时间：2022-10-25 00:19:49
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇企业档案信息化，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
1 信息化档案管理的特点
1.1 一体化的管理模式
在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。
1.2 方便存储与查找
企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。
1.3 档案业务管理自动化
企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。
2 企业档案管理信息化存在的问题
2.1 档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
2.2 档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。
2.3 标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。
3 改善企业档案管理信息化建设的建议
通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。
3.1 完善档案管理制度
所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。
3.2 加强监管工作
在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。
3.3 理顺工作流程
不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲
转贴于
求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。
3.4 实现管理工具的信息化
从事档案管理工作的人员除了要做好文件的分类、归档等工作外,还要积极参加档案管理软件的功能开发工作中,充分了解企业档案管理的全过程和档案专业管理的全部内容。在工作当中,要及时征求各部门的意见,分析档案管理与各部门之间的联系,并将分析结果交给软件开发人员作为依据选择最合理的设计方案,使设计出的软件能够最大程度满足企业的需要,从而真正实现管理的自动化和信息化。
一、企业档案信息化的重要作用
伴随着各行业企业的快速发展，企业档案的类别和数量在不断增加，档案信息化的价值也更清晰地显露出来。主要有三个方面的体现，第一，提高了企业的效率，降低了企业的成本。档案信息化通过应用缩微技术、扫描技术、光盘技术等提高了信息的开发利用效率和信息资源开发范围，实现了企业资源的共享，减少了企业的信息成本，并充分运用企业的技术、资金、人力、设备、信息等资源，使企业的效率大范围的提高，并为企业带来了丰厚的收益。第二，档案检索更加的便捷。传统的档案需要人工进行目录的翻阅及搜索，费时费力，而信息化档案经过数字化处理实现了即时查询，用户只需要输入相应的关键词，海量的资料便会随之出现，不但包括用户所需的资料，也会出现与之有紧密联系的资料，使客户收到更多的意外惊喜。第三，服务范围更加广泛。在传统的档案管理中，档案所占的空间较大，查询使用也较慢，不利于传输与服务，更难以实现档案的社会化。而档案信息化可以将信息传送到各个移动设备当中，传输的速度非常快，这样就更利用档案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人员手中，从而扩大了企业的社会影响力，拓宽了档案的服务范围。
二、当前企业档案信息化管理中存在的问题
（一）企业档案资料信息化意识不足
随着科技的不断发展，人们对于信息化的意识已经有了显著的提高，很多企业在档案数子化方面投入了大量的资金，甚至将其纳入了企业未来的重点发展战略之中。但是在另外一些企业当中，我们又可以看到另外一番景象，特别是很多中小型生产企业中，有相当一部分人都档案工作存在着一些认识上的误区，一些领导认为档案只是简单的誊写和保存，不必投入大量的资金用于信息化；即使投入也不能给企业带来直接的经济效益。由于缺少必备的信息化硬件、软件和操作中，致使很多纸质档案资料没有及时地进行数字化保存，最后导致档案资料受到损坏。
（二）企业档案的信息化管理制度不够完善
企业档案制度是根据国家相关的档案法律、法规、标准并结合企业自身的发展特点而制定的，所制定出的规则和标准是为了企业更加方便的管理提供服务，为了让企业能够在变革和机遇面前更加稳妥地递进与发展。当然，有一个问题却横亘其中，档案的信息化使得原有的法律体系难以与之相适应。原有的法律体系已经不能够对当前的电子文件管理形成相应的约束，国家的法律急需尽快完善，并指导企业的档案制度进行改革，使企业档案的信息化管理得到规范，使企业能够得到更快更好的发展。
（三）企业档案信息管理人员的素质不高
当前，在我国的很多企业的员工队伍当中，对于档案信息化建设的认识普遍不足。一些人自身能力较差，知识面狭窄，对于新生的信息化技术不够重视，甚至轻视。这使得一些企业的档案管理仍停留在传统的管理上，难以进一步对企业的信息化资源进行开发建设。一些企业虽然有了完善的信息化软硬件系统，但是由于档案管理人员信息技术能力较弱，英语水平较低，不能充分地利用好信息化设施，使的档案信息化工作迟滞不前。
三、新时期企业档案信息化的发展方向
（一）加强企业档案信息管理系统的建设
档案信息化建设包括信息资源的形成、整理、检索、利用、鉴定、销毁、统计等内容。企业在进行信息化建设时，要根据企业自身的特点及发展情况进行建设，要注重系统的针对性和实用性，使信息资源数据库充分发挥作用。企业应当以最前沿的应用软件为依托、以企业门户网站为基础平台，实现电子文件全文数据化。另外，在档案信息化建设的同时，要做好系统软件的安全防护，保障电子档案的安全。要定期将具有重大价值电子档案做成纸质档案，这样不仅实现了档案资料的统一性，也使档案资料得到了双重的安全保障。此外，还要重视系统的升级与维护，真正是档案管理更加的安全、快捷、准确和高效。
