高校人事档案信息化管理研究

绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了1篇高校人事档案信息化管理研究，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！

高校人事档案信息化管理篇1

高校人事档案是重要的信息资源，客观反映了教职工教育经历、工作经历、政治面貌、个人信息、所获荣誉和任职单位等信息，是学校招聘、评选优秀教师的重要依据。随着“双一流”计划的提出，高校加大了教师招聘力度，促进了教师流动，给人事档案管理带来了一些挑战。高校档案管理人员要树立信息化工作思维，实现人事档案信息共享，及时为人事部门、学校领导提供教职工信息，为人事部门招聘和学校决策提供更加准确的依据，发挥人事档案管理工作重要作用。

一、高校人事档案管理信息化建设内涵

人事档案是指由人事、组织、劳动等部门在人员考核管理基础上形成的特殊档案，能够记录全体教职工的信息，包括教学经验、社会关系、业务能力等，同时也记录了全体学生的学业成绩、参与各项活动取得的成就等。从以往人事档案管理来看，多采用纸质档案管理，不易保存且更新难度大，给人事档案管理工作带来了很大困难。信息化背景下，高校要进一步改革人事档案管理模式，充分发挥信息技术的优势，建立安全可靠、具有强大的信息共享功能的人事档案，不但能实现信息存取、应用的高效化，而且能加快档案转递速度，做好线上申请、异地通办等基础服务。人事档案信息化管理过程中，借助各项信息技术能节约人力成本，同时有利于调整人事管理结构。

二、新时期高校开展人事档案信息化管理的重要性

（一）有利于保证人事档案完整性

人事档案记载了教职工个人信息、教学情况和师德师风等数据，是高校选拔优秀教师、干部的重要标准，因此要确保高校人事档案信息的准确性和完整性。纸质人事档案由人工填写档案信息，容易出现手写失误或涂改，很容易破损，影响人事档案信息准确性和完整性。高校档案管理人员可以建立电子人事档案，做好纸质档案数据备份，还可以实时更新人事调动、教师荣誉等信息，方便各个部门线上调阅人事档案，避免对纸质档案造成损坏，从而确保高校人事档案信息的完整性和准确性。

（二）有利于提升人事档案管理和利用效率

高校要把“互联网+”思维融入人事档案管理工作中，构建数字化人事档案库，构建人事档案智能化管理模式。档案管理人员可以把全校教职工人事档案信息录入系统，把电子档案上传到数据库中，方便各个部门调阅人事档案；也可以在管理平台上自动检索人事档案，快速搜索需要查阅的人事档案，帮助管理人员快速查找目标档案，并及时更新人事档案相关信息，提升高校人事档案管理和利用率。

（三）有利于推动高校人力资源管理改革

人事档案是高校人力资源管理工作的重要组成部分，是高校招聘、职称评审和晋升考核的重要参考依据，是一项基础性、服务性工作。高校档案管理部门要与行政部门积极合作，及时录入新入职教职工人事档案信息，与行政部门联合管理数字化人事档案平台，划分人事档案管理权限，保证人事档案信息准确性、完整性和实时性，为人力资源管理提供科学依据。

三、高校人事档案信息化管理现状

（一）资金投入少，未能支持信息化管理平台的建设

现阶段，一部分高校在人事档案信息化管理过程中投入的资金比较少，不利于为信息化管理平台提供必要的资金支持，同时也影响了人事档案信息化管理工作实效。还有一部分高校虽然重视信息化管理平台的建设，但不注重资金的分配，未引入高质量的管理设备，一定程度上影响了整个信息化管理的进程。

（二）信息化建设不到位，无法实现资源共享

目前部分高校在档案信息化管理过程中仍采用传统的手工整理方式，不仅不利于更新档案信息，也不利于实现资源共享，如保存不利也容易造成信息丢失。虽然有部分高校建立了信息化管理系统，但为强化安全保护工作，导致大量信息流出，不利于保护信息安全。信息化建设任务繁重，工作实效难以保证，人事档案信息化管理过程中部分人员面临繁重的工作任务，不仅需要利用文档处理各种数据，还要做好数据的安全防护工作，对电子文件进行转换升级等，面临很大的工作负担，且部分人员按照传统方法进行档案管理，无形之中增加了工作量，且工作实效也难以保证。

