高校学生档案管理信息化平台建设策略

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摘要：随着信息技术的快速发展，新档案法的颁布实施，档案信息化已是大势所趋。高校学生档案管理部门要积极转变观念，求实创新，紧跟高校信息化校园、智慧校园的发展步伐。整合高校学生档案电子化资源，推进学生档案数字化进程，搭建学生档案管理信息化平台，实现学生档案由“单套”制向“双套”制转变，提高高校学生档案工作的效率和服务能力，是高校学生档案管理的现实选择。针对学生档案管理现状与现实需求的矛盾，提出学生档案管理信息化平台建设的策略。

关键词：高校；学生档案；信息化平台；建设策略

高校学生档案是人事档案的前身和重要组成部分，它是大学生在校期间思想政治、学习成绩、奖惩情况、身体状况、社会实践等的真实写照和原始记录，是大学生就业及今后各级组织选拔、录用、考核的主要依据。随着信息技术的发展，高校信息化校园、智慧校园建设如火如荼，档案电子化、信息化已成大势所趋，学生档案作为高校档案的重要组成部分，同样面临新的挑战和机遇。信息化带来了有利条件，高校学生档案管理部门要抓住机遇、转变观念、迎接挑战，充分利用信息技术、网络技术等新技术对传统的学生档案管理和服务模式进行创新改革，才能满足时代和社会的需求。

一、高校学生档案管理现状

档案信息化是大势所趋，但是学生档案因其特殊性，信息化程度还相对较低。目前，大部分高校开发了学生档案管理系统，但主要使用学生档案日常管理、查询、转递等简单层面的功能。与学生档案相关的高校各部门开发使用各自的管理系统，各系统因兼容性等问题还未实现数据共享。高校学生档案的基本信息主要靠高校的学工、招生及就业等部门提供，档案馆将部门提供的信息导入学生档案管理系统，作为日常管理和查询基础，这些信息不能动态反映学生在校期间学习、思想等情况。学生的新生档案、学籍异动材料、奖惩材料、党团材料、毕业生材料等各类档案材料由各院（系）、学工等相应部门按照归档要求向档案馆移交归档，归档情况只能通过双方签收的纸质移交目录和学生档案实体查询，海量的归档文件材料情况没有和学生档案管理系统实现关联。学生档案的齐全性、完整性把控和转递前的审核只能通过人工完成，不仅劳动强度大、效率低，还容易出错，在人手紧缺，大批量集中归档、转递时问题集中凸显出来。毕业生离校后办理档案转递手续，需要提交报到证或调档函等转递依据，一般通过学生交到或寄到档案馆的方式，这不仅增加了学生的负担，而且处理大量邮件也给学生档案工作人员带来了不小压力。特别在2020年新冠疫情来袭期间，因疫情防控的需要提倡减少外出，居家办公，大学校园实行严格防控，校外人员不能进出校园，给学生档案转递带来了不小的难题。

二、建设高校学生档案管理信息化平台是高校学生档案工作发展的现实需求

1.高校档案信息化发展的必然要求。2008年，教育部颁布《高等学校档案管理办法》（教育部“27号令”），将学生档案纳入高校归档范围，并且单独设类。2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了最新修订的《中华人民共和国档案法》（简称《档案法》），新增了第五章“档案信息化建设”，条文中明确规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”[1]新《档案法》不仅提出了加强档案信息化建设以及推进档案管理信息系统建设的要求，而且明确了电子档案的法律效力，为高校档案信息化建设指明了方向，提供了法律依据和保障。学生档案作为高校档案的一个门类，面临同样的机遇和挑战，借助信息时代和新《档案法》颁布实施的东风，解放思想，转变“保守”观念，对传统的学生档案管理和服务模式进行创新和改革势在必行。

2.高校学生档案发展的现实需求。随着高校的扩招，学生档案数量的增加，学生档案各环节工作量与日俱增，在学生档案管理人员数量有限的情况下，传统的管理与服务方式已经难以适应。伴随信息技术的发展和广泛运用，学生、用人单位等对学生档案的利用需求呈多元化发展态势，提出了远程办理、在线阅档、在线传递等需求。充分利用先进的信息技术在原有的学生档案管理系统的基础上，拓展系统功能，整合高校招生与就业、学工、教务、研究生院等相关部门的信息系统，逐步推进纸质学生档案数字化，建设学生档案数据库，搭建学生档案管理信息化平台，实现学生档案“收”“管”“用”“转”各环节工作的信息化管理，为师生、为社会提供高效、快捷的服务，是高校学生档案发展的现实选择。

