流动人员人事档案管理探究

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我国人事档案管理工作历经了长久发展，流动人员人事档案管理是改革开放后，配套于劳动用人制度改革的重要工作，是对发挥市场机制下人力资源配置的重要安排。在社会经济发展及转型下，对调动劳动者主观积极性、发挥创造性有极大的促进作用。随着市场经济体制的完善，市场机制对人力资源配置作用日渐突出。怎样更好地适应社会经济发展内在需求、调动就业者积极性及其自由有序流动，实现资源高效率配置，对流动人员人事档案管理提出了新的挑战。

一、流动人员人事档案概述

1.流动人员。流动人员是指各组织间流动、不包括农村剩余劳动力的人员。主要指高校毕业生的待业、组织企业间的再就业流动。其中大量的高校毕业生形成了主要的就业人员流动，流向方向为企业、机关单位或其他组织。随着近年高校毕业生数量剧增、就业体制不完善、就业渠道受阻等，使毕业生的有序合理流动受到影响。我国不断探索改进就业体制及出台相关的帮扶政策，但仍不能满足当下大量高校因扩招产生的大规模就业需求。高校毕业生是推动社会进步的重要力量，做好其就业工作意义重大。2.流动人员人事档案。我国对流动人员人事档案的定义为：待岗流动人员，在组织、团体中形成的此类人员的人事管理，以每个人为主体单位，记录其工作经历，反映其工作表现和工作绩效，用于备查的记录集合。其含义主要包括三点：一是流动人员人事档案来源于组织或团体人事管理活动，是组织用人、处理人事中形成的文件材料。包括基本情况、考核鉴定评议、就业合同、升迁任免、奖惩等书面的材料。二是指流动人员人事档案是经过处理的，可保存的材料，且具有一定使用价值。在人事档案管理中，其形成的材料内容齐全，有完备的手续，且是完成了相应的审批材料。三是指流动人员人事档案是以个人为单位的姓名特征专卷，内容为一个人的相关材料，可便于查找利用，也可反映其全貌。

二、流动人员人事档案管理与促进就业的特点

1.流动人员人事档案管理机构。《流动人员人事档案管理暂行规定》中有明确规定，针对流动人员人事档案管理的对应机构是县及以上党委组织及政府人事行政部门下属的人才流动服务机构，此外的个人或任何单位不得擅自管理。而人才流动频繁促使了各地人才市场建立，出现了各种中介服务机构。例如，人才交易所、技能测试中心、职介所都保留了部分流动人员人事档案。部分外资或民营企业也仍保管着辞退人员人事档案，甚至部分院校还保管着毕业生的人事档案。诸多原因使流动人员人事档案管理局面较混乱，制约了其发挥促进就业的优势。2.流动人员人事档案管理范围。（1）待业毕业生、退役军人的人事档案；（2）公务员及国有企业单位专业技术、管理人员辞退、辞职人员人事档案；（3）外资企业中的管理和技术人员人事档案；（4）私营及混合制企业中的管理和科技人员人事档案；（5）其他具有专业技术职务、职业资格等各类管理人员的人事档案；（6）企业出现兼并、破产后的各类管理和科技人员的人事档案；（7）人才流动服务机构签订了人事代理合同的人事档案。3.流动人员人事档案管理对促进就业的重要性。首先，做好人员的人事档案管理服务能促进人员的就业，使就业服务顺利进行。有学者研究指出，进行流动人员人事档案的相关管理目标是对人员人事档案进行管理，提供各项服务，以促进和保障就业率。同时，可根据人员的人事档案信息，进行对应、良好的职业介绍，以实现科学、合理的人力资源管理配置目的。因此，对人员的档案管理是重要的工作，能对人员的档案信息内容进行分析，以更好地为其提供就业服务。管理中对其档案信息进行有效分析，能了解人员的能力，掌握其求职意向，以其未来就业需求为基础，结合需求人才企业的岗位要求，进行合理的人才配送。对就业困难的人员进行档案管理，分析其档案信息，根据区域内失业人员情况制订相应的培训计划，提升其就业能力，强化就业服务水平，促进其就业。其次，流动人员人事档案管理可为需要招聘的企业和事业单位等提供便利。随着我国社会经济体制改革使人才市场需求呈现多元化，人员因自身能力、企业需求、发展方向，出现失业和再就业现象。企业失去人才的同时，也会需要招入人才，会对不同岗位制定人才需求招聘，所以离不开人力资源的支持。大多招聘企业及事业机关都是通过网络或人才就业中心实现人才招聘。招聘人才时对应聘者的信息、经历的初步了解就是通过人才的档案信息进行分析，掌握其学历、技能、工作经历、工作绩效、社会关系等。就业服务机构可根据招聘企业的岗位需求分析人事档案信息，将适宜的人员推荐给企业，为招聘企业提供便利。最后，开展档案管理可强化人员的再就业。档案管理的最终目的就是为就业服务，人事档案管理中要做好档案管理工作。很多流动人员失业后因自身综合能力不高而出现就业难的情况，难以找到合适的工作，其就业压力较大，不利于社会稳定发展。人事档案管理中心可对人员档案进行全面了解，针对市场需求判别其就业需提升的问题，为其指明就业方向。同时，也可根据人员档案信息分析其就业要求，向其推荐符合适的岗位，促进再就业工作的顺利开展。

