时间：2023-02-27 11:12:38
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇声像档案管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
论文摘要：声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就兰山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象
“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区
摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。
事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象
“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区
摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。
事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
（六）建议档案主管部门参与全区各类重大活动
针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
关键词：声像档案；缺陷；对策；开发利用
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的，以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录[1]。随着科技的发展，越来越多的声像档案出现在日常工作当中，它们是现代社会档案资源体系的重要组成部分。一张医院外貌的照片、一段庆典的录像所带来的视觉感受，是文字形容无法媲美的，声像档案在再现历史院貌方面具有不可替代的地位和作用。但在医院，声像档案远远少于病案、病历档案，导致很多管理者不重视。现实工作中，由于对声像档案重要性的认识不足，管理措施没有及时跟上，导致大量声像档案分散流失，或是被科室和个人据为己有，没有发挥出声像档案的综合效益。
1 医院声像档案管理中存在的问题
1.1声像档案管理意识不强 声像档案未受到应有的重视，没有真正视作档案进行整理和归档，对于旧的照片没有分类和没有文字说明，对于今后的再利用造成一定的阻碍，不了解资料的人员很难找到想要照片，大多是靠当时活动的参与者的记忆去寻找。视频资料的归档更令人担忧，随着科技的发展，仪器的更新换代，旧的带子往往难以读取，资料存储需要大量的储存设备，以前的设备有限，导致有资料无法读取。有时一盘带子反复用，原始资料没有及时归档，导致资料流失。另外，由于声像档案的保管需要各种设施，成本相对较高，因此，声像档案的保管问题一直在探索当中。
1.2声像档案管理制度不科学 声像档案管理制度不够落实，归档率不高。声像档案形成科室一般在医院宣传部门，重要日常活动资料的拍摄、录像等由上述科室负责，每年一次将声像档案整理上交综合档案室。但医院还有许多临床科室，医院宣传部门不一定能将全院各个科室、部门的每一件重要的事件记录下来，各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，对于特殊患者、新技术、新项目的开展，一些临床科室都会自行拍照，但却为自己科室使用。这些声像资料其档案价值不容忽视，由于科室并没有上交档案室的意识，便使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源。
1.3档案管理人员自身专业素质不足 个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。声像档案处理起来有一定的技术含量，然而很多医院并没有相应的设备和专业的管理人员。就我院而言，虽然有相应的设备，但管理人员没有受过正规的档案专业培训，没有对声像档案进行科学的管理。同时，随着科技的进步，如今的声像档案已可以大量拍摄，后期再进行修剪，不可用的图片、修剪前的图片和修剪后的图片都一并保持，且不做标记，仅仅是以事件的时间和名称命名文件夹，以致再想利用上修剪过的图片时，无从检索，存储混乱。
1.4声像档案利用开发意识不足 档案管理者对声像档案开发利用意识不够，甚至可以说从未对该类档案正真利用起来，缺乏开发利用动力，只有在编辑画册、建院史馆时利用了一些照片，视频资料则常常拍完就放一边。由于管理队伍不稳定，对声像档案了解不足，专业素质不足无法对声像档案进行专题编研，很多非常有历史价值的档案只能封在柜子之中，无人知晓，发挥不了声像档案的应有作用。
2 声像档案管理研究与对策
