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作为医院重要事件与公文活动的资料汇总,文书档案记载着医院的发展史,是医院实现良性管理的依据。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性,文书档案多数都属于医院领导部门的公文,医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理,它的规范性集中体现在公文的类型、检查、传递等方面都规定严格。其二是服务性,文书档案作为医院或者部门的决策、参考资料,有着很强的服务性。只有重视其服务性,才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理,便于患者进行更好的查询服务。其三是保密性,由于文书档案记录着医院内部很多重要信息,因此必须要避免信息资料的泄露,以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当,损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作,是医院实现可持续发展的重要保障。
2医院文书档案管理对策
2.1提高医院文书档案现代化管理意识
医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲,重视文书档案管理需要从领导做起,只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识,才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视,才能不断对文书档案管理制度进行完善,对相关的硬件配套进行更新,以严格的制度做好文书档案的规范管理,进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时,医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作,在现代化科技信息发展过程中,医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理,既为医院的医疗服务提供资料查询帮助,又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以,作为文书档案管理者,应该具有高度服务意识,认真收集、整理、管理医院文书档案,加强档案的汇编与分类工作,让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。
2.2优化文书档案管理工作
在科学技术的发展影响下,医院医疗卫生体系的改革正在持续进行,在目前形势下,医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率,以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统,利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容,对文书档案的全文进行扫描存入,对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索,以节省医院文书档案管理资源,节省检索时间,将检索中的认为失误率降低,保证检索准确率,优化医院文书档案管理效率。并且,针对文书档案进行实体管理系统完善,保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备,做好除尘、防磁等工作,让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备,确保文书档案收集更及时,运用网络技术优化管理效率,促进文书档案管理合理化。
2.3以制度保证医院文书档案管理质量
文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的,需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策,从自身的实际情况出发,对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定,通过正确界定范围、准确划分管理期限,使医院文书档案可以准确地反映医院情况,且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力,使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处,院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责,加强文书档案管理的监督考核,如果发现了问题必须立马解决,以便于使文书档案管理制度真正得以落实。
2.4提高医院文书档案管理者的素质
