时间：2022-08-12 01:04:25
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇办公用品管理制度，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
一、管理的范围
1、固定资产。包括房屋、汽车、微机、文印设备、电风扇、电视机、录放机、摄像机、照像器材、音响设备、通讯设备、食堂设备、办公设备（含桌椅、沙发、文件柜、档案柜）、水电修理工具设备、车辆管理工具及材料。
2、低值易耗品。指使用年限在一年以上且达不到固定资产价值的物品。如桌、椅、计算器、算盘、订书机、装订机、尺子、玻砖、号码机、热水器、体育用品等。
3、办公用品。如：笔、墨、纸张、信笺、水杯、胶水、复写纸、帐本、帐页、香糊等日常办公用品。
4、劳保用品。
5、劳动工具。
二、管理的原则及方式
管理的原则，实行“帐物分开，采购与保管发放分开”的原则。所有办公用品及物资均为办公室统一管理，发放到各科室及个人的由科室指定专人具体负责管理。办公室要逐一登记造册，做到帐物相符。
三、采购发放制度
办公用品及物资由办公室按计划统一购买发放。汽车修理材料由办公室指定专人同驾驶员一同购买。其它科室及个人原则上不准购买报销（办公室同意购买除外）。
四、领用办法
各科室所需的办公用品及物资由办公室领取。机构调整及人员变动要严格履行公物移交手续。
五、配发标准
1、办公用品，既要保证正常工作的需要，又要按勤俭节约的原则配发。
2、每个科室每半年发一公斤茶叶、一块肥皂、一条毛巾、拖把一把、扫把一把；每人每月发5加伦水票一张，半年领发一次。
3、驾驶员十八个月发一套工作服（价值120元）；每季度发肥皂一块、毛巾一条、手套三双，每半年加发洗衣粉一包（500克），毛巾一条。
4、打字员每季度发肥皂一条，半年发毛巾一条，一年发袖套一双。
一、总则
1、为规范公司办公用品采购及领用流程，加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度；
2、本制度适用于公司全体员工。
二、办公用品分类
本制度所指的办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产，分为以下四类：
1、低值易耗品
第一类：如墨盒、硒鼓、碳粉、软盘、刻录盘、复印纸、插座、电源线、计算器、订书机、剪刀、裁纸刀、印台、U盘、移动硬盘等以及办公文具类如：铅笔、橡皮、胶水、胶带、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、抽杆夹、文件袋、文件夹、印油、资料盒、签字笔、笔芯、白板笔、萤光笔、修正液、订书针、尺子、长尾夹、卷笔刀、电池、复写纸、大头针、纸类印刷品等。
第二类：生活及待客用品。如：面巾纸、纸杯、茶叶、水果、烟等。
2、耐用品
第三类：办公家具。如各类办公桌、办公椅、会议椅、文件柜、档案柜、沙发、茶几、饮水机、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。
第四类：办公设备类。如电脑、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪、电视机、摄像机、照相机、移动硬盘、电风扇、音响器材、电话机等。
三、办公用品申领流程
1、第一、二类办公/生活及接待用品的申领流程
需求部门登记(预算内)综合管理部采购需求部门领用建立办公用品领用台帐
2、第三、四类办公用品申领流程：
需求部门填写《办公用品需求申请单表》需求部门部长审核(签字)分管领导审核(签字)询价总经理审核(签字)综合管理部采购领取发放，同时建立领用台帐，记载各部门领用情况。
3、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
四、采购原则
1、所有办公用品的采购、发放、管理工作，由综合管理部统一负责，严禁其他部门自行组织采购。
公司各部门所需的常规办公用品、低值易耗品等预算内办公用品，由综合管理部相关责任人根据库存量及月使用量，按月采购，采购时间为每月20日，遇特殊情况进行调整。请各部门有特殊需求的，须在每月20日前申请，逾期则下月采购。
2、综合管理部负责办公用品的采购和日常管理。
当库存低于一定数额时，应及时补充；综合管理部部长负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购；财务融资部负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账。
3、各部门所需预算内临时性非常规急需的低价物品可经部门部长审核同意后，由使用部门配合综合管理部先行采购，事后做好手续补办工作；预算内非常规及高价办公用品、设备由需求部门向分管领导申请(注明品牌、规格、型号、价格及用途)，申请通过后由综合管理部采购，若遇预算外急需高价办公用品、设备，由需求部门提出申请，经分管领导、总经理批准后转综合管理部进行采购。
