时间：2023-01-20 09:55:40
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇档案建设论文，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
卫生文化建设影响着卫生档案材料的收集归档、档案的价值和鉴定工作卫生档案的价值，表现为卫生档案客体对卫生主体的需求和满足程度，卫生档案价值受多种因素的影响和制约，呈现出大小不一的价值体现。对卫生工作管理决策有用的卫生档案，其档案价值要大于对卫生工作管理决策作用小的档案；而卫生档案价值的鉴定工作，有较强的主观性，受多种因素的影响；卫生文化建设作为卫生管理活动的重要组成部分，不仅是卫生档案信息收集的重点，同时它也影响着卫生档案信息价值的鉴定。在卫生档案价值鉴定过程中，要充分考虑卫生档案对文化建设的影响，鉴别卫生档案在管理过程和文化建设中发挥的作用，体现出卫生档案的价值，使卫生档案更有价值内涵，实现档案应有的价值。
档案文化在卫生工作中的作用
在新时期发展档案文化，对促进卫生管理工作和卫生事业发展具有重要的指导作用［5］。档案文化是人类文化的宝贵遗产档案是组织和个人在以往的社会实践活动中直接的第一手材料，是历史的真实记录和反映。档案文化是中国历史文化的基石，也是卫生工作重要基础。可以说，档案文化在卫生工作中，是承前启后，继往开来，传承文明的重要载体，它的传播和交流，极大地促进了卫生工作者的工作热情，增进了卫生工作者的智慧，丰富了人们的精神生活。档案文化作为一种文化现象，在先进文化建设中发挥着积极的作用档案文化的本质是记录、传播先进文化的重要载体。在人类文明的历史中，不同民族、不同国家、在不同历史时期，有着不同的文化传统，而卫生档案是卫生工作者从不同角度，把各个时期治病救人、预防和控制疾病、保障人民健康的工作结晶记载了下来，证明了历史，展示着未来。应该说，离开了档案，就不能深入地、科学地研究疑难疾病和更好地、有效地预防与控制疾病。档案文化是对公众和行业员工教育的良好教材档案翔实地记录了卫生工作者在实践中为保障大众健康而艰辛劳作与科研实践的过程，也反映了卫生工作者在保障广大人民群众健康和处置突发公共卫生事件艰苦卓越工作的历程。其中可歌可颂的先进壮举与光辉业绩，都是向人们进行思想和道德教育的生动教材。
树立卫生良好形象，实现卫生档案的文化价值
在日常保障人民健康管理过程中的全部活动，蕴含着卫生工作深厚的文化底蕴，包含了丰富的卫生信息资源；而卫生形象是社会公众对其工作行为产生的各种感知、认识、看法、感情的综合印象，是卫生工作者以体貌特征等形象表现出来的卫生文化［6］。卫生档案与卫生形象宣传，是卫生管理文化的不同层面，它们对卫生管理工作起到了积极的促进作用，是工作管理体系中不可缺少的一部分。良好的卫生形象，不仅能推动卫生系统内部管理活动规范化，还能在卫生系统外部产生巨大的推动力，为卫生工作带来不可估量的社会效果。在卫生档案中，记载的卫生工作者在成长、发展历程中所荣获的各种荣誉奖励和成果，都是树立和宣传卫生良好形象的典型素材。卫生档案与卫生形象宣传有密切的联系，卫生档案与卫生形象宣传都是卫生的宝贵财富，能为卫生工作创造良好的社会效果，对卫生工作管理和事业发展具有重要的促进作用。作为单位的信息中心，档案管理机构应当主动与宣传部门合作，积极开发深层次的档案信息资源，为卫生事业发展做好专题服务；在服务工作中，可以收集卫生荣誉档案，对荣誉档案进行人物索引、专题编研，通过对荣誉档案的整理与编研，提取代表卫生工作者的精神风貌和有较高价值的典型素材，编写先进人物宣传册，通过报纸、电视等媒体进行形象宣传，弘扬先进人物的高尚情操，发挥卫生先进模范作用，树立卫生工作人员的外在良好形象和卫生系统内部的先进人物形象，提升卫生工作人员的社会地位，增加卫生文化的知名度［7］。因此，卫生机构利用档案材料，挖掘档案信息资源，开发卫生档案文化价值，不仅拓展了卫生档案信息中心的档案管理和提供利用的职能，还丰富了卫生档案管理工作的内容，而且在很大程度上推动了卫生文化建设的进程，促进卫生管理工作和卫生事业的全面发展。