医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升,提高文书档案管理效率,而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系,医院需要全面加强档案管理者的职业素质,通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理,同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率,使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。
3结语
关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革
引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
一、转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
二、积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
三、加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。:
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
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[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.
[3]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[J].职业教育研究.2007（7）.85.
实现医院文书档案信息化管理，医院文书档案资源体系将由单一化向体系转变，不仅可以实现医院内部不同科系的资源共享和互补，依托互联网信息技术条件，还能实现医院与医院之间、国内医院与国外医院之间文书档案信息资源的交流共享、互换和互补，提高文书档案资源的质量、准确度和宽泛度，提高资源的利用率。
二、实现医院文书档案信息化管理和利用过程中遇到的问题
（一）管理者对文书档案信息化管理和利用重视程度不足，执行力不够。当前尽管我国各大医院基本上都是实现了文书档案的信息化管理，但在对医院文书档案信息化管理工作的理解上，管理者的重视程度仍有待提高。受传统观念的束缚，当前大部分管理者仍然存在着认为医院文书档案管理工作不重要、文书档案信息化管理工作太麻烦等错误观念，没有深刻认识到实现医院文书档案管理信息化这项工作的重要意义，进而造成在实现文书档案信息化管理和推进医院文书档案资源信息化共享和互补过程中动力不足，执行力不够，白白浪费了许多宝贵的医疗文书资源。（二）缺乏专业的人才进行系统的文书档案信息化管理工作。由于我国医院文书档案信息化管理工作起步晚、推进慢，当前在实现我国医院文书档案管理工作信息化过程中主要遭遇两方面的短板，一是文书档案信息化管理基础设施欠缺，二是缺乏专业、系统的文书档案信息化管理方面的人才。在这两块短板的制约下，我国医院文书档案信息化管理工作的落实和推进也就更加吃力和缓慢，想要真正实现和发挥医院文书档案信息化管理工作的作用也就难上加难。（三）文书档案管理质量有待提高。当前医院文书档案管理工作仍然处于较低水准，仍然是局限于传统的档案保存管理、档案传递等，与国外高、精、尖的医疗文书档案信息化管理水平相比还存在着较大的差距，文书档案管理质量相对较一般，没有实现文书档案的精细化信息化管理，在文书档案的精准分门别类、分科保存、时间轴横纵向对接、资源共享、交流和互换等方面都还存在较大的进步空间。这一方面是受制于基础设施建设、人才等短板的制约，另一方面也与管理者重视程度不足，档案管理信息化工作落实不到位有关。
三、实现医院文书档案信息化管理和利用的对策建议
一、企业信息集成系统下的档案工作
现代企业的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。计算机进行产品的辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)和辅助数控编程(CAPP)，计算机参与企业管理系统的制作文件、统计和数据处理，进而发展到把集合3C的产品数据管理系统(PDM)与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统(MIS)和制造资源计划系统(MRP)等组合在一起的企业信息集成系统。
置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。
首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。
此外，在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收做为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求，档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者;档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。
二、电子商务活动中的档案工作