三、流动人员人事档案管理与促进就业的现状

1.流动人员约束性较差。因流动人员缺乏约束性，其人事档案常出现弃档、死档、重建的问题。我国对档案重建提出了相关规定，流动人员可提供较完善的资料即可于新企业重建档案。但大多流动人员约束性差，导致重建档案数量多，大大增加了档案管理难度。弃档多是受经济环境影响，人才因高薪诱惑等原因弃档走人，加大了人事档案管理工作的难度。且部分流动人员不愿缴纳每年的档案管理费，导致出现死档或弃档情况。诸多问题均为流动人员人事档案管理工作带来了一定阻碍。2.流动人员人事档案管理程序合理性差。大多企业受经济利益影响，只注重人才的招聘，对人事档案管理工作不太重视，没有意识到其重要性。导致人员档案的有效性和真实性较低。部分企业还出现擅自管理流动人员档案现象，导致流动人员人事档案管理混乱。另外，因学校对学生档案不重视，学生自身也不了解档案的重要性，出现学生私自携带档案，甚至出现遗弃档案的现象。且有部分企业对档案交接的意识薄弱，直接将档案交予本人或进行邮寄，未走专门的档案机构传递，造成遗失、损毁等现象。3.档案的利用价值无法发挥。对流动人员来说，其档案原始资料多有不全、丢失情况，不利于档案的具体利用。缺失的档案内容要想填补，会因材料不足或无追溯性而无法续写，不能客观、准确地反映人员情况，导致档案的可信度不足，利用价值较低。人事档案记载了人员学习经历、工作经历、政治素质信息，但大多企业人员招聘时，仅需应聘人员提供学历证明，并填写基本情况及岗位申请书，完全不关心人事档案的内容，使人事档案作用无法发挥。4.档案管理工作人员能力不足。因城市中人力资源市场较为活跃，流动人员规模逐年增大，档案管理工作量相应增加。公共职业场所及机构的编制人员出现严重不足，无法在短时间内进行增编，为满足档案管理需求，对外聘用劳务人员，其业务素质不高，且给予其薪酬也较低，工作量大、枯燥乏味，导致人员流动性较大，频繁变动人员。档案在此流动及保管中，不仅易出现归档不当、交接不及时、遗失的情况，还会使档案管理服务不到位，影响流动人员的就业。

