时间：2023-01-31 06:46:03
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇馆藏档案数字化，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
随着世界数字化信息技术飞速发展，馆藏档案数字化资源必将成为手机数字化档案馆资源的重要组成部分。因此，高校馆藏纸质档案必须朝着数字化档案方向转化。要顺利完成馆藏档案数字化工作，必须借助于现代科学技术手段才能完成。只有将全部的馆藏档案资源配备、储存、服务、管理等朝着数字化目标转变后，才具备建设手机数字化档案馆的基础。读者只要通过手机就能实现迅速、有效地利用所需要的档案，对人们的生活和社会文明都具有十分重要的意义。
二、高校馆藏纸质档案数字化实现途径分析
高校馆藏纸质档案数字化是建设数字化档案馆的必备条件，必须解决馆藏纸质档案数字化问题。馆藏纸质档案由于其发展的历史渊源、环境、条件和载体不同，对数字化工作有不同的要求。因此，在开展数字化工作之前必须对馆藏纸质档案进行充分的筛选论证工作，客观地评估馆藏纸质档案数字化价值、工作量和可行性。要让领导决策层清楚地认识到馆藏纸质档案数字化是一项浩大的工程，不仅需要参与人员多，而且转换设备也需要巨额资金的投入，这些数字化转换设备，在馆藏纸质档案数字化工作完成后，如果不对外提供服务就再无更大的用途，将造成资源的浪费的事实。因此，高校要科学地制定馆藏纸质档案数字化方案并选择科学的数字化工作途径。
（一）途径
目前，馆藏纸质档案数字化转换途径有三条可供选择：其一是档案馆独立完成。根据档案馆人力和财力比较雄厚的实际情况，制定符合自身需要的详细馆藏纸质档案数字化工作目标，依靠自身的力量开展馆藏纸质档案的数字化转换工作；其二是档案馆际间的相互合作。要精心挑选技术性、经验丰富又掌握数字化操作技术的档案管理人员，组成馆藏档案数字化工作团队，开展馆藏档案数字化工作；其三是将馆藏纸质档案整体外包。为了一次性完成任务，有不少档案馆将馆藏纸质档案整体外包给从事专业纸质档案数字化制作公司完成。
（二）存在的问题
虽然通过上述三种途径均可以实现馆藏纸质档案数字化。但是，馆藏纸质档案数字化存在三个急需解决问题，一是缺钱，二是缺人，三是缺平台。缺钱是馆藏档案数字化遇到的最大的问题；缺乏档案数字化人才是开展馆藏档案数字化遇到的突出问题；缺平台是馆藏纸质档案数字化存在的又一个问题。
（三）应对策略
1.业务管理部门强化宏观调控
档案业务管理部门要勇于挑起管理的职能，自上而下，统一馆藏纸质档案数字化标准和档案管理软件技术标准，建设馆藏纸质档案数字化工作平台。着力培育和指导馆藏纸质档案数字化专业服务公司，为高校档案馆提供纸质档案数字化服务，只有好的外包公司，就能有效地帮助高校馆藏纸质档案数字化。
2.加强馆藏档案数字化工作的领导
首先，必须认识到馆藏档案数字化工作在电子政务建设中的作用。将高校办公自动化与高校档案数字化建设有机的结合起来，加强领导，统一规划，稳步推进，协调发展。其次，应当建立馆藏档案数字化工作领导机构，明确责任。第三，在馆藏档案数字化目标管理、评估、年检和考核中要纳入档案馆工作范围，定期的展开检查及评估工作。
3.加强馆藏档案数字化工作队伍建设
高校馆藏档案数字化建设离不开现代化数字技术方法、观念、设备、技术的技撑，高校档案馆纸质档案数字化工作队伍结构必须优化。为了满足高校馆藏档案数字化建设的迫切需要，保证人才队伍建设质量，应当积极引进计算机专业及档案管理专业人才，创建一支综合实力强、专业素质高的研究型、管理型、服务型、技术型有机结合的团队，为高校馆藏纸质档案数字化建设提供可靠的人才支撑。
4.高标准、高质量推进高校馆藏纸质档案数字化
关键词:城建档案馆;馆藏;数字化;鉴定
中图分类号:G272.3
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2009)11-0091-02
1引言
城建档案是城市记忆的凝结,是城市梦想的元素。城建档案信息资源建设是城市规划、建设和管理以及数字城市建设的一项基础性工作,也是国家档案信息资源建设的重要内容。随着全社会信息化进程的广泛推进,采用数字技术和网络技术手段整合档案信息资源,构造档案信息化体系,已是信息社会发展的必然要求。作为社会信息化重要组成部分的数字城市建设,其基础就是城市建设信息的数字化和数字信息资源的共享共用。在此背景下,城建档案馆馆藏档案数字化的建设已成为当今城建档案管理信息和数字城市建设工作的核心。近年来,一部分城建档案馆开始对部分馆藏档案进行数字化处理,面对数字庞大、类目繁杂的馆藏档案,档案馆面临着将是进行部分档案数字转化还是全部馆藏数字转化?首先选择什么档案进行数字转化?纸质档案数字转化前如何开展鉴定工作等等诸多问题。转化规模与投资经费、使用设备成正比,数字化鉴定工作该如何进行至今尚无确切的理论依据,因而摆在我们面前的是一个值得研究探讨的问题,本人想结合工作实际粗浅地分析探讨一下影响馆藏档案数字化鉴定的几方面因素,以期对馆藏档案数字化鉴定工作提供有益参考。
2城建档案馆馆藏档案数字化的理论导向及背景
2000年12月在全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》,把接收电子档案进馆,加快现有档案的数字化进程列入档案信息化建设的主要工作内容和奋斗目标。城建档案馆作为国家的科学文化事业机构,是永久保存国家在城市建设当中形成的各种重要的历史技术资料的专业部门,其内容涵盖了城市建设的方方面面,实用性非常强。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。据不完全统计,1998年至2004年,全国各城建档案馆(室)共接待查阅利用150万人/次,提供城建档案269万卷(件),产生可测算的经济效益约7亿元。在当今城市建设迅猛发展的态势下,为提高城市建设工作的技术含量,提高建设工程质量,提高城市建设管理的品位,建设数字化城建档案馆具有非常重要的历史意义与社会现实意义。将馆藏档案数字化,其目的是为了改进档案资料利用手段,提高档案资料利用效率,加强对档案资源的保管保护,减少纸质利用成本,使通过计算机终端查阅、打印和下载档案资料成为现实,为查阅利用者提供远程服务,使档案信息广泛深入地为社会利用,快速准确地查阅所需资料,更充分地发掘城建档案信息资源的内在价值,直接为城市建设和城市公共管理提供优质服务,达到资源共享的目标。
3城建档案馆馆藏档案数字化鉴定的主要因素
3.1 优化馆藏在数字化鉴定工作中的重要性