（二）完善企业内部档案信息化标准体系
到目前为止，我国已出台了《中华人民共和国档案法》、《中国档案分类法》、《电子档案管理办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》等一系列国家标准。企业可以根据这些标准来根据企业自身的特点来完善企业内部的信息化标准体系建设。这些标准体系的建设要在企业档案数据库和各种软硬件设施完善的基础上，健全企业档案信息管理信息标准、软硬件设施标准、数字化加工标准、数据储存传输标准等。此外，这些制度在完善企业内部档案信息化标准体系的同时，也可以协助企业建立起符合自身特点的档案管理方式，使企业的管理水平得到进一步的提升。
（三）建设高素质的企业档案信息化人才队伍
人才建设是企业档案信息化建设的关键，只有一直优秀的信息化队伍才能撑托起企业在现代化市场竞争中的地位。在企业信息化档案建设时，我们应当明确，企业档案与政府机构和事业单位档案的同，政府机构和事业单位档案管理偏向于研究，而企业档案管理更注重管理与操作。因此在档案信息化人才的培养中，企业应当重视员工计算机技能的培养，要定期开展有针对性、有计划地组织人员进行档案信息化培训，使员工能够对各种各样软件技术、数字化技术、网络技术等拥有深入的了解。另外，在信息化能力培养的同时，也要对员工进行生产培训、安全培训和法律法规培训，使档案管理人员警钟长鸣，全心全意为企业档案的信息化建设与发展做出贡献。
[关键词] 企业；档案信息化管理；必要性；提升
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037
[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02
企业档案管理的信息化指的是在企业档案机构的统一指导与组织下，将各种先进的信息化技术融入到企业的档案管理工作中，对档案的信息资源进行科学、合理的编排与规范，以此提高档案服务水平，进而提高档案管理的工作效率。企业档案信息化管理主要涉及的内容包括构建档案管理的信息化资源、制定相应的信息化标准、搭建信息化管理平台等。
1 企业档案信息化管理的必要性
近几年来，企业的发展速度非常快，规模也在不断扩大，形成档案的数量种类与数量也随之增多，显著地增加了企业档案管理人员的工作量，想要在纷繁复杂的档案中找到有价值的信息，就应该实现档案信息化管理。企业档案管理信息化的必要性主要表现在两个方面：一方面，档案信息化管理能够有效地弥补传统档案管理中存在的不足，传统的档案管理通常以人工操作的方式，通过档案管理人员将需要归档的文件进行分类、编排以及储存，当需要寻找某个档案时，也需要依靠人工进行检索，这种档案管理的归档、检索过程相对较慢，导致档案管理效率较低。并且由于档案资源在长期储存的过程中，各种因素还会导致档案的资源丢失、损害等问题。通过采用信息化档案管理方法，通过利用计算机技术能够将繁杂的档案信息录入到电脑中，以电子文件的形式储存，电子档案的空间不但传递查阅方便、储存量大，还不受环境的影响，不会出现档案丢失或者损坏等问题。另一方面，档案信息化管理能够扩大档案工作的发展空间，通过运用计算机网络在互联网上建立档案管理数据库，通过利用网络传媒的优势，能够实现档案资源的共享。其具体表现为：建立档案数据库，将档案资源分为非限制和限制级别，这样能够保证档案资源的保密性，然后创建新型的档案服务方式，能够为查阅者提供更多、更好、更快捷的查阅服务。想要充分彰显信息化管理的优越性，这就需要加强编录人员与查阅人员之间的交流，促使档案管理工作形成一个系统的整体，提高企业档案管理的水平。
2 提升企业档案信息化管理水平的策略
（1）创建计算机网络档案管理系统。想要实现企业档案的信息化管理，首先应该根据企业档案管理的实际状况，利用计算机网络技术，创建适合企业自身情况的计算机网络档案管理系统。通过计算机网络的运行，能够突破企业档案信息资源所有者的限制，创建一个既能控制又能方便利用的档案信息网上查询系统，例如，创建企业内部局域网，通过加密保护、身份验证、信息验证、数字签名等，保管好企业的一些机密性档案以及知识产权档案，对于一些公开地宣传企业的档案资源，企业还可以通过局域网进入国际互联网，进一步扩大档案信息收集与利用的范围。
（2）建设企业档案信息资源。企业档案结构的工作人员应该充分地利用计算机技术与网络技术，加宽档案机读目录数据库的建设，不断提升档案资源检索、利用的服务水平。企业档案的信息化管理应根据国家以及省市档案局的关于电子文件、文件归档、储存以及管理的相关规定与标准，积极地应用与推广适应企业性质、职能需要以及管理特点的档案资源管理软件，实现企业档案资源的采集、分析、整理、归档、存档、查阅、利用、鉴定以及销毁等工作的管理和监督，以此保证档案资源电子文件的可识别性、安全性、准确性、完整性以及真实性等，进而保证电子文件的法律凭证地位。例如，建立公开信息资源档案，对外宣传企业，别人通过查询能够全面地了解企业的信息，能够保证企业之间进行规范的商业往来和合资合作，建立企业双方的资信关系，通过信用调查消灭不必要的信用风险和交易风险。
（3）企业全员参与到档案管理工作中。因为企业的档案信息数据库应用系统通常是由一些专业的技术人员设计，导致在一些企业中存在档案信息化管理系统和企业需求脱节的问题，这样严重地影响了档案信息化管理系统并不能充分地发挥和实现自身的价值。因此，企业员工作为档案信息化管理系统建设中的一员，应该积极主动地参与到系统建设的各个环节中，例如，企业内部任何人员，可以通过身份认证在任何一机电脑根据自身的需要，能够随时在自己的电脑上自动查询所需要的档案资源，尽可能地和开发者进行思想沟通，全员参与到档案信息化管理工作中，及时地反馈自己的意见，以此实现与系统开发者达成共识，进而设计出符合企业档案管理实际状况的档案信息化管理系统，提高信息系统开发的成功率与实用性。
