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关键词：高校毕业生；档案整理；意义
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2013年1月21日
高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。档案整理是指处于零乱的和需要进一步条理化的档案进行基本分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程，是档案管理的一项重要内容。
一、档案整理的要求
（一）毕业生档案统一装入学校下发的机要信封中（保留原高考的档案袋）
1、落实就业单位毕业生档案，在机要信封正面左下角用铅笔写明毕业生的姓名、专业、学历、毕业时间、就业单位名称及单位所在地。
2、没有落实就业单位的毕业生档案以及灵活就业的毕业生档案，按照生源地分类整理，在机要信封的正面左下角用铅笔写明毕业生的姓名、专业、学历、毕业时间及生源所在地名称（到市、县）。
（二）档案分类整理
1、落实就业单位毕业生的档案；
2、没有落实就业单位毕业生的档案；
3、考取研究生档案；
4、欠费、欠贷款的毕业生档案；
5、灵活就业的毕业生档案。
（三）列出报送的档案清单，档案顺序要与档案清单顺序一致。
二、档案整理的内容
1、高中阶段档案材料和高考录取标志的材料；
2、大学期间的思想品德鉴定表；
3、高等学校毕业生登记表；
4、历年学习成绩单；
5、选修课成绩单；
6、学位授予（不授予）证明材料；
7、毕业离校前的体检表；
8、高等学校毕业生就业通知书；
9、奖惩情况；
10、上学期间的欠费说明和国家助学贷款的情况说明；
11、入团志愿书；
12、入党申请书、入党积极分子登记表、优秀团员推荐表、预备党员登记表、入党志愿书、思想汇报、函调政审及综合政审材料等。
三、档案整理的步骤
1、分类。按照整理内容分类。
2、卷内文件材料排序。按照文件内容的时间先后顺序排序。
3、根据排序结果，对卷内文件材料按档案整理内容的名称编制目录，并按时间顺序填写到档案袋的封面上（充分重视和利用先前的整理基础，不要轻易打乱顺序重整。）
4、装入学生原来的档案袋之后，再装入机要档案袋，密封，加盖公章。
四、档案整理的意义
学籍档案整理工作是一项既细致又繁忙复杂的业务整理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，因为学生档案是人生足迹的一种真实记录，具有不可替代的作用。可很多毕业生对学生档案管理不够重视，在档案传递过程中出现一系列问题：有的学生在毕业时将档案带回家中；有的撕毁档案封条私自翻看等。国家的相关政策规定：毕业生暂时找不到就业单位，或到非公有制单位工作，其档案可以保存在自治区各级毕业生就业指导中心或人才交流中心，或在学校免费保存两年。但是，有些学生毕业时把档案放在学校不管不问，这些做法都会给日后的工作带来麻烦。实际上，学校保管的只是学籍档案，不是人事档案，它不计算工龄、转正定级、评定职称等。另外，国家招考公务员，企事业单位招聘员工等都要审查，特别是随着新的劳动合同法的实施，档案的作用显得更加重要。因此，毕业教育应当包含档案管理的知识及注意事项等内容，广大毕业生们在毕业时也一定要重视档案问题，使自己在踏上工作岗位时没有后顾之忧。
主要参考文献：
充分认识村级“三务公开”的重大意义。
贯彻落实上级决策部署，进一步健全完善村级“三务公开”管理制度，是实践“三个代表”重要思想和党的十七大精神，维护农民群众根本利益的具体体现；是发展社会主义民主、巩固党在农村执政基础的必然要求；是协调农村不同群体和方面利益、构建社会主义和谐社会的重要内容；是深化农村改革、促进农村发展的重要保障；是促进党风廉政建设、密切党群干群关系的有效途径。各村要充分认识进一步实施村级“三务公开”的重要性、紧迫性，加快推进村务公开和民主管理工作的制度化、规范化和程序化，努力形成组织健全、制度完善、程序到位、责任落实、民意畅通的村级“三务公开”工作新局面，真正把这项事关广大农民群众切身利益的工作抓紧、抓好、抓出成效。
一、村务公开实施方案