三、高校学生档案管理信息化平台建设策略

高校学生档案管理信息化平台建立在高校校园网环境下，基于OA系统的信息管理和服务平台，主要包含学生档案数据库模块、归档模块、档案管理模块、利用登记模块、远程查询和转递登记模块、转递模块、安全管理模块等7个主要功能模块，用于学生档案“收”“管”“用”“转”，实现学生档案各环节工作的信息化管理，提升学生档案工作效能。

1.学生档案数据库模块。目前，人事档案的信息化建设尚在探索阶段，信息化水平明显落后于其他类别档案。高校学生档案作为人事档案的基础和重要组成部分，管理模式不能过分保守，要突破管理困境，实现提速增效，必须利用既有纸质档案的数字化、电子档案直接归档、档案数字资源安全存储、档案信息合理共享等信息化技术和手段，将档案管理者从纸堆中解放出来[2]2。建设学生档案数据库，一方面整合高校招生与毕业、学工、教务、研究生院等部门信息系统，实现学生在校期间学籍、成绩、奖惩、健康等信息的实时共享，并对这些学生档案电子信息进行网上收集归档，以保证档案数据的真实性、及时性和有效性[3]77；另一方面通过扫描，逐步将纸质学生档案数字化，形成纸质和电子“双套制”管理。学生档案中部分材料具有孤本性，遗失后无法弥补，比如高考报名登记表及体检表、学生登记表等，学生档案电子化、数字化管理是解决这个难题的有效途径。学生档案数据库的建设，拓展了学生档案归档内容，丰富、完善了学生档案馆藏，极大提升了学生档案日常管理、利用的效能，减少了人工调阅纸质学生档案的频次，降低了学生档案遗失的风险，是对纸质学生档案的有效保护；为实现学生档案的远程利用、远程服务打下了坚实的基础。

2.归档模块。高校各部门兼职档案员使用该模块进行学生档案材料归档。高校档案部门根据每个兼职档案员的职责配置相应权限。兼职档案员登录后可以查询自己所负责的每位学生的档案信息及归档情况，但不能修改，可以根据归档类型勾选相应归档文件名称形成归档文件目录，也可以上传归档目录。兼职档案人员检查、核对完毕，打印归档文件目录和案卷移交目录并签名，通过系统向档案部门申请移交归档。档案管理人员收到申请和归档材料，检查无误后，点击接收归档，完成归档。对已经归档的目录，兼职档案员不能做修改。归档后，兼职档案员可在线自助查询学生档案归档情况及在校情况，档案管理部门通过系统也能查询、掌握每位学生的档案材料归档情况，不用再去翻阅纸质的移交目录或去库房查阅档案袋。归档内容、归档时间、归档人员、接收人员信息系统都有记录，责任明晰。而且归档情况信息将作为学生毕业离校时系统审核该生档案是否符合转递要求的重要条件。归档功能大大提高了学生档案归档工作效率，真正落实责任到人，实现了便捷查询，为学生档案转递打下了坚实的基础。

3.学生档案管理模块。该模块是学生档案管理人员开展学生档案查询、修改、打印、统计、编研等业务工作，进行学生档案日常管理的主要模块。可以通过学生学号、姓名、身份证号等字段查询学生的基本信息、在校期间的学习情况、纸质档案数字化信息、档案归档情况、利用情况、转出情况等数据信息；出具相应证明；查询、打印学生档案的标签、归档目录、库房档案清点名单、学生档案转递名单等；统计学生档案数据总量、库存量、转出量等数据，也可以根据字段统计学生档案及个人的各类工作量；模块下设编研功能，根据实际需要进行设置，比如学生档案转递汇编。学生档案日常管理的主要工作都能通过该模块完成，大大提高了学生档案管理的效率和质量。

4.学生档案利用模块。该模块主要是供高校各归档部门、学生、用人单位等线上或线下利用学生档案时申请权限、登记相关信息。现场利用的，需根据规定出示工作证、身份证、介绍信等材料，档案工作人员审核后提供利用；远程利用的，需向高校档案部门提出申请，上传身份证、单位介绍信等审核依据，档案工作人员审核并根据实际情况授权。登记的信息包含利用者姓名、身份证号码、单位、联系电话、利用内容、利用目的等。学生档案利用登记信息不仅是学生档案利用情况的记录，而且可用作工作量统计、利用者需求分析、学生档案编研等。通过该模块，实现了学生档案远程服务，大大节约了利用者时间和来回路程费用的成本。学生档案是事关学生切身利益的重要的民生档案，涉及学生的隐私，必须严格规范利用制度和程序，坚持以人为本，在保护好学生隐私的同时服务好学生、服务好学校、服务好社会，充分发挥学生档案的作用。

