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关键词:企业管理制度 框架结构 要点内容 常用写法
中图分类号:F270.7 文献标志码:A
文章编号:1004-4914(2014)02-257-02
企业管理制度是保证企业正常健康运作的前提基础。撰写一项好的管理制度,既需要结合企业的实际情况,也需要考虑好制度的框架体系和要点内容,还应该注意制度内容的写法,以便员工清晰准确地理解和贯彻执行。因此,笔者根据自己长期从事经营管理工作,先后出台上百个企业及集团管理制度及质量管理体系文件的经验,从单项管理制度的框架结构、要点内容和常用写法上对如何撰写管理制度进行了介绍。
一、企业管理制度的概念及作用
企业管理制度系指企业内一切规范员工行动、指示办事方法、规定工作流程的规章或约定。常见的有人事管理制度、公司组织章程、财务管理制度、生产管理制度、质量管理制度、业绩考核管理制度、安全卫生制度以及岗位责任制等等。将制度作为基础管理的主要工具代替单纯依靠领导的口头指示、事必躬亲来构筑管理系统的管理方式,是企业基础管理发展的必然结果。制度的作用和重要性主要体现在以下方面:
1.制度使基础管理活动具有延续性。企业有一套完善的、行之有效的基础管理制度,即使管理者突然离去,企业仍可继续有序进行生产经营活动,而不至于搞得员工不知所措。
2.制度是规范员工行动的准绳。有了制度,员工可以照规定行事,而不必一再向主管请示;主管也不必重复下达指示或发号施令,节省了许多时间和精力,降低企业经营运作成本。
3.制度可以使企业日常的生产经营活动自动化。有了制度以后,员工可以在规定的期限和范围内自行做出决策,不必层层请示;换言之,制度可以使管理者的授权更为明确、更为有效,保障企业的运作有序化、规范化,为企业的正常运行提供保障。
4.制度是员工与企业的工作合约,是管理者与员工之间沟通的工具。通过合理的设置权利义务责任,使职工能规范员工的行动,清楚的了解自己在组织结构中的地位及其努力方向,激励员工为企业的目标和使命努力奋斗。
5.制度可以防止管理的任意性,保护职工的合法权益。对职工来讲服从规章制度,比服从主管任意性的指挥更易于接受,制定和实施合理的规章制度能满足职工公平感的需要,将劳动纠纷降低到最低限度。
二、单项管理制度的框架结构及要点内容
企业制定管理制度的目的就是要对某项管理工作明确职责权限和工作要求。因此,单项管理制度要从“宽度”把某项管理的工作对象、工作职责、工作权限和工作应用规定下来,从“深度”把某项管理的工作原则、工作环节、工作程序和工作标准确定下来。基于以上需求,笔者认为一项管理制度的框架结构和要点内容应首先满足以上条件,然后在此基础上结合企业的实际情况进行扩充、细化。
笔者认为,鉴定一项管理制度的好坏主要在于是否体现出了框架结构的逻辑性、内容的完整性、突出性和可操作性。纵观大部分的管理制度,我们不难发现其框架结构一般包含总则、分则(主体为管理的规范和执行要求)及附则三部分内容。这种框架看起来段落明显,但分则内容一旦繁多,条条俱列,员工就必须面面俱看,还可能不明重点,工作不知从何下手。要解决这个问题,笔者建议,管理制度的框架结构除了总则和附则外,主体内容中最好先将组织机构及职责内容从分则中单列出来,其他结构再根据管理工作的内容或流程来搭建,内容要点也应该照顾到这两者的需要。下面笔者拿战略管理制度来示例说明:
1.根据管理内容搭建。一般企业的战略管理工作内容主要包括战略文本内容、战略实施和战略考核等。而战略文本就包括战略与规划内容,战略实施包括战略监督、检查及调整,战略考核包括指标及结果应用等。根据以上内容,战略管理办法的框架结构可分为以下6个章节,且各章节的内容要点如下:(1)总则。要点应包括制度制定目的、依据、原则、程序和适用范围。(2)组织机构及职责。要点应包括负责或协同战略管理的部门、机构、人员及其相对应的职责,尤其是关键流程内容各部分的权限等。(3)战略与规划内容。要点应包括不同层面、不同阶段的战略与规划文本格式及内容要求、编制的周期、调整内容的条件、要求及流程等。如集团和各二级单位层面的内容要求、总体战略与5年规划的内容要求、何时编制和调整等。(4)战略与规划实施。要点应包括实施条件、实施资源、实施检查监督周期、实施风险应对等。(5)战略绩效考核。要点应包括绩效目标的制定及调整、考核周期、考核方式方法、考核结果应用等。(6)附则。要点应包括施行日期、解释权、修订权及其他补充说明。
2.根据工作流程搭建。一般企业的战略管理工作流程包括组织编写战略与规划、依据内容组织开展战略与规划实施、遇到变化开展战略与规划内容及实施调整、对实施效果进行监督考核和评价等。基于以上流程,战略管理办法的框架结构可分为以下8个章节,且各章节的内容要点如下:(1)总则。要点应包括制度制定目的、原则、依据和适用范围。(2)组织机构及职责。要点应包括负责或协同战略管理的部门、机构、人员及其相对应的职责,尤其是关键流程内容各部分的权限等。(3)编写战略规划要求。要点应包括不同层面、不同阶段的战略与规划文本格式及内容要点、编制的周期等。如集团和各二级单位层面的内容要求、总体战略与5年规划的内容要求等。(4)实施战略规划要求。要点应包括实施条件、实施资源、实施检查监督周期、实施风险应对等。(5)调整战略规划要求。调整内容的要求、方式及流程等。(6)考核战略绩效要求。要点应包括绩效目标的制定及调整、考核周期、考核方式方法、考核结果等。(7)有关奖惩。要点包括责任追究、结果应用等。(8)附则。要点应包括施行日期、解释权、修订权及其他补充说明。
从以上两种方式来看单项管理制度的框架结构及内容搭建,只是制度的章节数量发生了变化,主体内容只是按照起草者的理解分布在不同的章节罢了,殊途同归。据此,笔者认为,亦可以将这两种方式相结合,建立制度框架内容。框架结构中章节层次的多少,取决于企业关注的重点有多少。如某企业为了强化战略调整中的战略质询会的议程和流程,则可以单独将“战略质询会”内容单拉出一章内容出来。又比如某企业认为战略考核是战略实施保障的一个环节,亦可以将两部分内容合并为“战略实施与考核”一章内容。
三、单项管理制度内容的常用写法
企业建立管理制度是为了让员工理解管理的要求和程序,其内容必须满足清晰、易懂和可操作。清晰,就要求员工明白这个制度的主体内容有哪些板块,每板块包含哪些内容。主体内容主要体现在制度的框架结构上,笔者在前面已经说明。但每块内容有哪些,则需要在各条款中予以逐项逐条说明。易懂,则需要制度里的文字简洁通俗,不晦涩,便于理解。可操作,则需要对工作流程、周期、规范要求予以明确,同时也需要明确各流程对应的工作单位、部门和人员等。下面,笔者主要就达成这三方面目的,谈一下制度内容的写法。
要达到清晰,笔者认为管理制度从总体上最好采用章节式写法。即先依据管理内容或流程将框架结构搭建为章节内容。每一项主体内容为一章,而每一板块内容为一节,每一节内容则分解为条。这样,员工从大小标题上就能明晰整个管理办法的主辅内容,亦可依据自己的岗位职责重点理解相关工作的职责及流程。对于条款的内容,可以按照板块内容的时间顺序、逻辑关系或主体大小来逐条描述。比如战略考核内容按照时间顺序,可先说**月制定目标计划,再说**月调整目标计划,最后说**月评价目标完成情况和**月评价结果等。战略与规划内容板块按照主体大小,可先说集团战略应包含什么内容,再说各二级单位业务战略应包含什么内容。