国内一些老牌高校，特别是重点高校由于档案网站建设起步早，技术力量雄厚，人才队伍充足，积累了丰富的档案网站建设经验。如，从栏目设置上看，复旦大学档案馆档案信息网设有“法规制度”、“本馆收藏”、“复旦人物”、“专题汇编”、“名人讲坛”、“档案查询”、“录像展览”等十大类目；浙江大学档案馆设有“本馆概况”、“服务大厅”、“档案征集”、“网上展厅”、“校史编研”、“兰台学苑”等七大类目；中山大学档案馆设有“服务指南”、“信息查询”、“档案法规”、“珍档荟萃”、“专题展览”、“校友之家”等九大类目。从信息内容上看，兰州大学档案馆不仅有档案馆的职能、机构设置、兰大人物的介绍，还提供了图片档案、校友风采、特色馆藏资源等；北京邮电大学档案网站上的“网上展厅”提供了校园变迁、院士介绍、历任校长的个人信息、知名校友及反映本校特色的档案信息展览，为访问者提供了一个全方位、多角度的了解本校的科技创新、风俗文化的全新的服务窗口。因此，要广泛借鉴其他高校特别是重点高校的档案网站建设经验，进行调研和分析，抓好网站的总体规划和设计，力求使网页设计更加美观、界面更加友好、栏目设置更加科学、信息内容更加丰富、技术手段更加先进、网站功能更加实用。
2扎实推进信息化基础工作，丰富档案信息资源
成功的档案网站必须有丰富的档案信息资源网，充实网站内容，满足不同的利用者的不同需求。而充实档案网站信息内容的关键就是要使大量的传统纸质档案实现数字化，建立档案资源数据库，这是高校档案网站信息资源的主要来源。为此，要扎实做好档案信息化的各项基础性工作，包括：通过档案馆现有力量或采取商业化运行手段，对部分或者全部外包的形式对现有纸质档案资料的进行缩微、录入、扫描、数码拍摄等，转换成文本、图像、图形等计算机可识别处理的数字形式，形成结构有序、可供保管利用的数字档案信息库，并存储在网络服务器中，利用计算机提供查询、检索和浏览。另外，要加强特色档案资源整合力度。特色档案往往最能反映一个馆藏机构的价值，是馆藏的精华所在，能够充分发挥档案的文化娱乐、历史教育功能。在此基础上，可以通过与其他高校档案网站建立友情链接，实现与校外档案馆藏特色资源有效整合，从而达到信息的多途径沟通、全方位共享，满足用户的最大需求，扩大网站的影响力。
3充分运用档案管理系统，建立网上电子文件归档平台
目前，很多高校采用了“南大之星”档案管理系统，该系统既可用于档案馆及校内各单位档案员用户管理、联机管理档案数据库，也可让全校师生和社会各界通过互联网查询有关档案信息。档案管理系统的充分使用，并与校内其他应用系统如教务管理系统、科研管理系统、毕业生信息管理系统的有效对接，是档案网站建设信息资源源泉，可以完善档案网站功能。武汉大学、华南理工大学等高校通过运用档案管理系统，建立网上归档平台，各立卷归档单位实时进行网上电子文件归档，提高了工作效率。有条件的高校应组织力量开发适应于本校情况的各类档案管理应用软件、文件档案数据库系统、网上档案编研平台等。技术条件不具备的高校，可以采用现有的档案管理系统，如“南大之星”档案管理系统目前在高校应用比较普遍；已建立办公自动化（OA）系统的高校，要积极做好OA条件下新产生的且有保存价值电子文件的接收与管理工作，实现网上电子文件实时归档。
4积极运用多种技术手段，完善档案网站服务功能
论文摘要：档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。
一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？
档案信息化应遵循以下三个原则：
1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。
3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。
以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。
那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：
1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。
1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。
2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
3、实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。
4、人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献：
杨公之：《档案信息化建设导论》