何为“电子商务”呢?电子商务即通过电子手段完成整个商品贸易活动的过程。也就是通过网络来实现从原材料的查询、采购、产品的展示、定购，到出品储运以及电子支付等一系列贸易活动。电子商务强调的是在网络计算机环境下，把买家、卖家、厂商和合作伙伴在因特网(Intemet)、企业肉部网、和企业外部网结合起来的应用。电子商务的核心内容是信息的互相沟通和交流。
（一）艺术档案对传播群众文化艺术有着重要作用
艺术档案通过传播群众文化艺术来体现其在保存和传播过程中的价值和作用。如果文化艺术能得到广大群众的好评，那么就能有效地促进和提高文化艺术的生命延续，能使这项有着良好影响的艺术活动继续传承下去，对以后艺术的发展有着重要的推动作用。
（二）艺术档案对发展艺术事业有重要作用
艺术档案中记录着丰富的艺术活动资料，通过艺术档案的查阅和学习，艺术工作人员能对艺术思想进行创新，创造出更符合传播群众艺术文化的艺术活动，促进艺术事业的不断发展，提高艺术人员的专业技能和创新思维，使他们能创造出更好的文艺作品。
二、加强艺术档案管理工作的措施
要保证艺术档案管理工作的顺利进行，使艺术档案保存的更加完善，需要管理部门制定一系列的档案管理措施，并通过对管理人员进行职业道德和能力的教育培训，使他们能对档案保管工作尽到自己的职责。同时在进行管理工作时，管理部门要对工作措施进行强化，使管理人员在进行档案管理时能不断提高工作质量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部门要根据管理工作制定出明确的规章制定，对艺术档案的收集、归档等管理工作作出具体的要求，避免在档案管理工作进行过程中造成档案丢失和管理分散等问题。在保证管理制度的顺利开展，就需要把制度的执行情况作为考核档案管理人员的一项重要标准，通过展示优秀艺术档案来促使档案管理工作人员的工作积极性，并对优秀档案管理工作人员进行设立奖励机制，促进档案管理工作的顺利进行。（二）明确归档范围。艺术档案材料的归档范围应当包括：文学创作，艺术表演，美术、摄影，社会文化，艺术研究，艺术教育，文化交流以及个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料(如文字、声像、照片、实物等载体形式)。另外，业务人员在职务活动中形成的具有保存价值的艺术材料，也属归档范围。而那些为艺术创作、研究、教学和文化艺术活动参考而收集的图书、报刊、音像带、照片、剧本和有关文章材料等，均作为资料保存，不应归档。在文化艺术活动中形成的属国家所有的各种载体的艺术材料和实物，任何个人不得据为己有。（三）强化收集与整理。在对文艺活动产生的文艺档案进行收集整理时，要保证文艺档案和文艺活动中的联系性，使文艺工作者通过查阅文艺档案清楚地了解到文艺活动的内容。由于文艺活动的多样性，其在生成的文艺档案时也体现出了多样性，档案管理人员在整理档案时，要根据档案的不同类型来进行归类。艺术档案应分为大类和属类,大类设业务类、个人业务类、综合类等，具体属类应按照归档范围设置。要按照艺术档案材料的内容、种类立卷，其中戏剧材料按剧目分类立卷，音乐歌舞演出材料按节目分类立卷，文化艺术科研材料按科研专题分类立卷，艺术教育材料按各专业课程分类立卷，社会文化、文化交流材料按业务活动进行立卷。对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的艺术档案材料归档时，应将每一单项作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。反映和记录本单位的文化艺术活动并对以后艺术创作、艺术研究有重要参考借鉴作用的艺术档案材料，应永久保存。（四）加强信息化管理。随着信息技术的发展，信息化在档案管理方面提供了很多便利条件。运用计算机把艺术档案建立成电子档案，便于档案的管理和查阅，提高各种艺术档案的保存寿命。在对文艺档案进行信息化管理时，需要把各种各样的艺术档案转化成电子档案，这就需要档案管理部门针对信息化档案管理制定出相应的政策和管理制度，使档案管理人员能通过制度的要求来不断提高自己的工作能力和专业技术能力。（五）加大教育培训力度。文化艺术单位在进行档案管理时，要对档案管理人员进行专业技术的培训，提高其工作意识，重视对艺术档案的保存，使艺术档案能完整地保存下来。随着信息化档案管理的发展，还需要对档案管理人员进行计算机专业技能培训，在档案管理人员的素质和工作能力、工作意识不断提高的情况下，使档案接收和积累的工作做好。
【摘要题】数字信息化
【关键词】数字档案/信息安全/互联网
【正文】
1.数字档案网络化应用的安全问题
数字档案的产生、移交、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行。系统的应用模式主要采用两种方式（即基于浏览器的Browser/Server结构和基于客户服务器模式的Client/Server结构），这两种方式都可以实现网上对档案信息的转换、存贮和访问。在数字档案的归档、管理和服务利用等过程中，档案数据的安全问题往往表现在多个层面。
1.1网络级安全。是指支撑系统运行的物理设备的安全问题，包括网络基础建设如网络布线、网络联接、局域网和广域网环境的构建、设备的选型及其各个环节安全策略的考虑。往往会根据需要采用适当的防火墙设备及网络管理软件来确保局域网的内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤；选用可靠的硬件安全设备保证整个系统的稳定运行，如双机热备份、磁盘阵列等设备的采用来保证一台服务器出现故障而不会导致整个系统的瘫痪问题，等等。网络级安全策略是整个系统得以安全运行的基本保障，这是需要在系统规划阶段严格把关的重要内容之一。