（三）信息化管理要求比较高，管理人员素质参差不齐

档案信息化管理对于管理人员的管理能力有很高要求，不仅要有很强的信息处理功能，而且要利用信息技术做好用户信息的关联工作，充分发挥数字化技术，网络技术、现代管理技术的作用，结合人事档案管理工作现状优化管理模式，提升管理效果。但从实际情况来看，部分管理人员信息化素养低，不熟悉信息管理方法，对数据库生产与服务技术也不了解，不仅不利于调动自身的工作积极性，对于整个人事档案信息管理工作也产生了很大影响。

四、新时期高校人事档案信息化管理策略

（一）增加资金投入，构建信息化管理平台

高校要积极构建智能化、多层次电子档案管理平台，立足学校需求研发档案管理信息化平台，建立智能化线上管理平台，把现代设备和人事档案管理系统衔接起来。首先，高校要设立专门的人事档案室，配置扫描仪、计算机和打印机等设备，为智能化人事档案管理奠定良好软硬件基础，减轻档案管理人员工作负担。例如，管理人员可以运用扫描仪扫描纸质档案，仔细审核档案相关信息，确认无误后可以把信息录入电子档案系统中，方便人力资源部门、学校领导查阅教职工档案。其次，高校要积极建立数字化人事档案库，运用图片、文字、视频等方式展示教职工履历、个人情况等，并及时更新相关信息。例如，档案管理人员可以定期了解校内职称评审名单、教学技能大赛获奖名单等，或者和人力资源部门、各个专业教研室进行沟通，及时掌握教职工相关信息，以便及时更新教职工人事档案信息，真实记录教职工所获荣誉、处分以及师德师风等数据，进一步提升人事档案管理水平。

（二）构建人事档案信息网站，助力资源共享

人事档案信息网站的构建能够融合多种资源，同时也方便相关部门及时调用这些信息。在此过程中，高校可进一步优化局域网设置，借助局域网构建档案信息网络化管理系统，借助网络实现信息共享，在此基础上为领导提供一手资料，使人事档案信息更具时效性。为进一步优化人事档案信息网站，高校还要与其他学校建立合作关系，聘请专家指导，完善基础设施建设，优化信息网站功能。与此同时，高校还要与各个科研单位取得联系，获取高新技术的支持，实现海量信息的高效提取，提升人事档案管理的信息化水平，相关人员只要输入关键词就能获取多元化的信息，在此基础上实现资源共享。高校也要着力于解决管理权和使用权的问题，做好使用者身份认证，不向未进行身份认证的用户提供所需信息，避免信息泄露。另外，高校要进一步优化档案的安全保护体系，可采取内外网物理隔离、数据备份、数据加密和设置防火墙等多重防护措施进行防护，避免黑客攻击产生的信息丢失，全面保障档案信息安全。

（三）强化专业性人才培养，提升档案管理实效

客观来讲，要想实现高校人事档案信息化管理，首先要从人才入手，培养高素质的人事档案信息化管理队伍。在此过程中，高校要组织相关人员定期学习档案信息化管理的相关知识，改革管理理念与知识结构，不断为自身充电，构建更为完善的管理系统。人才培养过程中，还要注重跨学科教育，鼓励多个学科的教师共同交流档案管理工作，如计算机领域的专业教师、物联网领域的专业教师、人事管理领域的专业教师等，构建高质量的教师队伍，切实提升人事档案信息化管理实效。其次，要进一步优化人才队伍，选择中青年、有潜力的人员进行培训，促进新老教师交流，积累更多的人事档案管理经验，加快信息化管理的进程。此外，高校也要定期组织档案管理培训，系统性讲解人事档案信息化管理平台操作技巧、档案管理基本职业素养等知识，打造一支专业性强、责任心强的档案管理团队。首先，高校要定期举办档案信息化管理培训，邀请企业档案信息化管理平台研发人员、计算机专家担任讲师，组织人事档案信息化管理考核，并把考核结果纳入年终绩效考核体系中，从而提升档案管理人员信息化素养。例如，学校可以邀请企业技术人员开展培训，让他们讲解人事档案信息化管理平台技能，并为教师们进行现场操作演示，讲解大数据、云计算等在信息化管理平台中的运用，进一步提升档案管理人员信息化管理平台操作能力。其次，学校要组织档案部门内部选拔活动，选出专业素养高、信息化素养突出、职业道德素养出众的档案管理人员外出培训，让他们与其他高校档案管理人员一同学习，让他们参与人力资源管理培训，督促他们学习信息化人事档案管理技术，从而提升高校档案管理部门专业素养。