定期检查库房的用电线路、用电设备及消防器材、监控系统等安全设备，对存在的不安全隐患做到及时发现、及时解决。加强档案借阅管理，结合实际规范借阅的程序与要求，确保档案信息的绝对安全，杜绝发生档案丢失与损毁情况。加强电子文件归档工作和电子设备与数字信息介质的防窃取工作，切实履行严禁内外网交替转换使用等规定，坚持定期对计算机进行安全检查，防止发生档案信息泄密事件。
二是要统一督导。为了强化企业档案的监督指导工作，要积极争取档案行政管理部门的支持，每年集中时间组成联合督导组，对本企业所属的各单位档案工作进行一次督导指导和检查，并按标准验收发证，通报情况，切实保障本企业档案管理在科学化、规范化、标准化的轨道上持续发展。
三是要创新管理。要积极争取企业领导加大对档案管理的投入。档案馆（室）要配备工作需要的计算机、复印机、扫描仪等硬件设备，并购置配备国家和省档案行政管理部门推荐和使用的适应企业档案工作实际需要的软件。在保证档案管理正常运行和信息安全的基础上，不断更新设备，逐步开展传统档案载体数字化转化工作，使企业档案工作朝着现代化、信息化建设的方向加快发展。
关键词：企业档案信息化建设问题
引言
在全国档案工作“十一五”规划中，档案信息化建设已放到突出位置，得到高度重视，但按现状看，档案信息化建设至今仍未全面普及推广，目前只限于政务公开、民生档案建设等层面，中小型企业对档案信息化建设工作的实际推广实在太少，这种发展的不平衡现象众所周知，不容忽视，现结合本单位（小型企业）的实际情况，浅析企业档案信息化建设中存在的问题及对策：
一、企业档案信息化建设存在的问题
1.1领导重视不够。每件事情要大力推广，领导们的高度重视是离不开的，但目前大部分中小型企业的领导都没有认识到档案信息化建设的重要性，经费上不予以支持，使企业档案信息化建设进程缓慢。
1.2软件不适用。本企业也在推行“无纸化”办公，设立OA平台，把档案的基本信息录入电脑，通过搜索关键字查找所需文件。但由于本企业的OA系统较适用于文书档案，对于科技档案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。
1.3存储设备落后。本企业的档案室是2001年建成，当时并未考虑对电子档案进行管理，缺少专门的磁介质档案存储设备，而数字档案对设备的依赖性是比较强的，这对电子档案的管理带来了一定困难。
1.4电子文档管理不完善。本企业已使用局域网，电子文件可储存在“资料库”，全体员工根据各自权限读取文件。本来这是一个很好的沟通渠道，但由于管理不够完善电子文件存放的位置（路径）没有明确规定，甚至有部分员工把文件只存本机，造成档案的不完整，查找不便利。
1.5人员素质未能适应需求。目前本企业的2名档案工作者均为兼职，只通过市档案局的上岗培训，对电子档案处理并无深入学习及参加市档案局组织的培训。档案知识不够专业，对新规定新要求了解不够，信息接收不够及时。这样，不利于档案信息化建设的实施。
二、企业档案信息化建设的对策
2.1加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应认识档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，要求全体员工积极配合。
2.2选择适用于本企业的档案管理软件。目前，市面上的档案管理软件种类繁多，有的偏重于文书档案，有的偏重于科技档案，应根据本企业的实际需要选择，最好能与开发商协商，量身订造合适的软件。
2.3完善存储设备。档案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，档案装具要齐备、充足，符合规范要求，各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。:
作风建设离不开制度，好的工作作风都是用制度管出来的。因些，从单位角度修订《医务档案查档指南》、《医务档案业务咨询服务指南》等指南，《医务档案查阅利用制度》、《医务档案服务承诺》等制度，简化档案服务利用流程，做好工作期间接待查档服务，开展来电来函代查，节假日预约查档等，为群众提供便捷的查档服务，做到工作“零失误、零差错、零投诉”。着力打造档案利用绿色通道，让群众享受到更加优质、方便、快捷的档案工作服务。
1是建立工作目标路径图