1.2数据级安全。主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题，包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮策略等，以防止数据版本的更新、数据格式的转换、硬件设备的意外损坏、存贮介质的老化、失效、自然灾害等造成的数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪。操作系统和数据库管理系统的安全问题虽说主要是取决于软件供应商所开发的商品化软件的稳定性和安全的保障问题，但对于建立网络化档案管理信息系统，首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行，目前主流的操作系统有Unix、Windows和Linix，他们各自有其优越性，安全问题也各有特点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案元数据的存放规则和保管策略也是本阶段非常重要的问题之一，如数据库的分布式或集中式存放模式、数据的异地备份、电子数据格式的定期升级和保存介质的更换等，需要一定的保管制度来约束。这些都是在系统设计和具体实现的过程中需要综合考虑的关键因素，也是档案应用系统能够安全运行的根本保障。
1.3应用级安全。是指档案管理信息系统在实际应用操作的过程中应考虑的基本问题，主要取决于档案部门所采用的应用系统的用户模型的定义模型和使用规则。一般情况下，档案管理信息系统的用户模型分多个层次、多个角色、多种功能或多种形式混合使用，来分别定义用户权限。系统常常按功能权限划分为系统管理、数据操作和数据浏览等3大类用户：每类用户角色的定义可以按照各业务职能的实际需求，对其操作权限和操作功能进行定义，如单位领导、部门领导、普通业务员等。但不论采用哪种用户模型，要求应用级的安全至少包括两项功能，一是对系统中各个功能模块的操作权限的定义，另一个是对系统数据的分层管理和操作权限的定义。比如，两个不同的用户可以操作同一个功能模块，但所能看到的数据只能是本用户所在单位的数据，而不应看到另一个用户所在单位的数据，这是网络版档案管理信息系统的基本操作需求；再如上级领导能够看到下级人员所操作的数据，而下级人员则无权看到上级领导权限范围内的数据。
2.网络基础环境的安全技术方案
网络基础环境的安全建设是防止系统外部非法用户和不安全数据包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。防火墙技术是实现内外网的隔离与访问控制的最基本、最流行、最经济的、也是很有效的措施之一，这里以防火墙为例来讨论数字档案的网络基础环境的安全解决方案。
2.1防火墙安全解决方案。
防火墙是多个网络之间的安全隔离网，其基本原理是设置安全策略，控制（允许、拒绝、检测）出入网络的数据包，它本身具有较强的抗攻击能力，可以实现以下几种安全功能：一是限制未被授权的用户进入内部网络，过滤掉不安全的数据包；二是防止入侵者接近本系统的防御设施；三是限定内部网络用户访问特殊站点；四是为监视Internet安全提供方便。清华大学档案馆防火墙安全运行结构采用了三台对外提供服务利用的服务器，都部署在非军事管辖区（DMZ区），服务器通过特定的端口对外提供服务，如Web服务的8085端口，数据服务的1528等，避免了外界用户对服务器其他端口访问的可能性。如果少数的档案室需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，具体使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。
这种链接方式是采用了防火墙的路由模式来实现的。档案馆内部的办公PC统一使用内部定义的网址如192.168.X.X，为私有IP，通过防火墙的NAT功能访问互联网，保证了安全性。外界不能直接访问到档案馆内部的PC，减少被攻击的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以实现MAC地址绑定，可以针对需要控制内部用户的上网时段和访问内容。
2.2网络安全管理的人文策略。
硬件设备和网络管理软件是保证网络安全运行的基本手段，同样加强网络的安全管理，采取科学有序的管理策略也是非常重要的人为因素，往往诸多的不安全因素恰恰反映在组织管理和防范不当等方面，因此必须引起足够的重视。
系统管理员采用双人负责制和任期有限的基本原则，防止人员流动或缺岗造成损失，避免职位垄断或由于时间过长。
安全级别确定应根据工作的重要程度来确定，根据确定的安全等级，确定安全管理的范围。
制定的机房管理制度：对于安全等级要求较高的系统，要实行分区控制，限制工作人员出入与己无关的区域。出入管理可采用证件识别或安装自动识别登记如门禁系统，采用磁卡、身份卡等手段，对人员进行识别、登记管理。
制定严格的操作规程：操作规程要根据职责分离和多人负责的原则，各负其责，不能超越自己的管辖范围。
制定完备的系统维护制度，如数据保护，数据备份等工作计划。重要数据维护时要首先经主管部门批准，并有安全管理人员在场，随时将出现故障的原因、维护内容和维护前后的情况要详细记录。