（四）构建数字化数据库，完善人事档案数据

高校要积极构建人事档案数据库，把纸质档案转化为电子档案，保证人事档案数据准确性和实时性，方便其他部门查阅档案，打造智能化、便捷化人事档案管理模式。首先，高校要构建电子档案库，规定电子档案标准，如录入教职工教育经历、家庭情况、职称评审、带班成绩和课程开发等领域的信息，对纸质档案进行完善，保证数字人事档案数据完整性。其次，学校要设立电子数据库审核、查阅权限，明确各个部门职责，把人事档案管理职责落实到个人，规范人事档案数据库管理流程。例如，学校档案管理部门要设立专业化人事档案信息录入员、审批员和数据库维护人员，明确各个岗位工作职责，保证数字化人事档案库顺利运行。信息录入员要及时录入教职工纸质档案信息，与各个专业教研室、党组织积极沟通，及时更新教职工获奖数据，实时更新电子档案数据；审批员要对录入信息进行核对，及时更正电子档案中错误信息，一旦发现信息不太全面，还要及时补充和完善人事档案相关信息；维护人员要及时更新数据库防火墙，做好数据库安全防火工作，避免数据库遭受网络黑客攻击，做好人事档案保密工作，保证人事档案数据库顺利运行。

（五）健全管理制度，保障人事档案信息安全

高校档案管理部门要抓好内部建设，完善人事档案管理和工作制度，明确档案保密制度，进一步提升高校人力资源管理工作质量。第一，档案管理人员要增强自身保密意识，一方面要保护教职工个人隐私，杜绝随意泄露教职工婚姻、疾病等隐私信息，可以公开教职工教育经历、工作经验和所获荣誉等信息，与学校其他部门共享人事档案信息；另一方面，档案管理人员要提升自身数据安全防护意识，定期更新数据库防火墙、杀毒软件，防止人事档案信息被篡改。第二，高校要制定人事档案保密制度，做好教职工档案信息保密工作，明确各个部门档案管理权限，避免教职工个人信息泄露。例如，学校可以成立档案管理督察部门，组织专业人员不定期抽调教职工档案信息，一旦发现人事档案信息有误，要积极进行修正，并对相关人员进行追责，强化档案管理人员责任意识。此外，高校档案管理部门要对老教职工人事档案进行整理，及时建立电子档案，避免由于纸质档案破损造成信息丢失，进一步提升人事档案管理水平。

（六）确定管理重点，有步骤、分重点推进档案管理信息化进程

从一定程度上来看，高校人事档案信息化建设是一项繁重的工作，需要长期准备，在此过程中，高校还要依托国家和学校信息化战略方案制定人事档案信息管理计划，为强化方案的实施效果，还可制定阶段性方案，依次拟定出具体的工作计划、项目组织和控制措施。在此基础上，相关部门还可搭建信息运行平台，做好人事档案信息安全性考核工作，并设计安全隔离方案。此外，高校还要积累档案数据资源，不断更新档案信息，同时还要在一定范围内公开档案信息，便于相关工作人员获取相关信息。

（七）做好流动人才档案管理，提高流动人才档案管理效率

近年来，随着教育改革的不断深化，高校招生规模也越来越大，这也对人事管理部门提出了更高的要求，加之每年有大量学生毕业，学生的流动也带来了大量人事档案的转移、接收工作。实际工作过程中，人事档案管理工作也面临诸多难题，研究发现，人事档案管理容易出现材料缺失、真实度不高、数据信息不全等问题，加大了相关工作人员的工作负担。基于此，高校要改革以往的人事档案管理模式，为流动人才建立档案信息库，实时更新流动人才的信息，实现信息接收、处理、传递一体化。同时，流动人才档案信息化建设也能帮助相关部门快速检索信息，通过这种方式也能实现信息资源共享，对于提升人事档案工作效率有重要作用，同时也能降低信息管理的出错率。