对全年妇幼保健工作实施目标管理，确保人人头上有目标，个个肩上有担子，做到一起谋划运筹，一同安排部署，一道检查督促，一并抓好落实。将医务档案工作者的作风建设日常考核与年度评优相结合，进一步完善作风建设制度体系，提高制度执行力，形成按制度办事，靠制度管人的有效机制，把制度规范转化为医务档案工作者的自觉行动;从制度上为转变工作作风，提高工作效率提供有力支撑。
2是坚持注重抓医务档案工作者的学习提高
建立学习制度，制订学习计划，不定期开展理论学习、研讨交流、业务知识讲座活动，不断提高医务档案工作者的政治素质、业务素质和工作能力。举办“道德课堂”，弘扬勤政廉政的工作作风。强化学习考评制度，平时采取集中学习与个人自学相结合，学习内容贴近工作实际，丰富学习形式，比党性、亮身份、比贡献，唱响精神文明建设主旋律，推动档案事业的发展。全面组织档案业务培训。组织全站档案工作人员进行档案业务培训，提升医务档案工作者的整体业务素质。结合效能建设，从业务工作，综合评价和自身建设等三个方面进行考核，明确工作任务和职责，充分调动医务档案工作者的积极性，遵守各项规章制度的自觉性，增强组织纪律性，不断改进工作作风，提高工作效率，很好地履行岗位职责。为切实转变作风，进一步加强医务档案从业人员的管理，完善考勤考核制度，规范请销假程序。积极引导医务档案工作者热爱档案工作，弘扬档案人的坚守执着、无私奉献的精神，做到干一行爱一行，干好一行，在本职岗位上发挥党员先锋模范作用。注重学习和掌握做好档案工作的本领，成为本职岗位业务的行家里手，努力争创一流的工作业绩。教育医务档案从业人员时刻牢记党的宗旨，增强群众观念，自觉做到工作一团火、个人形象一面旗、谋事布局一盘棋，心系群众，切实做好档案服务患者、服务站所科学发展，以优异的业绩影响并带动身边的人共同完成好各项任务。树立群众观点，不仅要做到爱岗敬业、埋头苦干、甘于清贫、乐于奉献，而且还要做到政治坚定、是非分明、勤政廉政;同时，在工作中还要注重发扬求真务实的作风，切实提高工作效能，让群众满意。
3是积极开展岗位大练兵活动
近年来，全国城建档案馆在档案信息化建设方面都作了大量的工作，经历了从单一到综合，从独立到网络，从内部到Internet的发展过程，建立了相应的计算机管理系统，发挥了较大的作用。天津城建档案馆为了适应发展，一直十分注重进行档案管理的现代化建设，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作。1997年成立了《城建档案信息计算机光盘管理系统》课题小组。并于1999年与“北京高电光盘技术联合公司”联合开发了城建档案信息管理系统，（基于WindowsNt操作系统，Oracle8i数据库，客户机/服务器的C/S操作模式）系统以城建档案信息为开发主体和核心，加大了城建档案信息处理的深度和广度，是一个全方位、多层面管理的档案信息管理系统。2000年系统一期开发完成，2001年，购置HPLH6000服务器，双机热备份，HPR12磁盘阵列柜，完成了高速局域网的建设。磁盘阵列存储，双机热备系统，解决了档案系统海量数据存储与实时查询的矛盾，又提高了系统的安全可*性及抗灾难性。2002年实现了馆藏7万卷档案的数字化处理工作。著录档案73000卷，扫描文件33026卷，扫描图纸20756卷，目前总数据量已达230G.。初步实现了馆藏档案信息的计算机管理，大大提高了工作效率。城建档案馆计算机的应用水平也有了很大的提高，城建档案馆的信息化工作取得初步成果。
但随着数字技术和计算机及其设备的成熟和发展，信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进，城建档案的基础业务建设的重心向档案的信息化建设转移，目前现有的档案管理系统工作模式，以及现有的城建档案馆的日常办公模式都难以适应新的需求，主要体现：1系统平台的局限，原来系统是由PowerBuilder开发完成，在Internet飞速发展的今天，利用C/S体系结构开发的系统在很大程度上无法达到数字化城建档案馆的要求，从平台选择的本质上必须作调整，采用Browser/Server体系结构。2.功能的局限：原有系统在统计的灵活性、全面性、方便性无法满足社会各方面高层次的需求，查询系统无法实现跨库查询，使档案利用出现不便，3.业务、行政办公自动化不成体系，无法适应数字局的基本要求，虽然我馆已拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品但电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。档案馆自身的技术和信息化基础设施相对落后。4提供利用方式传统单一，仍未走出封闭状态。仍停留在必须到馆查询的阶段，与不断增长的需求量和现代信息利用方式差距较大，