4、综合管理部采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。
5、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制订格式、规格，由部门经理协调综合管理部统一印制。
6、各部门需要办公用品价格较高、数量较大、品种较多的(如各种会议和大型活动)，至少提前5天做出采购计划，经分管领导、总经理审批后，由综合管理部负责采购。
7、对专业性物品的采购，由使用部门协助综合管理部共同采购。
8、全公司常规办公用品费用每月不得超过人民币2000元，若因人员或业务量增加导致费用超标，则报请总经理审批进行调整。
9、总经理对综合管理部的办公用品采购管理实施严格监督，发现问题应及时纠偏。
五、采购审批程序
1、申购人填写《物品申购单》申购部门部长审批分管副总审批总经理审批董事长审批综合管理部采购
2、综合管理部依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划后进行采购。
3、在办公用品采购过程中，如有违纪违法行为，要依纪依法予以追究。对于账物不符，记录混乱，工作不到位的人员，给予批评教育，情节严重的，按照规定给予纪律处分。
六、核销
1、办公用品采购后，综合管理部负责验收、核对，确认无误后登记入库；
2、采购物资时，采购人员须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，采购人员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；
3、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，经财务副总、总经理、董事长审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。
七、办公用品的保管
1、保管人员核对购物清单后，对购回的物品登记，按照保证质量和方便取用的原则，分类存放。防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失，确保办公用品的功用和性能。
2、保管人员要定期对库存物品进行盘点，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，向综合管理部部长汇报，及时编制采购计划，按规定采购，保障供给。
3、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。
4、办公用品在使用过程中出现故障时，应及时通知综合管理部组织维修。
八、领用和发放
1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》并确认签字，且按照《办公用品领用登记表》发放办公用品，并做好出库登记，建立台账留存备查。
2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由综合管理部统一调换或回收；
3、使用人在使用办公设施时，应严格按照要求进行操作，并注意日常保养维护。对因个人工作失误、非正当使用而造成办公用品出现重大耗损的，将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失；若被认定为人为损坏的，应由责任人照价赔偿并追究相关责任。
4、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
5、使用部门和个人直接负责办公用品的日常保养、维护及管理。凡属各部门员工内部共用的办公用品由部长指定专人负责保管，丢失和人为损坏由部长负责。
6、员工离职时，应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由综合管理部确认核实后，方可办理离职手续。
九、登记和管理
1、综合管理部建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；
2、财务部须会同综合管理部定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符；
3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；
4、综合管理部须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
5、办公用品报废处理。非消耗性办公用品因使用期限到期，需要做报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部长审核，并报分管领导批准后，使用人将报废办公用品交回综合管理部，由综合管理部会同财务部门办理报废注销手续。