由于历史原因,20世纪80年代以前,包括80年代后各城建档案馆创建的初始阶段,我国各城建档案馆均以“丰富馆藏”为原则进行档案馆的建设。那时馆藏总量少,各地档案馆新建库房都有一定的空余度,为了丰富馆藏,不限制移交单位和控制进馆资料的范围,造成了进馆档案有价值的文件和毫无利用价值的文件“鱼龙混杂”在一起,案卷庞杂臃肿,毫不精练。本人在实际工作中所能触及到的现状就不胜枚举:主体内容细节上不存在任何差异的文件,其正稿、草稿组卷时在一起;重复的文件图纸一同组卷;库房保存着上世纪五、六十年代的临时建筑、杂项建筑和一些建筑的初步设计等至今已不存在建筑的档案和毫无利用价值的一些档案资料等等。另一方面,因为各地经济发展水平,城市建设规模和行政管理归口划分有很大的不同,80年代以后,特别是进入21世纪以后,随着新一轮城市建设波及全国,城建档案信息资源建设内容和发展水平出现了很大差异。依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》(国家档案局1997)和《城市建设档案管理规定》(国家建设部2001年修正)等法规,从归属和流向上讲,房地产档案、国土档案无疑属城建档案,但除了极少数城市城建档案馆能收集本市房地产、国土档案外,绝大部分城市都是房地产档案馆(室)、国土档案馆(室)和城建档案馆并存,许多城建档案馆因不在规划口,连规划报建档案都难以收集,更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。随着国家体制改革,建设职能在城市一级骤然分化,日益复杂化、详细化、条块化,使得归口于建设、规划或市政职能部门管理的城建档案馆在档案收集上出现很大差异,面临很多困难,有的城建档案馆渐渐成为工程竣工资料档案馆,有的城建档案馆渐渐蜕化为规划局内部资料室,馆藏单一,城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。应该对现有馆藏现状进行鉴定研究,对趋同性太强、利用价值不高的档案进行分门别类的清理。如果在档案数字化前不进行优化鉴定,档案数字化的工作量以及数字化后的档案数据库容量将会数倍增加,电子转化费用及实际转化工作量将会相应提高很多,数字化后的城建档案利用价值也会大打折扣。所以,为了减少数字化电子设备投入的成本,降低不必要的工作负荷,同时能更多地保存有价值的文件资料,优化馆藏档案是非常重要的。
3.2 数字化鉴定工作人员的心态和责任
档案在数字化之前的鉴定工作有别于传统档案的价值鉴定工作。档案数字化鉴定是一个对馆藏的原始档案进行去粗取精、化繁为简、充实精练的工作过程,这项鉴定工作涉及到档案的存毁和工作人员的责任及心态问题。长期以来,档案部门都难下决心,在具体的鉴定工作中不敢动手鉴定档案,甚至销毁档案。经过鉴定确为无价值的档案或过期档案,均采取封存保管的方式,而不敢按鉴定程序处理后执行销毁,这是因为档案的内在价值鉴定是具有主观性、时代性和不确定性的。如果主观上单纯为减少数字化投入成本,剔除的文件是某一时期内发生的重要历史记录,那么,这是需要做出慎重决定的工作,档案鉴定人员责任重大,一旦处理不当,造成失误将是无可挽回的。但档案数字化鉴定工作,并不涉及档案的销毁处理,只是要对档案数字化与否进行轻重缓急的甄别,对未列入数字化名单的档案一律按原模式归库管理,原来的查阅利用模式不变。如果日后还是需要数字化,再从库房调出来也可以。当然,尽管数字化鉴定不需要因为承担档案资料销毁责任从而导致工作人员过于谨慎从事,但工作人员的业务素质和理论水平仍是影响鉴定工作成果的重要因素。我们应加强学习和工作交流,统一工作人员的认识,统一工作标准和要求,还要做出经常性的总结和讲评工作。
3.3 组织计划科学周全是数字化鉴定的关键
档案数字化鉴定的组织工作包括数字化鉴定细则的制定、业务人员的培训、鉴定流程的建立、鉴定质量的审核等,是一项工作责任心要求强,业务技术要求高,在业内长期缺乏实践经验积累和理论创新的指导的新课题。科学周密地组织计划是数字化鉴定达到预期效果的关键。首先进行馆藏档案的调查,确定出进行数字转化的档案,符合利用率高有价值的、适合向公众开放查阅的、能产生较大经济效益等条件的档案应列入数字化的首选类型。同时还应考虑到反映社会历史发展变化进程或某一阶段变化的具有参考价值的声像档案资料,其利用率也是很高的。我们应该建立档案数字化鉴定工作制度,提出数字化的标准、工作纪律和责任追究机制。尽量减少主客上的随意性,使数字化鉴定工作有章可循、有规可依。为了加强鉴定工作管理,建议采取“三审制”,即初审、复审和决议。初审和复审由不同的工作人员进行,实行交叉作业,对初审和复审意见不一致的部分档案资料,由城建档案馆建立专门决议机制,采取会议讨论、投票决定,并对最后未列入数字化名单的档案资料进行登记说明,以备日后检索,提高今后数字化工作效率。另外,在数字化鉴定过程中,也可以实行工作进度控制过程管理,设定回头自查自检程序,反复核验,杜绝各种错漏,以精细化管理手段,提高城建档案数字化鉴定工作的科学性。
3.4 明确档案价值鉴定标准,提高鉴定工作可操作性
城建档案数字化鉴定工作即是一项长期性的工作,也是一项大任务量工作,必定会牵涉大量的人力、物力和财力,明确城建档案价值鉴定标准,提高鉴定工作可操作性尤其重要。档案部门收藏的档案文件的内容质量不完全取决于管理水平,与其资料的来源有直接关系,如果文件形成部门粗心造成资料不齐全,即使档案部门在管理中投入大量的工作,也是徒劳的。目前,我国档案资源归档鉴定标准规范还是偏重于文书档案,而针对于科技档案、特别是城建档案还是相当薄弱,仅有的是归属流向、保管期限和保管密级的管理规定,规定中的期限、密级档次划分较粗,条款过于简略,城建档案部门在实际工作中不易掌握,容易产生主观臆断而操作失当。在全国档案事业发展“十五”计划中加强法制建设中一条就是调研论证鉴定销毁档案的程序与办法。笔者认为,应该从全国高度加强城建档案鉴定销毁程序与办法研究制定工作,包括数字化鉴定工作的标准规范的研究制定工作,加大对档案法规、标准贯彻实施的监督指导。目前,关于城建档案接收和归档管理的法律法规比较健全了,包括《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》和《建设电子文件与电子档案管理规范》等,但城建档案鉴定的法律法规和技术规范还是空白。特别是随着数字城建档案馆建设工作的深化,很多城建档案馆已经开始探索直接接收建设工程电子文件并直接并入数据库了,这一操作模式省略了数字化扫描环节,更要求我们出台建设工程电子文件鉴定管理的规范。相信随着时代的发展,社会需要的推动,档案鉴定的理论依据会相继出台,城建档案工作在新时期内开展数字化鉴定会更加科学、更加规范。
4结论
城建档案数字化和数字城建档案馆建设是城建档案馆现代化建设发展的必由之路,是数字城市建设的基础。而馆藏档案数字化鉴定工作是数字化城建档案馆建设的基础和前提,对降低系统开发成本,提高数字化工作效益,凸现城建档案利益价值有着重要的作用。我们必须从优化馆藏结构,提高对鉴定工作的认识,加强鉴定工作管理,建立健全鉴定工作规范标准体系等方面做好工作,才能有效提高馆藏档案数字化鉴定工作水平,从而更好地为城建档案数字化和数字城建档案馆建设服务。
参考文献:
[1] 李翠平.综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨.黑龙江史志.2006(04).
[2] 苏莉.档案数字化前鉴定工作的内容与意义.城建档案.2008(07).