要达到易懂,笔者认为管理制度的文字是首要。制度条款的文字不要追求新异,一定要通俗明了。条款的文字要明确地、直截了当地作出规定和实施说明,不做或极少做议论分析,语气坚决、肯定,尽量使用“应当”、“需要”等词。如第*条:各单位应当在每季度的第一周组织召开战略规划研讨会——。个别单位为了体现管理水平的先进性,故意将管理界新出现的一些时髦词语放进办法中,这种做法在制度宣贯上不仅要作大量的解释工作,往往还会造成员工对该名词和工作内容的困惑,是很不可取的。相反,部分单位由于历史传统原因,对某项工作流程沿袭了不同于一般企业的某一叫法,笔者认为倒是可以在管理办法中继续沿用下去。
要实现可操作性,笔者认为管理制度从写法上要尽量满足5W1H工作法,即每一章节(含每一条款)的内容要就其工作内容(what)、责任者(who)、工作岗位(where)、工作时间(when)、怎样操作(How)以及为何这样做(why)进行具体描述。基于笔者在上一段中提到“文字不做或极少做议论分析”,这里的(why)往往是我们写某条款的原因,可以在制度中适当简化或删减。但在企业制度培训时,建议给员工做出说明以更好地帮助他们理解。另外,除了在管理制度中的文字中体现5W1H外,应尽量根据文字内容另行增加工作流程图,以便更直观的展现管理的内容及要求。一个好的流程图应该满足的条件,笔者不再在此多做介绍。
四、结束语
撰写企业管理制度除了搭建好框架结构,梳理要点内容和注意文字写法外,还需注意制度的句型结构和内容要素等。同时不同层级、不同类型的管理制度其内容侧重点也有所区别。比如集团管理级的制度可能强调原则性和指导性,单个企业的管理制度偏重程序性和规范性。此类的或其他的问题在撰写制度时如何解决,笔者没有细化分析,但这些也是我们应该注意的地方。
参考文献:
[1] 蒋恩尧,李雁南.论企业管理制度.商业研究,第218期
【关键词】企业管理制度创新;知识经济;中小企业
一、企业管理制度创新的概念
1.企业管理制度创新的定义。企业制度的创新,指随着生产的不断发展而产生的新的企业组织形式。其主要内容包括:企业产权制度创新,用人制度的创新,企业文化创新,分配和激励制度创新,股份合作制企业进行创新,企业质量管理制度创新,企业营销管理制度创新。以市场经济为导向、以过程管理为基础,由领导治厂到科学决策、管理制度化、规范化和“依法治企”阶段等。制度是企业管理的基石。管理创新有三种互有联系的不同含义:管理的创新、对创新活动的管理、创新型管理。创新型管理不同于守旧型管理。它把创新体现在管理过程中,而且要求整个组织和成员是创新型的。当今的趋势是由单项创新到综合创新,个人创新转向群体创新。
2.企业管理制度创新的原则。(1)“经济人”假设是管理制度创新普遍而有效的人性前提。“经济人”假设既是管理制度建设的普遍前提,也是管理制度建设的最有效前提。而从其他人性前提出发构建的管理制度,都或多或少的为人类的机会主义行为留下了活动空间。而机会主义活动的结果,只能是对个体有利,而对整体不利,其最终结果是对所有人都不利。(2)惩治违规者的权力应直接来自利益损失者。惩治违规者的权力应直接来自利益损失者。在管理制度创新中,应充分重视这一点。在管理制度创新中,应充分调动利益损失者制约违规行为的积极性,应重点建立健全利益损失者对违规行为的有效制约机制。这样得到的管理制度,才有可能是最有效率的管理制度。(3)规则的制定者在制定规则时,应保持中性原则。制定规则的主体能不能摆脱自身利益的干扰而从中性的角度去考虑问题,就成了保证制定规则有效性的重要静提条件。规则制定者应当努力克服短见,放眼全局和长期,这样才能既利已又利人,最终达到双赢的目的。(4)管理制度创新应不断的进行。明智的选择应是尽可能早的修订规则。虽然在短期内可能会影响到某一方的利益,但有效率的规则和制度最终会使社会各方都获益匪浅。
3.企业管理制度创新的内容。(1)决策制度。第一,管理者要在决策中把科学性和艺术性很好地结合起来,一方面在决策中要把科学决策作为企业管理制度重要的组成部分,提高决策质量:另一方面也要在决策中注意调动员工的积极性,集思广益,加强决策的民主性、多元性。第二,应建立风险决策机制。风险决策机制可以分为两个层面。一是建立风险防范与预警机制,在组织的各种活动与决策中充分考虑到风险因素,做到“防患于未然”:二是建立风险应急处理机制,一旦风险发生,即可迅速启动,对风险做出反应和处理。(2)信息管理制度。首先,环境的复杂和多变使信息也呈现出复杂、多变的特征,企业需要通过信息管理制度来在企业与环境之间建立信息交换通道,建立快速的信息反馈机制。其次,在新的价值链分工体系中,各环节需要通过信息技术实现动态无缝联结,实现协同。在价值链的各环节中建立信息交流和共享机制是十分必要的。最后,信息与知识的关系十分密切。知识经济要求企业能实现信息管理到知识管理的演进,使信息转化成知识,并用知识来提高特定组织的应变能力和创新能力。
二、企业管理制度创新的必要性
1.管理制度外部环境的变化。现实的环境是不确定和复杂的。但是建立在传统管理学范式上的管理制度安排已经不能很好地适应组织变革与创新的需要。这些制度忽略外部市场对于组织的压力,无法将外部市场的竞争信息有效地传送到组织内部并在员工间传递,结果造成组织员工对市场不敏感,组织的创新和应变能力较弱等等问题。因此,运用控制论、系统论、耗散结构论、协同论、突变论等前沿学科的理论,方法和手段来建立适应复杂环境发展的企业管理制度就成为一种迫切需要。
2.企业中小型化的到来。在以往,企业管理制度往往是大中型企业需要着重考虑的问题,中小型企业由于自身的特点,其管理制度一般而言较为简单也较为固定。但在
的经济形势下,中小企业的生存环境发生了变化,中小企业相对于大企业来说,必须快速的揣摩新的经济走势,调整生产和销售渠道,学习新的管理经验等等。这对管理制度的创新有了更高的要求。
3.创业型经济的发展。创业型经济是与传统管理经济不同的新经济形态。首先,它要求人们转变思维方式,形成创业精神导向的观念和行为。其次,创业经济要求管理创新,建立创业管理范式。传统的管理范式以大工业为基础,通过计划、组织、领导、控制等职能来实现组织绩效目标,追求的是稳定和秩序。而创业管理范式则是以发现和识别机会为起点,以创新、超前行动和勇于承担风险为主要特征,强调机会导向,强调创业过程中组织与资源问的关联和耦合。创业经济中管理制度的重点不再是控制和稳定,而应以创新、机会为导向,鼓励个性的发展和团队的协作。
4.客户经济的出现。迈克尔·哈默(michael hammer)认为客户经济是客户占有优势地位的经济。客户经济对管理制度创新提出了新要求,要求以客户价值实现为主导进行资源配置,具体表现为:(1)在客户经济的主导下,处于价值链上的不同企业组合在一起,共同以顾客为中心,为顾客创造价值。企业的管理制度不仅要重视企业内部管理,还要重视价值链的协同管理,重视顾客价值网络中的各利益相关者之间的关系管理。(2)随着企业的资源外取、虚拟化经营、网络化、战略联盟的普及,组织与组织的边界日益模糊,组织的所有权控制逐渐淡化,以虚拟、契约和经济控制的管理控制高于所有权控制。企业的管理制度也要适应这种要求,实现与外部资源和外部组织的连接。
