、智能化和机械化的方向发展。电子档案在企业内部管理中的应用对企业发展有着重要意义。随着现代化企业的发展，电子档案被广泛应用到各个行业，企业的档案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我国对电子档案的管理还不完善，需要企业加大对电子档案的研究力度，不断完善电子档案管理技术，保证电子档案管理的高效性和安全性。
2电子档案概述
电子档案又可以称为虚拟档案，其主要是利用计算机磁盘等信息化技术设备进行储存的，将电子图像等文件进行集合并以案卷为单位的一类档案。目前，在电子档案储存过程中，利用磁盘或光盘的储存方式较为常见，在云计算时代的发展过程中，一些信息化技术水平较高的企业则采用云端网络空间进行储存。
2.1电子档案的优势
电子档案的应用具有以下几点优势：第一，电子档案的信息具有非人工识读性，这样的功能优势能够降低人工筛选档案所耗费的时间，即节约了人力，同时又提高了档案筛选、整理的工作效率，降低了档案分类管理的成本投入。第二，电子档案的信息储存具有高密度性，随着信息化技术和计算机网络技术的不断发展，云技术和数字化技术在企业中的应用越来越广泛，计算机网络有着较大的储存空间，电子档案对企业信息的储存密度较高，能够容纳较多的信息，因此，电子档案的信息储存具有较高的密度性。第三，信息与载体之间是互相独立的，具有可分离性，企业在利用云技术和数字化技术对档案信息进行储存的过程中，信息与云平台之间是相互独立的，电子档案的储存只是暂时性的借用云空间而已，企业随时随地都可以将电子档案进行转移，方便企业对档案进行统筹管理。
2.2电子档案管理工作的重要性
通过对电子档案的优势进行分析，可以清楚地发现，电子档案在企业中具有较高的应用价值，可以实现资源利用的最大化，同时，也节约了企业在档案管理中投入的人力和物力。此外，电子档案与传统纸质档案相比，还有着其他应用优势：首先，相对于纸质档案保存来讲，电子档案省去了保存所占用的地理空间，不会出现档案资料不全、模糊不清或丢失损坏等现象，给企业档案管理工作的开展带来了方便；其次，在信息化时展过程中，电子档案管理的发展与应用，是企业与时俱进的标志，企业在查询档案时，利用电子档案能够节省人工查找的时间，且通过计算机备份技术，若电子档案因设备故障而丢失，企业工作人员也可以通过备份进行找回，保证了档案使用的安全性。
3企业电子档案管理存在的问题
3.1电子档案管理软件通用性不足
我国企业在发展过程中，大都是采用传统的纸质档案管理方式对企业信息进行管理的。随着信息化时代的发展，虽然一部分企业开始了档案的信息化建设，但是对与电子档案的应用管理还存在一些不足之处。如，由于对电子档案的了解不全面，企业电子档案管理软件的通用性不足，使得电子档案无法与企业内的其他型号电脑进行共享，无法实现档案资源的共享，给信息化档案管理工作地有序开展产生了不利影响[1]。
3.2档案管理的保密性与安全性不高
当前，在大数据时代的影响下，人们上网信息的安全性受到威胁，虽然我国大部分行业的信息化安保水平较高，但是，电子档案作为企业内部管理的一项工作，很多企业在工作中都不重视电子档案的保密工作，认为电子档案不会被泄露出去，就降低了对电子档案的安保力度，使得一些不法分子进入到系统中，恶意篡改与仿造原始档案资料，降低了档案资料使用的安全性，导致信息数据失真。此外，企业的电子档案信息本身就有结构复杂、储存信息多样的特点，若计算机或电子档案被攻击、篡改，则可能会发生商业纠纷，使得企业遭受巨大经济损失[2]。
3.3缺乏专业的技术人才
在企业电子档案建设过程中，人才是其电子档案管理工作的基础。但是，在当前社会环境下，越来越多的人加大了对计算机网络、通信技术的研究力度，但是，对于电子档案这些信息化系统的维护管理工作缺乏一定的兴趣，使得企业电子档案管理招不到优秀的技术人才，影响了电子档案管理工作，降低了其管理水平。
4信息化时代下企业电子档案管理的完善措施
4.1进行动态管理
企业每天都在发展，也在不断产生各种各样的交易信息，为了保证电子档案信息的准确性和及时性，企业需要对电子档案进行实时动态管理，保证电子档案管理的完整性。因此，企业需划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任，制定相应的管理制度，明确管理责任，保证电子档案管理工作的有序开展。为了保证电子档案信息的完整性，企业在电子档案搜集及整理过程中，要对不同类别的档案进行分类管理，并及时归档，保证档案信息的更新速度。此外，对于归档信息还应做好电子扫描处理，依照行业特征、档案类别做好分类整理，确保原始档案信息始终与电子档案信息全面一致[3]。
4.2划分多级权限
为了保证企业电子档案管理水平，提高电子档案的安全性，企业在档案管理过程中应做好安保工作，划分多级权限，提高电子档案信息的保密等级。如，档案管理人员可以依据企业所属行业的特征，档案信息保密等级，设定必要的查阅权限；通过档案信息管理软件系统按凭证调整修改以及查询应用权限。同时，企业在电子档案查询过程中，应严格界定浏览器应用权限，依照档案信息保密程度确立可否进行查询、资料下载以及打印，从而保证电子档案信息的安全，此外，企业还需要对电子档案管理系统进行高级别的加密处理，严禁外部人员浏览，进而保证企业档案信息的安全、完整、高度机密以及方便浏览应用[4,5]。
4.3提高管理人员技术水平
在企业电子档案管理过程中，因人才技术水平低，管理意识薄弱，导致企业电子档案管理水平低的现象时有发生。因此，为了保证企业电子档案的管理水平，企业需要加强对电子档案管理人员的培训力度，不断提高其管理技术水平，满足档案信息化发展的需求。此外，企业人资部门还需要不断引进先进的技术人才，给电子档案管理部门注入新鲜血液，提升企业电子档案管理队伍的整体素质和技术水平。
5结语
总而言之，电子档案在企业中的应用，能够有效降低企业的档案成本投入，提高档案管理的效率和水平，促进企业的现代化发展。因此，在信息化社会发展过程中，企业需紧跟时代脚步，不断引进先进的技术人才，提高电子档案管理队伍水平，划分多级权限，做好档案的安保工作，并进行实时动态管理，保证电子档案管理的可靠性。
【参考文献】
【1】张在奎,王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济,2017(12):31-32.