2.1建立完善的声像档案管理制度 领导首先要重视，有的单位领导意识不强，甚至取消原有的档案部门，导致档案无人管理，医院的发展历史无从考证。强化规范管理，提升声像档案形成部门的意识，对产生的声像资料从收集到归档都要定期移交声像档案管理部门统一管理，防止分散流失，杜绝归为己有[2]。对声像档案的日常保管、借阅、利用各环节应有明确的规定。必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步变成自觉的行动。
2.2医院声像档案收集和归档 一个医院的声像档案工作，不是一个人或者一个部门就能做好的，形成声像档案的科室、部门的拍摄、录像人员与医院档案管理员要增强档案意识，经常沟通，共同抓好声像素材的收集积累工作，为声像档案打好基础。必须实行统一管理，形成声像档案的科室、部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，及时向声像档案管理部门移交。声像档案管理部门及时对收集的声像档案，以保持声像档案的有机联系、便于利用为原则进行整理，分类在全宗内，按年代--问题进行分类，分类保持前后一致，便于查阅。并对声像档案按规定的要求对内容附以简单的文字说明及做好编目，制作检索目录等相关工作[3]。
2.3加强声像档案的监督和分类指导，注重业务培训 针对声像档案管理现状，档案管理部门应提高各科室、各部门对声像档案的整理意识，加大监督指导力度，并对各部门的兼职档案员进行培训，力争整体水平的提高，全面加强形成声像档案的科室、部门摄录人员的相关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。有设备也有整理声像档案的习惯科室，常常由于水平不足，所形成的声像档案质量参差不齐，以至于需要使用时，看似多实则能使用的不多，因此要提高其水平，使其制作的声像档案利用价值更高；对有设备，但没有整理意识的科室，要帮助其建立相关的管理制度，同时加强监督和指导，使其养成整理声像档案的良好习惯，同时加强技能培训，抓住时机，形成高质量的声像档案。诸多问题都需要高素质档案管理人员去完成，作为医院领导者，要创造合适的培养人才的环境，多途径提高档案管理人员素质[4]。
2.4医院声像档案的开发利用 充分利用其医院声像档案不是仅靠档案部门就能完成的，需多部门共同合作。档案管理部门制度相关的管理制度，统一全院声像档案的归档要求，编制检索工具，方便利用者查找；定期充分利用声像档案，举办图片展或专题展览，如有条件，可开设院史馆，展现医院发展轨迹的同时，发挥声像档案价值，使展览形式更加生动、内容更加丰富、视觉更有刺激。无论何种档案，不加以整理、利用，都无法体现其价值，而展示价值的最好途径就是通过一定的编制，使档案之间有机结合，合奏出一部美丽的史诗[5]。
医院声像档案是医院前进和发展的见证者，它不仅可以记载历史，更重要的是反馈信息，提供利用，为领导提供决策依据。我们要不断地学习新知识，掌握新技术，探索医院声像档案新载体的方法，使声像档案管理在医院的改革发展中发挥应有的作用。
参考文献：
[1]连颖.试论声像档案价值鉴定[J].档案学通讯，2012（01）：85-88.
[2]王进庆，夏禹波.医疗声像档案的开发和利用[J].科技致富向导，2008（12）：30.
[3]罗丽云.浅谈我院档案管理存在的问题及对策[J].医学信息，2008（01）：50-51.
关键词: 声像档案 特点 问题 措施
DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078
声像档案能够将鲜活的现实场景原貌地保存下来,传诸后世,再现于后人的视、听觉的感官。因此,较之其他载体材料的档案就显示出自己的优势。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见,
1 声像档案在档案中的特殊价值的和特点
声像档案是随着科学技术的进步而产生的一种信息记录。它是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材料,它具有客观性、形象性和科学技术性的特点,能生动形象地再现设计单位工程设计方面的工作及成果,客观反映和记录设计工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样,具有现实的查证作用,对研究历史具有参考使用价值。声像档案的作用和价值虽然众所周知,有目共睹。但在现实档案管理中声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理难度大、开发利用少等问题,直接影响了档案的完整性。
2 声像档案管理现状存在的问题
2.1 档案意识不强,声像档案难以及时完整归档
声像档案管理工作起步较晚,认识与经验不足,缺乏科学化、规范化管理,一些立档的建筑单位处于无章可循的自由处理状态。有些单位或个人意识薄弱,缺乏全局观念,仅考虑个人或本部门的工作便利,致使部分声像档案资料长期留存在个人或科室内部保存,没有及时向档案室移交,随着人员变动和机构调整,造成声像档案流失,严重影响设计单位声像档案的长期保存。问题主要体现在以下几方面:
(1)拍摄内容不完整。导致拍摄内容不完整的主要原因有:一是对拍摄建筑的特性把握不准确,不清楚什么角度、多大规模设施的需要拍摄;二是拍摄人员技术水平不高或责任心不强;三是受经费限制,摄影摄响设备未能及时更新,无法拍出好的建筑形象,直接影响工作的开展。
(2)拍摄部门没有及时整理。目前一些单位从工程项目开工到竣工验收、拍摄形成了大量的声像资料,小的工程项目则有几十张照片,大的工程项目则有几百张照片、几十盒录像带,然而拍摄部门往往不分时间前后,没有任何地点、拍摄人等备注说明,仅注上工程名称就将几年积累下来的声像资料移交档案部门,给档案部门的整理工作带来了较大的难度。档案人员因不了解这些资料的重要程度,难以进行筛选,无法进行整理、登记、分类、编目。还有一部分工程声像资料由于保管上的疏失,已经造成了较大的破坏和损失,在二次利用上留下的后遗症,有的甚至无法再加以利用。
(3)收集渠道不畅通。由于一部分的拍摄工作由专业部门完成,另一部分由设计者或施工单位人员完成,因而档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不容易掌握,加上从活动筹备至结束没有相应的控制措施,致使这些声像档案的收集工作处于被动状态,这些声像档案即便移交档案部门,也是零零散散,缺乏完整性
2.2 管理难度大,保管条件差,声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。像我单位只是将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣!
造成原因主要体现在保管的分散性和管理的不科学性。一是有的建筑单位在声像档案资料的形成和管理上各行其是,声像档案散存在各个科室,不能统一集中管理;二是一些建筑单位形成的声像档案不能及时归档,时间长久了,这些声像档案的原始信息模糊,造成整体上的不规范,也给日后查找带来麻烦。
2.3 重大活动声像档案失控,流失严重
众所周知,每次单位组织重大活动,或设计项目完工申报优秀设计时,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个设计所同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。
3 加强声像档案管理工作的措施
3.1 加强宣传、提高意识
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取主管部门的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本单位中心工作,发挥档案自身的宣传教育作用。
3.2 加强管理,制定办法,狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。档案室将与有关部门配合出台《声像档案管理办法》;同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案室移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。
3.3 加强监督,分类指导,注重业务培训
针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。
对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
3.4 结合实际,创造条件,力求妥善保管
1.1 企业档案室声像档案管理工作不被相关部门重视，且起步较晚。水电厂档案室成立于1983年，以工程档案为主。声像档案长期以来没有被重视并纳入企业档案工作的重点，声像档案工作在一些二级单位还未真正开展起来。
1.2 企业档案室声像管理制度不健全，没有集中统一管理。企业档案室没有制定统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，声像档案管理制度还在逐步建立和完善阶段。归档部门还没有按归档要求全面执行起来。有的科室则一年一次移交档案室，且移交内容不够全面。
1.3 企业档案室声像档案管理工作缺乏专业管理人员，且人员素质参差不齐。正规大学档案管理专业人员寥寥无几，管理人员缺乏专业知识素质，档案人员流动性大，对声像档案整理水平参差不齐。
1.4 企业声像档案产生部门对声像档案工作本身及其重要性缺乏认识、理解和管理。没有设立专人进行保管，档案资料整理困难。谁摄录谁保管，声像档案事件内容及文字说明整理起来难度较大。
1.5 企业声像档案产生部门声像设备质量参差不齐。部门领导的重视程度和部门成本额度控制的大小，直接影响了声像档案产生部门采购不同档次的摄录设备，影响到声像档案本身的质量。
1.6 企业部分珍贵声像档案流落民间，收集归档困难。部分档案虽然已收集，但对于其档案人物、事件很难加以考究或根本无法考究。