5随着新技术革命的不断深入档案的存储载体发生了变化，纸质档案已不在是唯一的档案存储载体，声像档案、电子档案等现代技术制作的机读档案数量不断增加，如何存储、开发成为新的课题，电子文件接收归档管理仍没提上日程。
因此采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、管理、利用各工作环节进行优化，已成为城建档案向综合开发利用为中心的现代化管理模式转化的必然趋势，我们迫切需要加快数字城建档案馆建设。
二、数字城建档案馆开发原则：
数字城建档案馆开发需遵循“先进实用、安全可*、开放灵活”的原则，系统以开发利用城建档案信息，建设数字城建档案馆为目的，以城建档案管理标准规范为依托，以数据库为管理手段，以磁盘阵列为存储介质，利用计算机网络技术、信息处理技术、图象处理技术等现代科学新技术，实现馆藏纸质档案、声像档案、电子档案的信息数字化及海量存储，实现城建档案登记、监督、指导、验收等管理环节，及接收、整理、检索、保管、利用、鉴定、统计等业务工作全过程的计算机管理，同时系统辅助以城建档案馆的日常工作流程和行政办公事务处理功能，支持互联网的应用和远程查询，有效提高城建档案馆的管理水平和数字化水平。
三、建设目标：
1提高城建档案馆的信息化建设整体水平，建设全国一流的数字档案馆。
这次开发将建设一个馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化的数字城建档案馆。实现馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用，满足社会各方面的利用需求，具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力，做“数字城市、数字局”合格的基础数据源。城建档案馆将更加贴近城市建设的脉搏，将为城市建设提供更及时、准确的档案信息。
2实现对档案信息的多功能开发，更加合理利用档案信息资源。
1999年，我馆在开发档案信息管理系统时，率先提出了城建档案计算机管理系统应以“城建档案信息”为主体和核心的观点，系统水平在全国一直处于领先地位。这次升级新系统将运用当今新的开发工具，克服PB这种老开发工具的局限性，在原有C/S结构上，增加B/S结构，我们将通过升级改造，1完善各项功能，2增加信息量：开发声像档案、地矿档案、地名档案等新类型档案的信息，通过业务信息与现有档案信息系统的衔接，进一步整合档案信息，优化信息源，实现档案信息更深层次的开发，我们将建立一套针对档案实体、档案信息并行管理的新模式。为实现数字城建档案馆管理探索一条新路，发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。
3简化工作程序，提高工作效率与质量。
（1）城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的，建立基于档案业务管理的办公自动化系统，充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、统计、打印等工作，实现网上办公。将手工作业交给计算机，将信息处理交给网络，可以改变目前我馆目前有些工作周转时间长，程序多。工作量大，耗费时间长，准确率低，工作烦琐的现象
（2）业务办公、行政办公自动化的实现，使城建档案馆的信息化工作从点发展达到面，改变了原先在办公自动化应用方面的空白，并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计，从而获得最新的最准的工作信息，大大提高工作效率。使之能够适应规划国土资源局对全局的信息化工作的要求，适应城市建设、发展的基本需要。
（3）相关电子数据直接导入系统，保证了档案信息质量。
目前档案接收、著录环节中数据重复录入，造成的人力、物力浪费。通过建立电子档案接收数据格式，推广应用相关的城建档案整理著录软件，实现信息管理的提前介入，使档案、信息同时进馆。从源头抓起，达到准确信息，节约资源的目的，促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可*、完整的文件和档案。从根本上解决档案著录数量大、时间长、费用高的问题，改变由档案馆来进行数字化的被动局面。