四、流动人员人事档案管理与促进就业的有效措施

1.构建流动人员人事档案开放式管理模式。随着社会发展需求，应构建流动人员人事档案开放式管理模式。人事档案管理机构对档案管理不仅在管理上，还应注重为社会提供人事档案服务功能上。因此，人事档案管理机构应建立及完善相应的管理制度和规定，合理调整人事档案管理流程，提高档案管理人员思想意识，保证档案资料的真实有效性。2.实施人事档案规范性管理。首先，应适当扩充档案管理人员，使其配置合理，加强培训，提升其业务素质。对流动人员人事档案资料接收、审核时，管理人员要严格按规定程序开展工作。对新接收的人事档案材料，做好细致检查，注意档案的真实、合理、全面性，确保档案信息可全面反映流动人员情况，可适量增加流动人员的学习培训情况、思政情况、业务考核测评内容，以促进流动人员人事档案价值作用的发挥，提高对人员后期就业的帮助及服务。其次，档案归档时，信息录入、分类要规范。管理人员应按照类别对档案归类，做好标注，便于后续查找档案资料。最后，对流动人员人事档案管理过程中，要严格按照管理制度操作，按审批流程进行人事档案的交接或借阅。对流动人员档案管理要深入执行管理制度，不得未经审批程序擅自处理人事档案材料，且对涉密档案资料须进行严格管控。3.创新档案管理模式，降低其物理流转速率。随着流动人员流转速率的加快，传统的纸质人事档案已不能适应其多次的流转频次。因纸质关系，流动次数越多，损毁、丢失概率越高，导致档案管理的不规范行为及操作就越多。因此，应尽量降低流动人员纸质档案的流转频率。根据档案管理现行制度，可自行选择户籍或居住地的公共职业机构进行人事档案的委托存档，以便于流动人员便利办理相关业务。随着信息化水平的提高，人力资源市场信息系统有了新的部署，市、区、县大部分的公共职介机构都实现了互联互通，信息共享，劳动保障业务促进了人员的数据集中，使其业务实现了统一，通过一键登录就能了解掌握全市的相关档案服务。人力资源市场的信息系统可使流动人员档案实现数字化，即便其纸质档案相对固定时，仍可为其提供相关的各种服务。因此，流动人员可把人事档案在户籍地区公共职介机构实现集中管理，需要服务时，可依据存档证明，在居住地的职介机构办理业务。经居住地和户籍地两地的公共职介机构协助完成相关的就业服务，既能有效降低流动人员人事档案的流转程序及次数，还能避免流转中出现的各种管理风险，有效促进了就业。4.优化流动人员人事档案管理服务。首先，可对人事档案服务范围进行大力拓展。我国对流动人员人事档案管理主要是依据《流动人员人事档案管理暂行规定》《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》两个文件，并对流动人员人事档案管理范围进行了界定。同时，进行了相应的修订，拓展了流动人员人事档案管理服务范围，对各级地方政府和人事档案管理机构提出了新的要求。其次，开启了新的公共就业及人才服务模式。我国人才流动服务机构已调为公共就业和人才服务机构，显示其过去的服务目的是服务于人才流动，主要针对体制内向体制外的技术和管理人员及毕业生的流动。而《进一步的通知》中指出，主要针对非公企业和组织人员进行公共就业、人才服务的提供，定位了新的流动人员人事档案管理服务工作，体现了在社会经济发展下，需转换动力、深入推进供给结构，实现国家对非公有制企业及组织的流动人员管理，以集聚人才战略，对人才服务开启新的就业服务模式。5.提高流动人员人事档案利用价值。第一，可创新相关管理制度，制定适应新时代的流动人员人事档案管理办法。随着《进一步的通知》中转向非公有制企业及组织间人才流动，要求人事档案管理应适应频率较高的人才流动服务，同时要体现人事档案管理的完整性、规范性，并具有公信力。其服务不仅要符合公共就业和人才服务机构的人事档案管理要求，还要简政放权，适量增加非公有制单位管理负担。各地方应根据情况设立相应的法律、法规，对公共就业和人才服务机构进行政策上的保护，制定地方性实施细则和办法，明确公共就业及人才服务机构与非公有制单位的关系，落实单位对流动人员人事档案管理的责任、义务，允许人才服务机构适量授权于非公有制单位，同时强化人才服务机构的监管，共享政府部门间的信息，以落实流动人员人事档案管理的有效性。第二，可创新机制，使多部门协作搭建诚信服务平台。目前，人事档案管理中人才服务效率不高的重要原因是非公有制用人单位和就业人员信息不一致，招、应聘两方对信息的真实性缺少具有公信力渠道的甄别，只能经双方主观意愿进行面试或试用进行甄别，浪费人力、物力及时间。因此，急需进行多部门间协作，搭建起诚信、具有公信力的服务平台，建立动态管理流动人员人事档案信息的大数据服务中心，同时建立授权、档案信息采集、甄选、反馈等机制，以保证信息真实性，为招聘企业等提供具有公信力的人才信息服务。第三，优化人才服务能力，促进人事档案的利用价值，对解决企业和社会服务机构人员档案管理问题有较好效果，可推动人才服务进一步发展，为企业招聘挑选更符合其岗位需求的专业人才。提高人事档案利用价值可解决用人单位与人才服务机构收集档案材料的本质问题，促进流动人员人事档案价值的开发和利用，不仅充分满足了用人单位人才管理需求，同时也强化了流动人员对档案的管理意识。随着社会经济及信息技术的发展，要充分发挥信息的作用，优化流动人员人事档案，实现数字化管理。相应地，应加大人事档案管理相关人员及其管理队伍能力提升，才能有效促进人事档案价值的开发和利用。大数据背景下，通过人才服务机构多部门协作的信息共享，提升人才机构服务能力，推动人才诚信服务平台为流动人员提供相应服务，为企业和社会组织提供人力资源的咨询服务，促进人员就业。

五、总结

通过综述可知，完善的流动人员人事管理体制、不断提升的流动人员人事档案管理服务水平，是降低人事档案管理问题及难度的关键措施，也是人事档案管理改革的关键途径。只有不断优化及完善流动人员人事档案管理，才能满足用人单位的人才实际需求，才能进一步促进就业，提升人才服务水平。

参考文献：

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作者:孙远明 单位:山东省肥城市公共就业和人才服务中心