制定应急措施，保证紧急情况下，如何尽快恢复的应急措施，使损失减至最小。建立人员雇用和解聘制度，对工作调动和离职人员要及时调整相应的授权。
3.档案管理信息系统的安全方案
数字档案信息的录入和维护主要依靠管理信息系统所提供的各项功能来完成，由于用户角色的不同，权限的差异，要求应用系统能够提供一套完整的用户安全管理策略，以保证档案信息的完整性和安全性。档案管理信息系统的安全管理主要体现在3个方面。一是要采用成熟先进的计算机应用系统运行结构：二是对系统用户按照工作需要进行角色和等级的区分；三是对档案数据的安全管理级别如保密、开放等状态按照档案法规定和实施细则进行多级安全管理，以区别不同类型用户的访问。
3.1应用系统的体系结构。
三层Browser/Server体系结构有着多层数据安全机制、日常维护工作量小、对客户端的运行环境要求也比较低（只要有浏览器即可）、客户端物理位置可以灵活设置等诸多优点，因此采用三层B/S的系统结构无疑是一个先进且明智的选择。安全防护措施有三级，即防火墙安全措施、应用系统的身份认证安全措施以及数据库管理系统的安全模型，
3.2应用系统用户权限管理：
系统用户权限的管理和角色分配与档案管理的业务功能、操作流程、档案数据的管理层次密切相关。一般情况下用户分3大类，即管理级用户、业务级用户和浏览级用户。管理级用户负责系统整体数据备份，日常维护，系统模块设置、公共字典维护、用户定义及用户权限设置等；业务级用户负责各个业务岗位上数据的录入、修改、删除、统计、检索等功能，该类用户对系统中的数据具有完全的存取访问权限，每个用户的操作功能和访问数据内容的权限将根据其业务职能的不同而有所区别；浏览级用户主要是通过Internet网查询已经开放的档案信息，绝不允许对系统中的数字进行修改和删除。无论是哪一类用户，他在访问系统的过程中主要是通过严格的身份认证技术来保证系统的安全性。因此系统用户的安全管理也是非常重要的。各业务人员在操作过程中切不可将密码帖在机器上，或者设置非常简单的密码，这些都是不利于安全管理的常见错误做法。
企业中文书档案主要的来源有两个方面，一是来自企业内部的各个业务系统，其文件主要是来自OA系统；二是企业在职能活动过程中，除业务系统以外形成的需归档的纸质或电子文件，俗称帐外文件。
企业中文书档案的归档范围有：反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；公司工作活动中形成的，对维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料；公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；其他对公司工作具有查考价值的文件材料。
一、文书档案整理的基本单位
文书档案整理的基本原则应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。在《企业档案工作规范》(DA／T42―2009)中以“件”为整理单位指导企业进行文件级整理，即一文一件整理方式。
一文一件整理一般以每份文件为一件。但在企业OA收发文中的文件，如正文与附件、转发文与被转发文、请示与批复、报告与指示等，各文件相对独立，容易造成归档不全和利用查找不到等情况，对于这类文件的处理方式应该视为一件来处理，实体也应装订在一起，便于查找利用。
二、文书档案整理的基本步骤
1.装订
文书档案在打印好之后要按件装订。装订顺序为：正本、附件和审批单；正文在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；复函在前，来函在后。
凡是原来文件上有金属物、塑料等包装都必须去掉，并用不锈钢订书钉在文件左侧空白处装订；无法用订书钉装订的厚文件应采用线绳三孔左侧装订；企业有装订机的可以用热熔装订机装订；已经成册的装订好的出版物等可以保持原装订。
2.分类
对于一文一件归档文件的分类方法与传统档案整理的分类方法一致，包括年度分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法等。如果企业目前没有自己的分类和保管期限划分制度，可参照《企业档案工作规范》(DA／T42-2009)中的“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”。例如可采用如下分类：年度一保管期限一机构(问题)来进行分类整理。
3.编号
《企业档案工作规范》中企业档案归档文件的编号项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编件号、馆编件号。文件按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。如文书档案的档的最低一级类目内的排列顺序号。一般建议按四位编码格式编写，如：000l。
馆编件号：指地方档案馆接收档案后，由于鉴定、整理中对部分档案进行抽出、补人等局部调整后，导致室编件号出现断号、跳号等现象时，按照新的排列顺序重新编制的件号。编号的方法与室编件号一样。
编码工作还有一个事情要做，那就是打印页码。编制页码可用号码机或手工填写，页码编写在页面的右下角，背面的左下角、一份文件一个流水号。文件中有图文的页面为一页，空白页不打页码。