【2】黄黎黎.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].企业改革与管理,2017(08):15.
【3】莫丽华.企业人事档案管理信息化建设探讨[J].企业改革与管理,2017(08):59.
【4】曾苏.大数据时代的企业档案工作初探[J].机电兵船档案,2017(02):17-20.
关键词：电子档案；电子文件；现状；问题；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3198(2009)14-0038-02
1 电子档案管理的现状
1.1 对电子档案的认识存在一定局限性
以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。然而，社会中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。
1.2 档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档
档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。例如，国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理指明了方向，然而，这项政策真正落实到各级机关实施过程中，就不容乐观了。许多单位因实施现行分类法有一定难度，前仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施奉单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。
1.3 计算机技术尚未大规模应用于档案管理
由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推广仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
2 电子档案管理中出现的问题
2.1 电子档案管理过程中出现的漏洞
2.1.1 对电子文件原稿保存的忽视
目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。
2.1.2 信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
2.1.3 电子档案的接收格式问题
由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。
2.2 电子档案自身的缺陷
2.2.1 电子档案的原始性、真实性、完整性问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的真实性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
在真实性问题上，电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。
2.2.2 电子档案存储栽体的特质与缺陷
(1)温度。高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1―2倍。
(2)湿度。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
(3)光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线对电子档案载体的影响很大，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。
(4)空气污染。空气中的有害气体(如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气)，在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
(5)灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘还是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
(6)有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
(7)磁场和机械震动的影响。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失，记录信息被破坏，从而影响档案数据的读出效果，缩短电子档案载体寿命。
2.2.3 电子档案的长期可读性问题
当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对
于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。
3 解决电子档案管理中问题的对策
3.1 电子档案管理的原则
3.1.1 规范性原则
规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
3.1.2 可靠性原则
人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
3.1.3 高效率原则
档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统。是档案信息电子化工程的助推器。
3.2 解决电子档案管理过程中问题的对策
3.2.1 加强电子文件全过程管理
由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
3.2.2 采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.2.3 重视和加强对档案管理人员的培养
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
【关键词】电子档案 保存 维护 维护 管理对策
信息化的时代，随着计算机与网络技术的普及,企业信息数字化、办公自动化的快速发展,电子档案已经成为企业档案工作中必须要面临的工作问题，并且在实际工作中产生的各种问题和难点也必须面对，需要在企业中得以合理运用。