三、企业管理制度创新的前提
1.企业管理制度创新要与产权制度建设相结合。现在的产权制度最大的问题是一股独占或一股独大。名称换了,性质没有换。所以企业改成公司之后管理上不去,改成了上市公司,管理还是上不去,为什么?东家没有变,控制权没有变,当然管理制度也就变不了。所以产权要多元化。多元化最主要的方向是增加经营者持股和必要的职工持股,形成新的产权主体。我们现在的企业管理本身目标不明确,由于所有者虚位,不是一个主体,经营者不知道为谁而管。管理缺乏前提,就不可能产生动力,更不会带来效益。因此,产权制度要与管理制度紧密联系,而且管理制度要服务服从于产权制度。2.企业管理制度创新要与市场相结合。企业管理制度的建设,最重要的是要解决是面向市场还是面向政府的问题。长期以来,中国的企业管理只是对政府负责,对主管部门负责。而企业生存要符合市场经济的规律,其管理要对市场负责。所以我们要建立面向市场的企业管理制度,包括销售管理、生产管理、财务管理、人力资源管理、科技开发管理等等,都要面向市场。这一问题涉及到政治体制问题,需要政府进行改革。
3.企业管理制度创新要与企业形态相结合。企业形态可以分为三大类:一是中小企业;二是大企业;三是企业集团。企业形态的不同,管理的方式方法就不应该相同。中小企业的管理更多的要考虑到激烈的市场竞争性,而大企业特别是企业集团的管理处除了考虑竞争外还要考虑讲究合作,否则会遭到损失。因此我们不要把双赢、竞争、合作等都套到所有的企业管理制度之中。
4.企业管理制度创新要与完善的组织制度相结合。组织和管理这两个概念是相互联系的。组织是管理的保证,企业的管理制度再好,如果没有组织保证,这个管理制度也是行不通的。组织制度现存问题需要解决两个,一是组织结构的合理化;一是公司法人治理结构问题。组织结构随着公司制度的建立逐步得到完善,但公司治理结构的建立依然问题重重,主要是还没有解决好内外部四种人的关系。外部四种人有政府、客户、债权人、社会公众;内部四种人有股东、董事(独立董事)、经理、职工。管理的任务就是协调好这八种人的利益关系,保持一种利益的平衡,侵害任何一种人的利益,企业管理都是不成功的。
四、企业管理制度创新的措施
1.加强理念创新。市场经济体制要求企业必须得有市场意识和预测意识,因此,企业要根据市场的变化来不断调整企业内部的经营管理模式、企业理念和管理方法等。有了先进的理念做后盾,可以提高企业管理创新的有效进行,加快企业发展速度,有利干企业更好的适应市场经济的发展。因此,为了加强企业人文体制建设,必须树立重视人才的观念,企业要加强员工
树立“企业为家”的人文思想,提高他们的价值观,做到尊重人、关心人,使企业员工具有身份感、地位感和归属感。同时,企业应重视人际关系的和谐,组建有凝聚力的员工团队。
2.完善管理体制创新。人类发展的历史证明,当环境复杂变化的情况下,组织就要产生多种行为模式来应付不同的要求,以适应自身的生存与发展,积极做出合理调整,必须进行管理体制创新,把企业原来相对独立的管理职能组织成为联系紧密、协调一致的生产经营统一体系,最终使企业的综合优势得到充分发挥。如何调整自身的组织结构,适应市场的变化和需求,是需要一个企业随时创新的问题。
3.加强技术创新。技术创新在某种意义上反映了全业管理发展水平的高低,技术创新不仅是技术问题,也是管理问题,这因为企业搞技术创新实质是企业把新的管理机理和方法融汇其中的过程。对于具有高投入、高风险特点的企业,技术创新水平的提高才能为企业带来最大的产值和效益。现代企业自主技术创新体系的建立和完善有助于企业能够紧紧围绕技术创新开展企业技术研发、技术改造、技术活动,有助于企业持续技术创新的科学规划,有助于技术创新资源的整合和充分利用。
4.完善企业文化创新。企业文化对中国许多企业来说是一个亟待解决的问题。加强企业文化建设,加强软实力,把创新意识融入到企业文化建设中已到了刻不容缓的地步。企业文化的创新,既要分析好组织环境,积极评价、补充、发展和完善,同时,企业的经营者要积极地号召大家共同学习的理念,形成良好的学习氛围。让组织成员感受到文化的力量,形成一种企业的感召力与亲和力。
关键词:现代企业;企业管理制度;制度创新
随着经济全球化的不断深入发展,我国正积极融入到国际经济的大市场环境中,对于国内企业而言,既要面对国内国际两大市场的激烈竞争和挑战,又要应对我国当前经济体制及经济增长方式的不断变革。因此,为了使企业能够可持续的发展,能昂首面对激烈的竞争与挑战,保持企业鲜活的生命力,都需要从本质入手——企业管理制度的创新,企业管理制度是企业得以生存的基础,是构建一个优秀企业的支架,只有企业管理制度能够与时俱进,同步发展,那么企业的持续性发展壮大亦指日可待。
一.企业管理的内涵与作用
管理,是一个企业赖以生存灵魂,是企业发展的基石。而创新,则是现代企业可持续发展的原动力,是增强企业竞争能力获得跨越式发展的的决定性因素。 一般而言,企业管理制度就是对企业管理活动的制度安排,包括公司经营目的和观念,公司目标与战略,公司管理组织和各业务职能领域活动的规定。由此,对于企业管理者来说,需要把握管理创新发展的新趋势,新要求,不断进行管理上的创新,渗透进管理活动的每一个环节里,要为员工搭建创新的舞台,要使每一个人都能成为企业管理创新的一份子,注重企业文化的培养,创造既独具特色又适合本企业运行的管理模式。
企业管理就像一条道轨,引领并规范着列车向目标前进,当没有道轨或道轨出了问题时,列车(企业)就会出现问题。企业管理使企业的运作效率大大增强;让企业有明确的发展方向;使每个员工都充分发挥他们的潜能;使企业财务清晰,资本结构合理,投融资恰当;向顾客提供满意的产品和服务,树立企业形象,为社会多做实际贡献。总之,行之有效的管理制度是现代企业发展所必需的,科学的企业制度管理体系是提高现代企业管理水平的必要条件。
二.企业管理制度创新的必要性
制度创新是指在人们现有的生产和生活环境条件下,通过创设新的、更能有效激励人们行为的制度、规范体系来实现社会的持续发展和变革的创新。所有创新活动都有赖于制度创新的积淀和持续激励,通过制度创新得以固化,并以制度化的方式持续发挥着自己的作用,这是制度创新的积极意义所在。
一个企业要有良好的发展,一般都要经历比较曲折的过程。正如不想当将军的士兵不是好士兵,一个成功的管理者当然也想将企业发展壮大,那么想要取得成功,其企业就必然要不断追求管理制度上的规范与创新。在当今科学技术和经营环境急剧变化的复杂环境之中,企业的发展一刻也离不开企业管理制度的建设,有什么样的企业管理制度及实施效果,就有什么样的企业发展成效,企业管理制度建设工作日益成为企业发展中的根本性问题,其中企业管理制度本身的规范、创新则属于根本的根本。成功的企业在企业管理制度实施方面具有共同的特点,那就是规范化的管理制度编制或创新及其实施效果较其他企业成功,而且是保持在不断的、稳定的创新和优化的过程之中。
三.企业管理创新机制的主要内容