二十一世纪是信息社会，任何一个领域都离不开信息。信息产业的发展已经是世界可以发展的最前沿。近几年大数据，物联网等信息产业的不断兴起，使信息产业的发展进入了一个新的时代。图书馆和档案馆的发展更离不开信息产业支持，将信息产业引入到图书馆和档案馆的建设中，是最近几年的一个新的课题，本文探讨了数字化建设在高校馆藏图书档案的原则分析，期望此文可以使信息技术能够引入高校馆藏图书馆的建设当中，为我国的图书馆和档案馆的发展提供一些新的发展思路。
1图书馆建设数字化的基本原则
当今知识经济飞速发展的时代，便捷、高效是人们对于信息的要求，当然图书馆和档案馆的信息查询更是要便捷，高效，方便读者查询。在大数据时代，将图书馆的资料电子化是信息化社会的发展趋势，电子化的资源人们可以快速的利用。但是在数字化的过程中对于数据我们要坚持以下原则：
1.1效益的原则
将所有的图书和档案运用信息化的技术保存起来就是要将这些资料扫描后保存在电脑当中，利用电脑的系统将这些资料归档后方便查阅，这样会使信息从收藏、整理、存储、查阅等各个方面都更加的便捷。但是在数字化系统的建设当中，效益是放在第一位的，利用最少的资金建设最为完善、合理资料库，将有限的资金合理运用，确保可以在有限的资金支持下建成一个合理的数字图书馆，让老师和同学都能够使用。
1.2 一致性原则
我国有众多的高效，将这些高校的图书馆资源数字化是一项庞大的工程，它涉及到所有学科、所有门类，要将这些资源众多，形式多样，内容庞杂的数据整合在一起是一项非常复杂的工程，这些资源涉及到了所有学科、所有门类的技术人员及与其相关的管理人员，若要实现所有这些数据的数字化，则所有的这些人员必须统一起来，联合起来，根据相关的标准，所有人联合起来进行数字化建设。从上层的国家图书馆、国家档案馆、到乡镇的村上的图书室、档案室，彻底将这些所有的资源全部共享起来，并且所有的共享资源要与高校图书馆的数据保持一致。因此图书馆的数字化建设当中必须建立起统一的领导机构进行协调，领导机构制定出合理的规划和具体的建设步骤，由该领导机构进行规范化建设。
1.3 安全性原则
数字化图书馆的建设是一项复杂的，持久的，基础性建设工程，而且是最近几年新兴的一项系统工程，它并没有以前的建设经验可以应该，在建设时只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能将数字图书馆建设好。但是在建设时，由于建设人员的不小心，就很有可能造成大量的数据丢失、甚至泄密，这将对于?底只?图书馆的建设造成毁灭性的打击，损失是没有办法估算的。因此在建设数字化图书馆时，安全性是第一位的。在建设的过程当中，（1）要考虑资料的保密，确保任何资料不能外泄。（2）需要考虑数字化图书档案的安全，这就包括了计算机软硬件系统的安全，其中计算机硬件系统的安全包括计算机存储设备，服务器，网络系统终端，移动终端等安全，软件系统安全则包括服务软件，数据库系统的安全，在整个档案数字化管理后，要注意所有档案的安全。
2高校图书馆图书档案数字化建设思路
当今社会是信息时代，在传统的档案管理中，档案保存，借还已经无法满足当前社会对于档案的管理要求，图书馆、档案馆的数字化建设是当今社会信息化建设的必然发展形态，利用数字化的管理档案即实现了档案的管理的效率的提升，也实现了管理的责任更加明确，因此，档案馆和图书馆作为一个服务单位，为使这些单位能够更加发挥出自身的服务作用，建设数字化的档案馆和图书馆就非常有必要，在建设时我们要从多个角度进行考虑。
（1）建立健全相关的高校图书馆档案馆的风险控制制度。在建设时首先需要大量的资金作为保障，在数字化图书馆的建设过程中，国家政策、资金的调整、人员的调整等各类因素当中都会出现相应的风险，这些风险主要包括： 计算机软硬件开发人员的变化可能造成软件项目突然中止。 上级拨付的资金不到位，或者由于资金问题造成了设备保障不到位，在一些专业设备的购置上造成了一定延迟。 图书馆内部一些机密级资料泄露，这就造成了不可估量的损失。 在将资料进行数字化建设的过程当中，因为一些特殊原因造成的知识产权的纠纷等问题。基于以上原因，我们必须建立相应的风险控制制度，确保资源的安全。
（2）加快转变图书馆服务读者的理念上的转变，增强工作人员的责任意识，确保图书馆资源的利用率发挥到最大。在数字化图书馆和档案馆建成以后，学校内任何一名师生，都可以通过任何一个无限终端轻松的访问到图书馆的数字化资源，迅速、方便将是数字化图书馆今后的一个最为重要的特征。因此转变图书馆的服务理念，在数字馆建成以后，管理人员应根据读者需求，切实满足读者的需求，根据需求定制服务，这样数字图书馆的服务功能才能彻底的发挥。
（3）合理的对于图书馆的档案的数字化建设进行规划，全面推动学校数字化图书馆和档案馆的建设，数字化馆的建设可以彻底发挥出对于学校师生的服务功能，且真正的让学校的师生体验到数字馆的好处。图书馆还必须要根据图书馆的数字化建设需求对图书馆的未来的发展合理的部署。 对于濒危的，具有很强收藏价值的图书进行数字化转移工作 对于永久性档案及处于长期保存的秘密档案进行数字化。 使用频率较高的档案和书籍加紧进行数字化。 对于一些有特色的资料要加快数字化。
一、档案数字化
档案数字化就是将存储于传统载体上的档案信息进行数字化。它利用扫描、照相及其他数字转换技术、将纸质及其他载体中记录的传统档案信息(模拟形式)转换成可以被计算机识别和处理的数字形式的过程。数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动，彻底改变档案的利用方式，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、信息管理和信息服务职能转变。
二、档案数字化面临的问题
近些年来，为充分利用现代信息技术为档案的管理与利用服务，档案界对档案数字化进行了理论研究，同时全国各地的一些档案馆也开展了积极的尝试，但是在档案数字化过程中也面临着一些问题。
1.标准问题
数字化标准是数字化建设规范和高效的保障，是稳步推进档案数字化建设的基础。但目前档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系。全国档案数字化无相关数据标准，不同档案部门数据结构格式不统一，尽管可以通过大量的元数据来克服这样不一致的问题，但不利于网络条件下档案信息的高效率共享。档案数字化标准的缺位与滞后，已成为制约档案数字化建设的瓶颈;档案管理软件低水平与数据壁垒现象，已成为阻碍档案数字化发展的阻力②。