4.编目
归档文件应根据企业分类方案和件号编制归档文件目录。编目以“件”为单位进行，在目录中一条条目体现为一件归档文件。归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项。可按盒打印出来并将该目录放置在盒内，另打印一份装订成册留作手工检索使用。
5.装盆排架
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒内，与打印出来的归档文件目录中相应条目排列顺序相一致，方便检索到该文件条目后能对应地找到实体文件。装盒时，归档文件应按企业具体的分类方案将不同年度、保管期限、类别的归档文件装入不同的档案盒。不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒，不同机构(问题)形成的归档文件不应放人同一档案盒。
档案装盒过程中要填写档案盒封面、脊背和备考表等。现在企业档案室用的盒子一般都采用地方档案局监制的专门装档案文件的盒子，档案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填写。如果没有可制作打印出来粘贴到盒子上。
填写脊背时要根据档案盒在档案柜存放的具体形式进行填写。脊背上的项目一般包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编起止件号、馆编起止件号、盒号等。盒号的编写一般也按照年度、保管期限、机构(问题)、流水号等进行盒号的编制。注意此处年度填写也应该填写四位阿拉伯数字；保管期限应该填写!汉字全称，如：永久、长期、短期；室编起止件号填写盒内排列最前和排列最后的归档案文件的件号，两号之间用横线连接，如“15―60”。
填写备考表时，备考表的内容应该包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等。备考表的外形尺寸为标准A4纸，应按照盒内归档文件的实际情况真写备考表。
归档文件全部装盒之后，应该按照顺序排列到档案密集架上。面对档案柜，先从左方排起，遵循从左到右，从上到下的排列顺序。档案盒排架的顺序可以按照档案分类标准来，如可以按照年度、保管期限、机构问题或分类、盒号流水的顺序排架；也可以将同一年度的档案按类目与盒号流水排，即先排A类永久、长期、短期，再排B类永久、长期、短期，依此类推。
三、文书类电子文件的整理
随着企业信息化进程的加快，企业公文流转也都在OA系统中完成，企业越来越多的电子文件需要归档。归档工作是电子公文运行管理的最后一个重要环节，是电子公文与档案衔接的关键。电子文件归档的质量是衡量企业电子公文运行管理好坏与成败的关键。电子档案的管理应搭乘企业信息化的快车建立一套电子档案管理系统，运行更加高效、科学的管理手段来管理企业的电子文件；以更加高效、便捷的方式提供给广大职工进行利用。企业文书档案电子文件的整理规则应参照《企业档案工作规范》，参照纸质文件的整理规则进行整理。
【正文】
1档案的结构
哲学认为，事物都是以特定的结构形式存在的。每一种事物都有其特有的结构特征，事物若失去其自身的结构形式，该事物也就必然失去其自身的功能和属性。事物的结构是由组成它的各个要素（或因素）按照一定的规则（即要素之间的相互联系、相互作用、相互制约的内在联系）有秩序、分层次地结合成一定的组成形式而实现的。人们认识事物，其实就是要弄清事物组成要素、结构、功能与价值及其本质属性，其中结构具有非常积极的意义。对于档案结构的认识，档案学教材已有所涉猎，主要从档案的实体构成和档案的构成要素两条途径进行阐述。“文件是档案的因素，档案是文件的组合”[1]属于前者，“档案的信息和载体是构成档案的两个基本要素”[2]属于后者。前者主要的目的在于说明档案馆、室的档案与单份文件的区别，强调档案的实体结构，可以为文件的整理和档案馆（室）藏提供理论依据。后者是对档案或文件自身构成要素的概括，虽然它并不说明文件和档案实体的馆藏意义，但这一认识对档案的信息整理和信息分类提供了理论依据，特别是电子文件的出现，文件信息可以自由地游离于原有的文件载体，使得电子文件的整理几乎完全成为文件的信息整理，所以档案文件的载体和信息的二元划分，为电子文件的整理提供了强有力的理论武器。
近年来，对档案结构已有人发表文章进行专门的探讨，一种观点认为“档案的结构是以知识单元的历史联系为依据的文件载体排列方式”。[3]刘新安等在文章《档案物质实体的双重构成》中认为，档案是由“文件实体集合”和“档案历史联系的记录”共同构成。[4]本文是在过去档案界对档案结构认识的基础上，对该问题的进一步的探讨，给出数学模型的基本形式，并以此为基础解释档案学理论和档案工作中的相关问题。
2档案结构的数学模型
档案的结构是一个比较复杂的问题，而且随着档案实践的发展日趋复杂，尤其电子文件的出现，使得档案信息与载体既可合二为一，又可一分为二，因此档案的构成也必然要考虑到档案的信息和载体两个方面。我们可以将其归纳为：A=F(C+I)。
其中，A代表档案，C代表文件的载体，I代表文件载体所承载的信息，“+”表示文件载体与文件信息之和。F是档案工作者赋予文件载体和文件信息的整理行为，即整理的原则和方法。以上公式告诉我们，档案是我们按照特定的原则将文件的信息和载体进行有效组合生成的物质。其基本含义可从以下几方面理解和分析。