企业的创新是全方位的,包括理念的创新、技术的创新、管理的创新、制度的创新、文化的创新等。树立创新观念就是要在企业内外建立起创新体制,并为创新建立良好的发展环境和资源保证。
理念创新是指革除旧有的既定看法和思维模式,以新的视角、新的方法和新的思维模式,形成新的结论或思想观点,进而用于指导新的实践的过程。管理理念创新首先要打破传统的思维模式,摒弃“等、拿、靠、要”思想,实现多劳多得,充分调动全体员工的积极性和创造性。其次要适应市场经济的发展需求,努力做好内部和谐,外部壮大,树立自觉维护企业形象意识、强化品牌战略意识和竞争意识,树立以人为本、超前服务的理念。
企业决策管理是对企业生产经营的决策过程进行管理的活动,即确立决策目标,搜集相关信息,谋划多决策方案,最优方案的选择与决定,执行决策,反馈控制的活动过程的管理。管理的本质也可以说是做决策,决策对于一个企业来说是非常重要的,在管理的每个职能中都透着决策的影子,一个好的策略会使得公司的各项管理制度落到实处。
技术创新是企业管理创新的基础。技术创新,指生产技术的创新,包括开发新技术,或者将已有的技术进行应用创新。科学是技术之源,技术是产业之源,技术创新建立在科学道理的发现基础之上,而产业创新主要建立在技术创新基础之上。现代企业要想获得更多的经济效益,取得更大的社会效益,赢得竞争上的话语权,就必须进行技术创新。技术创新是企业经济增长的源动力,企业的技术水平、技术创新能力,不仅直接决定企业竞争力,并且对整个产业和经济的发展有着重要的作用。在技术创新中,科技型小企业和大企业一样重要。大企业具有较强大的资金和技术实力,使它们有能力从事产品创新与大规模的技术更新,而科技型小企业很多是由具有创新意识和能力的科技人员创办的,重在人才和专业知识以及创新理念,机制灵活、决策果断,一旦有资金支持,会更愿意从事创新工作。
组织创新是企业管理创新的重中之重。任何组织机构,经过合理的设计并实施后,都不是一成不变的。它们如生物的机体一样,必须随着外部环境和内部条件的变化而不断地进行调整和变革,才能顺利地成长、发展。现代企业组织创新就是通过调整优化管理要素即:人、财、物、时间、信息等资源配置结构,开展资产重置与重组,按照新的组织结构和比例关系,形成新的管理模式,使企业获得更多的效益。企业的组织创新不但要适应企业当前的经营管理的需要,更要着眼于企业的后续发展,要对企业未来的发展方向、经营目标以及活动范围进行系统筹划。企业的组织创新要不断优化各项生产要素,大力开发人力资源,在加强实体管理的同时,注重企业价值形态意识的培养。企业的组织创新还要建立能对市场信息变化作出及时反应的应变体系,适时调整管理思路和经营方式,完成安全生产、资产经营、项目发展等各项目标任务。
制度创新是企业管理创新的基本保障。现代企业制度创新是将企业的生产方式、经营模式、分配形式、管理理念等顶层设计的创新活动。制度创新就是把思维创新、技术创新和组织创新活动制度化、规范化,具有引导思维创新、技术创新和组织创新的作用。经济基础决定上层建筑,既然经济要发展要创新,那么它的管理层次就必须满足它发展的需求,它是管理创新的最高层次,是管理创新实现的基础保障。
关键词:现代企业;管理制度;重要性
一、现代企业管理制度的概念及内涵
(一)现代企业管理制度的概念
广义的管理制度包括产权制度、组织制度、规章制度,由此构成现代企业管理制度。其包括现代企业经营思想、发展战略、决策制度、人力资源管理、激励约束机制、组织架构、管理标准及企业文化等。狭义的管理制度通常就是“规章制度”,由企业内部制定,包括管理标准、公司章程、部门制度、员工守则等,用于规范企业的人事管理、安全生产、经济技术、业务流程等活动。狭义管理制度是对企业中各级机构和个体责权利的设定,是各项管理体系、管理流程的具体表达,约束范围包括企业全体人员,它不同于国家或行业规定,不同类型或规模的企业,其内容各异。
(二)企业管理制度的职能
企业管理制度存在于生产经营的全过程,具有系统性与专业性相结合的特点,是全体人员共同遵守的规定和准则的总称,其根本职能是为了满足企业的生存和发展。实施企业管理制度必须以环境或条件为基础,一方面是内容标准化,不能违背企业管理任何对象、事物发展的客观规律;另一方面是过程规范化,包括全体员工的职务行为或工作程序,只有这样,所有工作人员、整个企业管理系统的操作都可以实现规范化,否则就会处于混乱无序的状态中。
二、企业管理制度的重要性
(一)企业管理制度是企业赖以存在的体制基础
成立一家企业是出资人以契约形式订立企业制度,在此基础上完成公司组建,整合各种生产要素,在各项管理制度的控制约束下进行生产运营,从而保证最终产品的质量和资本的流通变现,企业管理制度在各种生产要素整合过程中起着核心纽带和基础作用。因此,企业管理制度贯穿于企业的从无到有、由小变大的全过程,没有企业管理制度,就失去了企业存在的基础,企业发展也就无从谈起。
(二)企业管理制度是企业及其构成机构的行为准则
所谓“没有规矩,不成方圆”,企业要想求得生存和发展,不仅要有健全完善的管理制度,更重要的是企业的整体运行以及内部各级组织机构的活动,都要在制度的框架中实施,企业管理制度决定着企业整体的行为规范和行为规则,自上而下都要严格遵守制度安排,不能违反其中任何一项安排。因此,整个企业的行为准则归根结底就是企业管理制度。
(三)企业管理制度是企业员工的行为规范
企业中从最高领导层的CEO、董事长到从事一般生产活动的普通员工,其行为都不能突破企业管理制度的各种规则和约束,要以企业管理制度为准绳规范员工行为,企业管理制度就是规范员工行为的准则。
(四)企业管理制度是企业高效发展的活力源泉
科学有效的管理制度是增加企业活力的因素之一。企业管理制度如果能够调动企业各方面积极性,各个层级得以最大限度发挥作用,这样的企业是最有活力的。相反,如果企业管理制度的安排缺乏有效性和操作性,影响各生产要素积极性的调动和发挥,那么这样的企业就是一盘散沙、毫无活力的。因此,企业管理制度是企业生存发展的根本保证和活力源泉,企业蓬勃繁盛的活力必然离不开良好的企业管理制度。
(五)企业管理制度是企业有序化运行的体制框架
实现企业的有序化运行,必须建立良性高效的运行程序。程序是确保企业各项工作正常推进的基础保障,是规范全体员工行为的制度约束,是企业目标实现和战略发展的环节要素,实现这些目标,必须依靠一系列科学性与有效性、激励性与约束性相结合的运行程序,这就是企业管理制度。因此,企业有序化运行必然要以企业管理制度的约束性为框架,进而丰富完善实质内容。
(六)企业管理制度是企业实施管理的有效载体
随着企业发展壮大,业务领域不断拓展,对业绩的要求越来越高,增加环节、细化分工、扩编人员等工作都需要不断实施。企业实施管理的目的是为了实现一个目标,通过计划、组织、控制、协调和领导等途径,加强各个方面的协调、联系、合作,进而获得高于投入的产出和效益,达到1+1大于2的结果。但是,管理本身是抽象的,打个比方管理好像是电流,人们并不能直观的看到它使用它,这就需要类似于电线这样的载体,在企业管理中,制度就是载体,管理者用这个载体传递管理理念,实现管理目标。
三、建立完善现代企业管理制度的思考