2.优选问题
长期以来，受历史档案“片纸只字不得销毁”思想影响，在民国档案接收进馆过程中，采取“有文必收，有档定管”的态度，永久保管。这样，不免将内容极具一般的事务性文件、零散性文件、重复性文件与体现民国时期机关主要职能的业务性文件交织在一起，这种“鱼龙混杂，玉石不分”的馆藏现象，造成了“馆藏的虚肿，内容的庞杂”，影响着馆藏档案的优化管理。在当前档案数字化工作中哪些内容优先数字化，哪些全宗优先数字化，哪些全宗暂缓数字化等，这些问题都很难明确。极端的做法是尽其所能通过键盘、采集卡及扫描设备等将其内容全部数字化③。目前，二史馆共收藏有940多个全宗，计180多万卷档案，排架长度达5万余米，绕南京城墙1.5周④，如果将这些档案全部数字化，需耗时20年。
3.检索问题
档案信息检索是馆藏档案数字化基础工作的重中之重。数字化的馆藏档案，不仅应该是经过系统化整理的，而且是建立了能与全文数字化信息钩链检索的案卷级或文件级机读目录。因此，必须处理好馆藏档案实体整理中的遗留问题，完善案卷级目录的主题揭示和加强文件级目录的编制以及目录数据库的建设。
三、档案数字化对象的界定
民国档案数量浩繁，而资金和人力资源相对有限，档案数字化不可能一步到位。因此，我们应该从实际出发，采取优先原则进行档案数字化⑤。
一是馆藏珍贵档案应优先数字化。各档案馆都有其最为珍贵的“镇馆之宝”，从保护人类历史遗产和抢救的角度出发，这些特藏应该成为数字化的首选对象。
二是濒危、经过鉴定确认具有重要保存和使用价值的档案应优先数字化。此举有利于加快抢救与妥善保存这些反映民国时期历史进程、社会变迁等重大历史事件的濒危档案信息。
三是具有馆藏特色的档案应优先数字化。选择本馆独有、特有的资源进行档案数字化，可以突出自己的特色，实现优势互补和共享。
四是利用率高、需求大、开放的档案应优先数字化。这样不仅可以发挥馆藏档案的社会效益和经济效益，而且有利于对档案原件的保护。
二史馆在长期的馆藏建设中形成了自己的核心馆藏，它们形成时间早、影响范围广、使用价值大、利用频率高。早在上世纪六十年代，老一代档案工作者为适应当时形势的需要，从实体馆藏150万卷，700多个全宗的基础上，精心选出74000多卷重要档案。虽然这些档案不能代表馆藏中极具重要价值档案的全部，却是二史馆馆藏最为核心档案的一部分，成为馆藏档案中利用最频繁和最有亮点的档案。我们应该在尊重前人劳动成果基础上，将这些档案优先进行数字化运作。
四、档案数字化建设
1.档案目录数据库
由于馆藏档案历史跨度大，数量多，早期档案整理编目工作较粗，目录数据库质量不高。例如案卷过大过厚，目录笼统不准确，不能反映卷内内容或只反映部分内容等，造成大量有价值的信息没有被揭示出来，降低了档案利用的效益。2009年4月我馆正式启动馆藏档案数字化扫描工作，先期将教育部全宗和内政部全宗进行整理编目，共计36931条目录，比原来增加了6000多条，解决了部分案卷过厚、标题不准确、档案著录项缺失(如形成时间、责任者不详、事由不清)等问题，使整理后案卷标题规范，主题清晰，能够全面反映卷内文件内容。然后将这些优质目录和规范数据输入计算机档案管理系统，形成的新案卷目录数据库质量大为提高。同时，也为今后数字化全文扫描准确挂接，为档案利用者快速和准确查询提供了重要保证。
2.纸质档案全文数字化
通过扫描仪、数码相机对档案原文进行光学扫描，以图片格式或光学字符进入计算机，形成图像文件。之后可用OCR识别软件，将扫描后的图像文件转换成文本文件。
扫描系统参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。
根据档案纸质的不同，采用不同的分辨率。否则，有的幅面清晰度好;有的幅面则清晰度差。对大幅面的表册和地图等档案资料进行分块扫描，形成的多幅图像，要即时合并为一个完整的图像，避免遗忘，以保证档案资料数字化图像的整体性。
3.多媒体档案数字化
(1)照片档案数字化。可采用以下两种方法进行输入，一种是利用光电扫描仪将照片存贮到计算机中的磁盘上，然后将照片采用压缩文件格式进行缩小，解决因扫描图象占用磁盘空间较大的问题。另一种方法是采用数码相机对照片进行拍摄，图像存贮在相机的磁盘上，再将图像下载到计算机的硬盘或光盘上。对照片档案进行扫描转换，照片档案扫描采用图形格式，一般格式为JPG、TIFF，并且采用较高的分辨率，便于日后冲洗和印刷利用。
(2)声像档案数字化。主要是对录音带、录像带进行数字化处理。声像档案采用视频采集卡和软件进行模数转换，音频数据采用MP3、WAV等格式存储，视频数据采用MPEG、MOV等格式存储。
(3)对数码照相机和摄像机产生的已经是数字化格式的多媒体档案，则可直接进入对应的多媒体档案管理系统。
(4)档案缩微品的数字转换。使用缩微胶片扫描仪进行扫描，直接将缩微胶片转换成数字信号，避免再对纸质原件进行重复扫描。
4.实现扫描文件和已有目录数据库的挂接
通过档案目录数据库和扫描文件的快速挂接，系统就可初步实现对目标档案的全文检索。然而，真正意义上的全文检索，不仅应该构建功能完备的档案全文数据库，而且能够集成数据库检索技术、全文检索技术、图像内容检索技术以及数字化音频和视频信息的检索技术等。由于数字化档案要求必须与档案原件完全一致，然而目前的数字转换、识别技术又不能完全满足这一要求，因此，要实现数字档案全文检索，还有待技术的进一步发展。
5.开展网上利用服务
档案数字化的目的就是要组织数字信息上网，面向应用，建立“活性”，实现档案信息的网上检索和利用，为用户提供更好的服务。
五、结束语
档案数字化是对档案部门的挑战，也给档案工作带来了新的契机。面对新的挑战和机遇，我们要勇于担负起社会使命，以优化理论为指导，以用户需求为导向，以档案利用为目的，加快档案数字化建设的进程，实现“资源共享、保护档案、传承历史”的愿景目标。
注释:
①熊飞，熊艳.城建档案数字化建设[J].城建档案，2009(2):12-13.
②赵宁燕等.档案数字化建设危机[J].兰台世界，2008(10):6-7.
③王素立.档案信息数字化边界问题的研究[J].档案学通讯，2008(4):65-67.
④王俊明.九州图籍归天府——中国第二历史档案馆解放初期接收政权档案纪实[J].中国档案，2009(9):37-39.