1.7 企业档案室声像档案保管条件不到位，影响档案寿命。声像档案对档案库房的保管环境和条件有很高的要求。由于企业声像档案工作开展比较晚起步慢，再加上资金、设备因素等影响，使得声像档案保管环境不到位，易受各种有害因素的影响而改变质量，缩短其保管寿命，从而影响其利用。
2 加强声像档案管理的措施
2.1 领导重视，重点强调。近几年，集团公司和勘探局档案馆对声像档案工作重视，多次下达文件对声像档案工作提出目标和要求，各二级单位的档案部门主管领导也加强了对该项工作重视和管理，并对该单位档案室声像档案工作提出高标准、严要求，切切实实地把声像档案工作落实好。
2.2 健全制度，统一管理。各企业档案室已经制定了统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，并在进一步的规范和完善过程当中。如中石化的《中国石化声像档案管理细则》。制度规定了声像档案的管理标准、归档要求和周期，并对档案生成部门提出严格要求，统一管理。
2.3 专业管理，强化素质。河南油田档案馆2009年7月专门组织全局各二级单位声像档案管理人员开设声像档案管理培训班，对二级单位企业声像档案管理工作进行专项业务培训和指导，提高管理水平。有了高素质的人才，才会有高质量的管理。
2.4 宣传学习，从源头抓起。企业档案部门应对档案产生部门主管领导及相关人员对声像档案制度及时宣传并通过会议传达，对声像档案制度和文件开展专题讲座，并组织相关人员开展可行性讨论。转变谁摄录谁保管的观念，避免声像档案管理分散状态，提高本部门声像档案的质量及利用率。
2.5 购置设备，严格要求。加大声像档案宣传和管理力度，引起档案产生部门重视；以标准文件规定和制度形式对各档案生成部门购置的声像设备提出要求，并对摄录资料保存内容和保存格式提出严格要求，达到声像档案归档规定要求。
2.6 多措并举，征收档案。企业档案人员应详细了解本企业的发展历史，了解企业合并、改制分流等改革原因和结果，并采取积极宣传号召民间档案捐赠、档案人员到民间义务收集、争取企业档案资金支持有偿收集等多种渠道和方式来收集珍贵声像档案资料及相关的人物、事件说明材料。
关键词：声像档案管理；存在问题；对策；建议
中图分类号：G251 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）08-0130-02
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分。
声像档案是企业档案的重要组成部分，有强烈的时间感和空间感，依赖先进的科学技术和快速的传送手段，把在工作中有重要意义的事件以最直观的画面记录下来并予以再现，具有现实性和不可重复性。根据国家档案管理的规定，归档的照片、录音、录像资料要集中统一管理。由于物质条件和技术条件所限，以前产生的声像资料很少，企业档案部门收集内容主要是纸质档案，声像档案收集数量少，对声像资料收集力度不够，管理上不重视。随着科技的发展和办公现代化管理水平的提高，数码相机、摄像机在办公领域使用，随着产生大量的声像文件，但是声像档案管理中普遍存在着一些问题，影响了声像档案的齐全完整，以及保管和利用。因而，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理中存在的主要问题
1.声像资料归档不齐全不完整
通过研究分析可将原因归纳为以下四个方面原因。
第一，企业各级领导对声像档案意识不强，重要性认识不足，没有认识到声像资料是对建设过程与面貌的形象记录，是把动态的过程变成静态的影像资料，对于今后追溯和回放意义重大。
第二，企业摄录人员对声像资料归档的意识淡薄，有些人根本就没有声像资料归档的概念。在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为完成任务了，就把影像资料放到自己的柜子里，作为自己的工作成果。或者在数码相机、录音和录像带的使用过程中，发现存储空间不够，就把原有的照片和录音、录像在没有备份的情况下进行覆盖删除，造成声像资料大量流失。
第三，档案部门收集难，拍摄多为业务部门，档案部门对其拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握，从活动筹备至结束没有相应的控制措施和贯穿始终的档案管理工作，使对这些声像档案的收集往往处于被动地位，而且不能全面反映当时业务活动的原貌，失去了声像档案的历史意义。
第四，由于企业影像设备配置到各二级部门，因此形成多部门产生声像资料，由于职责不清，部分声像档案长期在个人和部门存放，不移交档案部门统一保存，也不做相应的记录和说明，久而久之，面对大量的照片、磁带或计算机内照片、录音、录像，没有人能说清来龙去脉，给日后归档带来麻烦。特别是随着人员的变动和机构调整，声像资料的失控和流失变得更加突出。
2.声像档案保管难