建立完善现代企业管理制度并不能朝发夕至,也不可能一蹴而就,其出发点是为了使企业适应市场变化,在动态中实现长远发展的目标。在确定企业新的制度框架时,在各项制度的制定和形成时要把握和遵循的苦干原则现特作以下阐述:
(一)适用性原则
要从企业的实际出发,根据本企业的规模、业务特点、行业类型、技术特性及管理沟通的需要等方面考虑,制度要体现企业特点,保证制度规范具有可行性、适用性,切忌不切全实际。
(二)必要性原则
要从需要出发,必要的制度一个不能少,不必要的制度一个也不可要,否则会扰乱组织的正常活动。如在企业中的一些非正式行为规范或习惯能很好发挥作用的前提下,就没有必要制定类似内容的行为规范,以免伤害企业组织成员的自尊心和工作热情。
(三)科学性原则
应遵从管理客观规律,制度化的管理必须服从管理学的一般原理和方法,违反了原则,只会导致失败,所以必须遵从客观规律,才能将管理引向科学、理性、规范的轨道,实现管理的稳定性和有效性。
参考文献:
1深刻认识企业管理制度(标准)体系在军工企业中的地位作用
一个企业,如果没有先进适用的企业管理制度,没有扎实可靠的基础管理“内功”,任何闪光的企业战略都是空中楼阁,综合保障能力的提升也无从谈起。目前军工企业集团化也好,军地一体化保障也好,都离不开企业管理水平的提高,作为军工企业本身就不同于地方企业,存在着其特殊性。企业管理制度体系建设是提高军工企业科学管理水平的有效途径。企业管理没有统一定型的模式,企业只有通过不断地总结管理经验,制定和修订管理制度,通过标准使这些成功的经验加以推行,通过修订这些标准使经验更加深化,促进管理水平的持续不断地提高。企业管理制度体系建设是提高企业经济效益的现实需要。企业管理制度有利于生产经营管理秩序的建立,有利于强化生产经营手段,使广大员工在生产经营活动中严格按章办事,保证各项管理措施的落实。有了科学的管理制度有利于企业定编、定员,有利于落实承包经营责任制,使企业分工明确、职责明确、要求具体,提高工作效率和办事效率。企业管理制度体系是融合不同归口的管理工作的重要平台。企业管理制度体系也为企业建立质量管理体系、环境管理体系以及职业健康安全管理体系、新保障能力的认证、装备承制单位资格审查、工艺管理等多项不同归口的管理工作提供了一个融合的平台,成为木桶管理除短板管理方法之外的横向贴合度的管理平台,有利于减少企业的管理层次和交叉重复的管理环节,避免部门间各自为政同一工作不同要求的现象出现。
2以国家标准为指导,构建完善的企业管理制度(标准)体系
军工企业管理制度(标准)存在着其特殊性,应该说管理水平与地方企业相比还存在一定的差距,而缩小管理差距的最佳途径就是构建完善的企业管理制度(标准)体系,来提高企业的整体水平。企业标准体系框架满足国家标准要求,则是企业管理制度科学、合理的前提和必要条件。首先,企业应以GB/T1.1—2000《标准化工作导则》、GB/T15496—2003《企业标准体系要求》、GB/T15497—2003《企业标准体系技术标准体系》、GB/T15498—2003《企业标准体系管理制度和工作标准体系》、GB/T19273—2003《企业标准体系评价与改进》、GB/T13016—2003《标准体系表编制原则和要求》、GB/T13017—2008《企业标准体系表编制指南》等标准为基础制定企业《标准化管理办法》、《企业标准体系管理规定》等基础标准,具体规范技术、管理、工作标准编写要求;标准分类、标准工作范围;企业标准体系结构,从而确保企业标准体系的结构符合国家标准要求,最终保证企业管理制度(标准)体系合理不出现缺漏项。其次,根据企业自身的特点尽量将体系表的“果肉”部分充实。因为企业的成熟度不同,某一时期的企业管理的重点不同制度的指挥方向会有所调整,进一步细化分类根据本企业实际充实框架形成制度(标准)体系表,该项工作无法通过国家标准或相关参考书籍确定,所以要求相关人员必须同时具备标准化知识和熟悉企业各项管理工作的流程,利用关联图和鱼骨图等统计方法分析各部门主要工作事项和简要工作流程之间的关系,确保各制度(标准)内容间相互协调、相互统一、相互制约、相互补充,从而为制度(标准)的适用性打下基础。
3标准制定要适合企业自身特点,因地制宜,突破地域、文化的障碍
军工企业基础管理工作有着自身的特点,也有大多数企业所具有的普遍性,任何一种管理方法和模式都不能完全依靠“拿来主义”,要根据自身的特点构建适用、实用的企业管理制度体系,为提高综合保障能力打下坚实的基础。因为地域文化的差别和地理条件等因素的影响各个企业的员工构成地域文化不同,比如南海的地域文化和天气炎热带来了企业职工、在修舰船的官兵穿拖鞋、吃槟榔等习惯,这种习惯在北方的企业是无法抵御严寒也不可能长期存在的,但在南海地区企业却是一个顽疾,为企业的现场管理工作和安全生产工作带来了很大的挑战。这些问题是无法去照搬和模仿其他企业的管理制度或者找到某个企业的成功经验的,只有充分了解习惯背后的成因,在管理的规范化和人性化中间找一条通道使二者达到一种相对的平衡,制定出既符合本企业实际又不违背管理初衷的管理制度,才能确保制度被落实而不是流于形式。如果只是一味地追求管理不考虑职工的接受程度可能最后会形成一种对立和抵触情绪最终阻碍了制度的执行,出现制度无法落实的尴尬局面。因地制宜疏堵并进,把习惯关进制度的笼子里,比如在标准设计时可以把吃槟榔问题和吸烟问题同时考虑同时管理,安全防护用具、工作服设计和更换周期充分考虑天气等原因进行适当调整,使管理和习惯的矛盾最小化,提高标准的适用性和员工接受程度。
任何一个企业都有其自身的特点,也就是所谓的文化,有正面的也有负面的,管理制度编制前我们要对正、负进行区分。对于正面的文化通过不断地总结管理经验,制定和修订管理制度,通过制定标准使这些成功的经验加以推行,通过修订标准使经验更加深化。对于负面的阻碍企业发展的习惯、文化,要在标准的制定过程中充分考虑并加以明确、引导、限制,不宜照搬照抄,使标准执行难,最终阻碍了企业保障能力的提升。合理把握制度的“度”。制度的惩罚措施必须适度,如果超出了某个限度,制度的作用将走向反面。一个有效的、合理的、适合企业发展的企业制度(标准)体系能规范员工行为提高员工的工作效率和质量,形成一种良好的企业文化。相反,如果标准、制度不适合企业或者制度自身“不靠谱”,那么这些制度必定会成为害群之马,在客观上损害了制度(标准)应有的权威和尊严,从而使企业管理制度变成“文件”束之高阁。人们常常把制度当作约束和控制人行为的工具,认为控制力度越大,制度就越先进,效果就越好。于是在制定制度时主观地将标准定得很高,要求过于苛刻,最后导致制度在执行环节出现各种问题。标准定得过高,使执行的人员因过度敬畏而产生的负作用或者最终执行难度过高而导致人们产生精神疲劳而不再理会。就像长在树上的苹果,我们跳起来可以摘到的,人们会努力去摘争取摘到更多,如果跳起来离苹果还是很远,最终人们要么会选择放弃,要么会选择“捷径”,可能会出现为迎合制度来投机取巧。再如现场管理制度因专业不同标准要有所区别,对于轮机修理车间如果把标准定得和MTU车间相同,那么对于轮机修理车间来说肯定会因为标准过高而无法执行。管理学上的“超限效应”也能很好地说明制度的制定过程中“度”的把握的重要性。同样,制度不能过于松懈形同虚设,也要有约束力。应该宽严有“度”。