关键词：数字化；档案资源；典藏；保存
中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）22-0183-02
档案是真实历史原貌重现的一种纪录媒介，对国家社会，乃至个人都有极为重要的意义。然而，不论是纸质或是其他载体形式的档案，都可能因为保存时间与保存条件的差异，而面临档案日渐劣化，甚至无法再提供利用等问题。因此，许多档案典藏单位以微缩、数字或其他方式储存各类档案，期望通过多元的保存媒体格式，让具有价值的重要档案内容得以永久保存于档案典藏单位，从而提供档案的永久使用。近年来由于信息科技的进步，国内外各档案管理单位无不纷纷投入资源，进行档案数字化工作，使得以数字格式储存具有历史价值、特殊性与稀有性的档案数据，成为档案管理单位主要的保存策略。而数字化工作的进行势必对档案或数据的典藏与保存产生若干冲击，进而可能影响整体的经营与运作，此为档案管理单位在面对未来发展中必须关注的课题。
数字化技术的发展促使各档案典藏单位用数字形式产生、复制和储存包含文字、影像、地图、影音、插图及多媒体等大量数据，并通过通信网络，以便捷有效的方式来操作和采集这些数字资源。各档案典藏单位针对其典藏的珍贵档案所进行的数字化计划，都是为了落实保存文化资产，促使文化更为普及，进而达到全民共享与促进数字化信息增值的目的。而档案典藏单位为此目的所进行的数字化工作对档案典藏与保存工作产生很大的影响。
一、数字化技术对实体档案典藏和保存的影响
（一）降低实体档案的损伤
在档案管理的各项环节中，或多或少都会对实体档案造成损伤，甚至遭到窃取。为减少这些不良因素的产生，除了在各作业环节中细致地整理与使用档案，或对破损的实体档案加以修护外，推动档案数字化亦是保护实体档案的另一种方法。实体档案数字化后，将档案原件置放于档案库房中，改以数字化形式提供用户阅览与复制，非必要时不得随意调阅档案原件，将可使得对档案原件的损伤降至最低限度，既可达保护实体档案的目的，也可以延长实体档案的保存时间。
（二）减少调阅实体档案的数量和人力
以往用户使用档案皆由档案管理人员以人工方式提调，使得有限的人力资源无法充分发挥其应有效能。然而，在档案数字化后，只要有计算机并连接因特网，用户便可上网查询档案目录，进而通过在线直接浏览或打印文件全文。如此一来，实体档案的调阅工作将可大量减少，进而降低档案管理人员的负荷，使人力能够更有效地运用与调配。
（三）改变档案典藏空间的分配
当政府大力推动电子化公文达到一定成果，电子公文成为主要的文书档案形式时，以纸本为载体的文书档案数量将大为减少，因而将使得对于现今以纸本档案为大宗、需要极大典藏空间的情形将有所改变，亦即以数字化形式处理和储存的文书档案，对于实体典藏空间需求将大为降低，转而将这些空间重新配置为存放处理与储存数字档案所需设备的场所。在现今仍以纸本档案为主的档案管理环境中，对机关档案管理单位而言，若以数字化方式处理并储存其纸本档案，在后续的销毁与转移过程中，将可因为机关内部仍保有数字档案的情况下，而能配合销毁与转移中对纸本档案的清理，因而使得内部纸本档案的典藏空间得到舒缓。但对国家档案馆或历史档案典藏机构来说，由于纸本档案仍属这些典藏机构永久保存的文化资产，即使纸本档案均已数字化处理，纸本档案仍是各典藏单位持续长期保存的对象。
（四）改变典藏的思考重点
数字形式的档案对于“以档案作为实体进行管理的概念”是一大挑战，对档案人员来说，已经非常习惯文书档案的概念是一个纸质的实体对象。在保存的议题上，档案人员注重的问题是如何保存这个实体对象，因为只要这个对象被保存，文书档案就会被保存。虽然数字形式的文书档案与实体档案一样，在行政管理上具有相同的目的，但却与实体档案有着非常不一样的特点，那就是数字化文书档案不再具有实体形式，而是必须借由硬件与软件的结合，方能观看或体验其中的信息；换句话说，对档案人员而言，由于数字档案是科技与数据结合的结果，因此，在典藏的思考重点将不再只有是对实体的档案对象的保存与维护，而是要通过什么样的方式或系统让这些不具实体的数字对象得以继续存在，以便提供进一步的应用服务。
（五）改变馆藏的概念
对档案典藏单位来说，馆藏的概念因为数字化发展而有所改变，即馆藏概念不再只有实体形式的档案，如纸本档案或视听档案，而是扩展到各种以数字形式储存的档案数据。对档案管理人员或使用者而言，馆藏的意象不再只是陈列在书架上可被触摸的实体对象，还包括储存在计算机主机、磁盘、磁带或光盘等各种媒体上的数据。而馆藏范围也不再只限于该档案典藏单位实际保存的实体档案，还扩及非该单位所拥有或典藏的实体对象，即只要该单位典藏其他单位实体档案的数字对象，便可提供同样档案的应用服务。
二、数字化技术对数字档案的影响
以数字形式储存的文书档案，其来源有二：一为实体档案以数字化技术复制其数字对象，为非原生数字档案；其二则为原生数字档案，即文书档案的产生直接是以数字形式储存，并需借助计算机系统检索使用。无论是原生或非原生数字化档案，在其典藏或保存所牵涉的议题是，如何能够让这些数字档案不会因为使用科技硬件与软件的过时而影响到其内容信息的应用，即在典藏数字档案时，档案管理单位必须保证这些数字档案能够不因时间因素而丧失其信息内容。由于受到信息科技快速演变的影响，各项软硬件的研发推陈出新，档案数字化后所面临的是长久保存及数据内容日后能否读取等问题。举例来说，电子媒体极易损坏，且寿命较短，原来的材料、设备、硬件、驱动程序等的改版升级，都可能造成日后数字档案数据的无法使用。因此，保存数字信息所面临的困境主要有二点：第一，如何维持硬件和软件系统可用性方面的技术问题；第二，则是有关使用、组织、资源、法律及政策等方面的问题。
为解决技术方面的问题以维护数字信息的持续可用，现今主要的保存方法有技术保存、更新、转置、模拟、标准化、封装、重制、印成纸张或其他模拟媒体等。这些数字信息的保存方法各有其优缺点，档案典藏单位需从实体保存、功能保存及组织保存这三方面来思考数字化档案的长期典藏与保存。然而，最好的方式应为发展一套与计算机硬件及软件都无关的保存方法。至于非技术方面的问题，则是需要针对数字信息的使用、价值、成本、社会、经济、政治及完整性进行评估后，拟定数字信息保存政策与策略来引导和规范数字信息的创造、管理与保存及使用。
三、英国的经验
英国国家档案馆于1995年开始着手进行“电子文件管理系统计划”（简称EROS）。此计划分为三个部分：（1）研究政府部门文件管理政策与实务：负责研究跨部门的文件管理问题，除定期公布年度研究结果外，还提供文件管理标准与进行最佳实务的案例研究；（2）建立文件管理流程：负责发展鉴定文件的指导方针，建立搜集与保存文件的程序；（3）制定文件长期传送与存取策略：提供各公务部门长期性文件传输标准及相关软件，以备文件未来移转至国家档案馆时，不会丧失其文件内容及系统功能。EROS认为完善的电子文件保存系统牵涉组织、文件管理和信息系统三个层面的问题，三者之间是彼此关联而互相影响的。首先在组织层面，EROS建议各机关要依据英国标准协会电子文件管理系统所承认的信息储存标准与信息安全架构来建置其信息系统和进行信息安全管理及系统备份工作。其次，在文件管理层面，EROS建议电子文件管理系统需要具备登录、组织、保存、安全维护及应用检索功能。而信息系统层面则是源自于文件管理流程的系统发展问题，EROS对此建立了整体信息系统发展及文件管理流程。整体来说，英国国家档案馆所推动的EROS是从组织、文件管理流程及系统需求等三个层面来思考电子文件的保存需求，进而建立相关的作业流程与标准，达到建置符合文件真实性、完整性的电子档案管理系统的目标。
四、数字化背景下档案典藏单位的对策
数字化发展趋势的确对档案的典藏与保存工作产生一些影响，然而，并非全盘改变档案典藏单位对实体档案的处理方式。首先，数字化并未影响国内外档案典藏单位对实体档案的典藏与保存，主要原因在于这些数字化的档案原件均为各馆独特珍贵或重要的馆藏项目，属于永久保存范围，因此，在数字化后仍会依据原先的典藏和保存策略，提供合适的保存环境典藏这些珍贵原件。而档案单位的整体典藏与保存政策，目前不因数字化而有所调整，对于现阶段各档案典藏单位而言，并未将数字化因素纳入整体典藏与保存的考虑之中。其次，在典藏空间部分，亦不因数字化的发展而有所减少，因为实体档案仍是目前各档案单位的主要馆藏项目，对实体典藏空间的需求持续存在。实体档案能够透过数字化的方式获得合适的维护与保存环境，进而延长其保存寿命。
此外，数字化对象作为实体档案的另一种备份的做法，受到各档案单位的肯定，因为数字档案复制性，可制作多份备份分存于不同地方，更加容易达到异地备份的目的。馆藏的概念则因数字化因素而产生变化，在内涵方面，档案典藏单位管理的馆藏，不再只限于实体原件，还包括各种以数字形式储存于各种数字媒介的数字资源，即馆藏管理不仅要考虑实体对象的需求，还要纳入数字对象的需求。而馆藏范围也不再只限于馆内所拥有的实体对象，只要能够整合他馆的数字资源，便能提供相同的档案应用服务。而通过取得他馆的数字对象的方式，将可在不增加本身的实体典藏空间的情况下，丰富自身的馆藏规模与内容丰富度。在数字化的趋势下，提高了使用者对档案馆提供馆藏应用的期待，特别是在建构全国档案信息资源整合性平台，提供单一检索窗口，方便用户的查找和获取资源。
参考文献：
[1]杨霞.开放获取：综合档案馆数字档案网络化服务的重要原则[J].档案学通讯，2011（2）.