4实现档案信息的资源共享，为城市建设、规划、管理服务。
城建档案管理信息系统通过与局电子档案系统的连接，将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程，这不仅实现电子文件、档案一体化管理。更重要的是实现历史数据与现实数据的互动交换、有效查询，。它将一方面为规划、设计、管理人员，为城市规划、管理工作提供更方便、更快捷的服务，另一方面，也为档案馆丰富馆藏，更好为社会服务开启了一扇新的大门。
5实现业务管理工作的程序化、规范化。
通过办公自动化系统推广业务工作中的规范化标准，统一工作程序，统一指导思想，实现业务指导、接收、保管各环节的科学化管理，克服人为因素给工作带来的不确定性，保证进馆档案实体及其信息的质量。
6.开发网上办公，实现服务模式的根本转变。
随着城建档案馆服务模式转变的需要，深层次服务与利用成为当前城建档案服务的主题与发展方向。提供利用方式也随着互联网的普及，发生了根本的改变，用户从网上查询城建的档案的需求日益增加，开发建立高速互动、突出本行业特点的网站，成为城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径，成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。
7.引进最新的立体仓库的建设思想，改变传统的库房管理方式。
在库房管理中运用三维立体显示技术与温湿度监控、自动报警系统相结合，是我们这次开发的又一亮点，它将立体显示各库房的情况，如：温湿度监控、库存档案占位情况、库房空位情况、某卷档案在库房中的具置等，实现库房管理真正意义上的现代化管理。
四、开发内容：
1.城建档案信息系统升级。
实现由原C/S结构，升级为B/S结构，同时增加以下主要功能：
（1）信息查询实现各类档案信息的跨库查询。
（2）著录信息项动态维护，能自行编辑定义统计报表，加强信息编研功能，实现灵活信息分析汇总功能。
（3）建立标准的数据接口：满足与国土资源局电子档案管理系统数据交换功能；工程档案电子文档接收与档案信息系统的数据导入接口；图纸录入能支持各种图形文件（包括CAD格式图纸）的导入。
（4）实现与办公自动化系统的衔接。
（5）开发管理、整理著录小程序。
（6）解决声像档案（录像带）信息数字化海量存储、管理。
（7）实现库房管理的三维模拟图形处理及恒温恒湿系统系统的数据接入。
（8）新增地名、土地出让等档案类别的数据库管理功能。
2.业务办公自动化：围绕城建档案馆目前业务工作，实现各项工作网上办公、信息共享。
3.行政办公自动化：实现馆内公文的网上运转、归档、管理。实现馆内行政事务办理的网上督察、考核。实现固定资产、办公用品、工资的自动化管理。
4.网站：建立一个为社会提供优质服务的，具备宣传城建馆形象、档案查询、信息、网上办公等功能的高度互动的网站。重点是实现基于数据库的、即时的在线查询系统，用于各类信息的实时，要求具有管理功能强大，速度快，可扩充能力强等特点。
五、开发技术路线：
系统技术路线：操作系统平台：采用Windows系列Windows2003Server
数据库系统：采用Oracle9i
WEB服务器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系统开发模式：基于Brower/Server体系结构
开发工具：采用微软的.NET技术。
六、目前实施情况
1、数据准备：截止2004年8月，天津市城建档案馆已完成著录档案8万卷。扫描文件44000余张，图纸36000卷。
2、标准制定：几年来先后制定《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》《天津市建设工程文件整理归档规范》等一系列标准化文件。
3、技术开发：业务办公、。业务办公自动化系统已开发完成，现已进入试运行阶段，档案信息管理系统升级将在9月10日完成，网站也将在九月中旬开通。SAN存储区域网建设已经完成设备采购，进入安装调试阶段。
七、几点体会：
1、提高认识，树立信息化的意识。