五、结语

“互联网+”时代推动了高校人事档案信息化管理发展，高校要树立“互联网+”人事档案管理理念，立足本校人事档案管理工作需求，打造信息化人事档案管理平台，为人事档案管理注入活力。高校档案管理部门要组织内部培训，让管理人员熟练操作信息化平台，提升档案管理人员综合能力，及时建立人事档案数据库，实时更新相关数据，进一步促进人事档案管理信息化、智能化发展，为高校跨越式发展贡献一份力量。此外，高校相关部门还要强化专业性人才培养，提升档案管理实效；构建人事档案信息网站，助力资源共享；确定管理重点，有步骤、分重点推进档案管理信息化进程；做好流动人才档案管理，提高流动人才档案管理效率等，促进高校人力资源结构的优化，加快信息化管理进程。

作者：秦珍 单位：晋中职业技术学院

高校人事档案信息化管理篇2

随着大数据技术的广泛应用，档案信息化已成为未来档案管理工作的主要发展方向。高校人事档案管理与大数据技术相结合，能够有效激发内在活力，推动各项工作的信息化、现代化进程，切实提升档案管理质量与成效，为高校人事管理与决策提供科学依据。由赵旭编著、科学技术文献出版社于２０２１年５月出版的《档案信息化建设的理论与实践研究》一书，基于信息化时代背景，深入分析档案管理工作的优势与机遇，并结合当前档案信息化建设面临的问题与不足，探索科学的发展策略，具有良好的参考价值与实用意义。该书由四个章节构成。第一章从档案信息化的基本概念出发，介绍我国档案信息化的发展历程与现状，并结合时代背景，深入阐释开展档案信息化建设的重要意义。第二章围绕数字档案馆这一新兴概念进行研究，在阐述其建设背景及实施现状的基础上，结合现实机遇与潜在挑战，明确指出数字档案馆建设的主要方向，并提出相应的实践路径与举措。第三章深入分析大数据时代对档案管理变革的影响，详细论述当前较为先进的档案管理信息技术，并从管理角度出发，探索信息化时代加强档案管理的有效策略。第四章立足发展性视角，结合档案信息化建设的基本原则，针对其发展战略进行系统规划和详细剖析，清晰阐述其战略规划的宗旨与思路。信息化档案管理依托网络芯片的强大存储能力，将档案信息上传至云端，极大地提升了档案数据的安全性。相比于传统的纸质档案管理模式，信息化档案管理方式更加多元化，既可以采用文字、图片、音频等载体进行保存，也可以通过三维动画、立体影像进行动态保存，有效延伸了档案的寿命，使档案内容得以完整保存。

对高校而言，开展人事档案信息化管理建设尤为重要，具体原因有以下三个方面。一是可以推动高校人事制度改革。当前，高校正在大力推动人事管理制度改革。长期以来，高校采用传统的人工管理模式，用纸质资料作为人事档案载体，但是由于人员群体庞大，加之招生规模不断扩大，使人事档案资料数量急剧增加，不仅加大了日常维护管理工作的难度，而且工作人员在调用数据、搜集处理相关信息时需要耗费较多的时间精力，使人事管理成本显著增加。然而，大数据技术的应用能够有效改变高校落后的人事档案管理模式，将人事工作从繁琐的档案收集、整理中解放出来，将更多精力放在数据分析与管理决策上，提高人事管理的科学性与合理性，优化配置人力资源，切实提升管理水平。比如，在人事培训工作中，高校管理者可以借助信息平台筛选符合标准的人员，并结合实际要求，横向对比各人员之间的优势长处，将培训人员分配至合适的领域或课程中，深入挖掘人力资源价值，切实提高人才利用效率。二是可以为人事管理决策提供科学依据。人事档案是高校人事管理工作的重要工具和决策依据，能够为人事管理者提供充足的数据支持与信息依据，从而使其作出更加科学合理的决策，促进高校人力资源的优化配置。但是纸质档案文件数量庞大，在调动整理过程中耗费的时间成本较高，难以及时准确地分析所需数据，易使人事管理者做出错误决策，出现人力资源的浪费与冗余现象。而大数据技术在人事档案管理中的应用，可为管理者提供更加方便快捷的人事管理工具，借助信息化管理系统，动态采集所需数据信息，并形成数据变化的图表曲线、数据模型等，直观展现某一时期或不同指标下的人力资源变动情况，及时发现人事管理工作中存在的问题，制定具有针对性的管理决策，将每位教职工安排在合适的岗位，切实提升高校人才管理质量水平。三是可以有效延长信息储存寿命，提升信息储存完整性。纸质载体的人事档案很容易受到自然因素或人为因素的影响而发生损害风险。比如，如果周围环境过于潮湿，可能会发生霉变；如果温度过高，则档案中的文字可能会变得模糊，并且随着时间的推移，会面临风化的危险；如果不小心将水、饮料等倒在文件上，很可能会污染模糊原来的信息内容；同时洪水、火灾等不可抗力也是造成档案信息丢失毁损的重要因素。因此，无论如何用心地维护纸质档案，都有可能出现资料破坏、保存不完整的现象，从而直接影响人事管理工作成效。