村务公开内容：凡涉及村民切身利益的事项及村级重大事项都必须向村民公开。（1）村民代表会议讨论决定事项的实施情况；（2）村级财务收支、村集体债权债务情况；（3）水、电等费用的收缴情况；（4）村土地、集体企业和财产的承包、经营和租赁情况；（5）征用土地各项补偿费分配和使用情况；（6）宅基地使用、村民建房审批情况；（7）村内“一事一议”筹资筹劳情况；（8）种粮直接补贴、生态公益林补偿款兑现，以及国家其他补贴农民、资助村集体政策的落实情况；（9）最低生活保障和优抚、救灾救济慈善等款物的发放情况；（10）国家计划生育政策的落实情况；（11）新型农村合作医疗情况；（12）村干部年度工作目标执行和村干部报酬情况；（13）村公共设施建设项目的投资、承发包情况；（14）涉及村民利益和村民普遍关心的其他事项。
村务公开方式：应当在便于群众观看的地方设立村务公开栏，及时向村民公布。有条件的村，要以“村务简报”、“明白纸”等书面形式发放到户，并积极通过村民代表会议等形式公开。一般村务按规定每季度公开一次，涉及村民利益的重大问题以及群众关心的事项要及时公开。村级财务必须做到逐笔逐项公开明细账目。集体财务往来较多的村，财务收支情况应每月公布一次。
村务公开程序：村民委员会根据本村的实际情况，依照有关法规政策规定提出公开的具体方案；村民委员会通过村务公开栏等形式及时公布。同时，对公开的时间、地点和步骤、方法等重要环节及所公开的内容均应记录在案，并装订成册。
二、财务公开实施方案
（1）财务审批
①凭证取得：经村主要领导事先同意，经办人在取得有效凭证后，注明资金用途并签字；经相关证明人签字证明后，提乡财务审批。
②开支审批：a预算内未超定额和权限的开支，由村财务负责人一支笔审批；b预算外和预算内超定额或权限的开支，由社管会成员集体审批；c大额资金应事先通过资金联系单征求经和站意见。
（2）财务审核
①财务审核；民主理财小组（财务监督小组或监察委员会）对开支进行集体审核，审核同意后由组长签字（盖章），并加盖民主理财监督专用章。
（3）上报入帐
①上报入帐：出纳上报乡会计服务站审核记帐。财务人员有权拒绝不真实、不合法、内容不完整的原始凭证。
（4）财务公开
①财务报告：由民主理财小组（财务监督小组或村务监督委员会）定期向村民代表会议报告村级财务监督情况，并回答村民代表的质询。
②分歧处置：对于村三委会与民主理财小组有分歧的财务开支，提交村民代表会议讨论决定。村民代表会议不能形成决定的，提交乡联村组协调解决。
③按照财务公开的规定，定期公开村级财务，接受村民和上级业务主管部门的监督。
经济合同管理流程
（1）合同拟订
①合同起草：按照村务工作流程，对村民代表会议决定的经济事务，由三委会草拟合同（或请司法所、法律顾问等代拟）。
②合同审核：由乡司法所或法律顾问对合同的法律问题进行把关，并出具审核意见。
③条款审定：合同主要条款提效党员、村民代表会议讨论审核后确定。④合同签订：由村集体经济负责人代表村集体经济组织与相关方签订
合同。
（2）合同履行
①履行合同：按照合同条款履行合同。
②情况公开：将合同履行情况及时向村民代表会议报告，并通过公开栏等形式向全体村民公开，接受村民的质询和监督。
（3）归档备案
①资料归档：将村民代表会议的决定，法律审核意见和合同文本等资料归档。
②合同文本报乡会计服务站备案。
建设工程实施流程
（1）项目前期
①按照村务工作流程，召开村民代表会议决定项目方案，具体内容包括：a项目标的和工程概算；b承发包方式：50万（含）以上项目进市招投标中心；2万（含）-50万项目进行乡招投标分中心；2万以下项目经三委会商定可邀请招标或直接发包；c确定招标标底、投标下浮区间；d推选3名以上村民代表组成专项监督小组；e指定工程管理具体负责人。
②项目报批：按照规定向乡相关部门报批。
③项目备案：村民代表会议决议和招标文件报乡招投标分中心备案。（2）项目实施
①项目发包：a公示招标信息和招标结果；b合同初稿经乡司法所或法律顾问审核后，与中标方签订合同，并报乡招投标分中心备案。
②项目施工：a村负责人作为项目廉政责任；b资金专帐管理、分期拨付，拨付资金须由专项监督小组审核，拟付情况应公开；c造价增加0.3万以上，由三委会讨论决定，报乡招投标分中心备案；造价增加10%以上，并且增加资金在2万元以上的，须提交村民代表会议决定，报乡招投标分中心备案。
③民主监督：专项监督小组对建设工程进行全程监督。
（3）项目决算。
①项目验收：三委会、专项监督小组共同参与工程验收；验收结果公示，并报乡招投标分中心备案。
②工程决算：工程决（结）算经专项监督小组复查后，报乡招投标分中心，统一送有资质的中介机构审核。
③结果公开：将项目实施情况、建设资金来源和支出情况以及专项监督小组的监督意见向村民代表会议报告，并通过公开栏等形式向全体村民公开，接受村民的质询和监督。