[2]李小冰.他山之石可以攻玉――论我国数字档案馆对国外数字档案馆、图书馆的借鉴[J].四川档案，2007（4）.
关键词：数字化；档案管理
数字化档案馆是一个可扩展的网络应用系统平台。关于数字化档案馆的概念，目前国内外尚无统一认识，我们将其概括为：数字化档案馆是运用数字设备和技术，收集管理、利用档案信息的数字化、信息化、网络化的系统。通过各种方便的手段迅速地检索出所需要的档案资料。以上形成的数字化档案资料可以到局域网、广域网，最终实现“数字化档案馆”。
1 数字化档案馆建设的必要性和紧迫性
1.1 建设数字化档案馆是时展的需要
我们的时代已经进人了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式，档案工作不可能游离于社会发展之外。从20世纪80年代开始，计算机就开始用于档案管理，但由于众多的原因，档案馆使用计算机还只处于部分档案的检索、统计等方面，并没有发挥其应有的作用和价值，更谈不上建设数字化档案。
1.2 建设数字化档案馆是参与建设国家信息高速公路的具体体现
建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。档案资源属于国家信息资源的重要组成部分，馆藏信息的数字化和传递的网络化，使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享，改变目前互联网上中文信息缺乏的局面。对于弘扬中华文化，抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。
1.3 建设数字化档案馆为社会主义物质文明和精神文明建设服务
数字化档案馆以其对信息的加工整理和有序组织，优化馆藏结构，最大限度地满足用户对档案信息的需求，为利用者提供更多更有效的档案信息。这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设，最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时，档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括，占有有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。
2 数字化档案馆建设的主要内容
数字化档案馆系统应包括以下内容：电子文件管理系统（流转和归档）；虚拟电子档案室业务流程管理系统；档案馆藏业务管理系统；档案局办公自动化系统；档案门户（包括现行文件中心查阅等）；档案数字化影像加工系统；全文检索系统。
根据对数字化档案馆的认识。可以认为数字化档案馆建设的重点应放在采取必要的计算机软硬件技术以及其它相关技术能够对即将移交进馆的数字档案实施有效管理。这就要求档案工作人员对本地区目前已经形成的数字档案和可能形成的数字档案的种类、管理方式等有一个全面、系统的调查和了解，为相关技术人员研制数字档案管理系统、购置硬件设备等提供科学依据。对现有馆藏档案如纸质档案、照片档案、缩微档案等进行数字化工作，也是数字档案馆建设的一项重要内容。
数字化档案馆的标准应该是：1、馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主，能直接被计算机识别和处理，分为机读型和网络型。机访型是由单合计算机处理的信息；网络型是通过因特网进行远程传递的论息。2、空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆，通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，资源共享，每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点，从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。3、信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率。4、信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索速度快、效率高、范围广。5、用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。
3 如何才能建设高效、有序的数字化档案馆
数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建我国的数字化档案馆，是切实可行的。
首先，各档案馆对馆藏档案进行数据化，即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化，同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息，并实现数字化，使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案，一是印刷型的纸质档案，原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案；二是视听型的录音录像档案；三是数字型的电子档案，对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。
第二，文书处理部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定，逐步实现办公自动化和数据化；各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定，逐步使业务工作信息也数字化，从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室，形成室藏档案体系并进行管理。
第三，机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存，档案馆要对数字化档案进行分析鉴定，能公开的及时上网公布，对非数字化的信息要尽可能使其数字化，并进行分析鉴定。尽可能以数字化信息的形式提供给用户。
计算机网络；档案工作；管理
档案工作包括管理档案实体、开发档案信息资源以及为企业和社会提供档案信息服务等一系列工作。随着信息技术和信息高速公路的发展，信息经济和信息产业已经成为我国经济社会快速发展的强大动力。档案作为一种重要的社会信息资源，档案管理部门作为这种强大信息资源的管理者，如何将计算机技术、通讯技术、网络技术以及多媒体网络技术等广泛应用到档案管理工作中，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性，构建数字化档案网络，实现档案信息资源有效利用和共享，促进档案事业的发展，成为档案管理部门急待解决的问题。
1.利用计算机网络将馆藏数字化
所谓“将馆藏数字化”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。将档案馆藏数字化的优点：一是信息管理数字化；二是资源管理虚拟化；三是信息资源管理智能化；四是用户使用方便化。
首先，应该引起重视的是档案馆的馆藏正以迅速的速度增加，而大多数是文书档案。这主要是因为档案部门对于移交档案的接受标准过于宽泛、档案人员观念的保守等原因造成的。因此，在开展馆藏数字化工作之前，应该要做好档案的优化工作。限制档案移交部门，控制归档范围，开展鉴定工作。
其次，对馆藏档案的数字化应有选择有计划的进行。不同的档案部门可以根据自身的情况选择不同的标准。如对优化后的馆藏档案目录进行数字化；对馆藏体系进行研究，确定本馆特色档案，并将其进行全文数字化；根据馆藏基础，确定核心档案进行全文数字化；选择利用率较高的档案进行数字化；针对服务对象的需求进行数字化。在确定目标后，运用多媒体技术，对多种载体形式与记录方式的档案进行转化。
2.利用网络进行档案著录、标引等工作
技术的进步使得档案著录可以通过档案管理软件而在计算机上进行操作，著录的内容包括档案的题名、责任者、文本、密级、保管期限、时间、载体形态、档号、分类号、主题词以及内容摘要等方面。档案标引是依据档案分类法和主题法将档案主题概念转换为档案标识的过程，这两项内容为快速查找档案提供了很好的途径。传统的著录是在卡片上进行的，而在计算机上进行著录和标引，使得查找档案十分便捷。
