仪器设备档案管理探析

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在以前的检测工作中，我们对仪器设备的相关资料收集不及时、不完整，在仪器购置阶段对原始资料的收集和保存不够重视。在后期用到的时候经常无法追溯，对设备的正常使用和检验工作的开展造成了严重影响。但在后期使用中会产生诸多数据信息，此时就需要第一时间对设备的运行状况、使用信息、维护保养、鉴定报告等进行归档。因为使用的不定期，有诸多数据信息产生，容易造成不能及时整理设备中期产生的数据，导致档案资料的缺失。由此可以看出，仪器设备档案信息缺乏全面性会造成不能真实反映出仪器使用状况，不能为之后设备的使用提供依据。仪器设备关系着检测数据的真实性、可靠性，应该引起我们足够的重视。

1仪器档案中的重要内容

第一，仪器履历表，表的前半部分体现仪器设备的一些主要信息，如购置日期、价格、生产厂家、仪器型号、出厂编号、技术参数及启用日期等。后半部分记录仪器设备从购置到申请报废过程中的一些主要事项，如计量仪器检定、购置申请书、期间核查、作业指导书、验收证明、大型仪器的采购合同及招投标相关文件、修正曲线、仪器使用登记表和维护保养记录、仪器报废申请等。第二，计量仪器检定证书，包括修正值的校准曲线，检定仪器年度期间核查。检定周期1年的可为半年，2年和5年的可为1～2年。第三，购置申请书，涵盖大型仪器设备的政府采购合同和招投标书等相关文件，可在采购过程中收集。第四，仪器验收证明，应在仪器设备到位时及时检查各零配件是否完备，填写仪器设备台账，检查相关操作手册、光盘，核对仪器编号、型号规格、出厂合格证明及其他零配件是否齐全。第五，作业指导书，中大型仪器的简易操作规程。第六，仪器使用登记表，仪器日常使用登记，对检测工作进行记录归档。第七，仪器维护记录，对仪器的日常维护、检修记录，对仪器的日常故障排查。第八，仪器报废申请，对仪器的报废实行申请报批，粘贴停用标识。

2管理现状和存在的问题

（1）相关仪器设备资料的整理及留存不够及时完整。标准仪器设备档案涉及范围很广，从仪器设备的订购、验收、使用、保养、修缮到报废都包含在其中。合理使用仪器设备有利于促进实验室运行效率，可以将实验结果客观的反映出来，订购和验收等环节是仪器设备的前提，生活中有诸多单位在购买设备后没有第一时间将设备的购买、升级改造和报废等相关文件资料保持好，造成之后仪器设备不能顺利进行升级和维修，甚至丢失了仪器内的相关资料，阻碍了仪器设备的正常运行。

（2）仪器设备档案管理不健全。在当前的仪器设备档案管理制度中，尽管明确规定了仪器设备保管范围和使用年限，但是并未细化部分制度条款，如没有具体规定该由哪些部门出具报废范围和验收报告、仪器设备具体由哪些部门管理，导致仪器设备管理人员收集材料概念不明确，仍留存了属于报废的仪器；仪器设备档案提倡管理中没有将对交接登记手续予以办理，只是通过口头通知的方式，一旦问题出现便相互推卸责任，使仪器设备的经济价值和使用价值受到了极大影响。

（3）缺乏现代化的管理手段。仪器设备有着诸多的数量，设备从国外来，有着极多的规格型号。不断发展的科学技术，促使了诸多仪器设备的快速更新。要进行设备的进出管理，将相关情况掌握到，并进行分析和决策，诸多的资料毫无规律的堆在一起，仍然借助传统的手工管理方式是无法获得理想的效率的。尽管已经运用了计算机管理档案，但是管理水平仍然较低，如只是进行输入报表、打字和做简单的检索工作，尚未形成完整的网络管理系统，这对仪器设备信息的开放共享极为不利。

（4）老旧仪器设备没有及时停用、报废。一些仪器设备已经使用了很长一段时间，元器件损坏、老化；由于种种原因损毁了仪器设备，不能使实验的要求得到满足；老旧的或部分国产的仪器设备在技术上已和实验项目进展的要求不符等。这些仪器设备长时间没有使用，长期没有使用和维护保养记录。立足于仪器设备管理规定，针对这一类型的仪器设备，实验人员要根据相应的呈现第一时间申报停用或申请报废，并通知相关部门处理。这样长时间搁置在实验室中，不仅挤占实验室的空间，又不能很好的保养仪器，长此以往容易导致部件破损老坏，直到报废，导致极大的浪费。