4制度要落地生根,真正发挥管理制度的“预警”功能
企业应对制度后的后续工作做出明确安排,应该说标准的制定只是完成了企业标准体系的一半工作,实施后的培训、跟踪、监督、修订也在标准化工作中占了重要的地位。就像好的战略规划关键在于合理的战略实施计划一样。任何工作只有设计没有好的落实,那么也只能作为文件束之高阁,成为人们思想上的标准而不是行动上的标准。将标准执行情况的检查和考评内容在《标准化管理办法》中做出明确要求,定期检查考核。得力的跟踪和保障措施也能为管理制度的修订收集信息,为企业基础管理工作提供参考。标准化办公室要在准备阶段组织好标准化国家标准及标准化专业知识的普及性培训;在体系构建前期随着基础标准的,要适时地对的标准进行宣贯、内涵解读、要求讲解。标准大量后要明确各业务处室在标准培训工作中的分工及培训广度和深度。很多企业依靠咨询公司制定了华丽的管理制度,符合标准化工作要求,一定程度上也是适合企业的,但因为标准后咨询公司撤出,本企业没有能做好后续的培训、跟踪、考核进而导致管理制度没有落实成为真正的“文件”,花费了人力物力没能达到预期的效果。同时新的管理制度的推行在企业内可能会触及一部分人的利益,前期也会有抵触情绪,需要管理层下决心并以身作则。管理制度不适用可以在发现后对不适用的内容进行修订,尽量避免标准不适用为了生产而绕开管理制度的要求,领导带头违反规定走捷径的情况发生,不要到需要“灭火”时才想到管理制度,才想到用标准去处理责任人,救火员身份的管理制度是管理制度推行的失败,要将管理制度真正发挥其“预警”功能。
5持续改进管理制度(标准)体系,助力企业战略目标的实现
影响企业管理制度的因素分析
1.人员素质。人员素质是任何企业制度的根本影响力,因为企业管理制度的制定、实施、更新均要通过人力完成。在制定方面:领导管理人员是否具备完整的管理意识,以及是否拥有专业和先进的理论依据,关系着管理制度内容和方向的科学性。如果管理人员不能就某一方面予以重视,那么必然造成该方面制度的松懈或缺失;管理人员思想守旧,则难以跟上时代的节奏,使企业管理出现脱轨现象。在管理制度实施方面:管理人员意识薄弱或责任能力不强,则不能按照制度有效实施管理,可能出现、越权处理等情况;由于管理人员的威信不足或者是基层员工纪律性不强,则会有管理延迟、无效等情况发生。
2.管理理念。管理理念是管理制度产生和发展的根本,关系着企业管理制度的走向,管理理念滞后,则管理制度落后,反之亦然。在当今复杂的社会现实下,企业各层均有可能受到社会中不良意识的影响,导致管理制度在制定方向上的偏移,例如:拜金主义、本本主义、经验主义等。企业能否引进先进的管理理念为己用,不但关系着企业整体走向,同时也关乎企业生存发展,可以毫不夸张的说,如果不能实现意识与社会主流接轨,那么该企业注定走向消亡。
3.物资实力。企业内部物资是企业各项工作实施的根本保障,它能够解决企业员工在生活上的后顾之忧,同时为理论性事物和策略的实现提供物质帮助。企业要想健全自身的管理制度,必不可少地要进行设备的更换、经验交流、对外实地考察和研讨、试行等,这一系列的工作都需要消耗大量的物资。
制度缺失的应对策略
要弥补制度缺失的不足,除了从制度的完善入手以外,还要充分考虑人与工具的因素。制度的制定与执行都与人紧密相联,人力是真正制约制度作用的关键因素,是制度作用发挥的核心。同时,各种先进工具的合理利用也使制度作用的发挥更为有力。
1.企业管理制度体系的完善。若制度本身存在缺陷,制度的执行便得不到有效地贯彻,最终可能会成为华而不实的空架子。第一,制度覆盖要完整,编制体系要规范。第二,“磨刀不误砍柴工”,在制定制度前,要多了解实际情况,对现实的需求有深入的调查分析。例如:张瑞敏到海尔颁布的第一个管理制度的第一条规定是“不准随地大小便”,虽然现在看起来有些可笑,但这就是他根据当时的实际情况制定的,事实证明,当年的制度确实为企业走上规范化道路打下了良好的基础。第三,制度的制定要与企业文化相一致。例如:在强调“产品质量”的企业里,制度就应该多一些反对偷工减料、弄虚作假的内容,而应该多一些有助于提升产品质量的内容。
2.企业领导者素质的提高。首先,作为企业领导阶层应当意识到企业管理制度的重要性,基于时展和企业长久生存考虑,有机地吸收相关先进社会科学管理理念,在不断充实自身管理素养的同时,科学地下达企业管理制度改革完善指令。其次,优秀的领导应从全局角度去监督指导企业管理制度执行的程度,随时检查纠正,调整执行方案和方法,不断完善企业管理制度,推动公司制度的执行在干部、员工行为中的深入度,坚持用诚实可信、勤恳踏实的务实敬业作风去感化和影响自己的下属,为自己的工作服务,为企业服务。再者,要实行人性化管理。制度虽具有强制性,但也要保证员工的知情权,增加员工的信任度。企业领导者可以以会议传达、企业网站信息、简报等方式,使员工了解国家行业标准信息及企业工作进展等。
3.提升企业基层人员综合素质。企业应当树立对员工进行精神培养的意识,充分利用各种资源的整合,为员工综合素质提升创造机会和途径。一方面,适时开展企业内部管理及相关思想座谈会,通过安全意识、纪律意识、团队精神等先进思想的宣传和灌输,从根本上转变各层各部门工作人员的思想观念,使他们理解和配合管理工作。另一方面,要加强企业内部文化建设,即通过企业内部刊物、信息传播工具、活动等,构建一种有序、文明、科学、民主的氛围,为管理和管理制度的改革创造环境基础。此外,还要加强对员工各方面素质的考核,强化考核标准,例如:优化监督考评机制,转变传统上级对下级的考核为上下级不同部门的交叉性考核,促使领导管理人员居安思危,自我约束,同时增强基层员工的主人翁意识。
4.与时俱进的科技与制度的紧密结合。要想实现管理制度的现代化,就必须要管理设备具备相应的科学性,这样一是能够便于信息的收集,以便及时调整管理制度;二是能够通过相关通道使管理阶层与社会接触,有利于借鉴和学习。因此,企业应当考虑利用网络技术,建设企业内部网站,健全网络链接设备(电脑、光纤等),确保物质设施能够满足企业制度改革需要。
结语
关键词:企业制度 制订 要素
企业管理可分为人管人、制度管人、文化管人三个阶段,目前我国多数企业还处于制度管人阶段,这就要求企业管理者会做制度,这是制度管理的前提。但现实中很多企业的管理制度规范性、可行性有待提高,制度所需要的管理语言尚需完善。企业制度制定的流程和步骤、企业制度应具备的要素,这些都是管理者们必备的技能。
规章制度对于每个企业来说,都是差异化的,也就是制度的制订要符合企业的现实情况。第一,企业需要的制度大类不尽相同。例如,甲企业需要的制度,乙企业就不一定需要,这与行业属性、经营范围、企业所属区域的地方法规等诸多因素有关。所以,在制度制订中不要采用“拿来主义”,很可能其他企业需要的制度你根本不需要。第二,同类制度在不同企业其内容不尽相同。同类制度内容有所差异,甚至悬殊很大,这主要是由企业高管的经营管理理念决定的,同时也受到行业属性和地区法规等因素的影响。
很多人一提到写制度,就上网下载,然后将公司名字直接替换成自己的,内容几乎是照搬硬套。这是绝对不可取的,写制度的时候,可以上网查资料,但不是将内容生搬硬套,而是通过查询,研究管理制度的形式、要素以及管理语言的运用。管理制度的具体内容因企业的不同千变万化,但我们总能从这千变万化的内容中总结提炼出具有共性的东西,这就是制度应具备的主体要素和辅助要素。