十、附则
1、本制度由综合管理部制定，经总经理审批后予以实施。
2、本制度解释权和修订权归综合管理部所有，根据实际情况，综合管理部将定期对本制度进行修订。
3、今后若有未尽事宜，由综合管理部另行发文通知。
4、本制度自颁布之日起实施。
附件1
物品申购单
申购部门
申购时间
申购物品名称及型号
数量
预算（元）
申购事由
申请人
申购部门负责人
分管副总
总经理
董事长
附件2
办公用品领用登记表
领用时间
领用物品
数量
领用部门
第二条办公用品、低耗物资集中采购配送是指学校委托国有资产管理处以招标采购方式确定供货商，集中配置货物、分别送达、统一结算支付的行为。
第三条校内各单位使用学校事业资金采购办公用品、低耗物资均适应本办法。校内实行企业化管理的单位应参照本办法制定相应办法，报国有资产管理处备案后，自行组织实施采购。
第四条办公用品、低耗物资集中采购配送管理坚持实事求是、满足需要、勤俭节约、提高效益的原则。
第五条集中采购配送物资范围：
（一）办公用品指办公文具、纸张、墨盒等办公所需物品。
（二）低值品指单价100-500元（不含500元）的仪器仪表、工具量具、科教器具、电子产品（U盘、移动硬盘、电话机、打印机、刻录机、收录机等）、电器产品（电风扇、电暖器等）等物品。
（三）易耗品指玻璃器皿（投影机灯泡、各种灯具等）、元件、零配件（用于升级和更换的CPU、主板、硬盘、内存条等计算机配件等）、窗帘、打印机硒鼓等物品。
第六条物资采购遵循公开、公平、公正的原则，由学校统一组织招标，确定物资供货商，签订供货合同，公告物资采购的具体名称、规格、型号和单价（以下简称“物资采购清单”，由国有资产管理处统一编制）。
第七条物资采购实行计划管理，采取集中申购、分别送达、统一结算支付的方式进行。
（一）各单位按照学校年度物资设备购置计划编报要求，编制年度办公用品、低耗物资购置计划，并按计划申购物资的品种、数量、规格、型号、金额等安排支付预算。办公用品、低耗物资购置经费在各单位相关经费中列支。
（二）学校每年集中两次安排办公用品、低耗物资采购配送，具体申购期为每学期期末前三周。各单位应在每学期期末前三周内在公告的“物资采购清单”上选择并确定具体申购所需物资的名称、规格、型号、数量，报国有资产管理处；国有资产管理处审核汇总“物资采购清单”后向供货商下达“供货单”备货，供货商按照“供货单”分别在每学期开学三周内将物资送达各申购单位；各单位物资设备管理员验收所供物品的数量、规格、型号，审核付款金额，在“供货单”（一式四联）上签字后，开具“用款单”；国有资产管理处汇总审核签收的“供货单”和“用款单”后与财务处统一结算，付款给供货商。
（三）申购期以外由于工作特殊需要和物资存量不足需临时采购的物资，可按上述程序另行向国有资产管理处申请购置配送。
第八条加强物资供应使用管理，定期清查存量，做好相关帐务核算管理工作。
（一）国有资产管理处定期对供货商所供商品的价格、质量和服务等进行监督检查。各单位对商家供货中存在的问题有相应的记录，对不认真履行供货合同、服务质量达不到合同要求的供货商，国有资产管理处将按学校招标管理办法的规定取消其供货资格。
（二）各单位应加强对物资申购计划、验收结算及发放、库存和报废等全过程的管理。对在编制计划、申购物资中发生差错导致采购回的物资不能使用，未严格验收入库和发放手续以及库存物资管理不善造成损失的，物资设备管理人员和单位分管负责人要承担管理责任。
（三）学校对办公用品和低耗物资实行一级核算、二级管理制度。
国有资产管理处对办公用品、低耗物资设置总帐和分户帐，进行量价核算控制和管理。
各单位对办公用品设置收发登记薄，做好收发物品管理；对低耗物资应按国有资产管理处的要求设立二级分类明细帐进行数量核算并依据有关凭证做好增减记录。
国有资产管理处定期与各单位对低耗物资进行帐、物核对，做到帐帐相符，帐物相符。
对报损、报废的低耗物资各单位应及时报国有资产管理处办理有关帐务核销、报废物品回收处置工作。
第九条由于工作需要，对于招标供货商不能供应、购置金额较小的物品，可以报经国有资产管理处审核同意后自行采购，财务处依据国有资产管理处审核同意的购置清单办理报销、支付手续。
第十条本办法试行期间，对个人科研项目和学院自行组织的其他办学所需的办公用品、低耗物资购置，暂按原采购方式进行。
【关键词】高校 办公用品 管理 建议
近年来，高校办学的规模和层次不断在提高，相应地高校办公用品的数量和种类也日趋扩大，成为学校资产的一部分。以一个中等规模的文科院校为例，每年用于办公用品购置的费用近千万元。在办公用品中，除了单位价值比较高的固定资产以外，更常见的办公用品，如办公文具、打印纸、U盘、录音笔、扫描仪、碎纸机、硒鼓等，具有种类多、单价相对较低、需求数量大、购置分散且频繁等特点。目前高校对这类办公用品大多采用各部门“自用自购、以报列支”的模式，财务部门仅对经费总额进行控制，尚存在管理空白。为此，我们采用向相关人员发放问卷的调查方法，了解办公用品管理的实际情况，并据此提出相关改进建议，以促进完善高校办公用品的管理水平。