在档案的编目方面，应建立区域性、行业性的档案目录网络中心，积极促进企业单位间档案目录的联网和交流。这项工作是开发档案信息资源的有效措施。通过计算机网络系统，可以建立一个互有联系、互为补充，能够多层次、多角度揭示档案信息，并满足利用者需求的计算机档案检索系统，使档案检索向自动化方向发展。档案的日常统计工作十分繁重，利用计算机代替人工工作，不仅准确且效率高。
3.利用网络对电子文件进行管理
计算机网络给传统的档案工作带来的最大改革应该算电子文件的产生。电子文件是计算机技术运用的产物，从形式上看，它是数字化的，但由于它是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，人们在检索和阅读电子文件时要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件进行解码，才能够获得完整、可靠和准确的文件信息。所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，档案部门应针对单位移交产生的电子文件开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系。
纸质文件产生的时候，文件的内容以及重要的签署意见和印章都会集中反映在纸质文件的实体上。在执行同一项职能活动时产生的彼此具有联系的文件可以通过文件的实体管理加以体现，但是，电子文件产生的自由性和随意性，可能会产生这样的情况，办公室人员应用文字处理软件生成了文件的主体，然后，通过E-MAIL获得了领导的批示，而文件的附件中又用到了机构数据库中的数据。这样一份文件的全部内容信息，必须在文件产生的时候完整的保存下来。
4.利用网络进行档案信息网络开发利用
网络最根本的价值就在于其本身就能提供越来越完善的信息服务。网络信息资源存在着数量大、类型多、范围广、无序化等特点，一般利用者很难准确地找到所需信息，更不用说深层次开发与利用。因此档案部门应做好两方面的工作：一是对相关信息进行有效组织，使之有序化、链接化，以便引导读者快速查找到所需信息；二是根据需求，直接通过网络采集数字信息，然后按照不同专题进行分类、整合，形成可以提供利用的二次数字信息资源。网络信息资源同样存在着采、编、流、藏几个环节的问题，但工作的难度却远大于纸质载体的档案信息。这也给档案信息服务人员提出了更高的要求。网络技术已经开始应用到档案管理系统中。例如，在档案部门通过企业局域网实现办公自动化，企业各档案系统间网络资源共享。
计算机网络技术在档案管理中逐渐使用和快速发展及新技术的革命，对档案工作产生了巨大的影响。由于计算机网络的建立，使不同范围内档案利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立起区域性、行业性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，用户更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身。这样以来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作。
[1]赵治刚.数字化档案管理之我见[J].城建档案，2010.03
数字档案馆建设理论研究
长春市数字档案馆建设理论研究的内涵是运用现代管理理念和系统科学方法论，形成新的理念和原则并指导数字档案馆建设的实践。
（一）形成六种理念
1． 管理为利用服务的效益理念。无论是实体档案管理还是数字化档案管理，其根本目的都是为了更好地发挥档案作用，追求最大社会效益和经济效益。在计算机网络环境下，传统档案管理的标准规范、方式方法在一定程度上对追求档案管理效益最大化形成了制约。所以说，本项目的改革、创新都源于管理为利用服务的效益理念。
2． 技术为需求服务的科技理念。如今，信息技术迅猛发展，计算机软硬件技术升级周期明显缩短。作为科技研究项目，研究人员遵循“需求―技术―需求”的客观规律，把需求带动作为前提，把提升档案管理系统层次、拓展软件性能作为技术支撑的重点，其实质是将新的管理思想、管理理念浓缩形成不断完善的软件系统，通过软件系统升级来固化管理创新，实现管理思想与管理模式上的与时俱进。
3． 动态与静态结合的发展理念。档案原件少动、开放信息多用是档案工作者长期追求的目标。然而，用什么样的方法实现其目标一直困扰着档案实体管理者。本项目运用档案动态与静态结合的发展理念，通过网络发挥数字化档案作用，避免档案实体倒架和提供利用时对档案原件的调用，优化档案动态与静态的管理过程。
4． 系统工程的整体理念。系统工程的重要特征就是整体性，把数字档案馆建设亟须解决的几个突出问题作为一个项目来研究；对档案实体管理研究从档案价值鉴定开始，经过数字化加工、重新整理一直到保管利用；对数字化档案管理研究从计算机档案管理软件设计编程、运行调试、数据录入到上网利用，这些都是按系统工程的整体理念进行的，取得了整体大于单项之和的效果。
5． 投入产出的成本理念。虽然档案馆是社会公益性事业单位，由国家投资建设，不像企业那般注重考核投入产出比。但是，在市场经济条件下，档案馆不改变馆藏数量递增、档案利用率递减的趋势，就很难得到更多的投资。本项目引进投入产出的成本理念，研究长春市档案馆馆藏档案鉴定、数字化后上网利用这一个案的投入产出成本，构建数字档案馆建设投入较小产出较大的新模式。
6． 常用先上的优选理念。馆藏数十万卷档案，无论是档案鉴定还是档案数字化，总要有个先后顺序，全宗之间要排先后顺序，全宗内立档单位要排先后顺序，档案形成年代要排先后顺序，是简单处理还是理性优选？本项目研究采取常用先上的优选理念，以现实利用为导向，研究档案管理过程中的“二八定律”，以20％的努力，获取80％的效益，推进数字档案馆建设。
（二）总结五个原则
1． 档案鉴定原则创新。档案鉴定工作按照“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的要求，遵循丰富馆藏与剔除无用统一、现实价值与历史价值并重、法律凭证作用与参考作用区分、管理成本与管理效益兼顾的原则。
2． 档案筛选原则创新。档案筛选遵循筛选重要档案数字化的价值性原则、筛选常用档案数字化的实用性原则、筛选开放档案数字化的开放性原则、筛选褪迹档案数字化的抢救性原则，以提供数字化档案为手段，最大限度地开放馆藏档案，满足全社会对档案信息的迫切需求。
3． 档案开放原则创新。通过研究确定，档案开放原则是积极、稳妥、高效、便民。积极：自觉地按照《档案法实施办法》的要求，该开放的档案无论是否满三十年都要积极开放。稳妥：保证档案开放内容的准确性。高效：有紧迫感，强调档案开放的速度。便民：采取多种开放方式为公众服务。
4． 档案数字化原则创新。档案全文数字化原则是：最大限度发挥数字化加工设备能力，突出解决档案全文检索难题，保证数字化档案真实，保护馆藏档案原件完好，为在网络中更好地发挥档案作用打好基础。
5． 档案整理原则创新。“深化检索、淡化整理”是文件归档改革的重要思路。开展鉴定后档案整理工作，坚持以充分利用计算机软硬件功能为前提，以立档单位、责任者、同一期限、同一案卷为基础，以减少手工劳动为重点，遵循方便利用和便于保管的整理原则。
建立数字化档案形成、管理、利用环环相扣、相互约束、保证安全的制度是数字档案馆建设的主要内容之一。在人员管理制度方面主要是按照系统工程思想在组织、机制、制度保障方面形成一整套实用的措施。在数据管理制度方面主要是把数据管理的要求，变为科学使用权限控制功能，形成相互约束的操作规程，达到既保证数据安全又方便利用的目的。
数字档案馆建设技术研究
从目前我国数字档案馆建设的实践看，虽然已有发达地区较为成功的案例，但受我国区域经济发展不平衡的影响，数字档案馆建设不可能齐头并进，传统载体档案管理与数字化档案管理将长期并行，迫切需要多样化、分层次的数字档案馆建设模式。因此，如何探索出一条基于国情、在我国大多数档案馆可以推广和借鉴的数字档案馆建设道路便成为首先需要考虑的问题。寻找能解决常规方法时间久、周期长、成本高、见效慢的弊端，选择信息化这一网络经济时代最活跃的生产力要素，科学设计数字档案馆建设技术路线，走捷径高速度地进行馆藏档案数字化建设并同步上网利用，此项目对此研究有了突破性进展。