一、企业管理制度的主体要素
主体要素是一项制度必不可少的组成部分,一般由以下10项内容构成。
1.目的。简要说明制定该制度的原因及意义,虽然这项要素对于制度的执行无关紧要,但制度的目的起着制度执行的引导作用,不可小觑。制度目的的描述应该是具体的,简短的,不能长篇大论,也不能说“为了企业发展”等等这类“放之四海而皆准”的模糊语言。
2.适用范围。指制度约束(使用)的部门和岗位,要全面列举,切忌遗漏。
3.适用工作。指制度所要规范、约束的工作范畴。
4.工作规则。这是制度主体要素中的重要部分,一般要说明工作原则、该做什么、不该做什么的问题。工作规则可根据具体内容进行分类说明。
5.工作程序。指工作任务开展的具体流程步骤,是解决“如何做”的问题,这项内容一般可用流程图来说明,这样更容易让人看明白。
6.处罚条款。指相关人员违背工作规则和办事程序后,对当事人采取的处罚措施,一般由经济处罚和行政处罚两种。
7.职责部门。指对该制度的执行情况承担第一责任的部门,一般是该项制度的推行部门。
8.监管机构。指有权力、有职责对制度的执行者进行监管与处罚的部门及岗位。
9.解释权属。指负责对制度进行讲解和释疑的部门或岗位,一般是制度的制定部门。
10.生效与修订。指制度颁布实施的条件、时间与修订的条件。
二、企业管理制度的辅助要素
辅助要素虽然没有主体要素重要,但辅助要素是否健全,可以看出一项制度的规范程度。合理设置辅助要素,可以帮助制度管理者高效、无误地对各项制度进行分类管理。辅助要素一般由以下6项内容构成。
1.制度属性。即制度类别,一般可按职能分为行政制度、人力资源制度、财务制度、生产制度、营销制度、采购制度、研发制度、质量管理制度、信息管理制度、物流管理制度等等。
2.制度名称。指某一项具体制度的名字,企业规章制度一般由“规定”、“制度”、“办法”、“规程”等后缀标识,但要注意后缀标识的一致性,保持各项制度的整体美感。
3.制度等级。一般指制度的重要性和涉及层面,比如可按适用层面分为基本制度与局域制度。基本制度是公司所有部门普遍适用的制度,比如考勤规定;局域制度是公司某一专业领域的制度,比如应收账款管理规定。
4.制度编号。对制度的编号有多种方法,其目的都是为了方便检索查询,这里不再列举。
5.制度版本。该项内容说明了制度的修订频次,这便于管理者清晰了解制度制订过程的来龙去脉。
6.页码标识。说明了某项制度的总页数和每一页的顺序数,方便了制度的管理和阅读。
理解了管理制度的每一项要素,制度制订自然就水到渠成了。管理制度中的每一项要素都是一个筐子,企业每一类工作都是由许多果子组成的果树,管理制度的制订过程,就是将这些果子放进筐子的过程,我们将所有果子都放到对应的筐子里,那关于这颗果树的管理制度也就完成了。
关键词:内控制度;企业管理制度;异同;融合
一、引言
自1949年美国注册会计师协会提出内部控制制度概念以来,将传统管理制度中的“内部牵制”制度不断发展到现代的“内部控制整体框架”。财政部等五部委的《企业内部控制基本规范》,使内控制度的内容和适用范围逐步超出了“内部会计控制”的范畴,逐步形成一种制度体系。企业在执行内控制度时,大部分单位把内控制度和原有的企业管理制度分别运行控制,形成了两套控制管理程序和方法,给企业增加了控制管理成本,甚至出现两套制度不一致,发生冲突的情况。因此,有必要对内控制度和企业管理制度进行比较,兼顾二者的目标、程序和方法,使内控制度成为企业管理制度的有机组成部分,进而实现两者的融合统一。
二、内控制度与企业管理制度的异同
内部控制制度是指单位为了保护资产安全完整,提高会计信息质量,确保有关法律法规和规章制度贯彻执行,避免或降低各种风险,提高经营管理效率而制订和实施的一系列业务流程及配套的制度和控制标准。企业管理制度是企业为贯彻执行国家法律政策和企业经营目标,维持正常生产经营管理活动的有序运行,而制订的具有企业法规性质的政策、规定和行为规范,包括国家法规、上级政策、企业内部章程、制度、规则、规定、办法、实施细则、决定、操作流程、技术标准等,是企业整体利益、经营管理者的意志和全体员工的价值取向的具体体现和约定。
(一)内控制度与企业管理制度的同属性
1.二者都是以制度规范行为为目的。不论是内控制度,还是企业管理制度,都是通过制订一定的程序、规范、流程、权限、检查考核等,来达到规范、协调经营过程,实现经营目标,防范经营风险,遵守国家法律、落实上级政策的目的。2.二者都具有内部自行管理的性质。都是由单位自行修订,由单位内部人员执行,意在维护企业经营秩序,实现经营目标,提高经营效益,防范经营风险和舞弊行为的制度规范,执行的主体是单位内部人员。3.二者都是随着企业生产经营发展需要而不断修订完善。如:中石化股份公司内控制度每年修订一次,河南油田企业管理基本制度每经过一段时期进行一次修订,以适应环境变化和管理进步的需要。4.二者形成的动因基本相同。内控制度是因为部分上市公司的舞弊行为给公众造成巨大损失后,为了堵塞漏洞,防止舞弊和风险而对公众企业做出的强制性规范要求。而企业规章制度也是因企业管理、操作、运行的需要而逐步健全起来的,多是由经验总结或血的教训而铸就。因管理和控制的需要,是二者形成的根本动因。由此可见,内部控制是企业管理制度的一部分,都是管理制度的范畴。但内控制度又是对企业管理制度的发展和更高要求,是满足特定需要的控制体系,具有其特殊形式和创新性。
(二)内控制度的特殊性
1.内控制度的适用范围小于企业管理制度。企业管理制度是企业一切管理规定、流程、操作规程、岗位责任制、职能分工,以及适用的法律法规、上级制度规定等的总称,是对企业所有经营行为和社会责任的普遍规范。企业管理制度即分上下层次、又分专业类别,是一个较为庞大的系统,如河南油田2003年清理局级规章制度达9106个,还不包括二级单位和基层的规章制度,仅整理成册210个制度就超过百万字,可见规章制度涵盖的范围和幅度非常庞大,是企业正常运转的必要软环境。而内控制度的应用范围较小,一是适用的范围较小,仅限于大中型企业(主要是上市公司),而所有的企业都有自己的规章制度;二是控制的范围较窄,初始的内控制度主要是控制与会计信息关联的一些业务流程,现在的范围向人力资源等方向扩展,但与企业管理制度控制管理的范围比,内控的范围仅是其中与业务流程相关的一部分,范围相对较小。2.内控制度的侧重面不同。由于内控制度的概念是注册会计师为了审计会计报表真实性,而对企业相关制度提出特殊要求,使内控制度的侧重点在于与财务会计管理相关的管理要求。而企业管理制度是为了使企业高效健康运转,不仅限于财务管理,也包括生产、销售等各条块制度,并且涵盖企业不同管理级次的制度,调控的范围是整个企业纵横交织的经营行为。3.理念和视角不同。内控制度更强调风险控制,更多地维护股东等社会公众利益,对合法合规性要求更高,而企业管理制度更注重效益性、可行性和适用性,更注重保证企业良性高效运行。4.法律要求不同。对于大中型企业,特别是上市公司,法律明确要求建立健全内控制度,并要求定期披露。是否建立了内控制度,甚至影响一个公司能否到国际市场上市融资。但《公司法》、《企业国有资产监督管理暂行条例》等相关法规对于企业应建立哪些管理制度,没有明确规定。企业因性质不同、发展阶段不同、规模不同、管理风格差异等因素,所建立的制度体系差异很大,法规上也不便于做出统一要求。5.内控制度控制框架比较完善。内控制度以建立内部管理环境为基础,以风险评估为前提,以控制活动为手段,以信息沟通为条件,以内部监督为保证,五要素相互联系,相互促进构建内部控制框架,使内控制度目标更明确、针对性更强、方法更先进、控制更有效。而企业管理制度,控制的方式、手段、理念和视角等许多方面,没有达到内控制度的规范和高度。6.内控制度的执行效率更高。企业对内控制度执行力情况有硬性的检查和考核,如中石化要求各分子公司每季度进行一次内控制度的穿行测试,每半年进行一次检查考评。审计中介机构还对上市公司内控制度的执行情况进行披露和监督,促进了内控制度的贯彻执行。而企业管理制度因体系庞大、涉及面广、检查动用资源多等原因,存在着执行率不高,部分制度没有得到很好执行的可能和状况。