要想克服这一先天弊端，高校应充分发挥大数据技术优势，引入信息化管理平台，将纸质档案信息转化为电子化云端档案，使得文字信息保存在虚拟的网络环境中，不受媒介、时间、外部环境等因素影响，实现长时间、原始化保存，极大地提升档案资源安全性。虽然档案信息化管理已成为必然发展趋势，但对高校而言，仍然属于新生事物，尚未完全了解其运　作机理，无法熟练掌握应用方式，在应用实践过程中存在诸多问题与困难，亟需优化完善。第一，信息化管理意识不足。受传统管理思维的影响，高校人事管理工作者仍然采用以往的纸质化档案管理模式，将工作重点放在档案的收集整理与查阅上，缺少对数据信息的分析与挖掘，造成档案资源的浪费，而且工作效率与质量较低，对人事管理工作的高效开展造成一定影响。同时，尽管高校相关信息化技术与硬件设施已经配置齐全，但许多人事管理工作者缺乏良好的信息技术操作与应用能力，无法熟练应用人事档案管理系统，一直沿用传统的档案管理方法，通过人工搜集与整理来统计人事数据信息，形成纸质分析报告，无法深入挖掘数据的潜在价值以及全面了解相关数据信息，在管理决策上缺乏充分的数据支持。因此，高校要切实推动档案管理信息化建设，就必须加强管理者的信息化管理意识，培养其大数据思维，将信息化技术切实应用于档案管理。第二，档案信息更新不及时。人事档案管理是一个动态化过程，需要随着时间变化与制度改革，及时更新人事信息，以准确反映人事变动情况，体现人力资源的整体变化与使用效率。因此，人事档案管理者需具备良好的时效性意识，及时更新数据信息，完善档案材料。但是在实际工作中，相关职能部门对档案管理的重视程度较低，往往无法在规定时间内完成数据信息的收集，影响档案资料的归档及时性，信息更新性与时效性较低。总体来看，高校人事档案数量繁多，内容复杂，对于教职工与学生成长发展具有重要影响。如果继续采用传统的文件管理模式，将无法适应学校档案信息不断增加的要求，而且工作繁琐、重复性强、效率较低，不利于人事管理的创新变革。第三，人事档案内容质量不高。一方面，人事档案管理涉及的信息范围广、数据量大，需要各部门之间的数据相互配合共享，才能满足日益提升的人事工作要求。然而受行政管理体制的影响，各部门之间缺乏良好的沟通交流与合作意识，在数据管理上缺乏共享与集成管理理念，从而不同领域的数据存在一定的空间壁垒，各部门的档案信息系统处于分散运行状态，未形成集成化统一管理。比如，任课教师的工作履历、教学信息、科研信息、思想政治素养等分属于人事部门、教务部门、思政部门等管理，需要从各个部门调用信息才能够获得，信息搜集成本高、困难大。另一方面，数据挖掘不充分。目前，高校人事档案信息系统主要用于信息统计与搜集，尚未充分利用大数据技术对人力资源数据进行量化分析与二次加工，无法根据已有数据找到管理工作的问题与漏洞，数据信息利用率较低。立足大数据时代环境，结合上述分析，高校人事档案管理需形成良好的信息化管理意识，将大数据、云计算等信息技术充分应用于档案管理工作中，加快完善相关信息系统与平台建设，推动人事档案管理模式创新，紧跟时代发展步伐，提升人事管理现代化水平。具体可采取以下策略。首先，创新管理理念，强化服务意识。