5.学生档案远程查询、转递登记模块。该模块下设两个子模块：学生档案查询模块、远程登记模块。查询模块供学生查询本人档案是否在校、材料是否齐全及档案转出信息，不能查看档案内容。远程登记模块是毕业生登记档案接收单位信息，上传报到证、调档函等转递依据的入口。学生通过高校相关部门主页或档案馆微信公众号等，多渠道随时随地查询或登记转递信息。学生登记完毕，上传相应调档函或报到证等转递依据扫描件，确认并提交登记信息，等档案部门审核、转出后，查询跟踪EMS单号，落实档案签收情况。学生登记、提交转递信息后，系统会根据设定的转递条件，自动审核。转递条件一般包括：登记提交转递信息、上传转递依据、归档齐全（根据本科生、硕士研究生、博士研究生等不同类别设定必要的归档内容）。系统审核后，对符合或不符合转递条件的学生档案信息用不同颜色字体显示，以示区别，方便档案管理人员审核处理。学生档案管理人员进行复审，勾选符合转递条件的学生档案信息，点击通过审核，这些学生档案信息便进入学生档案转递界面，可随时开启转递流程；不符合条件的，通过系统发邮件或短信反馈给学生。学生查询、登记不受时空限制，方便、快捷、高效；不必专程跑到学校办理转递手续，或邮寄调档函到学校，真正做到“让信息多跑路、让学生少跑腿”。档案工作人员审核也不必跑库房查看档案实体，大大缩短了审核时间，提高了工作效率。

6.学生档案转递模块。档案管理人员通过该模块开展学生档案转递工作。平台对接邮局的EMS系统，实现了学生档案管理系统获取EMS快递单号、打印EMS快递面单、保存具体物流信息的需求。系统判断符合转递条件的学生档案，档案管理人员在登记管理模块审核通过后就进入档案转递模块，选择要转递的学生档案依次点击获取转递编号、获取快递单号、打印交寄单、打印转递通知、打印EMS面单，生成转递编号、快递单号，打印出相应单据加盖公章，封装好相应档案，即完成了转递流程，档案与邮局交接完毕，转递工作结束。学生档案转出后，通过档案系统可以随时查询EMS单号、物流信息，有效避免了将转递信息发送邮局打印面单，邮局打印完面单又送回高校，高校将邮局发来的单号信息导入系统，学生查到单号后再打开EMS单号查询界面查询物流信息，并且查询期限有限制等一系列的问题，学生档案的转递和转递信息查询更加直接、便捷、高效。

7.安全管理模块。安全问题是档案工作的红线。学生档案涉及学生的个人隐私，保障系统和学生档案信息的安全尤为重要。安全管理模块是档案管理部门系统管理员进行系统维护和管理的界面。设置该模块是为了实时监测、及时处理计算机安全漏洞、黑客攻击等安全隐患，严格管理系统各类角色权限，记录任何角色进行的系统操作，保障学生档案数据的安全、可靠，确保学生档案管理信息化平台正常运行。高校学生档案管理部门根据高校学生档案管理人员、院（系）及部门归档人员、学生及用人单位等不同角色，设置不同的系统使用权限。高校学生档案管理人员、院（系）及部门归档人员凭工号和校园一卡通密码登录平台相应模块开展相应工作；学生凭学号、姓名或身份证号登录学生档案远程查询、转递登记系统；用人单位利用学生档案，需要向高校档案管理部门提出申请，注册并上传身份证、介绍信等材料信息，档案管理部门审核通过后，根据实际需要进行授权。在信息时代的大背景下，利用新的信息技术，在保障学生档案信息及系统安全的前提下，整合高校学生档案电子化资源，稳步推进学生档案数字化进程，建设学生档案数据库，搭建学生档案管理信息化平台，助力高校数字校园、智慧校园建设，真正实现学生档案管理的信息化、现代化，充分发挥学生档案价值，将是高校学生档案发展的方向。

作者:张友菊 单位:上海大学档案馆副研究馆