一、研究设计
1.问卷设计。本研究主要通过发放调查问卷的方式来收集相关信息，并利用MS Excel对调查数据进行分析。问卷由三部分组成：一是被调查者背景信息；二是办公用品采购与付款流程，涉及请购、具体采购、验收与付款等环节；三是办公用品使用及保管，涉及领用手续、保管与盘点。
从内部控制角度将问卷内容归类，办公用品采购与付款流程调查主要侧重于职责分工、信息传递程序控制和实物控制；日常使用及保管主要侧重于职责分工、实物控制。
2.调查方法。我们选取了上海某高校为本次问卷调查单位。为了保证一定的广泛性，调查范围为该校所有院系、机关和教辅部门，分别向部门领导、办公室主任、办公室工作人员等各类教职员工发放了问卷。本次调查共发放问卷107份，回收71份，总回收率为66.4%。通过对回收的问卷进行检查和审核，最终得到有效问卷69份。有效问卷分别占回收问卷和发放问卷总数的97.2%和64.5%。
二、调查结果与分析
（一）办公用品管理制度
根据被调查者所在部门的性质，分类汇总结果如下：院系（有书面管理办法占52.63%，有口头管理办法占36.84%，无管理办法占10.53%）；机关、教辅部门（4.08%，73.47%，22.45%）；合计（17.65%，63.24%，19.12%）。可以看出，该校的院系、机关和教辅部门大部分制定了办公用品管理办法（占比80.89%），但以书面形式制定管理办法的只有17.65%，其规范性和完善性还有待进一步改善。
（二）采购与付款流程
1.请购环节。请购是采购与付款流程的起点，涉及的风险点主要有：只有得到授权的人才能提出采购申请；提出采购申请与批准采购申请相互独立，以加强对采购的控制；批准请购与采购相互独立，以防止采购时购入过量或不必要的用品。针对以上风险点，调查问卷相应设计了3个问题。将调查结果按被调查者所在部门性质统计的结果表明，有三分之一制定了书面采购计划，其中院系制定书面计划的比例为50%，远高于机关和教辅部门的26.5%，这主要与院系对办公用品的需求量较大有关。在采购方式上，选择全部由办公室集中采购的占62%，与预期基本相符。问卷还对采购渠道进行了调查，网络采购（55.22%）和电话采购（23.88%）成为办公用品采购的主流方式，传统的现场采购比例则较低。相应地，采购源也多来自史泰博、京东商城、1号店等电子商务网站，另有部分来自校内教育服务中心及校外周边超市。在请购审批中，近九成的被调查者都选择了有审批环节，但能够做到有书面请购单的只有一成，绝大多数为口头汇报。
2.采购环节。包括询价、订货、签订合同等环节，涉及的风险点集中在职责分工上，即询价、采购审批、合同签订相互独立，防止虚列支出。统计显示，近八成的被调查者在办公用品采购中都有向2家以上供应商进行询价谈判的做法。但在确定供应商环节，院系与机关、教辅部门超过半数都是由询价人员自己确定供应商，未能较好地执行询价与确定供应商职责分离。采购订立合同的比例为41.63%。整体来看，院系在具体采购环节的表现要优于机关、教辅部门。
3.验收付款环节。验收付款环节的风险点主要有：实物控制，对实际收到的商品进行验收；职责分离，采购与验收相互独立，确保实际收到的商品符合订购要求；信息传递控制，对付款进行审核。调查结果按被调查者所在部门性质进行统计，被调查者对实际收到的商品均有验收行为，但留有书面验收记录的比例只有30.77%。且验收人员九成以上为采购人员，在不相容职责方面未得到有效分离。付款环节能够做到审核后付款的比例达到52.38%。院系在付款环节的规范性要优于机关、教辅部门，审核后付款的比例达到了75%，而机关、教辅部门只有44.68%。
（三）领用与保管
办公用品验收入库的风险点主要涉及：职责分工，保管与记录相互独立，防止篡改记录、财产流失；授权程序，领用须经过批准，防止多领或被盗；信息传递控制，设置台账对进货、领用、结存情况及时反映；实物控制，定期盘点，将账面结存数与实际库存数核对，做到账实相符。调查结果表明，在领用手续上，只有不到7%的被调查者通过填写书面领用单，经批准后领用；超过一半的被调查者可以无须批准随时领用办公用品，这表明在授权程序上还有很大的改善空间。信息传递控制上，无登记簿的比例占了将近50%，规范性做得不够好。院系设立台账要比机关、教辅部门规范，调查显示其有进货、领用情况登记簿的比例达到了53%，而机关和教辅部门只有19%。在部门设立台账的调查中，由保管人员登记台账的比例达到了85.29%，在院系中，这一比例更是达到了百分之百，这说明对办公用品保管与台账记录职责相互独立的重视程度还有待提高。在实物控制上，有定期或不定期盘点的比例占75%，院系在实物控制中的表现好于机关、教辅部门。
三、管理建议
（一）加强制度建设，规范管理流程
健全的制度是规范管理的基础。但不少人认为，办公用品单价不高、较为零散，加强办公用品的管理显得小题大做。这种认识存在着误区，办公用品虽然零碎，如得不到妥善管理，滋生的浪费、舞弊日积月累也将对学校的财务管理带来很大的负面影响。