2.1任何一种文献，都是由载体C和信息I而构成的，档案是文献中的一种，是文献的下位类概念，它也应该由信息和载体构成，充分揭示了档案与文献的从属关系。档案与一般文献（图书、期刊、报纸等）的主要区别在于两点：其一，公式中C和I严格界定为文件的载体和信息，文件是人类社会活动的伴生物，它具有原始的历史记录性，将文件进行整理生成档案以后，这种属性不但没有削弱，反而得到了进一步的加强，这是一般文献不可比拟的。其二，就一般文献而言，整理过程不是构成文献的必要条件，即经过整理的和没有经过整理的文献都是文献，但就档案而言，我们知道文件转化为档案必须具备三个必要条件，其中之一即是对文件的整理。正如《档案管理学》教材所论述：“档案的特点和优点之一，就在于它已经不是一份份孤立的文件，也不是一批批杂乱的文件的堆积，而是具有内在联系的文件体系，它反映了各种活动和事件的原貌。所以未经整理的、杂乱无序的零散历史文件，虽然也属于档案，但从档案的一般特点来说，它并不是典型的、科学意义上的档案。”[5]换言之，孤立和杂乱的文件经过整理才成为具有结构特征的档案。
2.2A=F(C+I)中的F是文件转化为档案的基本条件，依上所述，主要指对文件实体和文件信息的整理原则。在数百年的档案实践过程中，整理原则也随之发生过几次重大变化。从最早的二元主义的序列原则（即在收文和发文二元下以时间先后进行文件排序）到事由原则，再到后来的来源原则、自由来源原则，一直到上个世纪80年代中后期，我国档案学者何嘉荪、冯惠珍教授提出主、客体全宗的理论，可以说都是对档案整理理论的探讨。由此可见，F随着档案实践的不断发展和人们对档案实践认识的深化而变化，使之具有新的内涵。文件和档案的整理是档案实践的核心内容，贯穿于文件运动的全过程（单份文件卷类全宗馆藏），它使散乱的文件具备了有机的结构特征。所以公式中的F不是档案的结构自身，但它是搭建档案结构的基本原则和方法。
A=F(C+I)，F是一种法则，文件实体和文件信息的有机组合经过F法则变换成为“典型的、科学意义上的”档案。F变换以建立档案文件之间的内在联系、搭建档案文件的有机结构为目的。荷兰手册的作者认为：“一个全宗是一个有机整体，……它按照一定的规则成长着、形成着、并且变化着……”。[6]英国档案学家詹金逊也认为：“它是一种生长的结果，正像一棵树一头动物一样，也是一种有机体。……因此，它的各部分之间，也有着对它本身的意义不可或缺的结构、关节和自然联系”。[7]
2.3A=F(C+I)中的C+I对于新的档案实践，尤其是电子文件、档案实践，具有非常重要的意义。在传统的以纸质档案为主导的档案实践活动中，一份文件的载体与信息是不可分的，文件信息相对于它的载体，其“贞节”程度可谓“从一而终”，所以文件、档案的整理也是载体和信息一并进行的，不可能各自独立进行。这一时期，实际上C+I可以用一个字母表示。但自上个世纪80年代中期《中国档案分类法》问世以后，对传统的文件的结构和整理理论提出挑战。《中国档案分类法》虽然名为档案分类法，但它却不能直接用于档案室和档案馆实体的分类，《中国档案分类法》实质上是对档案信息的组织方法，而不是对档案室和档案馆实体档案的分类方法。由此人们第一次认识到，档案实体的整理和档案信息的组织是可以分离的。正是由于这一原因，在上个世纪80年代中后期的档案管理学教材中，提出档案由文件载体和文件信息两大要素构成，顺理成章，将档案的分类也划分为实体分类和信息分类。何嘉荪教授在他主编的教材和与傅荣校博士合作的专著中将档案的实体整理和信息整理称之为“实体控制”和“智能控制”。
近年来，电子文件的大量涌现直接影响到档案的整理理论和技术。电子文件的信息对载体的依赖不比当年，电子文件的信息相对独立，以至于电子文件在线传输时，其载体往往是不被考虑的，非到文件信息脱机保存时文件的载体才被重视。实际上，电子文件的整理过程已经演化为以著录为依托，以检索为手段的情报信息处理过程，它与电子文件脱机以后的实体保存并没有必然的内在联系，它们可以分别独立进行。因此文件C+I的两元表现形式，对于新的档案实践具有特殊的积极意义。对于脱机以前的电子文件的整理可表示为A=F(I)，而脱机以后的实体的分类保管亦可表示为A=F(C)，它们允许遵循不同的整理原则F，而且可以各自具有不同的结构。在目前以纸质文件为主导的档案整理中，实体整理（即档案室、馆的整理）以载体的排列为目的，按照历史原则（即档案文件之间的历史联系）进行，实现由文件案卷全宗馆藏的实体结构；按照《中国档案分类法》对档案信息的分类，则遵循逻辑原则，形成与档案实体不同的档案信息的特殊结构。
3A=F(C+I)的异化及其意义
A=F(C+I)概括了一般档案室和档案馆的纸质档案的结构关系，它具有普遍的适用性，但它也可以出现以下几种异化形式，并且与档案工作实践中的特殊情况相对应。
3.1A=(C+I)：即在特殊条件下，没有经过任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成为档案，而不能再将它们称为文件。尽管没有经过整理的文件不是“典型的、科学意义上的”档案，但毕竟还是档案，而且在档案实践中也是可能出现的。例如，档案征集是档案收集工作的组成部分，档案室和档案馆征集到的零散文件，虽然它们没有经过必要的整理，我们依然将它们称之为档案。档案的征集虽然在档案的收集工作中不占主流，但却是档案馆的经常性的业务活动，以至于大多省级档案馆都设有专门机构来进行档案征集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)异化后的特殊形式，也对应着一定的档案实践活动。在何嘉荪教授和傅荣校博士合著的《文件运动规律研究》一书中，将这一现象概括为“文件运动过程中的跳跃”现象。