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，需要具备恒温、恒湿和防磁、防光等条件的专业保管装具。从目前情况来看，只是企业效益好的档案部门设置了声像档案室或配置了声像档案防磁柜。所以在保管过程中，容易发生使照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等现象。保管条件差，声像档案难以长久保存声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。只有少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣。
3.声像档案开发利用少
声像档案开发利用少，一般仅处于利用次数较少的查阅，或者单位出版专刊画册的层次。收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。
二、解决声像档案集中管理难的对策
通过研究上述出现的问题，其主要原因是各级领导和有关人员对声像档案的重要性和紧迫性缺乏认识，再加上档案部门对声像档案管理制度执行不力，管理不到位。解决问题的具体途径有如下几点。
1.加强宣传，强化声像档案管理意识
搞好档案工作，不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一是要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。二是要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
2.完善相关法律法规
明确归档范围、归档要求和保管移交程序等内容，在制度上规范声像档案的收集与整理，并严格执行，在各项业务活动中，对声像资料进行有效控制，保证声像档案的齐全完整。各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失。杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
3.加大声像档案保管设备的投入，做好特殊载体档案的保管
为保管好声像档案，延长使用寿命，可将现代管理手段和计算机技术应用于声像档案管理，通过专用设备进行数字化转换，把重要照片和磁带全部转换为数字形式的声像档案。声像档案数字化度对实现档案信息资源共享，实现网络在线或运程查询与利用。对声像档案的利用可以通过两个途径实现：
其一，刻录声像档案光盘。声像档案的利用与保存是一对矛盾，较高的利用率会缩短声像档案的寿命，甚至有导致声像档案丢失报废的危险。解决利用与保管的矛盾，可以刻制成图像光盘或VCD光盘，减少重要声像档案的人为损害，并且方便查询利用。
其二，在声像档案实现数字化的前提下，通过企业网络平台，开展网上照片、音像展览，这种方式使声像档案宣传范围广、成本低，查询利用更加方便快捷，提高工作效率。
4.加大监督指导力度，注重业务知识和技能培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下工夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
5.档案部门与各部门积极协调配合
声像档案的收集，前端控制很重要。档案部门除加强平时收集声像资料外，还应与形成声像资料的各业务部门建立业务关系，加强沟通，向有关人员及时了解信息，查询声像资料的去向。在条件允许的情况下，可将设想岗位编制在档案部门，承担企业重要活动的摄制工作，这是声像资料积累，保证声像档案齐全完整的最佳条件。其优越性在于：真正掌握企业重要活动的第一手资料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有深刻的印象；再者有利于档案管理工作中“四同步”开展，档案人员能够掌握各种主要活动过程、目的等第一手材料，很好界定重要声像资料的归档，做到心中有数，及时催收，保证声像资料及时归档，确保声像档案系统性准确性。
6.严格遵循操作规则，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
综上所述，随着科学技术进步和信息化建设的发展，反映企业的影像资料将会越来越多，如不重视和解决声像档案在收集和管理利用上面临的问题，势必会影响企业的持续发展，同时，会影响新形势下档案工作的发展。因此，企业各级领导及有关部门，尤其从事档案管理工作的部门，应重视声像档案的管理，当做一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案的流失和损失，以确保企业各项活动真实的历史记录。为企业发展留下宝贵的声像档案。
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[3]刘佩茹，李金兰.加强声像档案管理是档案工作者刻不容缓的职责[J].兰台内外，2007，(5).