（4）企业档案信息化建设和企业改革相结合。随着社会的发展，企业为了能够跟上时代的脚步，其自身也在不断的改革中，因此，企业档案信息化建设应该和企业改革相结合。首先，应该创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍，通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求；其次，与企业档案管理模式相结合，积极地展开对企业档案信息化管理的探索，认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，及时地沟通和交流，不断地积累和推广经验。此外，企业档案信息化建设应该始终坚持变“被动管理”为“主动管理”，坚持以效益为重点、以利用为中心的指导思想，有针对性地研究市场经济条件下企业信息化档案建设需要改革的地方，最大限度地满足各项工作利用档案的需求。
3 结束语
总而言之，传统的档案管理方法已经不能够满足现代企业的实际需求，档案信息化管理以其便捷、高效、优质、方便等特点，逐渐取代了企业传统的档案管理方法，并且逐渐成为适应社会与时展的必然趋势。因此，企业的档案管理人员应该充分重视档案信息化管理的重要性，然后采取相应有效的措施不断地提高档案信息化管理水平。
主要参考文献
【Keywords】enterprise management； enterprise archives； information management
【中?D分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0132-02
1 引言
档案管理信息化是指在档案管理过程中全面应用计算机等现代信息技术，对档案信息资源的收集、整理、著录、鉴定、利用等进行处置、管理，实现档案管理现代化的进程。
2 企业档案管理信息化的必要性
随着社会信息化发展步伐的不断加快，各种档案资料的不断增多，纸质档案自然老化和人为损害、查找利用率低的问题日益突出，传统的档案管理模式已经无法满足档案管理的现实需求，档案管理模式应当由以档案实体为重心向以档案信息为重心转变。首先，档案管理信息化可以省去人工整理档案的时间，减少档案管理所需的人力、物力 、财力，可以改进档案管理工作，进一步提升档案管理工作的效率。其次，档案管理信息化能节约存储空间，快捷传输，方便检索，提高查询速度和准确率，既可以节省空间，减少管理成本，又能节约资源，为企业管理决策提供可靠的信息，提高档案的使用价值。再次，档案管理信息化能实现档案信息资源的实时性与动态性，随着计算机技术和网络技术的广泛应用，有利于实现企业档案信息资源共享，便于对信息资源的整理和加工，让利用者以更快捷的方式获取所需要的信息资料，提高服务的智能化和人性化水平。
3 如何实现档案管理信息化
档案管理信息化包括档案资源数字化、管理科学化、信息安全化和利用网络化。
3.1 档案资源信息数字化
一是馆存档案资源数字化。随着计算机技术和信息技术在档案工作中的应用，档案数字化已成为一种必然趋势。档案数字化指采用扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术对以纸质档案、照片、录音、录像等为载体的各种档案进行数字化加工，将其转化为能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。根据2005年国家档案局、中央档案馆印发的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》（档发[2005]1号）、《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发[2002]8号）等文件的要求，企业应将“加快现有档案的数字化进程”列为主要任务，采用现代信息处理手段，本着统一规划、分级建设、安全保密的方针，以文档一体化为原则，推动现有库房档案的数字化进程，逐步完成馆藏档案数字化和著录工作。为保障数字化进度和效率，企业要优先开展开放档案、珍贵档案、易损档案、高利用率档案的数字化处理，待条件成熟后，再对剩余档案进行数字化处理，逐步拓宽档案数字化覆盖面。在推进档案数字化工作过程中，要严格遵守保密规定，遵循工作标准，做到流程规范、存储格式统一、字段完整，保障档案数字化的质量。实施数字化既减少了对档案原件的损坏，节约了保管费用，降低了档案原件丢失的风险，又推进了档案信息化建设[1]。
二是电子档案软件管理化。是指将数字化后的档案和现有的电子档案利用档案管理系统软件进行系统整理、排列、著录、统计和提供利用，实现电子文件和电子档案的规范化管理，逐步建成档案信息网络，实现档案利用网络化，这样省时省力，减轻了档案人员的劳动强度，大大提高了工作效率，档案人员有时间深入挖掘档案信息，加强档案编研工作，精心选题，打造一批有助于弘扬正确历史观，有助于丰富职工精神文化生活的企业档案编研成果，在企业文化建设、职工教育等方面发挥积极作用。
3.2 档案管理科学化
档案信息化让档案管理焕发了新的生机，企业应运用科学的管理方法和制度，推动档案管理的发展。第一，整章建制，实现管理规范化。首先要结合档案数字化实际需要，制定档案数字化标准、工作规范和流程，避免数据在档案数字化及后期管理过程中出现流失泄密的情况。第二，要建立电子档案接收应用系统，按照《电子文件归档与电子档案管理办法》规范归档电子文件的收集、整理、存储、备份、鉴定、迁移、利用等工作。第三，要不断补充、修订和完善各项档案信息化管理制度，规范各部门的职责、权力和义务，推动档案管理信息化工作制度化、科学化和规范化。第四，加大物力财力投入力度。要实现档案管理信息化，首先需要配备计算机、扫描仪、服务器、光盘、网络等现代化设备。其次需要开发档案管理的相关软件和系统，以实现档案自动立卷、排列、编目、检索、标引、文档一体化、信息资源共享等档案业务和管理工作。第五，需要配备既懂档案专业知识又懂计算机信息技术和网络技术的综合型人才。因此企业要加大技术、资金、人员等方面的投资和支持力度，加快档案数字化、档案管理标准化、档案服务网络化进程。第六，加强和提高档案人员信息化管理意识和水平。数字化的档案、电子档案需要与档案管理信息系统软件连接建成健全的电子档案数据库，在企业局域网、专网利用计算机完成收集、整理、著录、统计和提供利用等工作。这就要求档案管理人员不仅要懂得档案专业知识，掌握编号、排列、编目、统计、鉴定和提供利用等工作流程，还要懂得计算机技术、信息技术、网络技术，能对档案进行数字化处理，做好资料编号及存储工作，建立数据库和索引目录，方便对档案信息的查询。目前多数档案管理人员计算机水平较低，因此，企业要加强对档案管理人员进行计算机相关学科的培训，为推进档案管理信息化奠定良好基础[2]。