(三)内控制度的局限性
1.内控制度的主要控制依据来源于企业管理制度,失去了企业基本制度,内控制度就成了无源之水。内控制度的关键控制点都是依据企业管理的某项制度,主要内控制度的业务流程均附有依据的制度目录。内控制度是对企业制度和业务流程再造,是对企业相关管理制度按照业务流程进行的系统性梳理,对职责权限进行了系统界定。2.内控制度协调规范的范畴有限。内控制度从诞生起就具有内部会计控制的特定目的性,主要是与会计信息相关的程序性制度。对于非程序性的标准、规定等,内控制度一般不进行规范,涉及到的制度,一般采取引用企业管理制度和相关法规的方式解决。与企业规章制度调控范围相比,有其局限性,也就决定了内控制度不可能完全代替企业管理制度。3.内控制度具有一定的僵化性。由于内控制度实行的是各层级控制标准的高度统一,虽然定期对内控制度的不适应性进行修改,但由于内控制度是一套自上而下统一执行的体系,基层单位不能根据实际环境需要进行修订,不合理的或不适用的规定需要上级统一修订才能变更,有些不符合基层实际需要的内控制度多年也得不到修改,不能适应基层环境的特殊要求。而企业管理制度则不同,具有层级性,下级制定制度办法时,一方面执行上级的政策,更注重按照可行性和适用性原则将上级政策与实际情况融合。4.内控制度的执行成本较高。中石油聘请中介组织设计构建内控制度,耗资数千万元,还不包括培训、执行等费用。即使如中石化自己设计建设的内控制度,从设计、改进、培训、执行到检查落实,费用也是相当可观,增加了制度执行机构和人员,增加了审批环节和相关记录资料等,给企业增加了较高的成本。5.由于内部人员素质不高,或不能很好执行,以及内部人员串通作弊、蓄意营私舞弊,会导致内控制度失去应有的效能,因而,内控制度不是万能的。
三、将内控制度融合于企业管理制度的实践与探讨
(一)内控制度执行中存在的问题
通过比较看出,内控制度是企业管理制度的有机组成部分,不是对企业管理制度的否定,而是完善和强化。但多数企业在内控制度的执行中,为了突出内控制度的目标,自觉或不自觉地把内控制度与企业管理制度割裂开来,形成新的问题:一是出现与原有企业管理制度重复、重叠、关联交织,甚至冲突;二是增加管理机构和运行成本;三是造成概念误区,认为内控制度是另一套制度,消耗管理者精力。因此,有必要在发挥内控制度优点的基础上,通过完善企业管理制度,实现二者的融合。
(二)对二者融合的探索及效果
为使内控制度融合于企业管理制度中去,我们从以下几方面进行探索,实现了内控制度与企业管理制度的有效融合。1.摸清制度家底,评估经营风险,选择高风险领域,按内控制度管理模式强化企业管理制度建设。企业的风险来源于市场风险、决策风险、经营风险、控制风险和法律环境风险等。通过对各类风险进行评估,选择风险较高的流程和环节,重点进行制度建设,以规范的企业规章制度防范风险发生。2.内控制度与企业管理制度相互适应修改。特别是修订企业管理制度时,借鉴内控制度的严谨性、程序性、系统性的优点。将企业管理制度进行分类,对于程序性的制度,参照内控流程格式进行制度修订。如河南油田修订2010年版企业管理制度时,参照内控制度,按照统一的格式,制定各经济业务流程矩阵,使企业管理制度与内控制度在形式和要求上趋于一致。对于非程序性的配套制度,制定各类制度的标准格式模板,统一制度名称规范、内容规范、格式条文规范等,使管理制度、业务流程矩阵、制度适用的法规依据三部分相互结合,组成制度体系,达到制度建设规范化的目的。在修订内控制度时,依据企业管理制度的基本规定,符合企业特点,避免与企业管理制度冲突,直至达到一致性。通过相互修改完善适应,使内控制度镶嵌于企业管理制度体系中去。3.完善提高企业规章制度,使企业管理制度完全适应内部控制和法律法规的要求。在企业管理制度修订中,积极吸取内控制度强化风险控制、经济业务与事项的信息沟通、检查评价、岗位分离与权限指引控制等好做法;使企业管理制度体系完整、目标明确、执行有力、控制有效、检查有度、考核到位。对企业管理制度进行分类,如:生产运营类、管理支撑类、监督保障类等,加强对高风险类业务的节点控制,细化高风险类业务制度的监控力度,使企业管理制度不仅完全满足内控制度的五项目标,而且达到其它管理需求,使内控制度有机融合于企业管理制度。4.提高企业管理制度的执行力。吸收内控制度执行的好做法,把企业规章制度的执行力、执行率列入定期绩效考核体系中去,防止制度执行逐级弱化的情况。制度管理部门要定期检查为防止高风险发生的制度执行情况,定量考核;专业管理部门对分管制度定期检查执行情况,并给与考核,使企业管理制度得到全面贯彻执行。5.归口制度管理部门,防止制度冲突,降低了管理成本。例如:河南油田井下作业处将内控制度由财务部门管理调整为经营管理部门管理,实现制度由同一部门管理,避免政出多家,有利于内控制度与企业管理制度的协调,有利于相互适应修改,有利于二者融合为一。
(三)实现二者融合的意义
内控制度是企业管理制度体系的一个重要组成部分。不论是上市公司还是国有大型企业,通过归口内控制度管理部门,吸收内控制度的管理优点,优化和完善企业管理制度,是完全可以实现二者的融合。将内控制度融合于企业管理制度,一是能够满足内控目标需要,二是避免了制度的重叠与冲突,三是降低重复劳动和执行成本,四是避免制度僵化,降低制度执行矛盾,五是落实以人为本的科学发展观,注重人在管理中的首要作用。内控制度不是万能的,发生舞弊行为的许多上市公司,虽然已经实施了内控制度,但并不能完全规避内部人员串通作弊、蓄意营私舞弊的风险。
四、结论与建议
实施内控制度,是近年来世界性经营风险加大,社会诚信危机的产物,在一定时期内强调内控制度建设具有一定的现实意义。但是,将内控制度与企业管理制度割裂又有其弊端,建议将内控制度融合于企业管理制度体系中,提高企业管理制度的有效执行力,才是企业提高管理水平的关键。
参考文献:
[1]财政部等.企业内部控制基本规范.2008.6.28
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[4]企业风险管理及内部控制框架.年度中国总会计师专题培训班资料,2009