加强办公用品管理制度的建设，首先要明确管理的目标。办公用品的管理应以服务高校事业为宗旨，以勤俭节约、防范舞弊为目标。勤俭节约杜绝浪费，就要在制订计划时详细分析库存的现状、采购的性价比，避免盲目采购；防范舞弊就要求对办公用品管理的各个环节考虑风险点，设置控制程序。其次要注重制度的全面性。办公用品管理制度应当包括对制定计划、采购方案、验收入库、领用授权、日常保管、内部监督等全过程的管理，以上程序缺一不可。制度设置后，可通过内部审计部门实施“穿行测试”来审验制度是否健全以及可执行能力。最后要注重制度的可操作性。要结合高校的实际情况，具体问题具体分析，制定科学规范、操作性强的制度。内部控制的设置会带来管理成本的上升，因此也应考虑如何避免繁琐，做到简明实用，方便相关人员遵照执行。
（二）加强采购与付款环节的管理
请购环节调查显示，仅三分之一的院系、机关和教辅部门制定了办公用品书面采购计划；仅10%的院系、机关和教辅部门对办公用品采购设置了书面请购单。本文认为，高校的院系、机关和教辅部门在办公用品采购中有必要对大额、集中的采购制定书面采购计划，并在预算申报中体现，杜绝盲目、随意性采购。同时应设置书面请购单，明确在请购中的审批权限、手续，建立有关流程。
采购实施环节目前主要存在的问题：由询价人员自己确定供应商。询价与确定供应商属不相容职务，由同一人担任，可能产生舞弊风险。本文认为，高校的院系、机关和教辅部门在办公用品具体采购中应至少保证两人以上参与，对询价与确定供应商、采购与订立合同等环节做到职责分离、相互制约。
验收付款环节主要存在的问题：由采购人员负责验收，缺乏书面验收记录。采购与验收由同一人员担任无法做到职责分离，可能出现采购人员与供应商不正当交易、供应商提供劣质产品、“以次充好”等现象。本文认为，高校的院系、机关和教辅部门应设置专门的验收人员，与采购人员相分离，并对验收情况做好书面记录。
（三）加强领用与保管环节的管理
日常管理环节包括物品领用、保管两个方面。从调查结果来看，在领用与保管环节中主要存在的问题为：领用审批形同虚设、无有关资产台账、忽略盘点等。在办公用品的领用、保管环节中，首先，应完善领用审批手续。高校可结合实情，设置统一的领用单据，领用者凭授权人签字授权的领用单，向保管人员领用，防止领用中的铺张浪费等。其次，应建立办公用品台账，对办公用品的进货、领用、报废、维修情况均应记录。调查显示，有的院系、部门虽然设立了领用登记簿，但仅对领用情况进行记录，无进货等记录，信息不完整，直接影响对结存数的管理。最后，应加强办公用品的盘点工作，定期盘点，将账面结存数与实际库存数核对，做到账实相符，保障资产的安全性。
办公用品的管理是高校财务、资产管理的重要组成部分。一叶知秋，一个学校办公用品的管理水平，显示着学校的整体管理水平。只有不断探索、总结经验，才能进一步规范高校的办公用品管理，从而为高校事业发展提供坚实的后盾。
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为了强化工程项目管理，统一办公用品规格，节约经费开支，提高经济效益，现制订项目部办公物品管理制度如下。
一、项目部办公物品的申请
项目部根据办公物品需要情况以及消耗水平，填写办公物品采购预算表，由项目经理、＊＊＊＊总经理签字后交办公室。如果办公物品需要指定某种特定规格，或者未来某种办公用品的需要量将发生较大变化，也一并向办公室提出。凡指定办公物品规格、数量、购买单位或超出统一配发标准的，须由项目部以书面形式提出申请，报＊＊＊＊总经理审批。
二、项目部办公物品的采购
项目部物品由办公室按照统一标准和数量进行采购。凡指定办公物品规格、数量、购买单位的，持总经理签字后的申请书和采购预算表，由办公室按照成本最小原则采购。
三、项目部办公物品的领取
项目部办公用品采购后，由项目部指定专人对品种、规格、数量、质量进行检查验收，经核对无误后分别在《固定资产领用登记表》或者《在用低值易耗品清查明细表》上签字领取。
四、项目部办公物品的费用支出
项目部办公物品费用由＊＊＊＊统一预支，纳入工程建设成本，项目竣工时予以结算。
五、项目部办公物品的保管
项目部办公物品由项目部按照＊＊＊＊固定资产或低值易耗品管理的要求进行日常管理和使用。
六、项目部办公物品的盘存
项目部办公物品应由项目经理负责定期清点，清点要求做到账物一致，如果不一致必须查清原因，然后以书面形式向＊＊＊＊总经理和分管副总经理进行汇报，同时通报办公室，重新调整在用物品清单，使帐物保持一致。工程竣工后项目部解散时，由办公室指派专人负责登记、检查、检收和管理。
七、项目部办公物品的持有量调查
办公室必须对项目部所拥有的办公用品尤其是低值易耗品进行调查，调查内容为项目部所报统计数据是否与项目部领用记录相一致、办公用品采购预算表是否与实际数量一致，并定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)做出统计，向＊＊＊＊总经理及项目分管副总经理报告。