3.3 信息安全化
随着档案管理信息化的实现，信息化之后档案资料的安全问题就变得尤为突出，在企业局域网环境下，传输、存储和提供利用电子档案信息，可能造成档案信息的泄露、失真等不安全情况，影响档案信息资料的真实性与有效性。因此，要采取一定的措施确保档案信息安全。第一，建立相关制度。首先应制定确保档案在数字化过程中信息安全的制度，如严禁“一机两网”，档案数字化所用的计算机和网络要与其他网络物理隔离，严禁数字化加工人员带有存储功能的设备进入加工区等制度；其次应制定档案信息与网络连接和使用过程中安装防病毒软件、外接优盘、移动硬盘等相关规章制度，以确保档案信息安全。第二，设置访问权限。根据不同岗位和级别，分别设置一般访问者、特殊访问者和管理者权限，只有当访问者的身份通过档案访问权限验证后，才可进入档案查询系统利用相对应的已开放的电子档案，这样可以有效预防不相关人员随意查阅电子档案，提高了电子档案信息的安全性。第三，采取异地备份。首先是可以避免因当地自然灾害、社会灾害等造成的威胁档案信息安全的风险；其次是可以避免因操作不当、病毒侵害等造成的电子档案信息的丢失和损坏风险，从而最终确保电子档案信息的完整性、准确性和可用性[3]。
3.4 利用网络化
利用网络化是指企业通过局域网实施企业档案信息的管理、检索和提供利用，利用者不需去档案部门实地查找，在局域网或专用网上即可实现利用。利用网络化具有查找方便、检索速度快、可靠性高、保密性强等优势，能够最大限度地满足企业干部职工合法的各种利用档案的需求，有利于他们了解档案，增强档案观念，进一步认识档案的价值，从而扩大?n案工作的影响力，为企业档案管理信息化工作创造良好条件。
关键词：档案管理；信息化
档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，加速实现档案管理现代化的进程。换言之，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
一、档案管理信息化的意义
信息化建设的程度反映了一个国家、地区、企业及社会经济发展的综合实力，也是衡量企业管理水平的重要指标。档案信息资源作为企业最重要的信息资源之一，是企业信息化建设的重要组成部分。
1.有利于企业提高效率，降低管理成本。通过提高信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，使企业能以降低信息成本实现共享管理成本，充分利用成员企业现有的资金、技术、设备、人力及信息资源，节约产品开发费用，降低生产成本，促进企业快速发展。
2.检索查询比较方便。档案管理人员在传统的检索方式下，费时费力，档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式中选择最佳方式，迅速在档案库中检索出需要的档案信息。
3.扩大了档案服务范围，因为在信息化的管理中，档案信息可以进行拷贝，总的信息占据的空间较小，而且档案信息的传输比较快，能及时将档案信息传递给需要的人员，为社会了解企业提供了基础，从而扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高
二、新时期档案管理信息化的现状
信息化使企业档案工作发生了巨大的变化，近年来我国企业档案信息化建设有了长足的发展，但是仍有巨大的发展空间，企业档案信息资源的开发利用能力仍有待进一步地加强。
1.信息技术的不断发展，加速了企业的档案管理正在从传统方式向信息化管理方式的转变，计算机技术的广泛应用，同时也极大地推动了档案管理工作的发展，提高了档案管理工作的质量和效率，使得企业的档案管理部门都在发生着重大的改变，并通过网络技术实现信息资源的共享。
2.在市场经济中，企业档案信息资源的数量和质量都有了一定程度上提高，信息资源量逐渐增加，开放途径也越来越多，使得信息资源建设的规模不断扩大并趋于成熟。
3.档案管理系统虽然在我国市场经济中得到了较为广泛的应用，但仍没有形成完善的规模和体系，实现不了对档案的一体化管理。同时，由于对档案信息化的标准和规范的建设也不够完善，所以无法从根本上保证企业档案管理的与时俱进。
4.企业的档案管理的信息化工作需要综合素质较高的人才，但在现实中，档案管理人员对于计算机技术的掌握知识有限，并且操作能力较低，不利于档案管理信息化的发展。
三、新时期档案管理信息化建设存在的问题
在信息高速发展的时代，信息化建设已经成为企业生存和发展的必要条件。随着档案管理信息化的逐步深入，档案信息化建设逐渐成为档案事业发展的战略性工作，但是在建设和管理的过程中仍然存在着很多的问题，主要表现在以下方面。
1.双套制问题
尽管档案管理信息化建设已经大面积展开并取得相当的成就，但是在人们的档案思维中，依旧是对纸质的档案心存依赖，认为电子化的档案不安全，所以在很多单位甚至国家机关对已经颁布的国家标准、行业标准或企业标准中，都规定要电子、纸质形式双套保存。不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的，信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
2.企业员工素质有待提高
许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分的档案管理人员由于没有及时的接受现代化的培训以至于技术水平有限，不利于档案管理信息化的发展。档案信息化管理需要管理人员既有相当程度的档案管理能力，还必须有一定的计算机网络管理能力和信息技术处理能力，这使得档案管理人员素质成为制约信息化发展的重要因素。
3.标准和规范问题
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，并且档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这些都严重制约着档案信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