高校人事档案管理应从信息化思维与意识入手，加强工作人员和各部门的信息化管理理念，使档案信息更好地服务于人事管理工作。其一，高校应当加强档案管理者的服务意识，强调档案管理工作的服务属性，明确其多元化功能，而不是仅停留于档案的搜集整理与安全保存方面，充分发挥档案的价值。比如，创新人事档案制作形式，将人才的基本信息与学习成绩、证书奖励、荣誉成就等集中起来，全方位展示学生的综合能力。其二，定期梳理档案内容并及时更新。高校人事档案应当定期普查，针对人员的基本情况、学习经历、社会关系等进行重新搜集整理，使档案信息符合现状，保证档案数据的时效性。其三，注意档案信息的真实性，做好识别管理工作，并加强信息安全建设，维护信息系统的数据安全。其次，创新技术应用，实现信息化管理。高校可以充分挖掘不同信息技术的价值，将其应用于不同类型的人事档案管理工作中，提升整体管理水平。比如，借助物联网技术，将纸质档案的存放信息详细记录在信息管理系统中，并生成信息识别码，将其贴在档案外部。当查看档案管理信息时，只需扫码识别即可，切实提升管理效率。利用大数据技术，搭建档案信息化管理平台，根据年份、学期、领域、属性等标准，分类整理人事档案，使庞大的档案内容变得清晰直观。同时，对目标数据进行技术分析，制成管理需求曲线、人员变动图表等，从中发现存在的问题与原因，并采取相应的改进措施。此外，还可依托ＥＨＲ系统开展人才信息数据库建设，全方位评估教职工人员，综合分析其优势与劣势，系统整理不同领域的人力资源系统，做好人才储备工作，为人事调动与人才培养工作提供选才依据。最后，创新管理模式，开展个性化管理。

信息化时代，高校人事档案管理工作不仅需要创新管理工具与手段，也应及时变革管理模式，开展个性化、精细化管理，以新的方式管理人事档案。一方面，采用责任制模式，明确各类工作文件的责任人，并划分工作内容与职责权限，一旦发生档案丢失、毁损等情况，则需追求相关责任，根据危害后果做出相应惩罚，增强档案工作者的责任意识。另一方面，引入绩效管理模式，全方位考核档案管理人员的信息技术能力、工作态度、问题发生率、创新能力等，对绩效考核优秀的人员给予奖励，对多次考核不佳的人员则需予以批评指正或者惩罚。此外，高校档案管理工作也应考虑学生就业需求，根据专业差异和行业需求，完善其档案内容，注重档案的个性化展示，为学生就业提供助力。

作者：刘晶 单位：聊城职业技术学院

高校人事档案信息化管理篇3

大数据是一种信息技术手段，在短时间内可以实现对信息的采集、储存、管理和分析等。基于海量的信息可以建立数据库，数据库具有数据量大、信息种类多、处理速度快的优势，相比传统档案管理工作更加人性化。人事档案记录了个人在社会、工作中的人生轨迹，动态性强、可信度高、机密性强，交由国家机构或社会组织进行管理，是具有法律效力的。将大数据与人事档案结合，建设信息化体系，创新管理模式，是顺应数据时代发展的必然要求。当前信息化技术已应用于不同的行业，现代高新技术和计算机技术也在不断发展，我国的信息管理得到质的提升，这些技术在提升社会信息管理质效的同时也将这股新鲜血液注入我国高校人事档案管理工程。高校人事档案信息化建设实现了人事档案数据从信息收集到统计分析的自动化操作，为高校的整体发展和专项建设提供了样本案例，成为高校各项工作顺利开展的基础。不仅能够充分发挥人力资源的潜在价值，提高高校人事档案管理工作的效率，而且能够促进高校的人才培养、科学研究等，与社会发展趋势相契合。目前，许多高校在信息化建设上已经取得良好的成绩和一定的研究成果，但是也暴露出潜藏的问题与不足。本文在探讨高校人事档案信息化建设落后产生的不利影响与缺陷的基础上，提出优化高校人事档案信息化建设的策略，以帮助当前高校展现出其在人力资源、各项科研成果、管理职能等方面的优势。