在全球信息公开程度越来越高的形势下。档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象逐步扩大，必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，增强信息化的紧迫感和责任感，要认识到在这个信息时代，只有充分发挥档案信息资源在现代化建设中的作用，将“死档案”变为活信息。档案部门才能有自己的地位，才能获得上级支持，加大资金投入。
2、解放思想，转变观念。
首先要树立以市场需求为导向的观念，围绕社会需求开展数字馆的建设，档案馆馆藏的档案资源浩瀚，不加选择地全部数字化是不必要的。我们应根据社会需求，研究确定数字化的原则，我馆采用的原则是部分馆藏数字化，优先数字化馆藏中利用率高的、重点工程、特色档案。这样一方面加快实现馆藏档案数字化的速度，另一方面节约资金。其次树立服务观念，要以向社会提供高效能的服务为最终目的。为社会服务，传统地提供档案原件的方式，不能适应社会需要，只有对城建档案信息进行标准化处理，加大档案资源的开发深度，才能满足全方位，多层次，多专业的需求。我们对馆藏十几类档案进行了详细的调研、分析，特别是进行了利用分析，我们没有采用当是较为普遍的通用的系统结构，而是根据各类档案的不同特点设置了十三类库结构。通过多层著录，深度标引大大加强了档案资源的开发深度，同时我们还本着“以人为本”的设计思路，在检索图径、检索层次、可浏览内容等各方面都充分考虑利用者的需求。第三要树立以“档案信息”为主要管理对象的观念。转变以档案实体为主要管理对象的传统观念。数字档案馆的建设要围绕这一观念去进行。
3、注重前期准备，突出开发需求。
我馆从长远维护考虑，采用“以我为主，联合开发原则”开发方式。因此开发的前期准备工作十分关键。我馆分六个阶段进行准备，第一阶段是市场调研。既对开发技术、开发公司又对馆内、社会需求进行调研。
第二阶段考察阶段，对有关软件开发公司进行考察，审核其相关的资质材料、开发业绩。第三阶段是需求，我们召开城建档案馆数字化开发需求会，组织通过初选的软件开发公司来馆，了解馆目前业务情况及原有系统情况。听取馆开发需求，并提出统一要求，限时上报开发方案。第四阶段方案评审阶段。为了保证开发工作的科学、严密、公平、公正，我馆聘请计算机、档案等专业的有关专家组成专家评审组。召开城建档案馆数字化建设方案评审会：由各软件公司汇报方案。由专家评审组，对参评单位的方案进行评审。第五阶段确定合作的开发公司。我们根据专家意见及商务谈判的结果，选择优尼泰信息技术有限公司为开发合作公司。第六阶段深化需求阶段。馆计算机开发部门同开发公司、相关业务部门一起对用户需求进行功能性的深化。初步摸清城建档案馆的业务流程、数据流程和数据规模，明确各职能科室所要处理的数据，科室间的发生的数据量，以及对计算机系统的功能需求和性能要求，规范了各类表格、名称。我们用需求推动开发，用开发拓展需求。让用户与计算机开发人员充分交流，，让用户在开发初期，就能看到原型。增加开发过程透明度，尽量减少后期的修改，实现效率、质量的双赢。
4、档案信息质量是数字档案馆的根基。
信息质量关系到整个系统建设的成败，在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。我馆为严把档案信息质量关，建立档案数字化的全程控制，我们编写了著录扫描培训教材，对每个上岗人员进行岗位培训。同时建立三级审验制度。一是录入人员要对数字化的档案进行整理检查。看看是否符合整理规范，分类排序是否正确。二是科室项目负责人对数字化档案进行数据质量、图象质量的检查，并对著录数据进行核查。三是室主任对数字化档案进行抽查。保证档案信息数字化的质量。
5、基础工作是数字化的前提，基础工作先行才能保证系统的，从1999年系统开发，我馆一直同步抓好档案的基础工作。
（1）进行标准化规范体系的建设。标准规范体系建设是实现数字馆的保证、基础、条件，系统建设，标准先行，只有安计划有步骤地作好信息标准化，才能建立坚实的数据管理基础。我馆目前已从管理、业务、技术三方面出发，围绕数字档案的采集，信息著录管理，信息安全与维护等内容分阶段分步骤来进行数字城建档案馆的标准规范体系建设。目前已完成《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》等标准化文件的制定工作。（2）馆藏档案进行标准化整理，几年来，我馆先后完成建管档案、用地档案、规划档案、地名档案等4万余卷旧档案的整理。为馆藏档案的数字化打下了坚实的基础。
（3）通过业务指导，规范新进馆的档案质量。
6、基础设施投入统筹规划、分步进行。
