数字转型下船舶电子档案单轨制管理

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[摘要]随着电子档案单轨制管理理念的日趋完善，不同行业的档案工作者都在积极探索单轨制档案管理的实践经验。本文以数字转型背景下船舶行业电子档案单轨制管理为切入点，分析船舶行业档案管理存在的问题，并进一步阐述实现船舶行业电子档案单轨制管理的有效途径。数字转型背景下，随着“智慧船舶”“数字船舶”概念的提出和各类项目的实施，船舶科研院所档案管理部门积极求变，开始探索电子档案单轨制管理的有效途径，着力于推进档案信息化工作，不断提高整个行业的档案管理水平。

一、船舶档案管理工作中存在的问题

(一)缺乏统一的管理规范

船舶科研院所具有相对的独立性和业务的专业性，彼此间既有明确的业务分工又具有较强的关联性和整体性。由于各单位所承研项目的来源不同，且各自对项目归档的要求也各不相同；同时随着船舶研究领域的不断扩展，产、学、研一体化研究项目增多，导致多家单位联合承研的船舶项目越来越多，归档单位不仅仅局限于一家。[1]由此，缺乏统一的行业档案管理规范或规章制度的滞后就极易造成档案文件材料收集阶段组卷不合理、归档过程原件和复印件比例失衡、文件材料之间缺乏有机联系、非公开文件材料移交过程存在泄密风险等问题。

(二)新型项目档案管理经验不足

船舶行业科研院所在国防科技工业固定资产投资项目档案管理和型号档案管理方面目前还处于探索和完善阶段。固定资产投资项目档案是项目验收的必要条件,也是项目过程监控、后续维护的有效凭证。然而在固定资产投资项目档案管理实际工作中，由于船舶行业项目本身的复杂性和竣工验收的日趋高标准化，导致项目文件材料收集的完整性、系统性、准确性和有效性都经受着考验。其次，船舶行业军工型号档案众多且以项目为体系，核心档案资源要求集中统一保管，但是型号档案移交过程存在不规范现象：有些单位在档案整理时用复印件代替原件，导致原件率不达标；接收单位与移交单位沟通、协调不畅导致接收和保管条件与方案有偏差，档案进馆存在安全风险；项目验收评审队伍建设的滞后也直接影响对归档结果的后期评价等。

(三)档案资源信息化程度不高及面临的安全风险

首先，由于目前档案资源信息管理系统在船舶行业各单位的应用程度不同，有些单位在档案收集整理阶段仍在权衡单套制和双套制的利弊，为了保险起见将纸质档案和电子档案同时保留；某些数字化程度不高的单位使用的馆藏检索工具还停留在卡片和纸质目录阶段；已引入档案管理系统的单位，也存在未及时将馆藏文件级目录电子化、建立相应数据库的情况。其次，因科研性较强，船舶档案文件材料多涉密，在推进纸质文件数字化的过程中，扫描和复印操作如未严格按照涉密档案相关保密要求进行，或聘用的外包档案数字化工作人员未经过保密审查培训或岗位不稳定，以及在后续的线上资源整合与共享时，信息管理平台的安全保密措施实施不到位，都会面临巨大的失泄密风险。

(四)档案资源共享机制不健全

随着计算机技术和信息化设备的不断发展，船舶科研院所也在积极转型。但某些单位仍因技术壁垒导致内部电子档案的全过程数字化进程受阻，智能化数字资源检索平台建设还停留在理论阶段；单位之间由于差异化的资源管理系统形成“数据孤岛”，更加不利于整个行业信息资源的整合与共享机制的建立；对于档案资源的可公开性和非公开性权限的界定及管理上的操作方式还不够完善，影响了数字资源的安全共享及利用效率；仅有部分单位率先实现了电子档案资源的在线应用，为本单位知识管理系统或其他系统应用提供支撑，但尚未形成适用于整个行业的标准化的档案信息资源共享平台建设样本。

二、电子档案单轨制管理的可行性与优势

(一)单轨制实施的制度保障

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提到了要加强电子文件管理，在有条件的部门开展电子档案单套制、单轨制管理试点。[2]为保证单轨制档案管理的有效实施，国家发布了《电子文件归档与电子档案管理规范GB/T18894-2016》《DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求》等标准，为电子档案管理提供了明确的依据。为健全电子签名法律体系，国家也制定了相应的政策法规，保证电子文件的合法性和安全性。

(二)信息技术的发展和应用

随着计算机技术的发展，档案管理主体开始由实体管理向数据管理转变。各单位在引进电子文件管理系统的同时也开始考虑如何与各类业务系统相结合，选择符合本单位业务流程需求的文档管理系统，并制定个性化设置，利用数据库支撑实现文件管理系统的数字化、归档、线上利用等功能，同时实现多平台的资源共享。