（4）归档移交
①资料建档：将工程项目从筹划到竣工验收各环节的文件资料，建立专门的项目档案。
②档案移交：按规定将建设工程档案移交到有关部门。
三、党务公开实施方案
（1）入党积极分子培养
①接受申请：接受党外群众递交的入党申请书。
②民主测评：组织党员、村民代表进行无记名测评，根据测评结果确定积极分子，报乡备案。
③教育培养：填写《积极分子考察表》，指定1-2名正式党员作为联系人，教育培养1年以上。
④发展对象：符合发展条件的，经支委会讨论作为发展对象，报上级党委。⑤党委预审：上级党委进行预审、政审和意见征求，并公示7天。⑥集中培训：安排发展对象参加党委组织的入党积极分子集中培训。
（2）预备党员接收
①入党票决：填写《入党志愿书》，召开支部大会进行票决，支部决议写入《入党志愿书》，并报上级审批。
②党委谈话：党委指派专人与发展对象谈话。
③党委审批：党委审批同意后签发《入党志愿书》，由支部召开大会向全体党员宣布接收其为预备党员。
（3）预备党员转正
①考察培养：预备党员考察培养1年，期间无选举权、被选举权和表决权。
②转正票决：预备期满1月内，预备党员向支部提交转正申请；支部大会票决后形成决议，写入《入党志愿书》，报上级审批。
③党委审批：党委审批同意后发放《转正通知》，由支部召开大会向全体党员宣布其转为正式党员。
关键词：电子档案；管理；应用
当前，高校学生档案的数量呈现逐年递增的现象，传统的档案管理已难以适应工作的需要，档案管理实现计算机化成为必然趋势。作为档案工作者，必须认清档案管理现代化的趋向，在平时工作中努力学习微机使用、管理知识，为实现大学生档案管理规范化、信息化、数字化奠定基础。1998年以来，本人除了从理念上、操作上、服务上不断提升和改进，还从原有纸质档案基础上逐步建立了学生电子档案管理，由此节省了大量的人力、物力和财力。现就大学生档案管理的一些体会浅谈如下：
一、高校学生档案的内容和特点
（一）高校学生档案的内容
高校学生档案是记述和反映个人经历，学习成绩，以个人为单位组合起来的备查考的文件材料[1]。学生档案是每个人最初的人事档案，它将随着学生步入社会所从事的职业而改变档案名称，并入相应的人事档案门类中，高校学生档案主要包括以下内容：（1）高中毕业生登记表、高校学生登记表、高等学校毕业生登记表等；（2）高校招生考生报名登记表，学生的学年鉴定表，思想品德鉴定表等；（3）学习成绩单，实习鉴定表，毕业论文评定，党校学习鉴定表等；（4）入党、团申请书、志愿书、接受党员登记登记表，转正申请书及思想汇报等材料；（5）学生的各种获奖登记表，学年先进个人审批表等材料；（6）处分、退学等材料；（7）高校招生体格检查表，高校学生体质健康卡片等；（8）思想总结，思想汇报，个人总结等；（9）其它可供参考的材料等。
（二）学生档案的特点
（1）多样性。高校学生档案主要记载了大学生在校期间的学习生活情况，既有其学习的成绩材料，又有其获奖材料或者处分材料以及入党、入团的材料，是学生德、智、体全面的记载，具有多样性。
（2）真实性。高校学生的档案材料是学生在校期间学习和实践活动的一段原始记录，能反映学生这一时期的学习，思想品德，身体各方面的情况，这些材料都由学校把关，必须经过组织审查，确认材料内容属实，手续完备，符合撰写要求的材料，不是由个人私自拼凑的材料，也不是有头无尾或手续不全的材料。凡是来源不明，内容不实的材料，即使已经归入，也要剔除出去，所以能真实地反映学生的情况，具有一定的真实性。
（3）实用性。高校学生档案是学生总体情况的真实记录，到毕业就业时用人单位可以根据材料内容全面了解学生的政治表现，学习成绩，综合素质，家庭情况等内容，所以具有一定的实用性。
（4）动态性。高校学生档案随高考招生而来，又随着学生毕业就业而走，因而不断流动，边产生边流动，边流动边形成，在学校保管存放的时间随其学制而定，周期短，稳定性差，最后归宿到用人单位，所以具有动态性的特点。
二、学生档案管理的性质和作用
学生档案管理是管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。它虽不生产物质财富，但却是大学生学习生活阶段完整的文字记录，为大学生管理系统中不可缺少的重要组成部分。通过提供大学生档案信息为社会实践服务，适应社会的利用需要，满足不同需求单位对人才要求、特别是部队和机关单位政审，提供相应的学生档案信息，体现档案管理的管理性、服务性、政治性[2]。
三、档案管理的原则和意义
