档案信息化管理探讨

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要创新思想观念，解决档案信息化管理基础设施建设；要创新组织机构，实现技术型档案信息化管理；要创新管理模式，实现数字化网络化信息化管理；要创新利用途径，为需求者提供全方位服务。

1引言

档案信息的有效利用是促进经济社会发展的重要因素。档案信息化是随影科学技术发展，合理应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化网络化，通过合理配置和有效利用实现档案信息共享，提高档案管理和利用的现代化水平，提供针对性档案信息服务，促进经济社会协调快速发展。为此，笔者探讨档案信息化管理的必要性和作用、实现档案信息化管理的措施和创新档案信息化管理的途径。

2必要性和作用

2.1信息化管理是档案管理的发展趋势

传统档案管理已经难以适应科技发展需要。计算机技术、信息技术和网络技术的发展，以及现代管理技术的进步，为档案信息化管理提供了方便手段。档案信息化是档案管理的发展方向和重要战略，是实现国家信息工程的有机组成部分，对社会发展可产生深远的影响。信息化管理能有效开展档案管理工作，在一定权限下交流和共享有用的档案信息，显著提高管理工作质量和工作效率。这要求档案管理部门要不断完善档案管理技术，抢抓机遇勇于挑战，与时俱进，做好档案信息的开发和利用，促进档案事业发展，促进经济社会发展。

2.2大数据技术有利于档案信息化管理

大数据技术能确保档案管理工作高效运行。在档案管理过程中合理应用计算机技术、网络技术和档案管理软件，加之现代化管理手段，确保档案管理工作质量和效率。大数据技术可保证档案管理精准性。采用人工方式难以完成海量档案信息资源进行保管、应用与开发工作，如果合理应用大数据技术不仅能保证检索、利用和开发档案信息的可信度，还可显著提高工作精度。大数据技术有利于档案保存和传播。传统的纸质档案的保存寿命相对较短，大数据技术可利用较为先进的计算机存储系统、芯片、云存储等不同的媒介，实现信息和载体的分离，极大提高档案信息的存储容量，且能多次复制存储同一份档案，防止档案资源缺失，实现永久存储。

2.3档案信息化管理的作用

档案信息化管理，能提高工作效率和办公自动化程度，节省人力物力，达到减员增效的目的；能实现档案管理的自动整理编目、自动统计、自动检索，按照不同要求提供不同的服务；能够实现档案生产方式、生产格式、传递方式、保管方式等方面的标准化管理。

3实现档案信息化管理的措施

3.1加大资金投入

档案信息化建设需要购置一些硬件和软件设备，应根据实际情况进行资金的筹措、管理和计划使用。在资金一时难以满足要求时，应按照“先急后缓，宁缺勿滥”的原则，购置相关设备和软件，确保设备质量和先进。要加强档案库房的建设，档案库房的面积、温度、湿度、透气度、洁净度等方面的要满足基本要求。

3.2加强培训，提升管理水平

我国档案信息化管理工作质量参差不齐，不能严格做到电子文件的归档管理。在档案信息化管理工作中，应遵循要求将不同类型档案处理并转换为电子文档；为保证电子文件的真实性、完整性和有效性，应做好积累、鉴定和归档等工作。所以，只有将档案信息化管理的基础性和重点工作做好，在具有相应设备和高质量培训管理人员的条件下，可实现档案信息化管理的规范性和科学性。

3.3政府的重视与支持

政府在档案信息化管理中起到关键作用。我国档案信息化管理起步晚但发展速度较快。随着档案信息化设备与时俱进的更新和网络技术的进步，越来越多的电子文件存在于不同电子存贮媒介中。传统纸制档案存贮占用空间大，不便于查阅，保管利用费用高，难以适应现代科学技术发展的需要。这应引起政府高度重视，增强档案信息化管理及其建设的的紧迫感和责任感，统筹规划，需求牵引，实现科技创新滚动发展。

4创新档案信息化管理的途径

4.1创新思想观念，解决档案信息化管理基础设施建设

档案管理部门要充分认识档案信息化管理的必要性和作用，解放思想，转变观念，年度财务预算要列入档案信息化建设经费，根据部门或单位发展需要合理增加经费投入，配置先进的管理设施、设备和软件等必备条件，解决关键问题，有组织、有计划地顺利开展档案信息化建设和管理工作。

4.2创新组织机构，实现技术型档案信息化管理

档案管理机构要根据实际构建合理的组织架构，配备高素质的档案管理人员，建立健全档案信息化管理规章制度。要大力引进与档案信息化管理有关的专业人才，采用多种形式多种途径，加强提高管理人员管理水平和技能的培训教育，不断提高其档案信息化管理的基本理论、基本技能和综合素质，将档案信息化管理手段由手工型转变为技术型。

4.3创新管理模式，实现数字化网络化信息化管理

档案管理工作要实行“统一领导、分级管理”的体制，确保档案信息的完整、准确和齐全。要做到档案规范化标准化科学化管理，必须合理应用现代计算机技术、网络技术和信息技术，加强档案信息化建设，以科学的手段管理和利用档案信息资源，以档案数字化网络化信息化管理模式替代传统的实体档案管理模式，避免实体档案的损毁、丢失和缺失。要合理运用大数据技术。要提高档案管理人员电子化信息化意识，紧跟科技发展步伐，充分运用电子网络等现代化手段有效管理档案信息资源；档案管理机构应该运用大数据技术，建立专业化集成化综合性的数字档案馆，合理利用信息化技术处理大量电子文件，根据科技发展改革档案管理模式，实现档案信息的科学化规范化管理；要有效利用电子信息管理手段，严格监控档案信息数据的接收和信息工作；要建立档案信息收集管理平台，一体化收集、处理、存储档案信息数据；要采用专业化的档案管理技术，准确挖掘可被利用的有效档案信息数据；在运用全新的档案管理技术时，要合理运用专业的安全保密技术。

4.4创新利用途径，为需求者提供全方位服务

在档案利用中，应科学设计服务途径，提高档案需求者的利用技能，以便在信息化时代有效利用档案信息资源。面对大量潜在的档案需求者，档案管理部门要担负起社会教育的重任，提高用户的信息意识和信息能力，提供给用户查询、检索、下载和安全使用信息资源的方法和途径，指导和提升档案用户利用档案信息资源的效率和技巧。档案管理部门要探索新媒体条件下的档案利用途径。微博、微信等新型媒体的发展，为档案利用提供了更为便利的条件，日益成为档案管理部门传播信息，转变服务方式的新平台。档案管理部门和其他国家机关、企事业单位应积极开通档案微博、微信，加强与档案用户的互动，提供档案咨询服务，也可以征集信息，不断丰富档案信息收集途径和方式，充实档案信息数据库，实现档案信息资源共享。

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作者:张鹏 单位:吉林白城市卫生监督所