4.档案信息化管理的安全意识较差
档案信息与其他信息资源不同，多包含密级文件，因此重视对档案的管理就至关重要。在网络环境下，档案信息更加容易被不法分子盗取，并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播，这不仅会造成在档案信息管理时重要信息的流失，从而造成严重的经济损失。档案管理的安全工作是档案信息化的保证，因此，加强档案管理所在网络环境的安全建设就尤为重要。
四、实现企业档案管理信息化的主要措施
企业档案管理工作的信息化建设是企业和社会发展的需要，是档案管理发展的一种趋势，因此，对企业档案管理的信息化建设要予以高度的重视，要切实给予人力、财力和物力上的支持，确保企业档案管理信息化建设得以有效的实施，使其更好的为企业的发展提供服务。针对在建设档案管理信息化的过程中出现的问题，提出实现档案管理信息化的四项主要措施。
1.提高对档案管理信息化的认识。传统的档案管理工作处于一个封闭的空间里，管理者的思想观念和管理工作都处于一个落后的阶段，面对这种局面，应重点加强管理者在观念上的认识。管理者必须意识到，在商品经济激烈竞争的今天，档案作为全社会最大的共享信息资源，在经济决策中起着至关重要的作用。
2.加强人才机制建设。档案信息化建设是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、办事细心的工作态度，还要具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因此必须重视档案人才的培养，建立一支适应信息时代的复合型档案管理队伍。
3.制定档案管理信息化标准。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设的整个过程。要统一档案管理信息化的标准，必须要依托国家行政的力量，打破各个单位各自为政的局面，统一国家政策法规和各种业务规范。
4.健全档案管理信息化的安全制度。档案管理信息化的安全管理制度是档案管理信息化的保护屏障。一方面，在企业档案管理的建设初期一定要注意纸质档案的保存，防止档案的遗漏损失，保证企业信息的安全、完整；另一方面，要充分保障网络信息系统的安全，数据库的自动备份、网络系统的病毒防范、严格的查阅权限和安全的加密保护功能都是企业需重点关注的问题。
五、总结
随着信息科技的不断发展，以及我国经济的快速进步，档案管理信息化已成为经济稳步发展的保障。企业档案管理信息化建设需要企业各部门之间的相互协调，需要企业高层从思想、战略、管理、技术等各个角度进行宏观规划和微观操作。企业应该根据自身特点发挥在资本、技术等各方面的优势，加快档案管理信息化建设的步伐，进一步提高档案信息系统的工作效率，为企业的可持续发展提供可靠的信息保障。
参考文献：
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[5]路鑫.刍议企业档案管理的信息化建设[A].档案与文化建设，2012年全国档案工作者年会论文集（中）[C].2012.
【关键词】中国石油；档案管理；信息化
现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及，使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。新形势下，国有大型企业，尤其是作为国家命脉支柱的石油企业，更要转换观念，更新设施，培养新型的档案管理人才，加强企业档案资料利用，让档案的科学管理助力中国石油的快速发展。
一、企业档案管理信息化的基本内容
档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体数字化信息的主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设主要体现在四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息更新制度化、自动化；三是档案信息安全和利用的一体化；四是档案信息高度共享与。
石油档案在我国石油事业的发展中占有举足轻重的地位，而石油档案的管理又是石油企业管理工作中的重要环节。所谓的石油企业档案就是指石油企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了石油企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动石油企业经济的快速发展。这就要求石油部门以科技创新为理论基础，扎住机遇，加快建设和完善石油企业的档案管理信息化工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证石油企业经济的快速发展。
二、企业档案管理信息化的必然性
1、管理信息化是中国石油提高竞争力的必然选择。随着信息网络的发展，使企业面临着知识化、数字化、网络化、全球化变革，中国石油的国际竞争力日益与自身信息化程度密切相关。信息技术的开发和使用已不仅仅支撑企业基本运营，而且还有助于高管决策，信息化已成为中国石油战略发展不可分割的一部分。
2、企业信息化是现代企业生存和发展的必由之路。在信息时代，从企业外部看，经济全球化与信息化呈加速趋势，市场范围不断扩大，竞争对手层出不穷，科技竞争、营销竞争、市场和人才的竞争日益激烈，这对企业形成了强大的压力。从企业内部看，为适应外部竞争环境，内部结构、业务流程、管理方式都需不断调整、改革，以提高企业的应变能力、创新能力和竞争能力。我国企业要适应从粗放型管理向集约型管理转变的需要，必然要求企业重视和加强信息资源的开发和管理，在业务活动和各管理环节广泛应用信息技术，规范企业内外联系中的信息流程和更充分发挥信息技术及其网络的作用。
三、石油企业档案信息化管理的作用
1、有利于石油企业提高效率，降低管理成本。信息化企业成本的下降，其实质是通过提高信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，使石油企业能以低信息成本实现共享管理成本，充分利用企业现有的资金、技术、设备、人力及信息资源，节约产品开发费用，降低生产成本，促进石油企业快速发展。