1当前高校人事档案信息化建设存在的问题与缺陷

1.1人事管理思想滞后

传统形式上的人事档案内容主要包括高校职工的政治面貌、家庭情况、社会工作经验以及奖惩情况等，信息不定期更新，几乎无法反映出教职工的近期工作情况。除此之外，缺少对教职工个人能力的客观评价，即使是有，其评价内容大同小异，甚至还存在缺漏、填错的情况；同时还存在监管力度不足的问题，给一些为了晋升或提高薪资的教职工在填制档案时造假提供可乘之机[1]。这些现象导致人事档案难以真正发挥其人力资源管理的作用。主要原因在于高校人事管理观念落后，不够重视人事档案管理。一些高校在这方面投入力度小，仍然停留在纸质档案管理阶段，信息化程度偏低。另外，一些高校虽然建立了信息化人事档案管理系统，但仅限于查询基本人事信息，并未完全发挥信息化建设的优势，无法分析及整合数据，难以为高校人力资源管理提供决策上的数据支持。

1.2数据来源单一，外延有限

高校人事档案数据来源比较单一，覆盖率较窄，难以全面、客观地体现出教职工的业务能力和专业水平。档案中对教职工的评价缺少准确的数据等，大多是大同小异的叙述性文字，难以准确地反映出教职工在不同阶段或不同职位的工作能力和绩效[2]。外延有限导致信息化建设程度不足，在统计和处理数据时不仅无法做到客观全面，而且费时费力、事倍功半。

1.3基础设施不完善，缺少专业技术人员

高校人事档案信息化建设的成本较高，需要大量资金和人才，因此相关配套设施不健全也是阻碍信息化建设进程的一大重要因素。相关配套设施除了购置硬件设备以外，还有软件开发、局域网建设、各部门数据对接等，建设过程前期比较复杂、操作难度较大，因此需要专业技术人员的支持。出现这种问题的原因主要有两个方面：一方面缺少资金支持，设备更新缓慢，信息化建设无法有效推进，数字化、网络化管理进展缓慢，推进过程中也极易遇到问题而中断；另一方面缺少技术人才的建设和维护。当前很多高校的人事档案APP或网站都是高校技术部进行自主研发的，版面内容较少，功能相对简单，基本上只能完成信息登记和数据查询、统计、档案目录编辑等，信息存储容量小、功能少、操作空间小，难以满足多元化的数据存储和处理需求[3]。

2高校人事档案信息化建设的重要性

2.1有利于信息集成

利用大数据进行高校人事档案信息化建设，为人力资源管理迈向科学管理奠定了坚实的基础，实现了与时代发展同步，减少人力、物力的基本目标。传统的人事档案管理信息在收集初期，要进行筛选采集，费时费力，还容易出现由于管理人员的主观判断而干扰信息真实度的现象。大数据时代，高校人事档案信息化建设避免了人力收集信息时的主观性，对数据形式、数据来源基本没有要求，能够自动将与高校人力资源相关的数据都收集起来，保证数据的全面和客观，方便后期对信息进行分析和资源共享等。

2.2有利于资源调配

大数据时代背景下的高校人事信息资源，可以通过技术手段进行量化分析，分析结果还可作为人力资源发展的数据支撑。首先，信息化管理系统收集了大量客观的数据，包括教职工个人基本信息、绩效薪酬信息等多方数据，可进行数字化定量分析。通过详细的对比和分析，大数据就可以为人才招聘、师资培训、绩效考核等人力资源管理工作提供参考，有利于根据岗位匹配人才，确保绩效考核结果客观公正[4]。其次，利用大数据技术对人事档案信息进行分类、相关性分析，有助于高校做好人力资源规划，预测人力资源的发展趋势，引进高层次人才，知人善用、岗位适配，充分发挥人力资源的价值。

3优化高校人事档案信息化建设的策略

大数据的“大”并不仅仅只是容量大，它的意义在于通过对数据的整合分析发现新的价值，进而为各行各业带来巨大的经济利润、发展空间和资源共享空间。因此，掌握大数据技术并不能完全拥有核心竞争力，而是要利用大数据技术对这些海量的信息和数据进行挖掘、处理、应用[5]。