关键词：煤炭企业；成本控制；管理措施
针对当前煤炭行业的形势，从各方面加强各项费用支出的管控与考核，制定了加强办公用品制度管理控本降耗，把好成本的源头关实施降本增效，本着勤俭节约和有利于工作的原则，规范公司办公用品的管理与使用等各环节，深挖内部潜力，减少铺张浪费，坚持精打细算，减少开支，通过实施全面预算管理，努力实现满足各部门办公用品的使用要求，扎实提高节能降耗促进办公用品的合理化实用，充分运用内部市场化杠杆作用，调动全员的成本管理积极性，提升员工节约意识。
一、消耗性办公用品交旧领新管理制度
以往的管理是根据各部门部室人员每月进行发放，有时发放的数量不够正常办公使用（因每个部门或部室工作性质不同），还得需要再到办公室领用办公所需用品，而现在是对消耗性办公用品执行交旧领新制度，建立交旧领新台账（交旧领新制范围包括计算器、订书机、笔芯、文件夹（盒）、笔记记录本、档案袋、鼠标、键盘、墨盒、拖把、公司印刷品、复印纸、胶水瓶、纸篓等），以上消耗性办公用品领用时，由领用人填写消耗性办公用品使用表，消耗性办公用品使用表，要有使用部门或部室负责人签字方可到办公室领取，办公室每月对领取表进行统计并装订，办公室按照领用表情况做为下帐依据，以备后查。大头针、曲别针注意回收复用，非正式的文件或初稿，利用废稿件的背面打（复）印，提倡了节约之风、精打细算之风。严格控制了非生产性支出。
二、设备性办公用品管理制度及维护
为了保证办公设备合理的配置和使用，更好地服务于各部门或部室的各项工作，制定了设备性办公用品的管理制度和维护办法。
1.设备性办公用品分类定义属于固定资产类，真对设备性办公用品进行了分类及以下管理制度及措施（设备性办公用品分类如下：办公桌（椅）、文件柜、电话机、传真机、打孔机、复印机、打印机、碎纸机、电脑、空调、投影仪、汽车等），以上物资的实用与管理上，让员工自觉爱护各类设备性办公用品。例如办公桌（椅）等凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成办公设备损坏且不能维修的，按照管理办法程序进行报废处理，报废处理并制定了方案，一是由使用部门或部室填写设备性办公用品报废申请单，并由部门主管签字确认。二是由使用部门或部室将设备性办公用品报废申请单报行政部审批，审批后交财务部审核并进行账务处理。三是由主管领导审批，审批后办理报废手续，然后再办理新的领用手续。如有不正当使用或使用不合理而造成损坏的照价赔付，如有不赔付的按工资两倍的价格从当月工资中扣出，如价格较高当月工资不够赔付的逐渐扣出，直到扣出赔付标准为止。
2.设备性办公用品的维护设立专人负责制度，统一管理及不定期对各部门或部室检查，维护好公司设备性办公用品，避免维护不及时给公司带来损失。一是对电脑进行不定期的检查，检查过程中如发现私自更换配置或私设IP地址影响公司网络正常运行的，对其违反者按照公司的员工奖惩办法进行处理。二是对打印机和复印机的维护，打印机和复印机虽然是设备性办公用品，但也是属于比较贵重的易耗易损类办公用品，将会不定期的进行维修与维护，每一部门或部室都应该爱护使用，按照程序操作实用，打印机和复印机在使用过程中如果发生不正常使用并损坏的，按照公司的员工奖惩办法追究使用人的责任。发生意外情况造成办公设备损坏的除外。三是对下班后或外出及长时间离开办公室，必须确认电源是否关闭，如发现一次扣除当天工资。因没有确认电源是否关闭，给公司造成损失的视情节情况进行处理，意外情况造成的除外。
三、工作作风制度
办公室的保密制度也尤为重要。网络虽然发达，但是也不能单注重网络的泄密，同时也要注重传真机的作用，可以说传真机接收的每一份资料都关系着公司的切身利益，特对传真机也做出了相关管理制定，建立传真签收、登记台账，并进行立档备案。一是对传真机不定期检查，检查接收传真或对外发放传真时是否有记录，记录是否完整。接收传真应建立单独的传真登记记录台账，接收的每一份传真都应有传真去向，是否送达了相关领导、相关部门或部室，是否送达后有相关领导、相关部门或部室的签字，避免造成工作上的漏洞，严重的可能给公司带来不必要的损失。二是对外发传真，对外发传真也建立了单独的传真登记记录台账，对外发传真时需经相关领导同意并签字，避免公司机密文件的外漏而造成不必要的损失。确实出现严重问题的移交司法机关。
第一条为加强中铁局项目后勤和办公室用品管理，合理控制
费用开支，规范局办公用品的采购、使用、保管、发放、费用分摊及报销等工作，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据局实际情况，特制定本办法。
第二条适用于中铁局项目后勤组及办公室
第二章细则
第三条办公用品范围
本办法所称办公用品是指300元以下的日常办公文具，打印纸，易耗及耐耗材等。分为一级消耗品，二级消耗品，管理消耗品和管理耐用品四种。