1拍摄难。一方面，表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解，不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面，表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人员兼职较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。一些单位面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，或因控办限制，无法购买，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。
2收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。
另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。
3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。
二、解决集中管理难的对策
上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
1执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。
2领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
3人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。
另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。
5部门配合共同管。
关键词：声像档案；管理
中图分类号：C93 文献标识码： A
声像档案具有收集、贮藏、整理和传递信息等多种特点，以一种生动活泼的形态出现在人们面前，让人们迅速接受并喜爱上这种形式。声像档案在火电项目中属于一个记录节目内容的重要载体，同时也是工程专题和反映工程背景资料的重要组成部分之一，为此各单位应积极努力的提高声像档案的有效性管理工作，以达到声像档案完整保存的目的。
声像档案的管理状态
1.1管理档案的意识不足
在声像档案的管理工作中未能充分认识到其对于项目整个过程记录的重要性，导致管理意识的薄弱，这也是声像档案管理混乱现象形成的重要原因。声像档案的时效性比较强，对于归档也有着不同于一般的要求，但由于大多数单位忽视了档案管理的重要性，未能及时将声像档案进行全面整理与归档，缺乏档案管理的意识，以至于丢失了许多具有很大意义的声像档案资料。根据调查数据显示，目前大多数单位仍存在着同一盘磁带以及同一盘碟重复多次使用的现象，从归档的角度上看，最初的录音和录像并没有存储起来。没有清晰的档案管理意识，也就无法及时有效的将声像档案进行完整归档【1】。
1.2声像档案维护设备落后
在现今科技急速发展的状态下，多媒体技术得到了普遍的使用，而声像也开始广泛出现在人们日常生活和工作中，但对于声像档案的管理仍是采用传统方式进行，也就是在具有许多其它档案的文书柜内存放声像档案，只有部分单位根据需要布置了声像档案专柜或是建立声像档案室，大多数单位还是沿袭着混存方式，不符合有关规定的防磁、恒温以及恒湿等存储要求，使得声像档案无法进行长期保存。
1.3声像档案管理方法不先进
在管理声像档案过程中，应根据周围综合性环境的需要，以音像资料为主要媒体，以项目重大的事件和活动为中心，积极主动的履行能反映整个工程的宣传义务。但由于声像档案不具备先进的管理方法，使得档案存储受到了严重的制约，导致每个单位在管理水平和管理能力上各不相同，部分单位没有建立声像档案管理设备和专职管理团队，而部分单位则是建立了声像档案管理设备，却无法对有声像档案和无声像档案进行统一的集中管理【2】。
1.4声像档案管理准则未完善
大多数单位在管理声像档案使没有健全的管理制度，使得档案无法进行统一的集中管理。管理准则的不完善，导致部分单位没有将有关制度贯彻落实好，难以起到应有的保护作用，而该举措造成了任何时候都可移交现象，也就是说各科室可以实行分散保管措施和个人保管措施，每年进行一次档案室的移交，这样极易产生无归档情况。此外，还有部分单位因声像档案管理无章可循，形成了随意、自由的处理状态。
加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加大宣传力度，争取领导与摄录人员支持
加大对声像档案宣传力度，充分利用网络各大力宣传声像档案的作用，让大家了解和接受声像制品是市场经济条件下新兴的档案载体。同时，作为一项社会性的事业，非档案部门也可以独家之力、朝夕之功建成。因此，公司领导、宣传部门负责人的重视是做好声像档案管理工作的重要保证。
（二）强化管理，制定声像档案管理制度
改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各归档部门也要建立相应的管理制度。规范管理，对产生的声像档案从收集、归档到移交档案馆（室）统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向公司档案馆（室）移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）增强与档案部门业务联系，逐步提高摄录人员档案业务水平
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。另外，还要注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案管理人员的有关专业知识和技能的培训，为摄制好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，应结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温度和湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）建议档案主管部门参与公司各类重大活动
针对企业重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案管理部门直接参与的办法，由主办单位通知档案管理部门派专人摄影录像，并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保企业（项目）重大活动产生的档案（特别是声像档案）得以及时、齐全、完善地归档，统一管理，方便各方面利用。
结语
随着科学技术的迅猛发展，使得声音档案在管理过程中出现较为严重的混乱情况，在一定程度上破坏了声像档案的实际价值。因此，本文通过对声像档案的加强管理，说明了声像档案的管理工作在电视台中有着极为重要的作用和意义
参考文献
[1]杨思源.声像档案管理存在的问题及解决办法[J].中国新技术新产品，2011，（13）：78-79.
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[3]焦丽燕.谈水利工程档案管理存在的问题和对策[J].商业文化（下半月），2011，（06）：431-432.
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