3.1加强人事档案信息化管理意识

大数据时代使得许多传统的工作模式、管理思维悄然发生了转变，面对这种思维的冲击，首先需要对传统观念进行颠覆和扭转。高校的人事档案管理应当充分利用互联网信息资源，建设数据库，挖掘并利用数据背后的潜在价值，在资源共享的基础上进行资源的合理调配,实现人事信息资源最大限度的利用[6]。另外，还要加大宣传力度，提高高校各层对人事档案信息化建设的注意力以及管理层的资金投入，切实保障信息化档案管理系统建设的硬件设施、软件开发、技术人员培训等环节积极开展。

3.2注重利用人事档案信息挖掘潜在价值

大数据时代背景下，人力资源管理并不仅仅是信息的简单收集和存储，最重要的是要对数据信息进行深入采集、筛选、分析，并且要充分利用这些信息的有效价值，对比数据分析结果，掌握隐藏的规律，高校的人事档案信息化建设的最终目标是要利用这些规律和价值预测人力资源的发展趋势[7]。高校的人事档案信息化建设应当具有信息明确、查询方便的特点，为了满足该需求特点，数据平台的建立应当做到层次分明。前期，收集海量信息建立数据库，并根据不同的主题（工作经验或奖惩情况等）、来源（网络或他人转述等）、形式（图片、文字或音视频等）分类存放到人事档案信息化系统中；中期，利用算法对这些数据信息进行简单的统计分析，主要是满足使用者快速检索的需求；后期，可以利用信息化技术手段对数据进行加工整合和趋势预测，实现数据信息的资源共享，形成对教职工的综合评价，并且能与校内各职能部门进行信息对接。该平台致力于将人事档案信息化体系发挥出最大的作用。

3.3推送个性化的信息服务

传统行业要想转型发展、更好地满足客户需求，为客户提供个性化服务，其支撑和依据就是“数据”。海量的数据信息能够将客户的需求和喜好反馈给管理方。在这个大数据时代，高校人事档案的被动服务方式已经悄然发生了改变[8]。人事档案信息不仅包括教职工个人基本信息，而且还包括其需求信息。将这些信息融合分析，从而改变原来“你来我找”的被动工作模式，以主动推送个性化服务的方式取而代之。

3.4保障网络安全和信息安全

网络安全是信息安全的保障，队伍建设是信息化技术落实到档案管理工作中的关键因素，因此要加强网络防护机制，增强技术人员的安全意识，进而达到保护信息安全的目的。高校人事档案信息化建设完成以后，档案信息可以在局域网中被申请检索和利用，高校职工的信息查询方式步入现代化。同时，信息开放程度较高意味着数据风险也会相应增大，所以网络信息安全问题已经成为高校人事档案信息化建设过程中必须要防范和解决的障碍。基于此，高校应该利用互联网技术建立安全体系和防御机制，培养综合实力较强的复合型人才，时刻注意网络安全和信息维护，这样才能够为高校人事档案信息化建设的信息安全保驾护航，实现高校长远发展的目标[9]。

4结语

综上所述，高校人事档案信息化建设既是顺应大数据实际发展、实现数字化校园的必然需求，也是高校培养人才、搞科学研究、服务地方经济社会的必然需求。因此，高校应该拓宽数据信息采集渠道，利用大数据技术手段对这些信息进行分析和趋势预测，在保证网络安全的基础上将被动的信息查询模式转变成个性化推送服务模式，利用信息的分析预测成果进行资源调配，充分优化师资力量和教学环境。实行信息化管理的宗旨是帮助高校长远发展。信息化管理具有自动化、实时化、网络化的特点，能够在采集信息的基础上利用信息实现资源共享，提高信息的利用率，拓展服务功能。所以，加强信息化管理已经成为高校人力资源管理模式创新的必然选择。

参考文献

[1]丁夏，程燕霞.大数据时代人事档案管理信息化建设分析[J].办公室业务，2021(21)：148-149.

[2]杨小兵.大数据时代高校人事管理信息化建设问题与对策研究[J].产业与科技论坛，2021，20(19)：279-280.

[3]王小萍.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].兰台内外，2021(26)：10-12.

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作者：吴卓阳 单位：黑龙江科技大学