1、一级消耗品:铅笔，胶水，胶带，钉书钉，签字笔，圆珠笔，笔芯，软皮笔记本，复写纸，标签，橡皮，告示贴，档案袋，拉杆文件夹，修正液，荧光笔等；
2、二级消耗品:名片册，高级笔记本，钢笔，笔筒等；
3、管理消耗品:碳粉，墨盒，填加墨水，硒鼓，复印纸等；
4、管理耐用品:剪刀，直尺，订书机，打孔器，印泥，计算器等。
第四条办公用品管理职能
1、综合干事负责全所办公用品的采购、保管、发放等管理工作，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。
2、各班组设专人负责办公用品计划申报、统一领取以及控制使用，管理部门由综合干事负责计划申报、发放。
3、局办公用品的管理统一归局人事行政部，人事行政部应当于每月月初完成局办公用品使用计划和上月办公费用报表上交局总经理审核。
4、办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类，其中常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用，月初需由各部门负责人(业务组负责人)制定相应的月支出计划，当月的支出应当限定在月初的计划经费之内，如有超支的，需要列出超值的缘由。超支巨大的需做当面解释。非常规费用对应高值管理品一项，高值管理品不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置，人事行政部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交局总经理。
第五条办公物品的申请
1、根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政主管提出。
2、办公用品的采买或者领用申请需要填写《办公用品申请单》。局办公用品的申请自个人为主管及以上管理人员，各级管理人员应当根据自己部门的办公需要，及时地提出采买申请。普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出，由主管统一进行申请。
第六条办公用品的审批
1、在填写《办公用品申请单》后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批
准，审批人是办公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。
2、局赋予部门管理人及以上管理人员以一定价值范
围的办公用品请购的审批权，根据不同的层级，划分出不同类别办公用品的审批权。**负责审批属于低值易耗品的办公用品申请，局副总经理负责审批局各部门所需的属于高值管理品的办公用品的申请。
第七条采购管理
1、填写的《办公用品申请单》在得到批准后，应当交到局人事行政部，由人事行政部统一采买，人事行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
2、在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。
3、订购单：在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。
4、办公室所有办公用品的采购工作，统一在办公室采购领导小组的监督指导下进行。采购领导小组组长由事务管理长兼任，具体采购工作由后勤科组织实施。
5、严格执行采购制度。凡采购物资、商品等必须按局采购规定的标准、程序进行。严格采购审批制度。随用随买的个别零散性采购，一次性采购在在500元以下的，由采购领导小组组长审批；金额在500元以上的，由办办公室主任审批。
6、采购工作要科学、合理，增强透明度。采购前，应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。货比三家，讲价压价，努力达到货真价实，物美价廉。
7、办公用品采购的一般程序为：需用科室向管理部门提出购物申请管理部门按照规定权限办理审批在采购领导小组的监督指导下由后勤科实施采购所购物品交保管员验收、登记入库；采购人和验收人各自在发票上签字有关领导按规定批准权限审签财务科核销。
8、人事行政部要根据局日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，字办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。
第八条办公用品的领用
1、各部门凭《办公用品申请单》可以领用已采购回单位的办公用品，在领用时，领用人应在人事行政部的《办公用品发放表》上签上领取人的姓名和日期，领取人可以是申请人，也可以是申请人制定的使用人，但涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。
2、在令佣人签字领取办公用品时，人事行政部当对领取人做好登记。
第九条办公用品的使用