其实这一现象在以往的档案学研究中一直没有给予科学解释。在档案学教材中，我们一方面强调文件转化为档案的三个必要条件，必要条件之一就是没有经过整理的文件不是档案，另一方面又认为文件一经归档进入档案室和档案馆就成为档案，那么征集到档案馆、室的零散文件没有经过必要的整理，我们将它称为档案呢，还是文件呢？如果依照必要条件判断，它未经整理是文件，可是它又是档案馆的日常业务之一，而且我们将这项活动不叫做文件征集，而称为档案征集，在档案学教材中也将这部分内容设在档案工作的收集环节讲授，因此形成悖论。我们给出的档案结构模型的异化形式可以给它适当的解释。
3.2A=F(C+X)是档案结构模型的另一种异化形式，即在文件形成档案的过程中侧重于考虑文件载体，而淡化其中信息之间的有机联系及其表现形式（信息I异化为X)，这种现象在现实的档案实践中也时而显现。例如：织布厂的样品室中的产品样本，其本身就具有档案的性质，它以实物的形式记录企业的产品开发和生产活动。据笔者调研，甚至有不少企业干脆将布的样本裁减成照片大小装入像册保存在档案室中，将其视为样品档案。如果将这些布的样品视为档案，样品中的信息就已经发生了异化，它不再是一般意义上的文件信息，其中信息的表现形式既不是文字的，也不是图表的，甚至也不是声相的，但是这些样品仍然具有档案属性。其实这些样本与开发它们时所形成的产品档案相互对应，换言之，二者所含的信息尽管表现形式不同，但实质上具有同一性，它们是以不同的信息形式表现同一个产品的信息，共同记录和反映企业的产品开发和生产活动，应该说二者所包含的信息具有内在的必然联系，但是对样品“档案”和产品档案却采取了不同的整理方式，且分别保管。这种情况属于重视载体的特殊性，淡化信息之间的有机联系。此种情况在档案工作实践中绝非个别现象，档案室和档案馆中将不同载体的档案淡化它们信息之间的相互联系，各自整理分别保管习以为常。特殊载体的档案尤其是实物档案往往需要特殊的整理方法，同时形成它们的特殊结构。
3.3A=F(X+I)与以上讨论的问题相反，即重视档案文件信息的结构而淡化文件的载体。当我们对档案的处理重点针对它的信息，而很少关注它的载体形式时，则档案结构的模型异化为A=F(X+I)（此时载体C已经异化为X）。这个表达式最为典型的现实意义是我们目前最为关注的虚拟档案和档案的虚拟整理。在虚拟档案和档案的虚拟整理中，整理的对象主要是针对文件的信息，使之能更好的适应人们的需求，至于电子文件的载体，在文件脱机保管以前，其载体只具有技术方面的意义，几乎与整理没有关系。电子文件即使是脱机以后，它的整理保管与纸质文件的整理原则也不会完全一致，甚至大相径庭。
值得注意的是，对电子文件的整理由于主要是针对它的信息而忽略其载体，所以整理的原则和整理以后所形成的档案结构（信息结构而非实体结构）都将发生重大变化。历史性原则（即按文件的来源、内容、时间和形式等建立的文件之间的历史联系）和逻辑性原则今后会成为电子文件整理并重的两大原则，由此引发电子档案的结构也必将突破纸质的实体档案结构的固有模式。例如，根据“电子文件真实性的永久保管国际研究项目”(IflterPARES)研究成果，一份完整的电子文件构成要包括：载体、内容、物理和智能格式、活动、人员、档案链、背景等7个基本要素，[8]与传统的纸质文件相比，显然文件的微观结构发生了重大变化。从宏观上讲，传统的全宗也不一定再是档案结构中的最高层次。美国档案学者塞缪尔斯(Samusls)提出的“文献战略”应用于传统的档案实践中显然是困难的，但在电子文件领域的应用前景是乐观的。塞缪尔斯(Samusls)的“文献战略”观念对传统的档案的收集、整理、鉴定、检索以及档案的结构形式等方面从理论到实践都将产生深刻的影响。
综上所述，A=F(C+I)概括了一般情况下档案结构的基本模型，F表示使文件转化为档案的手段、方法和原则，它具有明显的时代特征。档案的实体整理从最早的序列原则到事由原则、来源原则、历史性原则以及电子文件出现以后各国档案学者提出的新的原则和方法，都是对F的时代特征的注释，我们应该相信，随着档案实践的发展，F还会有新的含义。另外，F与文件的载体C和文件信息I明显存在对应关系，文件的载体不同（往往表现为I异化）整理的原则和方法也不同；同理，当载体C发生异化，只对文件的信息I进行整理时，也应该采取新的整理原则和方法。更值得注意的是，F、C、I中任何一个要素的变化都会直接影响到档案的结构，因此，不同文件载体和不同文件信息表现形式的档案实践将会直接导致档案结构的多元化。
对档案结构较为系统的研究，目前尚未引起档案界应有的重视，成果较少，将档案结构模型化就更显得困难，本文仅作为对该问题的初步探索，抛砖引玉，希望得到档案界同仁的批评指正。
【参考文献】
1、2陈兆吴，和宝荣.档案管理学基础（修订本）.北京：中国人民大学出版社，1996:14
3桑毓域，翟惠媛.论档案的结构及其在实践和理论上的作用.天津档案，2002；1
4刘新安等.档案物质实体双重构成.档案学通讯，2003；5
5冯惠玲.档案管理学.北京：中国人民大学出版社，1999:6
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