根据《档案法》及《高校学校档案管理办法》的规定，建立和健全学校系统有序的档案管理制度。要遵循统一管理原则，建档开始就要针对在档案工作规范化过程中遇到的问题，对有关档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、保密工作，数量上保证档案齐全，不能残缺、短少、真正维护档案的完整与齐全；在纸质档案基础上，能输入电子计算机的全部录入，以免造成档案内容的割裂或零乱，使档案本身受损失，延长档案的寿命，涉及机密不被泄露[2]。因学生档案是学生学习生活在大学阶段的真实见证，决不能随意篡改或修正，维护档案真实性。有质量的档案，是大学生信息的基石，它具有当前的现实意义，也具有长远的历史意义。
四、大学毕业生档案转递
做为大学生档案，首先要使大学生提高对自己档案的认识。在毕业之前对大学生进行专项培训，让大学生认识到，自己的档案会直接影响到工龄、福利、政审等。档案转递，一定要按《高校学生档案管理办法》的规定，以机密件由机要局通信方法转送到就业单位。机要通信是比普通邮政更为保密、安全、准确档案转递渠道选择相对重要。
档案转递视不同情况而定。毕业未就业单位毕业生，学校一般转回生源地人力资源和社会保障局保管，本地生源一般转到班本地人才交流中心保管，已有就业单位的本、专科毕业生的人事档案由学校学生处学生档案室按报到通知书的去向填写档案投递地址经机要局统一投寄到毕业生工作归属的人事档案管理部门；继续攻读研究生的毕业生按学生读研所在学校地址投递档案。
五、电子档案的使用
随着信息化的发展，在高校传统的档案管理模式已不能适应数字化档案的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战，尤其是管理档案的部门必须将工作重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像及原始记录转化为可用的信息上，学生档案也不利外，加大投入、加强管理，培训管理人员建立档案管理系统，准确、高效地提供大学生的信息给有关信息需求者。在建立电子信息档案管理时不仅要看到大趋向，同时要有这样的意识，电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，风险不是确定的，而是不确定的，要对风险有一定警觉度，要有防范风险预防措施，有效地规避风险和降低电子信息档案损失[3]。
结合工作实际，我们大胆尝试，实施学生档案的电子化管理。即在计算机或计算机检索网络的终端机上，使用特定的检索指令、检索词和检索策略，从计算机检索系统的数据库中检索出需要的信息，继而再有终端设备显示或打印的过程。相比较传统的档案查询，电子档案具有很大的优势：
（一）检索方便快捷；在能与网络连接的任何一台计算机装上相应的软件平台，就可以实现学生电子数据的查阅，而不受时间限制进行方便的查询，极大地提高了工作效率。
（二）检索功能强大；面对几千，甚至上万的学生，若是传统纸质档案查询一个学生的某一信息，难度可想而知，但是在计算机上检索一条数据，只需几秒，其功能之强大显而易见。
（三）获得信息类型多；对于系统中储存的信息，既包括学生的个人自然信息，也包括学生的选课、成绩、缴费、注册等等信息。不同的管理层次和部门，按照自己的权限去获取需要的信息。
随着国家对毕业生就业政策的调整，高校学生档案管理工作出现了重视程度低、缺少相应的管理机制和规章制度、管理手段落后、从业人员队伍素质不高等问题。这就要求我们，一方面，提高认识，统一思想，大力宣传学生档案管理的重要性，依据国家规范性文件，建立健全并严格执行规章制度；另一方面，学生档案管理人员本着以学生为本、重视民生档案的理念，发挥主观能动性和积极性，学习专业知识，提高自身素质，使高校学生档案管理工作能够切实服务于广大学生的成长成才。
总之，在信息化条件下大学生电子信息档案在学校管理中占有重要地位，只要转变观念、改变传统的档案管理模式，加强科学管理、建立有效的大学生档案管理计算机系统、适应信息时展要求、确保该系统能够安全可靠地处于准确提供利用的状态，使其大学生档案管理发挥更大的作用。
参考文献
[1]李洪兰.高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].青海民族大学学报（教育科学版），2010（2）：126-128
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