1、使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
3、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等反复使用；纸张可双面利用，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
4、对于高档耐用办公用品，科室间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；故意造成设备损坏的，直接责任人应赔偿。
第十条办公用品的保管
1、对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属，人事行政部根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围为：电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。
2、因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成重大异常损耗的将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿，其中，责任认定分三等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%、50%、20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据人事行政部事先公布的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出赔偿费用。
第十一条办公用品的报废
局对高值管理品的报废实行审批管理，各部门如有高值管理品顺坏，不能使用的，当依据以下规定进行处理
1、对简单问题的可以自行维修处理，但对有保修服务品且在保修期内的，不得擅自自行处理。
2、可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至人事行政部统一进行处理。
对维修不成的高值管理品实行报废处理，报废应担是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请单》，经人事行政部签字确认后报废事项方可成立。
3、高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。
4、高值管理品在完成报废程序后，从《高值管理品登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。
第三章附则
1、协助经理调查和分析公司目前的人力资源配置情况，为招聘、合理配置、定员定岗、管理层的人事决策等提供依据。
2、协助经理建立特殊人才（如售后工程师、研发人员、海外销售人员等）的储备机制及长期招聘渠道。收集和关注国内知名招聘网站（如智联招聘、前程招聘等）的人才信息。
3、在实际中完善及制订招聘流程及相关表格
4、协助各部门实施招聘。
5、建立招聘档案。
二、培训及考核
1、新进员工岗前培训
制作一份新进员工岗前培训教材。
2、展开在职员工的素质及企业文化培训。
2、协助经理制定绩效考核管理办法，为绩效考核工作的具体实施提供依据。
3、根据公司现有绩效管理制度，开展员工绩效考评组织与实施工作，推行新的绩效考核标准。
4、建立培训及考核档案。
三、规章制度
1、协助经理审核、修订公司各项规章制度。
2、监督及执行公司的各项规章制度。
3、惩罚及奖励制度
按公司出台的各项规章制度，给予违规者相应的处罚。对予应奖励者要做到及时及有据奖励，并公布。
四、劳动关系管理
1、退休
协助经理完善员工退休、资遣管理制度，为办理退休、资遣事项提供依据。
2、辞职
协助经理完善辞职管理制度，为办理辞职事项提供依据。
五、薪酬管理
1、根据公司现状和未来发展趋势，协助经理建立及完善公司科学合理的薪酬管理体系。
2、直接薪酬由基本工资、职务津贴、固定津贴、绩效工资、年终奖金组成。
3、间接工资则由员工福利组成。
六、行政事务
1、车辆管理
协助经理开展相关工作。
2、公章管理
协助经理做好相关审核工作，制作公章使用管理登记薄。
3、办公用品管理及购买
对办公用品要及时做好保养及维护，以保证公司工作的开展。采购办公用品一定要做货比三家，保证物品的实用性及耐用性。
4、会议安排
协助经理安排会议议程及相关准备工作。
5、档案管理
分类编号专人管理公司档案。
6、公司邮箱管理。
准时收发邮件，慎重妥当处理邮件。
7、部门预算
准确、详细登记每月发生的费用，按要求提交每月预算。
五、其他事务
1、证照的申办、年审。
协助经理进行资料准备及提交工作。
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