2、促进信息资源的流通利用和共享，增强石油企业核心竞争力。企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共享，建立了各个部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。网络中各成员发挥各自的核心优势，共享技术，分摊费用，迅速将共同开发与制造的产品推向市场。不同企业之间通过公共档案信息共享改变了过去的输赢竞争关系，代之以竞争合作式的双赢关系，拓展了企业资源优化配置的范围，降低了风险，极大地提高了企业竞争力。
3、促进组织结构优化，业务流程更加先进。档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，削减了机构规模。通过水平、对等的
信息传递来协调企业内各部门、各小组之间的活动，实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，降低监督协调成本，使市场和周围的信息同决策中心间的反馈更加迅速，极大地调动了组织成员的潜能和积极性，促进了相互间知识和经验的交流，发挥出了流程化管理的最佳效率。
四、目前石油企业档案管理中存在的主要问题
1、石油企业的档案管理得不到应有的重视
石油企业的管理层对档案的管理认识不到位，认为它只是简单文字类的保管工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正是由于思想认识，导致这些石油企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。
2、石油企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员
现在在许多石油企业中，档案管理人员都不是档案专业毕业的，并且绝大多数身兼数职，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，相当一部分的石油企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来。
3、石油企业的档案管理的信息化建设滞后
信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。一是管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都亟待更新。二是石油工程人员不能在工程现场调阅档案图纸。
五、强化石油企业档案管理的措施
1、严格规范石油企业的档案管理制度
石油企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。比较常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目（工程）档案验收办法》等等。
2、争取企业领导的重视
要想将石油企业的档案管理工作做好，就必须企业中各级领导能真正的意识到档案管理的重要性，进而档案管理工作。
3、提高档案管理人员的业务素质
要想将石油企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。
4、进一步加强档案的信息化建设
随着计算机和信息技术的迅速发展，我国石油档案管理的信息化程度也在不断加强。但我们仍然要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念，来改革档案管理中那些不合适的方法和手段。为了使石油企业的档案管理信息化更好地发展，就必须将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。
0引言
随着科学技术的不断发展，我国企业传统的档案管理方法已经越来越不适应社会的发展，为了促进企业档案管理的发展，提升档案管理的工作效率，为企业创造更多的经济效益，企业必须要转变思路，加快档案管理信息化进程，推动企业更快、更好地发展。新形势下，加强企业档案管理信息化建设是企业进行档案管理改革的重要内容，也是企业实现可持续发展的必然趋势。
1 企业档案管理信息化建设的必要性
1.1 是企业信息化发展的要求
档案是企业重要的参考资料。当前，随着办公自动化的发展和网络技术的普及，企业在生产经营活动中产生了大量的文件和数据，是企业进行各项生产和经营活动的基础，为企业提供了重要的参考依据，具有长期的保存价值。
1.2 是现代企业档案管理发展的需要
社会形势的不断发展和网络技术的革新，促进了各行各业的进步。企业传统的纸质档案管理模式已经越来越不适应企业现代化管理的需求，加强企业档案管理工作对于提升企业的工作效率，实现企业办公自动化具有重要的现实意义。档案管理工作是企业日常工作的重要组成部分，因此要加快企业信息化管理，适应市场经济的需求，满足企业的发展。随着各类信息系统在企业中的应用，企业的各类文件逐渐增加，给企业的资料查询带来了一定的困扰。为了促进企业档案资源的利用率，必须要加大档案信息化建设。另外，由于近年来，网络技术的发展，信息技术已经渗透到企业发展的方方面面，所以必须要加强对档案的数字化建设，提升企业档案管理的软硬件条件，促进企业档案管理的现代化发展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加强档案管理信息化建设，有效地提升了企业的工作效率，节省了企业的工作成本。我国企业传统的纸质档案资料在收集的过程中不仅需要大量的人力、物力、财力，在查询过程中也会耗费大量的时间，因此阻碍了企业的发展。信息技术在企业档案管理中应用以后，极大地提升了企业的办事效率，为企业日后资料的查询也提供了很大的方便。另外，由于企业规模的不断扩大，档案的数量也在无形之中增长，这就要求企业扩大档案储存室面积和设备，增加档案管理人员，给企业增加了很多成本支出。信息化在档案管理中的普及，不仅减少了企业的成本，还方便了工作人员的查询，实现了资源共享，提升了工作效率。
2 企业档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 档案管理信息化制度不够完善