根据多年的档案管理工作经验，在此着重探讨分析企业电子档案管理工作中出现的问题以及一些处理方法，抛砖引玉，和档案管理工作的同仁们共同探讨。
一、企业电子档案管理中出现的问题
（一）电子文件原始资料的保存
目前,在计算机上起草和制作文件,已是办公常事。往往文件一旦定稿打印后,作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取保护措施,随意对其进行删改,不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非,失去了归档保存的意义。
（二）电子档案的完整性难维护
电子档案材料的多样性、结构的复杂性,储存方式的互换性,容易造成信息缺损。当前,电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。这些媒介材料的化学性质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应,容易造成电子档案信息丢失，使电子档案内容的完整性很难保障,直接影响信息再现。
（三）信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性,造成电子档案与载体的可分离,使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性,使电脑病毒和蓄意破坏的电脑黑客对档案存放载体形成威胁,载体一旦被电脑病毒感染或被黑客闯入,就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失,甚至造成整个信息系统瘫痪。
（四）电子档案的接收格式问题
由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及,档案文件在转手移交过程中,会出现因两部门存储档案方式不同,使用软件不同,而使电子档案在转交过程中出现困难。
（五）电子档案的长期可读性难实现
电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的,但由于电子档案形成单位的不同习惯,所应用软件、媒体不同,对同一项目所形成的电子档案格式都不尽相同。电子档案在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案,在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难,导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性。即使是互相兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案,随着科学技术的进步,电子计算机系统软硬件技术的不断升级,数字压缩、解读等技术的不断更新换代,电子档案在现在形成时所依赖的先进技术,在未来利用电子档案时往往是时过境迁,新技术已经不认识老技术了。所以,将最初形成的电子档案原始软盘、光盘等原件载体保存起来,也并不意味着载体实物上的电子信息能完整无损地、源远流长地被利用下去。
二、企业电子档案管理的对策
（一）电子档案管理的原则
企业电子档案管理要秉承规范性、可靠性、高效率的原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则,也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行,并尽可能采用国际通用标准，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。可靠性问题，除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性。而高效率，应在充分研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定,是整个电子化工程成败和效率高低的关键，而优良的电子化加工系统,是档案信息电子化工程的助推器。
（二）规范电子文档一体化管理模式
电子文件管理系统的文件管理功能是由电子文档管理软件预先内设的元数据需求确定的,所以说电子文档管理要落实到以软件为核心的解决方案上,制定相关元数据规范,自觉创建对软件功能进行规范的平台。以此为指导,研制有利于电子文档一体化管理的通用元数据标准,建立电子文档一体化管理相关的配套标准体系,显得非常必要。解决电子档案管理的难题,涉及宏观政策、信息管理、相关法规以及系统设计等问题。除考虑到电子公文归档的需求外,还必须顾及电子文件核心流程层和特定流程层流转的诸多问题,这是一个复杂的管理系统。而标准又是与时俱进的,需要不断更新和升级,不能永远停滞在一个水平上。因而,仅局限于某一个行业、某一个学科或某一个部门研究远远不能适应需求。而无政府盲目竞争,自由创建信息孤岛,重复设计、各自为政、五花八门、互不兼容也是不行的。要解决电子档案管理难的问题,与世界电子文档一体化接轨,就必须建立一个顶级一元化技术权威机制,统一组织协调诸多相关机构联合攻关,统一全国的电子文档一体化管理模式,规范电子文档一体化管理系统软件开发,以保障电子文档一体化管理的需求,已成为解决电子档案管理难的明显发展趋势。
（三）采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前,为防止档案信息被窃取、删除和修改,防止网络??黑客的进入,常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,防范对电子文件的非法访问和随意删改,都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。
（四）电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理要加强
软件管理上,要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
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