（一）技术路线
1． 档案鉴定与数字化同步。目前，我国综合档案馆档案数字化工作，因受经济条件、人员结构、保密观念、总量偏大的影响，与许多行业信息化速度相比处于落后状态。加快数字档案馆建设，把馆藏档案价值鉴定与数字化同步进行，是加快数字档案馆建设的好方法之一。既符合节约、高效的原则，又可加快数字档案馆建设步伐，收到事半功倍的效果。
2． 目录与全文数据库建设同步。按照利用为本、常用先上的思路，同步建设档案目录和全文数据库。一是满足一般检索需要，建好档案文件级目录数据库。二是满足特殊检索需要，适时建立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能解决全部检索问题的。随着客观需要的变化，对某一专题档案集中利用需求是经常发生的，组织力量突击建立专题数据库，满足社会需求，是档案馆与时俱进的突破口，也是充分发挥档案作用的最佳时机。三是满足信息检索的需要，建立档案全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，科学地选择、建立档案全文数据库是十分必要的。
3． 电子文件归档与进馆同步。随着办公自动化速度的加快，档案馆要实现社会信息共享，电子文件归档与进馆同步是大势所趋。档案馆提前接收归档电子文件的必要性主要体现在：一是档案馆可以及时规范各单位移交电子档案的格式，最大限度地减少浪费和重复劳动。二是提前接收归档的电子文件是保持电子文件档案属性的有效方法。三是有利于文档一体化管理，在网络中实现信息共享，更好地发挥电子档案的作用。四是能及时地采取必要的保护措施，延长电子档案寿命，保证其使用价值的长期有效。
4． 档案数字化加工与利用同步。长春市档案馆已具备了加快馆藏档案数字化步伐和在网络中发挥档案信息作用的条件。通过采用CA认证、权限控制、数字水印、电子签章等方法从技术上保证上网档案的安全?鸦通过制定具有法律责任的连锁责任制，保证上网档案的准确，在网络中实现数字化档案的法律效力，充分发挥档案的作用。馆藏档案数字化边建设边利用，在建设中把利用搞活，通过利用促进建设，是档案馆今后走向兴旺的战略选择。
5． 长春市档案馆档案数据库设置。长春市档案馆构建七类数据库。即档案案卷级目录数据库、档案文件级目录数据库、档案专题数据库、档案全文数据库、照片档案数据库、多媒体档案数据库、资料数据库，每类数据库内根据需要可设分库。
（二）技术实现
长春市档案馆在数字档案馆建设中，除跟随计算机新技术进行硬件升级外，重点是将新的管理思想、管理理念浓缩形成不断完善的软件系统，通过软件系统升级来固化管理创新，实现管理思想与管理模式上的与时俱进。
1． 利用新技术，固化管理创新。充分利用计算机新技术，科学设计、完善档案管理系统。一是努力使档案管理系统覆盖档案实体管理和数字化档案管理所有业务。二是把重组和再造的业务流程利用计算机新技术固定下来。三是内外部数据顺畅导出导入，并保证其可以更大范围的共享。四是基于大型数据库的安全机制和系统完备的授权控制，并将身份认证、电子签章技术嵌入档案管理系统，保证数据安全及有效利用，使数字化档案法律效力的实现成为可能。
2． 利用档案数据库结构自定义功能，全面提高档案管理质量和效率。充分利用档案管理系统数据库自定义功能，结合研究与实践的需要，科学合理地设计、设置数据库结构和字段，使数字化档案的关联度更大、系统性更强。长春市档案馆数据库建立和档案鉴定、筛选、数字化、整理、利用等具体内容研究都是在档案管理系统支持下，按照系统工程思想设计的，数据相互关联，系统即时记录。使用人员根据需要自动提取字段数据，任意编排，批量（单独）利用，使过去手工无法做到的事情迎刃而解。
3． 技术实现案例分析。长春市档案馆在档案利用接待中，利用1121680名工人调配档案数据库作为数字化档案实现法律效力的研究对象，用数字化档案替代纸质档案，用电子签章替代手工签章，用计算机打印件替代复印件，积累了利用数字化调配档案进行电子签章输出的打印件成功办理社会保险的案例，其数字化档案的法律效力得到认可。其依据是：
法律效力是指法律的约束力。法律效力内含于法律规范之中，法律实施的相关力量设置也来自法律规范的授权。法律效力的实现方式是多样的，其中法的执行和法的遵守是法律效力实现的最基本、最主要的形式，法律的适用即法律效力实现的一种最终的制度保证，是国家强制力的终局性的直接介入。
结合工人调配档案案例来说，劳动行政部门行使法定职权所形成的劳动调配证存根，依法移交到档案馆，档案馆依法定职权和程序提供劳动调配证复印件（加盖查档专用章）或提供项目研究所实现的利用网络技术进行电子签章后的数字化档案打印件，此法律效力得到社会保险公司、相关企业、职工个人的承认，其行使权利并履行义务，成功办理了社会保险，体现了数字档案的法律效力的主要和基本的实现形式。
从工人调配证数字化档案的利用效果来看，法的执行和法的遵守最基本、最主要法律效力的实现形式已得到有关方面的确认。
从数字化档案的特殊性来看，数字化档案是纸质档案的复制品，毕竟还有原始的纸质档案做后盾，虽然法律的适用是法律效力实现的最终方式，但是，即使有人篡改数字化的档案，司法部门也很容易查实，作出正确的判决。
从工人调配证档案内容及其法律效力的特点来看，该数字化档案法律效力的实现并不以可能损害第三方的利益为前提，它与一般法律纠纷中档案的凭证作用有所不同。
档案数字化实践研究
长春市档案馆按照数字档案馆建设的总体方案，在不断加大网络硬件建设的同时，对档案资源数据库建设全面展开，成为长春市信息资源建设和有效利用的典型单位。特别是通过项目研究的形式，对数字档案馆建设的最大工程馆藏档案数字化问题进行了实证研究，积累了很有使用价值的基础数据。
（一）基本数据统计分析
研究人员按照项目研究计划任务书的要求，对馆藏现行档案1982年度全宗各市政府全宗不同历史时期的32428份文件类档案和工人调配1121680人专题类档案进行了鉴定、筛选、数字化、整理、上网利用的研究。
文件类档案：
档案价值鉴定情况是：留存档案占60％，缓销档案占31％；销毁档案占9％（包括3％的重复档案）；
档案开放鉴定情况是：开放档案占留存档案60％；政府全宗占81％、其他全宗占44％。特别是政府全宗开放档案占留存档案81％，最多的达90％。档案开放的特点是年代越久远开放越多。
档案全文扫描的占鉴定总数的12％，占留存总数的19％。档案扫描的特点是年代越近扫描越多。
（二）长春市档案馆现行档案数字化成本分析
1． 馆藏全部现行档案两种数字化方法成本分析。长春市档案馆有19万卷共90万件现行档案，利用两种数字化方法的成本（显明成本）分别是：
采取档案鉴定与数字化同步的方法，完成90万件任务，成本计算需投入40万元。不需要更多的扫描设备，也不影响有用档案数字化的速度。但需要投入档案鉴定专业人员。
采取鉴定与数字化分步的方法，完成90万件任务成本计算需120万元，是鉴定与数字化同步成本的3倍。
2． 长春市档案馆优先数字化的对象成本分析。对馆藏现行档案各立档单位档案近三年利用情况进行了统计分析，按照“二八定律”，找出了优先数字化的对象。
（1）全馆现行档案先后有190个立档单位：有95个立档单位档案三年没有被利用。有32个立档单位档案三年都被利用过，最多的立档单位档案被利用43个年度，最少的立档单位档案被利用4个年度。有29个立档单位档案有两年利用过。有34个立档单位档案只有一年利用过。
（2）根据以上统计数据，运用“二八定律”，确定针对公众且利用频繁的档案优先数字化；针对个人利用的档案边利用边数字化；三年没有利用的档案暂时不数字化的原则。具体选择19个利用最频繁的立档单位档案作为优先鉴定数字化、开放利用对象，满足社会80％左右的基本需求，是一种多快好省的方法。
（3）19个立档单位档案是70169卷共362661件，商业化运作8人鉴定、3人扫描、5人整理，一年时间可以完成其鉴定与数字化同步的任务。
3． 档案鉴定与数字化同步的好处与挑战。
（1）档案价值鉴定、提前开放鉴定、数字化筛选、整理、上网利用一次完成，不但避免多次重复调卷，节省人力和时间，更重要的是加快了档案提前开放利用的步伐。
（2）避免无保存价值档案数字化，加快馆藏档案数字化速度。
（3）剔除无保存价值的档案，节省保管空间，降低保管成本。
（4）相对来说，档案鉴定与数字化同步即刻就需要培养、使用专业的档案鉴定人员。
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