档案管理信息化制度的完善与否也在一定程度上制约了档案管理工作的有效进行。长期以来，我国很多企业一直采用的是传统的档案管理方法，没有将现代信息技术与档案管理相结合，因此在信息技术日益发展的今天就会出现很多问题，使得档案管理工作无法适应新时代的发展，档案在企业发展过程中也没有发挥其最大功效，甚至有些企业只是将档案管理工作当作一种形式，影响了企业日常管理工作的有效进行。
2.2 档案管理信息化建设缺乏资金支持
档案管理信息化建设过程中由于缺乏资金支持，使得档案管理信息化建设的效率不高。企业进行档案管理的过程中需要大量的资金和设备作为支持。但是很多企业的档案信息化建设由于缺少资金，使得信息化建设的步伐缓慢。另外，部分企业虽然也设置了相关的经费进行档案管理信息化建设，但是这些经费远远不能满足档案管理信息化建设的要求，因此影响了档案管理信息化工作的开展。
2.3 档案管理人员的综合能力有待加强
要提升企业档案管理信息化建设的有效性，必须要提升档案管理人员的综合素质。这是因为档案管理人员在档案信息化建设过程中发挥着非常重要的作用。但是，在企业信息化建设过程中仍然存在一些问题影响了档案管理信息化建设的效率。比如，档案管理人员的专业素质不高，使得他们在实际的工作过程中会出现多种问题，如果这些问题得不到及时解决，就会影响档案管理的效果。此外，由于档案管理人员对计算机技术掌握不够扎实，导致在使用办公软件的过程中就会出现一些问题，阻碍档案管理信息化建设的有效进行。因此，企业必须要提升档案管理人员综合素质，让档案管理人员逐渐学习现代化信息技术，及时掌握一些最新的档案管理技术，并将其应用到实际工作中来，这样不仅能够节省大量的时间，还能够节约大量的人力和物力，最终还能取得较好的工作效果。
2.4 档案管理信息化建设的技术缺失
档案管理信息化建设的过程中，由于技术缺失使得档案管理的效率得不到很快地提升。这是当前档案管理信息化建设中面临的一个非常重要的问题。在企业档案管理信息化建设过程中，需要的技术比较专业，由于人员和设备配备不到位，导致企业信息化建设工作不能得到有效落实。另外，由于企业信息化建设技术指导和技术管理缺失，导致档案管理信息化建设没有完全发挥其作用。因此，我们说档案管理信息化建设技术和管理缺失，影响了档案管理信息化建设的进程。
3 加强企业档案管理信息化建设的对策
3.1 建立完善的信息化档案管理机制
完善的档案信息化管理制度对于档案管理工作效率的提升有着重要作用。为了建立完善的档案管理信息化制度，可以从以下几个方面做起：
第一，对原有纸质档案资源进行妥善保管，另外，还要对一些硬盘中的信息资料进行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及时对档案资料进行备份，防止由于计算机损坏带来的损失；第三，建立健全的档案管理信息化使用制度，在使用档案资料的过程中要严格按照制度进行，对档案资料的使用要做好审批和登记工作，使档案资料保持完整性和安全性，减少由于疏忽带来的损失。
3.2 加大对档案管理信息化的资全投入
加大资金投入是企业进行档案管理信息化的基础。首先，企业要充分利用政府提供的资金支持，加快档案管理信息化建设；其次，企业要利用现有的经费进行软硬件设备的配备，使资金使用达到最大化。
3.3 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理信息化建设的效率。首先要提升档案管理人员的责任意识和职业道德观念；其次，要加强对档案管理人员信息化建设培训，提升他们的档案管理专业知识和实践能力；再次，加强档案管理人员计算机专业技能培训，使其掌握最基本的档案管理办公软件操作技能，保证档案管理现代化建设的有效进行，进而才能促进企业的健康、稳定发展。
3.4 加强对档案管理信息化建设的技术指导
企业档案管理信息化建设的有效进行依赖信息化建设的技术指导。可以从以下方面加强档案管理信息化建设技术指导：一是明确信息化建设所需技术，只有制定了明确的目标才能有效地指导实际行动；二是聘请相关的技术人员或是专业人员进行技术指导，让档案管理人员熟悉相关的软件设备和硬件设备，这样才能够在档案管理信息化建设中做到游刃有余。
【关键词】企业；技术创新；档案信息需求与服务
信息对于企业技术创新活动的发生、展开与实现，有着重要的作用，同时，企业技术创新是资源重新组合的活动，不仅需要物质与能量资源，而且需要对信息资源的重新配置整合，达到创造新事物的目的。只有积累到一定数量、质量的信息，才能保证创新选择的正确和创新的顺利进行。
1. 企业技术创新中的档案信息需求
1.1 企业在创新过程中产生了很高的信息需求，只有全面了解企业的信息需求，档案信息服务机构才能更好地提供具有针对性的档案信息服务，才能确定提供的服务是否有效、适用。企业在技术创新过程中的档案信息需求是多种多样的，其中最主要的信息类型包括：
（1）市场信息。市场信息在企业竞争中起着引领技术竞争、促进技术创新的关键作用。企业从事技术竞争，其着眼点在于进入和占领国内外市场，获取市场信息则是开拓市场的强有力手段。
（2）政策信息。企业技术创新活动依托于国家的国情国力和国际创新趋势等大环境，受到国家有关政策的调控和约束。了解政策信息是企业进行技术创新的基础。
（3）技术信息。为避免因信息闭塞造成重复开发、结构趋同和防止因技术上难以逾越的困难而导致创新的失败，技术创新必须有技术信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本来前景难断的创新项目转变为成功在握的可控工程。
（4）管理信息。管理信息是促进企业技术创新的钥匙。企业技术创新不仅仅是技术问题，更是管理问题。一方面建立现代企业制度需要信息技术的支持，另一方面企业信息化的实施也将推动企业组织结构和管理模式的变革。
（5）人才信息。经济的竞争和技术的竞争归根结底是人才的竞争，是人才数量和质量的竞争。在企业技术创新中，人才是一个至关重要的因素。没有创新人才，技术创新就无从谈起。企业的人才信息档案应能够反映各种人才的基本情况，如简历、专长、教育背景等。