1.有利于发挥公共安全事件档案的警示和教育作用。公共安全事件档案是人们在预测、预防预警、应对处置、善后安置及事后总结公共安全事件过程中形成的各类原始记录的总称。作为独特、专门的档案门类，一方面，公共安全事件档案客观真实、系统详细地反映了人们对公共安全事件进行应急处理的历史过程。另一方面，公共安全事件档案也反映了在面对突发的意外状况时，人们所做出的种种行为。这些行为较大程度地体现了以下两方面情形：其一，社会公众的风险防范意识薄弱、对灾害事故的危害性认识不足、自救知识储备不足及自救能力偏低等。其二，政府机构的应急处理机制不完善、应急处置能力不足、应急救援物资储备不足及公众的安全教育不到位等问题。例如：2003年重庆开县发生井喷事故时，一些村民不是逃命，而是站在那里看热闹，等到感觉不舒服想跑时，却已经跑不动了。因此，我们可以从公共安全事件档案的正反两方面对社会公众进行警示和教育。比如，告诫社会公众，在面对突发灾害事故时，该如何采取正确的防范、处理措施才能更好地维护生命和财产安全。这些对于普及基本的安全知识、树立公众的风险防范意识、培养公民的自救能力、增强公民的危机应变能力及避免因无知而造成不应有的损失等具有重大的意义。
2.有利于发挥公共安全事件档案的咨询和决策作用。随着改革的逐步深化，我国进入经济社会转型期，各种矛盾日益尖锐，各种利益不断冲突，公共安全事件频发。近年来，我国的地震、洪涝、干旱、冰雪和泥石流等重大自然灾害频发，SARS、甲型HINI流感和禽流感等重大公共卫生事肆虐。与此同时，各类重大刑事案件、群体性突发事件、暴力恐怖案件等社会安全事件以及特大交通事故、特大矿难事故、环境污染事故等事故灾难接连不断。这些都考验着我国各级政府的应急管理能力。然而，公共安全事件档案作为一种重要的信息资源，记载了以往公共安全事件的全景原貌，总结了以往公共安全事件预防、处理的经验教训以及探寻了以往公共安全事件形成、发展的规律。公共安全事件档案，不但可为各级政府应对新的同类公共安全事件提供参考与借鉴，而且为各级领导的咨询与决策提供信息支持。
3.有利于发挥公共安全事件档案的评估和评判作用。《中华人民共和国突发事件应对法》规定“：国家建立重大突发事件风险评估体系，对可能发生的突发事件进行综合性评估，减少重大突发事件的发生，最大限度地减轻重大突发事件的影响。”由于，公共安全事件档案对事件发生的诱因、发展的进程、产生的影响、造成的损失等都做了真实完整地记录。因此，公共安全事件档案资料对评估可能发生的公共安全事件有重要作用。首先，通过已有类似的公共安全事件档案，人们可以较容易地明确风险评估目标、制定风险评估计划、选择风险评估方法以及建立风险评估指标。其次，通过公共安全事件档案，人们还可评判政府处置公共安全事件的态度是否积极、采取的处置措施是否科学、善后安置是否到位等。
4.有利于发挥公共安全事件档案的科学研究作用。公共安全事件档案为科学研究提供了第一手支撑资料，档案部门应联合高等院校、科研机构等单位共同开展公共安全事件档案的研究。鉴于，近年来我国各地频发的地震灾害，档案部门可以利用地方史志档案资料查找历史上的地震数据，根据档案记载，对每一次地震发生的前兆，地震与周边地理环境的关系，地震范围和级别，地震造成的人员伤亡和财产损失情况以及可能影响的人口数量和交通情况等进行精确分析，我们通过这些数据，不但可以分析地震发生、发展的规律以及不同级别地震所造成的损失，而且可以制订不同区域不同级别地震的应急预案，最终为政府的救灾抢险工作提供指导。例如，为了使政府的救灾抢险工作顺利开展“，日本政府开发了‘地震受灾早期评价系统’，该系统存储了大量4级以上地震灾害的资料，能在地震发生半小时内计算出受灾规模，指导政府救灾抢险有效进行。”
二、加强公共安全事件档案建设的措施
1.明确档案部门参与公共安全事件应急管理工作的法律地位。目前，我国关于公共安全事件应急管理的法律法规还没有明确档案部门在政府应急管理中的地位和作用。因此，我国各级政府应当转变观念。一方面，应积极争取向国家决策部门提议，尽早制定与档案工作相配套的法律法规，使建立公共安全事件档案工作有法可依；另一方面，应通过修订、完善地方应急管理条例，将建立公共安全事件档案纳入地区的各种应急预案编制和应急管理体系的具体规定中，使档案部门纳入救灾抢险的智囊部门，从而正确认识公共安全事件档案在政府应急管理中的作用。
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