(三)电子文件可以更好地保留

一些元数据信息当文件的格式、责任人、编写时间、流程修订记录等信息通过纸质载体输出时，上述要素无法被完整地表达和保存，现阶段随着元数据结构和数据标准化研究的日渐成熟，已经可以利用元数据对电子文件的背景信息进行非常准确的描述，从而保证电子文件的真实、完整、安全和可利用性。

(四)提升单位知识管理水平

电子档案单轨制管理进一步加快了各单位文件管理系统的引入进度，为了满足文件数字化要求，各单位积极开展数字档案室建设以及存量档案的数字化工作；其次在数据库建设、信息共享等方面与知识管理归口部门合作搭建统一的知识共享平台，互为支撑，实现资源的共建共享，进而提升整个单位的知识管理水平。

三、船舶档案单轨制管理的有效途径

随着数字技术对社会各方面影响的日益加强，船舶科研院所在单轨制档案管理实施的基础上探索出多种提高档案利用率和服务质量的有效途径。

(一)推进依法管理

作为船舶工业发展的国家队，中国船舶集团有限公司在着力发展船舶事业的同时，也十分重视档案管理对业务工作的支撑作用。为与国家政策同步发展，编制了《中国船舶集团有限公司档案工作“十四五”规划》；为不断提高各单位的档案管理水平，制定了《中国船舶集团有限公司档案工作管理办法》；为推进电子档案单轨制的实施，结合工作实际编制了《中国船舶重工集团有限公司纸质档案数字化管理规定》《中国船舶重工集团有限公司录音录像档案数字化管理规定》，发布了《中国船舶集团有限公司数字档案馆(室)建设管理办法》等规章制度，使电子档案单轨制管理在行业内的实施有法可依、有章可循。

(二)建设数字档案馆

中国船舶集团有限公司组织具有一定档案信息化基础的成员单位率先开展数字档案馆建设试点建设，按照“试点先行、分批建设、重点建成、全面铺开”的思路，以《中国船舶重工集团公司数字档案馆(室)建设指南》和《中国船舶重工集团公司数字档案馆(室)建设评价办法》为基本依据，逐步形成可推广易操作的行业数字档案馆建设模范标本。

(三)加强档案资源的整合与共享

随着无纸化办公、知识管理系统、协同设计平台、档案管理系统等应用的不断推广，船舶科研院所大力推进“智慧院所”与科研实力提升密切相关的能力建设。通过载体形式、内容及接口的整合，建立互相兼容的数据池，从源头上解决数据流问题；建立强大的搜索门户，为用户提供“一站式”数据检索平台；建立安全可控的数据调用规则和权限控制措施，并通过两大平台的建设推进实施。

1.搭建数字化工作站

在单位各类应用系统前端建立“基础数据池”，除了系统自动生成和办结后被抓取的文件外，其他纸介质载体行程的文件均需通过数字化工作站完成“模数转换”，将数字化工作站作为单位数字资源的统一入口，各类数据流通过应用系统进行流转，最终经接口统一向数字档案资源的长期保存平台归档，以“存量档案数字化、增量档案电子化”为建设目标，完成档案资源载体形式的有效整合。

2.协同构建知识共享平台

档案管理部门与知识管理归口部门建立有效的沟通，借助计算机互联网、数字化等信息技术的支撑，建立档案目录中心和档案信息区域共享平台。在无需改变实体档案物理存储位置的情况下，将不同部门、不同业务领域、不同区域的档案资源集中整合到统一的平台，在计算机技术的辅助下实现档案资源的跨区域、跨业务、跨单位共享。

(四)保障数字化工作的安全性

数字化加工是实现电子档案单轨制管理的必要手段。要加强对纸质档案数字化的管理和监督，尤其对于涉密档案，需保持数字化工作人员队伍的相对稳定，上岗前要进行政治审查，开展安全保密培训。涉密纸质档案数字化加工场所，须按照保密要害部门要求进行管理。详细记录档案数字化成果的管理和使用情况，定期对数据内容进行检验，确保数据的完整、可用。对存在问题的数据存储载体及其同批次载体应及时进行数据迁移、载体更替等。船舶科研院所档案管理与科研院所业务工作之间是深度融合的有机整体，电子档案单轨制管理要坚持从单位自身出发，在探索电子档案资源配置方式的同时在新技术平台上进行有效的整合，最大限度发挥档案资源的利用价值并提高利用效率。

参考文献：

[1]戴晓岚.船舶科研项目档案管理面临的问题及对策[J].造船技术，2017(10)

[2]张军帅，张圣敏.刍议企业电子文件单轨制归档管理[J].办公室业，2020(5)

作者：杨慧钠 单位：中国舰船研究院