（5）设备档案管理员业务素养不高。仪器设备档案管理人员很少接受相关培训，极为缺乏业务知识，仪器设备的档案人员的业务素质对仪器设备的管理水平造成了直接影响。仪器设备档案管理人员缺乏相关专业知识，当前的管理方式和经验缺乏先进性，通常是立足于参考其他工作人员的工作经验和个人观念相结合，将工作中出现的问题有效解决。仪器设备管理人员缺乏管理经验和理论知识，同时因为尚未充分认识到仪器设备档案管理的重要性，不能和现代制度化、标准化、信息化相适应。

3仪器档案管理的优化对策

（1）建立健全仪器设备的各项规章制度。对仪器设备档案验收记录予以建立。如不管运用哪一种经费采购的仪器设备，在到货30天之内，必须严格进行技术验收。通过验收后，对入库手续予以办理。由设备处和单位一同验收大批量仪器设备、贵重和精密仪器设备。在进行验收的时候，如发现技术指标和要求不符、质量不合格、破损等情况，由采购单位负责和供货商协商，对补、换、退和赔偿手续进行处理。要严格根据规程进行仪器设备使用和维修记录，并把运行记录做好，对档案予以建立。仪器设备要将完整的技术档案建立起来，提供资料查询工作。技术资料的内容主要有产品出厂的装箱单，技术资料、检修履历单、安装说明、操作规程、线路图、图纸、维修使用说明书、合同复印件、验收单等。

（2）加强设备档案的信息化、现代化管理。条件允许的单位要将现代化信息系统建立起来，实行档案的科学管理，将资源共享顺利实现。信息化管理是档案管理的大势所趋。档案信息化指的就是充分利用计算机技术和网络技术，对设备管理部门信息管理平台予以建立，管理员借助账号密码登录，更新和录入设备的档案资料，设备使用者借助信息共享平台可以第一时间快速将所需要的设备信息查找到，便于使用。应将档案信息化管理的相关标准制定出来，对档案管理平台软件予以运用，把电子文件和电子档案的管理以及所有一切档案信息的保管、积累和录入做好，确保电子档案、电子文件的有效、完整和齐全。同时，将规范的档案信息共享平台建立起来，科室实验人员若是要对仪器设备资料进行查阅，只需要借助账号登录设备科信息管理用户平台，就能将最新的仪器设备档案资料查阅到了。

（3）严格档案的借阅制度。为了确保仪器设备档案资料的完好性，应将严格的档案交接、借用、归还等制度予以建立，以免其丢失。积极运用仪器设备的操作手册等随机技术文件，将归档手续办理好后，可以把相关资料复印好发放给使用部门；若是复印难度较大，可以在使用部门将档案借阅等手续办理好后，把相关资料长时间保存在使用部门，由使用各部门安排专门的人进行保管。将安全保卫工作做好，确保档案环境的整洁干净，在固定的时间对档案进行检查，做好防蛀、防潮、防火方法。

（4）仪器设备报废处理的档案管理。就已经使用了很长时间，维修多次都不能修好，已经不具备使用价值的仪器设备，必须由专门的维修人员进行鉴定，判断没有使用和维修价值的便可申请报废。这申请需要仪器设备使用科室做，经过主管领导、设备科负责人批准后便可对报废手续予以办理，由财务科和仓库管理一起进行出账，档案资料造册也需要获得主管领导的同意后，才可以报废处理仪器设备和档案资料。

（5）规范队伍建设，加大管理人员的培训力度。对仪器设备档案管理队伍的建设予以规范，第一应把人才摆在第一位，将聚才意识、育人意识与人才竞争意识树立起来，在最短的时间内把设备档案管理不适应教学科研发展的现状改变。各部门领导应对管理队伍的建设予以高度重视，选择一批会管理、懂业务的人才，使管理队伍得到充实。第二必须加大设备档案管理人员业务培训的力度，并将其爱岗敬业精神树立起来，加强其遵纪守法的制度观念，尤其是设备档案管理人员需要调到其它岗位的时候，要把交接工作做好，不能私自将有价值的图文资料带走，避免设备档案管理无连续性、脱节等问题的出现。

4结语

总而言之，科学规范的档案管理要和时代保持同步，这样才能和新时期的需要相适应。为保证档案信息资源的完整性，要对档案管理制度予以完善，有了规章制度的约束和规范，才能使档案工作的开展更为规范，才能提高检验检测工作的质量。