高校科研档案信息化管理途径分析

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一、新时期高职院校科研档案管理的意义

（一）高职院校科研档案

简而言之，高职院校科研档案就是指高等职业院校在办学中产生的与科学研究、成果转化、社会服务密切相关的且具有保存和利用价值的图片、文字、实物、音像、书籍、文件等资料的原始记录。科学研究工作，是高职院校的重要职能之一。开展科学研究，是推动高职院校内涵建设与发展的根本途径，也是提高人才培养质量的关键因素。高职院校科研档案记录了学校科研工作不断深入的点点滴滴，是学校发展进步的重要见证。

（二）高职院校科研档案的价值

伴随社会经济的发展，我国高职院校在重视科学研究工作的同时，也越来越重视对自身科研档案的收集、整理、保存和利用。高职院校科研档案，在促进学校发展和办学层次提升等方面发挥着越来越重要的作用。一是高职院校科研档案具有很高的科研和信息资源价值。大部分科研档案都是关于学校科研人员在科学实验和调查的基础上形成的科学数据、技术性资料及研究成果等，本身就具有很强的科研指导价值。二是高职院校科研档案是学校办学特色最鲜明的特征表现。换句话说，高职院校科研档案体现了学校的内涵特色和发展方向，对形成自身应用型特色品牌具有极高的借鉴价值。

二、高职院校科研档案实施信息化管理的迫切性

（一）高职院校科研档案管理现状

虽然很多高职院校对科研档案管理的重视程度不断提高，但是受到人力资源、办公场所等因素的限制，高职院校的科研档案管理依然存着一些不足。一是科研档案管理工作模式单一，工作人员的服务主动性较差，服务范围大都局限于校内，科研档案未能发挥出最大效用；二是数字化科研档案建设落后，很多高职院校在利用计算机管理科研档案时，还是停留在简单的梳理和存储的层面，数字化、信息化利用明显不足；三是高职院校科研档案管理工作人员匮乏，很多学校没有专门的科研档案管理工作人员，普通档案管理者对科研工作认识不足，致使科研档案的归类、存储和利用效率低下。

（二）高职院校科研档案信息化管理存在的问题

伴随现代信息技术的深入发展，无纸化、办公智能化已经势不可当。科研档案管理方式将面临着翻天覆地的新变化，高职院校科研档案实施信息化管理乃是大势所趋。以机读形式为载体的档案，将会逐步取代传统的纸质版档案；传统的人工借阅方式也将被信息化、智能化、自主化查阅方式所取代。据笔者调查研究发现，很多高职院校已经开始实施科研档案管理信息化建设，并取得了一定的成效。但整体上来看，高职院校科研档案信息化管理存在着严重的不平衡问题，突出表现在：一是高职院校科研档案信息化建设规划不明确，很多学校在教学工作中已经实现了全面的信息化，但对档案管理的信息化建设却投入不足，未将其纳入到学校的发展规划中，科研档案信息化管理缺乏基本的保障制度，软、硬件设施建设不到位。二是高职院校科研档案信息化资源匮乏，大部分学校没有建立专门的科研档案信息资源库，更没有针对科研档案开发出具有自主存储和查询功能的应用软件，教职员工对科研档案的查阅便捷性较差，导致科研档案利用率很低。三是高职院校科研档案管理人员信息化水平参差不齐，影响了档案的信息化建设与发展。很多高职院校缺乏对科研档案管理人员关于计算机技术、大数据应用、档案管理软件应用等方面的技能培训，导致科研档案管理人员信息化技能不足。

三、高职院校科研档案信息化管理的实施路径

加强高职院校科研档案信息化管理，必须要明确组织原则及管理体制，确保科研档案信息资源的安全，全面贯彻科研档案“为学校科研工作服务”的原则，为促进学校教育事业发展提供科学化决策依据。

（一）建立健全科研档案信息化建设保障制度

高职院校要进一步提高对科研档案信息化建设的认识，将科研档案信息化纳入到学校的整体发展规划之中。一是要专门针对科研档案建立科学有序的保障制度，出台的科研管理文件及规章制度要确保与科研活动相吻合，确保科研活动负责人肩负起科研档案管理的主体责任，协调科研项目负责人与档案管理者的关系，确保各二级教学单位、职能部门和后勤保障机构能协同做好档案管理工作。二是学校要加大投入力度，提高科研档案信息化建设需要的人力、物力和财力，为科研档案实施信息化管理提供保障条件。

（二）丰富完善高职院校科研档案数字化信息资源

高职院校加强科研档案资源建设，是实现信息化管理的先决条件。科研档案资源收集要全面、细致、完整和准确，归档人员依据档案的实际保存形式，提交完整的纸质文档和电子文档；科研档案资源归档必须严格执行档案管理标准，科学分类、规范存储，确保科研档案系统完善，方便借阅者的检索和利用。伴随高职院校数字化、信息化和智能化校园建设发展，科研档案数字化建设也必须要提上日程。其一要建立科研档案管理数据资源库，学校要开发适合实际特点并便于师生使用的科研档案管理系统，与学校的教务系统、行政办公系统相连接，为广大使用者提供便利选择。其二要升级、规范科研数字档案的录入流程，改变传统科研档案管理“一人制”的落后状况，实施包含科研项目负责人、科研活动负责人等“多点录入，多点管理”的方式，一方面引导广大科研人员自主、及时登录系统完善自己的科研档案，比如项目中期检查、结题验收信息等；一方面加强科研档案的多点管理，形成精准化动态管理体制。

（三）提高科研档案管理人员的信息化能力

高职院校要整合科研档案管理人员队伍，全面提升档案管理者的信息技术应用能力。在管理队伍方面，要打破传统的档案管理“专人制”模式，采用“专职+兼职”的混合式模式，在保留全职专业技术人员的基础上，将全体科研人员纳入到科研档案兼职管理队伍之中，通过分配系统账号的形式，引导他们在日常中对自身科研档案进行管理，改变传统科研档案管理只有到了学期末才统一整理的滞后现状，便于学校对科研发展状况的及时掌握。学校要统一制定提高科研档案管理人员队伍信息化能力的方案，并纳入学校年度工作计划，依据专职档案管理人员和兼职档案管理员的职责，分别制定关于大数据技术、新媒技术等培训内容，全面提高科研档案管理人员的信息化水平。

（四）积极开发科研档案手机查阅软件客户端

当今社会，手机已经不仅是通讯器材，更是人们日常查阅信息所必不可少的工具。像支付宝、微信等诸多应用软件和程序，已经极大地改变了人们的日常学习和生活方式。高职院校开发利用的科研档案管理平台，必须要考虑与手机客户端相绑定，为师生提供更多的便利和选择。学校要依据自身科研档案管理与发展现状，开发出具有自身特色的手机移动客户端。学校要对此进行广泛宣传，并积极引导广大师生下载、注册和使用，一方面加强师生对科研档案的重视度，另一方面通过提高科研档案的利用率来实现其价值的最大化。

四、结束语

目前，高职院校科研档案信息化管理工作依然存在着许多问题，学校领导层必须要引起高度重视，从软硬件设施、科研档案管理队伍、科研人员等多方面加大投入，完善档案制度，制定长远规划，有效提高科研档案资料的延展性，确保科研档案信息化管理落到实处。

参考文献

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作者:张永花 单位:济南工程职业技术学院