1.2 在企业技术创新过程中，企业档案是一项重要的信息资源。档案是保存与延续企业文化的载体，展示和传播企业文化是档案信息资源开发利用的目的。档案资源只有通过信息化，建立起多层次、多种类、跨系统的档案信息资源，才能真正实现档案资源的价值和使用价值，使档案信息服务体系满足企业创新的要求，最大限度地为企业提供准确、超前和多样性的资料信息，从而提升管理层面，提高企业整体的现代化管理水平。
1.3 档案信息化建设是信息化建设的一部分，企业内部某个部门的信息化也不是真正意义上的信息化。因此，信息化进程中要注重档案信息整合，优化企业档案信息资源的布局，把档案信息化看作是企业信息化的重要组成部分。把企业各部门的档案信息纳入相同结构的数据库中进行管理，如 “手册报关核销系统”、“人力资源管理系统”、“订单管理系统”、 “生产管理系统”等，采取统一的软件对档案及档案数据进行计算机处理和网络化管理，以整体优势实现企业内部信息资源共享，从而达到我们所需要的企业高层与部门管理环节紧密联系的目的。利用计算机和网络技术，通过对信息资源的深度开发和广泛应用，不断提高生产、管理、决策的效率和水平，让企业中高层电脑用户能够在轻松的人机对话中完成计算机任务的管理与决策，从而提高企业经济效益和企业竞争力。
2. 企业技术创新中的档案信息服务
档案信息服务就是为了让人们能够在特定时间获取所需要的特定档案信息而采取的服务措施。企业，作为专门的信息用户，满足其创新过程中的信息需求的关键是通过一切可能的途径提供适当的各种形式的信息，供其选择、使用，这就需要档案信息提供者提供系统化的信息服务。档案信息服务部门应该充分运用信息化、网络化的优势和手段，综合集成，充分整合信息资源，增强服务手段，扩大服务内容，开拓服务领域，提升服务水平，提高服务质量，为技术创新服务体系发挥科技信息服务的有效支撑作用。笔者认为可从以下几方面入手：
2.1 档案信息数据库开发服务。
（1）在为企业提供文献档案信息服务时，档案信息服务部门拥有的丰富的信息资源不可能原封不动地传递给企业，因此应根据企业的具体需求，选择相应的服务器。企业内部局域网配备交换机和操作平台，建立有系统、完整的专题档案数据库，以便向用户提供特色服务。例如可以建立文件级开放目录中心，首先由企业确定出需要包含档案信息数据源的范围，然后根据用户需求，从国内外专利数据库中套录企业需要的所有专利信息，制成专利数据文件和图片，最后根据开放档案的有关办法对文件数据库进行审查，编制开放档案目录，把专利文件转换成档案数据库（包括摘要和全文信息）提供给用户。
（2）应用标准化的档案管理系统，企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息了。标准化的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。
2.2 定题信息服务。定题信息服务，是档案信息服务机构根据一定范围内的用户对某领域的信息需求，确定服务主题，然后围绕主题进行信息的搜集、筛选、整理，以定期或不定期形式提供给用户的一种服务。档案信息服务人员在广泛调查企业创新信息需求的基础上，选择适用面广的主题作为服务课题，然后主动与用户联系，根据用户需求，建立信息用户服务档案，从而针对性地提供信息服务；或者根据企业用户的个性化需求，及时有效地向用户推送实用信息，帮助用户有效地解决科研、生产和经济活动中的一系列难题。当用户将自己所需要的档案信息通过网络向系统数据库提交以后，由专职的信息服务人员确定检索词，搜寻相关网站，经过初步的分析、筛选、归纳、总结，最终形成用户需要的档案信息资源，并将这些资源以一定的语言格式进行有序化整理，编辑成一个或多个方案，并通过E-mail发送到用户邮箱中，或者上传到服务人员个人主页、定题信息服务主页等，方便用户直接上网浏览、下载、打印课题最新文献。
2.3 档案信息咨询分析与情报研究服务。
（1）情报研究和咨询服务是科技信息服务最主要的服务模式之一，也是企业技术创新信息服务中应重点发展的一项服务内容。档案信息服务部门应该利用自身优势，不断跟踪、编译世界各国重大科技计划、政策、管理、创新与发展战略等方面的最新资料，建设专题数据库，进行基础性情报资料的积累与分析，为开展信息咨询与情报研究工作奠定基础。进而结合企业自身情况，进行不同层次的研究与开发，包括项目跟踪研究、技术发展趋势预测研究、评估研究、发展对策研究等，直接参与企业的科研生产活动，起到企业经营者的参谋、“耳目”、“尖兵”的作用。
（2）随着企业创新机制的加强，企业知识产权保护力度在不断加大，企业档案信息服务部门要相应加强对科技档案和知识产权档案的保护，积极为企业自主创新服务。企业技术创新的最终目的是促使企业形成持续自主的技术创新能力，是培育企业的持续市场竞争优势。而有效利用信息情报在技术创新中相当重要，信息情报的收集、整理、分析和预测已成为技术创新的必要手段。企业档案信息服务部门应调整自身的工作方法和方式，围绕市场经济所关注的科技、经济、社会发展问题，开展调查，提高分析水平，为企业决策提供服务。
2.4 提供培训服务。提高员工的信息素质是增强企业技术创新能力的重要手段之一。档案信息服务部门可以定期举行各种活动，通过开办网上课堂，或是利用电子阅览室定期授课等方式为企业提供档案信息技术、信息理论、信息检索等方面的培训，进而提高企业员工的档案信息素质，使其了解档案信息资源的种类、形式和检索方法，掌握档案信息的社会地位、作用、影响，利用档案信息进行科学研究，利用文本和多媒体报告研究成果，从而推动企业技术创新的进程，更有效地实施档案信息化管理工作，为企业自主创新和实施知名品牌战略服务。
企业档案信息部门要加强学习，摸清家底，开拓进取，超前介入企业管理流程，全方位参与企业信息化建设，将自身融入信息系统，使档案工作与企业设计、生产、施工、管理等工作流程相衔接，以加强对企业各种类型文件材料运行的监控。还应积极参与国际质量认证体系的贯标活动，实现档案信息资源的制度化、规范化管理，建立和完善企业档案自动化系统，积极主动地从各个渠道获取并综合处理各类信息，编制出有一定水平的综合性、专题性的报告供企业决策者分析和判断，提高服务水平。
参考文献
[1] 王黎平.构建集团企业档案工作的网络化管理平台[J].中国档案，2005，（11）.
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